Reisekostenpauschale 2026: Sätze, Regeln und Abrechnung

Nach den Pandemiejahren kehrten Dienstreisen in unseren Alltag zurück – und mit ihnen das leidige Thema der Spesenabrechnungen. Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschalen und Übernachtungskosten führen regelmäßig zu großen Fragezeichen. 

Und in Anbetracht der durchaus verwirrenden gesetzlichen Regelungen ist das auch kein Wunder. Wir erklären, wie Reisekostenpauschalen funktionieren, wann sie sinnvoll sind und wie der Prozess der Reisekostenabrechnung bestenfalls ablaufen sollte. 

Definition der Reisekostenpauschale 

Per Definition ist eine Pauschale ein Mindestbetrag, der ohne den Nachweis von Einzelbeträgen angerechnet werden kann. Reisekostenpauschalen können also im Rahmen der Reisekostenabrechnung angegeben werden, ohne Belege sammeln und einreichen zu müssen. In Deutschland gelten Pauschalbeträge für folgende Reisekosten: 

• Übernachtungskosten bei Übernachtungen im Ausland

• Verpflegungsmehraufwand 

• Fahrtkosten, sofern ein privates Fahrzeug (Auto oder Moped) genutzt wird

Natürlich fallen auf einer Dienstreise noch eine Reihe weiterer Kosten an. Für die folgenden Ausgaben gibt es jedoch keine Pauschalsätze und es zählen einzig und allein die tatsächlichen Ausgaben: 

• Übernachtungskosten im Inland

• Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

• Sonstige Reisenebenkosten (Parkgebühren, Maut, Eintrittskarten, etc.)

Wer kann die Reisekostenpauschale von der Steuer absetzen? 

Kurz gesagt: Immer der, der die Kosten tragen musste. Das ist entweder der Arbeitgeber oder eine angestellte Person. 

Arbeitgeber

Für Übernachtungen im Inland kann der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 € je Übernachtung steuerfrei erstatten. Alternativ können die tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Übernachtungskosten berücksichtigt werden.

Arbeitnehmer

Arbeitnehmer können für eine beruflich veranlasste Übernachtung im Inland nicht einfach die Arbeitgeberpauschale von 20 € als Werbungskosten ansetzen. Für den steuerlichen

Berechnung der Pauschalbeträge für Dienstreisen

Die Höhe der Reisekostenpauschale ist abhängig von der Dauer und dem Ziel der Reise sowie den verwendeten Transportmitteln. Sie wird vom Bundesfinanzministerium im sogenannten BMF-Schreiben festgelegt.

Wie hoch ist die Reisekostenpauschale 2026?

Die Verpflegungspauschale für Inlandsreisen beträgt 2026 entweder 14 Euro oder 28 Euro. Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 bis weniger als 24 Stunden sowie an An- und Abreisetagen gelten 14 Euro. Bei einer vollständigen Abwesenheit von 24 Stunden gelten 28 Euro. Für Auslandsreisen gelten andere Pauschbeträge, die vom jeweiligen Reiseland abhängen.

Berechnung der Verpflegungspauschale

Der Verpflegungsmehraufwand wird pro Reisetag berechnet. Hier wird zwischen einem halben und einem ganzen Tagessatz unterschieden. Den ganzen Pauschalbetrag gibt es nur für Reisetage von mindestens 24 Stunden und mehrtägigen Reisen. Liegt die Reisedauer zwischen 8 und 24 Stunden, wird der Betrag halbiert. Bei Dienstreisen von unter acht Stunden kann keine Verpflegungspauschale geltend gemacht werden. 

Hinweis: Die Reisekostenpauschale 2026 bleibt gegenüber der Reisekostenpauschale 2025 unverändert.

Wenn die dienstreisende Person kostenloses Frühstück bekommt oder von Geschäftspartnern zum Abendessen eingeladen wird, wird die Pauschale entsprechend gemindert. Es werden also nur Verpflegungskosten berücksichtigt, die Reisende wirklich selbst bezahlt haben. 

• Anderweitig bereitgestelltes Frühstück: 20 Prozent Minderung der Pauschale

• Anderweitig bereitgestelltes Mittag- oder Abendessen: 40 Prozent Minderung

Eine Beispielrechnung finden Sie in unserer kostenlosen Vorlage für die Reisekostenabrechnung.

Bei Auslandsreisen gelten je nach Reiseziel unterschiedliche Pauschalen, die Sie weiter unten im Artikel in einer großen Tabelle finden.

Berechnung der Kilometerpauschale 

Nutzten Mitarbeitende ein privates Fahrzeug für die Dienstreise, kann die Pauschale folgendermaßen berechnet werden: 

Auch wenn das die meistgenutzte Methode ist, besteht kein gesetzlicher Anspruch auf genau diese Pauschale. Sie stammt aus dem Bundesreisekostengesetz, das Reisekostenpauschalen für Beamt:innen und Soldat:innen festlegt, und wird als Referenzwert herangezogen.

Alternativ können Unternehmen auch einen individuellen Kilometersatz festlegen. Das kann insbesondere bei neuen und teuren Fahrzeugen sinnvoll sein, die höher besteuert und versichert werden müssen und teurer in der Wartung sind.

Berechnung der Übernachtungspauschale im Ausland

Im Gegensatz zu den Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand im Inland werden die Spesensätze für Ziele im Ausland regelmäßig aktualisiert. Hier finden Sie das BMF-Schreiben für Auslandsreisen für 2026 für europäische Länder wie Frankreich, Italien, Schweiz, Dänemark oder Luxemburg, aber z.B. auf für die USA.

Vor- und Nachteile der Reisekostenpauschale

Wenn weniger einzelne Belege gesammelt, eingescannt und an DATEV übermittelt werden müssen, geht die Spesenabrechnung sowohl für Dienstreisende als auch für die Buchhaltung schneller. Doch auch wenn Zeit- und Papier-Einsparungen generell zu begrüßen sind, hat die Verwendung von Pauschbeträgen statt tatsächlicher Ausgaben einige große Nachteile.

Gerade die unzureichende Deckung tatsächlich auftretender Kosten ist für viele Unternehmen Grund genug, ihre eigenen, höheren Reisekosten-Budgets festzulegen. 

Prozess zur Abrechnung von Reisekostenpauschalen

Reisekostenpauschalen in 6 Schritten abrechnen:

1. Dienstreise starten.

2. Reisedaten, Ziel und Dauer erfassen.

3. Erhaltene Mahlzeiten angeben.

4. Reisekostenpauschale und weitere Kosten eintragen.

5. Antrag zur Genehmigung einreichen.

6. Erstattung und Übergabe an die Finanzbuchhaltung durchführen.

Reisekostendaten und Verpflegungspauschalen zentral erfassen und zur Genehmigung einreichen.

Wichtig: Neben den Pauschalen fallen wahrscheinlich weitere Kosten an, die nicht pauschal erstattet werden können – z. B. Übernachtungen im Inland und sonstige Reisekosten. Diese müssen im Rahmen der Reisekostenabrechnung ebenfalls angegeben und – im Vergleich zu Pauschalen – auch durch Belege nachgewiesen werden. 

Volle Flexibilität und Transparenz mit Spendesk

Egal, ob Sie Ihren Mitarbeitenden den Verpflegungsmehraufwand im Rahmen von Pauschalen erstatten oder die gesamten tatsächlichen Kosten übernehmen wollen – der Prozess der Spesenabrechnung kann weitestgehend automatisiert ablaufen.

Spendesk reduziert den administrativen Aufwand bei der Reisekostenabrechnung auf ein Minimum – durch Funktionen wie… 

• Automatischer Berechnung von Reisekostenpauschalen

• Firmen-Debitkarten mit vorab genehmigten Tagesbudgets

• Mobiler App zur Belegerfassung

• Transparenten Genehmigungsworkflows

• Und natürlicher einer Schnittstelle zu DATEV

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