Dienstreiseantrag stellen - so geht's (inkl. gratis Vorlage)

Ein Dienstreiseantrag hält vor Reiseantritt die wichtigsten Eckdaten einer geplanten Geschäftsreise fest und legt Vorgesetzten und Buchhaltung offen, welche Ausgaben zu erwarten sind. Genau diese Klarheit brauchen Sie, wenn eine Mitarbeiterin nächste Woche zum Kundentermin nach München fährt und vorab feststehen soll, wer die Reise genehmigt und was sie kosten darf.

Eine Dienstreise ist dabei jede Reise, die Mitarbeitende aus beruflichen Gründen außerhalb ihres gewöhnlichen Arbeitsorts unternehmen. Ohne festen Ablauf werden daraus schnell verstreute E-Mails, unklare Budgets und ein mühsamer Abgleich bei der Abrechnung. Dieser Leitfaden zeigt, welche Angaben in den Antrag gehören, wie eine Vorlage aussieht und wie sich Genehmigung, Buchung und Abrechnung in einem Tool zusammenführen lassen.

Was ist ein Dienstreiseantrag? 

In einem Dienstreiseantrag fasst der oder die Reisende vor Reiseantritt die wichtigsten Eckdaten der geplanten Geschäftsreise zusammen. Ziel ist es, Vorgesetzten und Buchhaltung gegenüber offenzulegen, welche Ausgaben aus welchen Gründen und für was genau erwartet werden.

Nachdem ein:e Mitarbeiter:in den Antrag ausgefüllt und eingereicht hat, wird dieser von einer vorgesetzten Person genehmigt oder abgelehnt. Somit haben beide Seiten Planungssicherheit. Die Angaben im Dienstreiseantrag sollten sich nach der vom Unternehmen erstellten Spesenregelung oder Reiserichtlinie richten, sofern diese vorhanden ist.

Welche Informationen gehören in den Dienstreiseantrag? 

Eine offizielle Form gibt es nicht. Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, welche Eckdaten für die Genehmigung einer Reise wichtig sind. Folgende Punkte werden normalerweise im Dienstreiseantrag-Formular erfasst:

• Angaben zum/zur Reisenden (Name, Abteilung, Personalnummer)

• Datum Anreisetag

• Datum Abreisetag

• Reiseziel (Ort und, bei Auslandsreisen, Land)

• Grund der Reise (Kundentermin, Messe, Schulung, etc.)

• Name der/des Vorgesetzten, die/der genehmigt

• Kostenstelle für die Reisekosten

• Auflistung der Kosten inkl. Ausgabenkategorie (Transport, Übernachtung, Geschäftsessen, etc.) und Höhe der Ausgaben

• Voraussichtliches Verkehrsmittel (Bahn, Flug, Mietwagen oder Privat-Pkw)

• Platz für zusätzliche Angaben und Unterschrift

Dabei mischen sich oft konkrete geplante Ausgaben mit geschätzten Werten. Beispielsweise lässt der Preis für ein Bahnticket sich centgenau angeben, während über die Kosten für ein Geschäftsessen mit Partnern nur ungefähre Annahmen getroffen werden können. Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb dafür, Obergrenzen für bestimmte Ausgabenarten festzusetzen, bis zu denen keine explizite Genehmigung mehr notwendig ist.

Steuerfreie Pauschalen für Dienstreisen in Deutschland

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten feste, steuerfreie Pauschalen für Verpflegung, Übernachtung und Fahrtkosten (§3 Nr. 13 und 16 EStG). Sie bilden die Grundlage jeder Reisekostenrichtlinie und legen fest, welche Beträge Sie ohne Einzelnachweis erstatten können:

Für Auslandsreisen setzt das BMF (Bundesministerium der Finanzen) die Verpflegungspauschalen jährlich länderspezifisch fest. Halten Sie diese Sätze in Ihrer Reisekostenrichtlinie fest, damit Erstattungen reibungslos und prüfungssicher ablaufen.

Wie sieht eine Dienstreiseantrag-Vorlage aus? 

Welche Informationen Sie genau in einem Dienstreiseantrag erfassen wollen, liegt bei Ihnen. Offizielle Vorgaben gibt es keine. Wir haben eine praktische Vorlage für Sie erstellt - dieses Reisekostenantrag Formular enthält garantiert alle wichtigen Informationen.

So sieht ein ausgefülltes Dienstreiseantrag-Formular aus

Damit Sie sofort erkennen, wie ein vollständiger Reisekostenantrag aussieht, hier ein Beispiel mit typischen Angaben:

Dieses Muster deckt alle Pflichtangaben ab und lässt sich für Ihr Unternehmen anpassen.

Vorlage im Einsatz: Ein Dienstreiseantrag mit allen Pflichtangaben, hier am Beispiel einer Vertriebsreise nach München.

Sie müssen die Vorlage nicht erst herunterladen. Die oben aufgeführten Pflichtangaben bilden bereits eine vollständige Dienstreiseantrag-Vorlage, die Sie direkt übernehmen oder anpassen können. Da es keine gesetzlich vorgeschriebene Form gibt, entscheiden Sie selbst, welche Felder für Ihre Genehmigung nötig sind.

Konkret sieht das so aus: Lisa aus dem Vertrieb der Schraubenschlüssel & Co KG plant eine zweitägige Kundenreise nach München und füllt ihren Antrag entsprechend aus. Sie trägt Namen, die Abteilung Vertrieb und ihre Personalnummer ein, dazu Anreise- und Abreisetag, das Reiseziel München, den Reisegrund Kundentermin, die genehmigende Führungskraft und die Kostenstelle. Für die voraussichtlichen Kosten listet sie Bahnfahrt, Übernachtung und Verpflegung mit Kategorie und geschätzter Höhe auf und wählt die Bahn als Verkehrsmittel. Nach ihrer Unterschrift geht der Antrag zur Genehmigung an ihre Führungskraft.

So sieht ein ausgefülltes Dienstreiseantrag-Formular aus

Damit Sie sofort erkennen, wie ein vollständiger Reisekostenantrag aussieht, hier ein Beispiel mit typischen Angaben:

Dieses Muster deckt alle Pflichtangaben ab und lässt sich für Ihr Unternehmen anpassen.

Drucken Sie das kostenlose Dienstreiseantrag-Muster im PDF-Format direkt aus oder leiten Sie sie ganz einfach per Mail weiter. Hier geht's zum Download!

Muss überhaupt jede Dienstreise beantragt werden?

Insgesamt ist es sinnvoll, Dienstreisen vorab zu besprechen und genehmigen zu lassen. In sehr jungen Unternehmen läuft der Prozess häufig informell per E-Mail oder Slack ab, ungefähr so:

„Lisa, ich stehe mit der Schraubenschlüssel & Co KG in der Verhandlungsphase. Kann ich am Mittwoch nach München fahren, um den Deal abzuschließen?”

„Klar, nimm gerne ein Hotel für eine Nacht, aber nichts über 180 Euro. Verpflegungsmehraufwand zahlen wir. Wenn ihr essen gehen wollt, nimm meine Kreditkarte mit. Restaurant Heart ist eine gute Adresse.”

Wenn Teams wachsen, wird dieser Ablauf schnell unübersichtlich. Spätestens, sobald der Kostenrahmen einer Dienstreise von einem Mitarbeiter komplett gesprengt wurde, suchen Unternehmen nach anderen Lösungen. Meist kommt eine Kombination aus Reiserichtlinien, festgesetzten Budgetgrenzen und Dienstreiseanträgen zum Einsatz.

Wenn jedoch auch hier der Verwaltungsaufwand steigt, kann die Implementierung eines Tools zur Reisekostenverwaltung mit integrierten Freigabe-Workflows die Lösung sein. Dann muss niemand mehr einen Dienstreiseantrag ausdrucken und ausfüllen. Stattdessen läuft der gesamte Prozess digital ab. Mehr dazu später.

Das Problem mit Dienstreiseanträgen

Wir wollen an dieser Stelle ehrlich sein: Sie können die obenstehende Dienstreiseantrags-Vorlage ausdrucken und von Angestellten vor deren Dienstreisen ausfüllen lassen. Zeitgemäß ist das aber nicht mehr.

• Ein Dienstreiseantrag auf Papier muss physisch von Angestellten zu Vorgesetzten und danach in die Buchhaltung getragen werden.

• Selbst in digitalisierter Form (zum Beispiel einer Excel-Tabelle) liegt er in irgendeiner Inbox und ist nicht transparent für alle Beteiligten einsehbar.

• Die Spesenabrechnung muss in einem gesonderten Prozess ausgefüllt und bearbeitet werden, was wiederum viel Zeit kostet.

• Um Diskrepanzen zwischen der Reisekostenabrechnung und dem Dienstreiseantrag aufzudecken, müssen beide Dokumente manuell miteinander abgeglichen werden.

• Auf kurzfristige Planänderungen von unterwegs können Sie kaum reagieren.

• Und selbst, wenn solche Diskrepanzen deutlich werden, ist es wahrscheinlich zu spät: Die Kosten sind bereits angefallen und müssen erstattet werden.

Und das geht besser.

Genehmigung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen in einem Tool

Klarheit, Kostenkontrolle, Transparenz und Compliance sind die Grundgedanken hinter einem Dienstreiseantrag. Allerdings kommen moderne Alternativen ohne administrativen Zusatzaufwand aus und integrieren sich in den Prozess der Reiseplanung und Reisekostenabrechnung.

Mit Spendesk können Ihre Mitarbeiter:innen Dienstreisen online beantragen. Pauschalen wie der Verpflegungsmehraufwand oder das Kilometergeld werden dabei automatisch berechnet. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Fehleranfälligkeit.

Der Prozess der Genehmigung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen sieht mit Spendesk so aus:

1. Mitarbeitende beantragen Dienstreisen online. Die Eingabemaske führt automatisch durch den Prozess. So kann nichts vergessen werden. Ausgabenkategorien, Transportmittel und Kostenstellen können aus einem Drop-down-Menü ausgewählt werden.

2. Der oder die verantwortliche Manager:in wird per App über den Antrag benachrichtigt und kann die Dienstreise freigeben oder ablehnen.

3. Dienstreisende werden mit Firmenkarten mit zugewiesenen Budgets ausgestattet.

4. Alternativ können für einmalige Buchungen virtuelle Karten erstellt werden, die genau für eine Zahlung funktionieren.

5. Per App können Belege für Zahlungen unterwegs direkt abfotografiert und hochgeladen werden (alle wichtigen Daten werden automatisch eingelesen) – so behalten auch Finanzabteilung und Management immer den Überblick…

6. …und/oder die Mitarbeiter:innen tragen ihre Reisezeiten und -ziele in Spendesk ein und bekommt automatisch die korrekten Pauschalbeträge angezeigt und ausgezahlt

7. Mitarbeitende werden nach Reiseabschluss automatisch daran erinnert, fehlende Belege hochzuladen

8. Das war's! So werden Dienstreisen in wenigen Klicks genehmigt und abgerechnet.

Zum Abschluss: Reporting von Reisekosten

Während der Dienstreiseantrag am Anfang des Reisekosten-Prozesses steht, ist dessen Ende genauso wichtig: das Reporting der Kosten, die aufgrund von Dienstreisen anfallen. Nur dadurch können Sie abschätzen, welche Reisen sich gelohnt haben und ob sie ähnliche Pläne auch in Zukunft genehmigen sollten.

Im besten Fall sind dabei alle Daten an einem Ort zentral abrufbar. Dann lassen sich folgende Reports erstellen:

• Reisekosten nach Abteilung und nach Mitarbeiter:in

• Ausgaben pro Event (Kundenbesuch, Schulung, Messe, etc.)

• Budgeteinhaltung

Mit Spendesk lassen sich alle Daten am Ende des Prozesses ganz einfach in gängige Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV) exportieren.