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F.A.Q

Erfahren Sie alles über Spendesk und die am häufigsten gestellten Fragen.

Die Grundlagen

Grundlegende Fragen zu Spendesk.

Was ist Spendesk?

Spendesk ist die erste Komplettlösung für Unternehmen, die Finanzteams 100 Prozent Übersicht und Kontrolle über alle Geschäftsausgaben bietet.

Die Mitarbeiter können für das bezahlen, was sie benötigen, und die Finanzabteilung hat in Echtzeit Zugriff auf alle Ausgaben und behält so die Kontrolle.

Sichere, benutzerdefinierte Zahlungsmethoden garantieren, dass alle Ausgaben den vorgegebenen Richtlinien folgen. Freigabe -Workflows geben Managern die Möglichkeit, Zahlungen zu bestätigen oder abzulehnen. Spendesk optimiert Ihre Ausgaben- und Rechnungs-verwaltung für alle Mitarbeiter und kann dank Online-Plattform und mobiler App im Büro und unterwegs verwendet werden.

Was ist Ausgabenmanagement?

Geschäftsausgaben umfassen verschiedene Arten von Ausgaben:

  1. Strategische Ausgaben werden in der Regel zentralisiert und liegen in der Hand von Führungskräften. Sie werden über Rechnungen, Überweisungen und Bestellungen verwaltet.

  2. Operative Ausgaben werden ebenfalls zentralisiert, aber diese Ausgaben werden von Managern und Mitarbeitern im (beruflichen) Alltag getätigt. Dazu zählen u.a. Kartenzahlungen, monatliche Abos für Softwarelösungen, Ausgaben für Bürobedarf und Geschäftsreisen für Meetings oder Messen.

  3. Spesen & kleinere Aufwendungen: Im Gegensatz zu strategischen Ausgaben handelt es sich in dieser zweiten Kategorie um eine beträchtliche Menge an kleinen Einkäufen, die oft schwer nachzuvollziehen sind. Dazu gehören diverse Kartenzahlungen, Spesenabrechnungen und Reisekosten.

    Ausgabenmanagement beschreibt den Prozess, mit dem Unternehmen ihre Geschäftsausgaben verwalten. Es berücksichtigt den gesamten End-to-End-Prozess, d.h. das Einholen einer Genehmigung durch den Mitarbeiter, die Bereitstellung eines Zahlungsmittels, das Einreichen und Bearbeiten von Rechnungen, das Einreichen und die Rückerstattung von Spesenabrechnungen, sowie den Abgleich von Quittungen und Rechnungen zur Zuweisung der richtigen Kostenstellen, Sachkonten und Mehrwertsteuersätze durch die Buchhaltung.

    Tools zur Ausgabenverwaltung werden notwendig, wenn die Zahl der Mitarbeiter steigt und der Bedarf an klaren Prozessen, Übersicht und Kontrolle für die Finanzteams wächst.

    Die Mitarbeiter brauchen flexible, benutzerfreundliche Lösungen, um Ausgaben zu tätigen. So verlieren sie keine wertvolle Zeit und können sich auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren.

Wie funktioniert Spendesk?

Spendesk bietet modernen Unternehmen die passenden Zahlungsmethoden und eine leistungsstarke Plattform zur Verwaltung von Ausgaben. Dazu gehören Debitkarten als Ersatz für altmodische Firmenkreditkarten, virtuelle Karten für Online-Zahlungen und automatisierte Spesenabrechnungen.

Für Mitarbeiter
Die Mitarbeiter müssen Ausgaben nicht mehr aus eigener Tasche vorstrecken. Stattdessen fragen Sie einen Betrag für einen bestimmten Kauf an und können die Zahlung mit ihrer (physischen) Spendesk-Karte oder einer virtuellen Karte durchführen.

Wenn der Mitarbeiter aus irgendeinem Grund seine Spendesk-Karte nicht verwenden kann, macht er über die mobile Spendesk-App ein Foto der Quittung und erstellt direkt unterwegs eine digitale Spesenabrechnung. Diese wird zur Validierung direkt an seinen Vorgesetzten, und dann weiter an das Finanzteam geschickt.

Für Finanzteams
Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Spendesk-Profil und seine eigene Spesenkarte, die mit einem bestimmten Betrag aufgeladen wird. Im Gegensatz zur Firmenkreditkarte wissen Sie also immer, wer gerade wo Firmengelder ausgibt.

Über die Plattform können Controller Ausgabenlimits und Vorab-Freigaben für die Mitarbeiter festlegen. C-Level-Führungskräfte oder Manager können dabei ein anderes Niveau an vorab genehmigten Ausgaben haben als die restlichen Mitarbeiter. Wenn ein Teammitglied sein vorab freigegebenes Budget überschreiten möchte, kann über die mobile App oder die Plattform online eine Anfrage an seinen Vorgesetzten gestellt werden.

Wenn eine Ausgabe mit einer Spendesk-Karte getätigt wird, macht der Mitarbeiter beim Kauf einfach ein Foto von der Quittung. So gehen keine Belege mehr verloren.

Finanzteams können die Ausgaben des Unternehmens in Echtzeit einsehen und fehlende Quittungen oder Rechnungen nachverfolgen, indem sie über die Plattform Erinnerungen an die Mitarbeiter senden.

Auch die Überprüfung von Ausgaben ist einfacher, da Ausgaben gruppiert werden können. Das Finanzteam kann vor dem Export in die Buchhaltungssoftware außerdem direkt in Spendesk die richtigen Mehrwertsteuersätze und Sachkonten zuweisen. Spendesk macht das Ausgabenmanagement intuitiv einfach und effizient.

Wird Spendesk mit meinem Unternehmen wachsen?

Genau dafür sind wir da! Unsere Plattform zentralisiert die Kontrolle für Ihr Finanzteam und dezentralisiert gleichzeitig die Ausgaben, sowie die Budgetkontrolle für Mitarbeiter und Manager.

Spendesk kann Ihr wachsendes Unternehmen mit mehreren Ausgabenrichtlinien und benutzerdefinierten Freigabe-Workflows unterstützen. Controller können für verschiedene Teams unterschiedliche Budgets festlegen. Freigabe-Workflows innerhalb der verschiedenen Teams ermöglichen es den Managern, die Anfragen ihrer Teammitglieder zu genehmigen oder abzulehnen, wodurch die Prozesse für alle gestrafft werden.

Spendesk unterstützt auch Unternehmen mit mehreren Standorten und Tochtergesellschaften. Sobald Gelder auf Ihr Spendesk-Konto geladen sind, können Sie die Wallets verschiedener Einheiten verwalten und mit einem Klick von einer zur anderen wechseln.

Spendesk-Karten

Alle Fragen zu den Spendesk-Bankkarten.

Wie funktionieren virtuelle Karten?

Für Online-Zahlungen können Mitarbeiter zwischen virtuellen Karten für einmalige Einkäufe, und Karten für wiederkehrende Zahlungen, z.B. für monatliche Abos, wählen.

Warum ist virtuell besser?
Jede virtuelle Karte hat eine eigene Kartennummer. Das ist sicherer als die gemeinsame Nutzung der Firmenkreditkarte auf Hunderten von Websites. Die Karten können zudem jederzeit über die Online-Plattform gesperrt oder gelöscht werden.

Die Benutzer wissen immer, wie viel Geld sie noch auf der Karten haben, und das Finanzteam kann jederzeit sehen, wer was ausgibt.

Gibt es auch physische Karten?

Ja, Mitarbeiter können auf Geschäftsreisen und für Einkäufe unterwegs Debit Mastercards verwenden.

Das Finanzteam und ausgewählte Manager haben in einem einfachen Dashboard Zugriff auf folgende Funktionalitäten:

  • Budgets für jeden Karteninhaber festlegen

  • Die Bargeldabhebung freischalten / sperren

  • Mehr Mittel hinzuzufügen

  • Budgets reduzieren

  • Die Karte sperren

    Alle Zahlungen werden innerhalb der Spendesk-Plattform aufgeschlüsselt. Die Nutzer fotografieren die Quittungen zum Zeitpunkt der Ausgabe, so dass der Abgleich automatisiert werden kann.

Werden Spendesk-Karten überall akzeptiert?

Spendesk Mastercards werden weltweit von Millionen von Unternehmen akzeptiert, sowohl online als auch in Geschäften. Achten Sie einfach auf das berühmte Mastercard-Logo auf Händler-Websites, an Geldautomaten und in Schaufenstern.

Sind Spendesk-Karten sicher?

Spendesk Mastercards sind durch die “Zero Liability Protection” von Mastercard vor Betrug geschützt. Sie können sich darauf verlassen, dass dieser Haftungsschutz für Ihre Einkäufe im Geschäft, online oder über ein mobiles Gerät sowie für alle Transaktionen am Geldautomaten gilt.

Weitere Informationen dazu finden Sie auf der MasterCard Website im Bereich Sicherheit.

Allgemeine Informationen

Allgemeine Informationen über Spendesk.

Wie werden unsere Daten geschützt?

Datenschutz hat höchste Priorität bei Spendesk. Die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten ist uns genauso wichtig wie die unserer eigenen. Die Datenbanken von Spendesk werden täglich verschlüsselt und automatisch gesichert. Wir verwenden Firewalls, Nutzer-Authentifizierung, automatische Abmeldung von Benutzersitzungen sowie Passwort Hashing mit Salts.

Unsere Datenbanken und Server werden von AWS (Amazon Web Services) gehostet und gewartet.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen folgen Standardverfahren, die sich als zuverlässig und robust erwiesen haben. Diese Maßnahmen werden in Erwartung zukünftiger Risiken ständig weiterentwickelt, und Spendesk wird sich stets für die Sicherheit Ihrer Finanzdaten einsetzen.

Weitere Einzelheiten finden Sie in unserer vollständigen Datenschutzrichtlinie.

Wo werden die Gelder aufbewahrt?

Wenn Sie Ihr Spendesk-Konto aufladen, werden Ihre Gelder auf einem Treuhandkonto bei der SFPMEI ("Société Financière du Porte-Monnaie Electronique Interbancaire") gehalten, einem in Europa zugelassenen Kreditinstitut, das von der ACPR "l'Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution" genehmigt und kontrolliert wird.

Wenn Sie mehr über unsere Finanzpartner erfahren möchten, können Sie eine E-Mail an compliance@spendesk.com schicken.

In welchen Ländern ist Spendesk verfügbar?

Spendesk ist für Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum (Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Spanien, Norwegen, Schweden, Dänemark...) und in den Vereinigten Staaten verfügbar.

Nutzer können ihre Wallets mit Währungen in Euro (€), US-Dollar ($), Pfund (£), Dänischer Krone (DKK), Norwegischer Krone (NOK) und Schwedischer Krone (SEK) erstellen.

Müssen Mitarbeiter weiterhin Spesenabrechnungen machen?

Nicht manuell, nein. Letztlich ist es unser Ziel, die Spesenabrechnung ganz abzuschaffen, aber wir sind uns bewusst, dass nach wie vor alle Situationen abgedeckt werden müssen. Deshalb bieten wir für den Fall, dass Händler nur Bargeld akzeptieren und Mitarbeiter Ausgaben vorstrecken müssen, digitale Spesenabrechnungen an.

Die Mitarbeiter machen dafür einfach ein Foto von ihrem Beleg, laden es über die Spendesk-App hoch und erstellen sofort eine digitale Spesenabrechnung. Dies macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und spart Zeit, sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Finanzteam.

Kann Spendesk mit unserer Buchhaltungs- und Finanzsoftware verknüpft werden?

Ja, Spendesk kann mit den gängigen Buchhaltungssystemen verknüpft werden.

Die Spendesk Plattform hat eine Integration mit DATEV und Xero. Wir ermöglichen außerdem kundenspezifische Exporte in CSV oder XLS, die für Diamant, Sage, Quadratus, Cegid, DATEV und Netsuite+ gut funktionieren.

Weitere Informationen zu unserer Xero-Integration finden Sie hier.

Kontakt

Kontaktinformationen.

Wie kann ich mich bei Spendesk anmelden?

Die Anmeldung bei Spendesk könnte nicht einfacher sein, sprechen Sie einfach unser Team an. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Kann ich mit einer echten Person sprechen?

Auf jeden Fall! Schicken Sie uns eine E-Mail an hello@spendesk.com, um mit einem unserer Teammitglieder zu telefonieren. Wir helfen Ihnen gerne – auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch.

Wann kann ich den Kundendienst erreichen?

Unser Team steht Ihnen montags bis freitags von 9.30 Uhr bis 19.00 Uhr mitteleuropäischer Zeit zur Verfügung.

Sie können nicht finden, was Sie brauchen? Kontaktieren Sie uns!

Unser Team berät Sie gerne zum Thema Ausgabenverwaltung und hilft bei Problemen.