Spesenmanagement-Software: Erstattungen leicht gemacht
Die Spesenmanagement-Software von Spendesk bietet Ihrem Team ein Erstattungstool, das gern genutzt wird – Finanzteams gewinnen Zeit, ohne Kontrolle abzugeben. Mitarbeitende sehen den Rückzahlungsstatus, und Sie erhalten 98 Prozent der Belege pünktlich – ganz ohne Nachhaken.
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DIESE FINANZTEAMS VERTRAUEN SPENDESK
Spesen in Sekunden erfasst
Mitarbeitende fotografieren oder laden ihren Beleg direkt nach der Ausgabe hoch. Die KI extrahiert die Daten sofort, Ausgabenlimits sind vorab sichtbar, und die Erstattung geht automatisch an die richtige Person zur Freigabe. Kein Papierkram, kein Hin und Her.
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Spesen, die für alle funktionieren
Digitale Belege der Mitarbeitenden sofort erhalten
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Compliance durchsetzen, ohne den Buhmann zu spielen
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Endlich ein Erstattungsprozess ohne Frust
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Jeder Cent im Blick – jederzeit
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Intelligenteres Ausgabenmanagement mit KI
OCR-Belegerfassung
Wenn Mitarbeitende einen Beleg fotografieren, extrahiert die KI-basierte OCR sofort die wichtigsten Daten: Händler, Datum, Betrag, Währung und Mehrwertsteuer. Manuelle Erfassung entfällt komplett – ebenso Fehler durch unleserliche Handschrift oder verblasste Belege.
Smarte Vorhersagen für Anträge
Das System lernt aus der Erstattungshistorie jedes Mitarbeitenden und schlägt automatisch die passenden Angaben vor – Kostenstelle, Budget-Code und mehr. Mitarbeitende bestätigen und reichen einfach ein. Weniger Fehler, kein Hin und Her – und saubere Daten fürs Finanzteam ab Tag eins.
Automatische Richtlinien-Einhaltung
Statt darauf zu setzen, dass Menschen Richtlinienverstöße entdecken, markiert die intelligente Automatisierung nicht-konforme Ausgaben schon vor der Freigabe, leitet Anträge automatisch an die richtige Person weiter und kann die Kartenaktivität bei Überschreitung der Richtlinien blockieren.
Automatische Kilometer- und Tagessatz-Berechnung
Die KI übernimmt die Berechnung komplexer regionaler Erstattungsregeln – inklusive deutscher Tagessätze und Kilometersätze in UK und Frankreich (auch für E-Autos). Kein Nachschlagen in Tabellen mehr, geringeres Compliance-Risiko.
Spesenberichte auf einen Klick
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Budget in Echtzeit verfolgen
Jede Erstattung wird direkt bei der Einreichung vom passenden Budget abgezogen – Finanzteams und Budgetverantwortliche sehen jederzeit den aktuellen Restbetrag.
Firmenweiter Ausgabenüberblick
Zentrale Übersicht aller eingereichten Erstattungen – aufgeschlüsselt nach Mitarbeitenden, Team und Kostenstelle. Ein klares, präzises Bild aller Unternehmensausgaben.
Prüfpfad und Antragshistorie
Zugriff auf die vollständige Historie jeder Erstattung: wer eingereicht hat, wer freigegeben hat und wann bezahlt wurde. Kein Wühlen in E-Mails, kein Nachverfolgen von Papierbelegen.
Digitale Belegablage
Alle Belege werden digital gespeichert und dauerhaft mit dem richtigen Nutzer, Projekt und der passenden Kostenstelle verknüpft – für unkomplizierte Prüfungen.
Anpassbare Berichte
Ausgabendaten im gewünschten Format exportieren – mit Berichten auf Unternehmensebene oder gefiltert bis auf einzelne Teams.
Budgets, die Ihrer Arbeitsweise entsprechen
Spesenerstattung in wenigen Klicks
Mit der Spendesk-Mobile-App können Mitarbeitende geschäftliche Ausgaben sofort geltend machen – ob bar oder mit Karte bezahlt. Der Antrag wird direkt eingereicht.
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Unkomplizierte Freigaben, volle Compliance
Sie legen die Regeln fest – Spendesk sorgt dafür, dass sie eingehalten werden. Ausgabenlimits sind vor der Einreichung klar sichtbar, damit es keine Überraschungen gibt.
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Echtzeit-Budgets ohne Überraschungen
Sie sehen Ihr exaktes Budget jederzeit. Erstattungsanträge werden bereits bei der Einreichung erfasst – nicht erst bei der Bearbeitung.
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Regionale Anträge für internationale Teams
Für grenzüberschreitend arbeitende Teams bildet Spendesk die gesamte Komplexität automatisch ab: Erstattungen werden an jedes Land angepasst – von der Berechnung länderspezifischer Tagespauschalen bis zur fertigen Reisekostenabrechnung.
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Sofortige Erstattung für glücklichere Teams
Jede genehmigte Erstattung ist umsetzungsbereit, vollständig dokumentiert und abgestimmt – kein Suchen in Postfächern, kein Zusammenführen von Tabellen.
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97-98 Prozent
Belegquote bei Erstattungsanträgen (vs. Branchen-durchschnitt 60-70 Prozent)
2 Std.
Durchschnittliche Freigabedauer
Mehr als 5.000
Finanzteams vertrauen auf Spendesk
Für Finanzteams, die schnell sind – und trotzdem nichts riskieren
100 Prozent Nutzung, in weniger als 30 Tagen
Ganze Story lesen„Ich kann mir nicht vorstellen, wie unser Unternehmen ohne Spendesk funktionieren würde. Wir könnten uns kein besseres Ausgabenmanagement wünschen."
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Zwölffaches Transaktions-volumen
Ganze Story lesen„Spendesk gibt uns die notwendige Agilität, um Ausgaben und Buchhaltung in großem Maßstab zu verwalten. Heute könnte ich mir nicht mehr vorstellen, ohne auszukommen."
Nahtlose Integrationen
Ganze Story lesen„Die reibungslose NetSuite-Integration war einer der entscheidenden Faktoren für uns."
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Mehr als drei Tage pro Monat gewonnen
Ganze Story lesen„Wie Evaneos mit automatisierter Abstimmung drei Tage pro Monat gewinnt."
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Was Sie mit Spendesk in 90 Tagen erreichen können
Echtzeit-Kontrolle über Ausgaben, sichere Zahlungsmethoden, clevere Automatisierungen und vieles mehr. Damit wird die Buchhaltung kinderleicht.
Das Onboarding ist abgeschlossen. Die KI beginnt, Dokumente zu lesen und Ihre Transaktionshistorie aufzubauen. Richten Sie in dieser Phase Budgets und Integrationen ein.
Erste Buchungsvorschläge erscheinen, während das System dazulernt. Freigabe-Workflows sind eingerichtet und laufen.
Duplikaterkennung und Anomalieerkennung sind vollständig aktiv. Das Team konzentriert sich auf die Prüfung, statt manuell Daten einzugeben.
Der Monatsabschluss geht schneller als zuvor. Im Nu sind Daten exportiert und Bücher geschlossen. Ihr Team hat wieder Luft.
Was Sie mit Spendesk in 90 Tagen erreichen können
Echtzeit-Kontrolle über Ausgaben, sichere Zahlungsmethoden, clevere Automatisierungen und vieles mehr. Damit wird die Buchhaltung kinderleicht.
Das Onboarding ist abgeschlossen. Die KI beginnt, Dokumente zu lesen und Ihre Transaktionshistorie aufzubauen. Richten Sie in dieser Phase Budgets und Integrationen ein.
Erste Buchungsvorschläge erscheinen, während das System dazulernt. Freigabe-Workflows sind eingerichtet und laufen.
Duplikaterkennung und Anomalieerkennung sind vollständig aktiv. Das Team konzentriert sich auf die Prüfung, statt manuell Daten einzugeben.
Der Monatsabschluss geht schneller als zuvor. Im Nu sind Daten exportiert und Bücher geschlossen. Ihr Team hat wieder Luft.
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