Logiciel de gestion des notes de frais : simplifiez les remboursements
Avec Spendesk, les collaborateurs envoient leurs notes de frais sans difficulté et suivent l’avancement de leur remboursement. De son côté, l’équipe Finance gagne du temps tout en gardant la maîtrise du processus et 98 % des justificatifs sont transmis dans les délais, sans avoir à relancer.
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Conçue grâce aux retours de plus de 12 000 directeurs financiers de la communauté CFO Connect
Des notes de frais envoyées en quelques secondes
Les collaborateurs prennent leur justificatif en photo ou l’importent juste après leur achat. L’IA extrait immédiatement les données, les plafonds de dépenses sont visibles dès le départ, et la demande est automatiquement envoyée à la bonne personne pour validation. Sans paperasse ni aller-retour.
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Des notes de frais qui mettent tout le monde d’accord
Les justificatifs transmis dès la dépense
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Faites appliquer les règles, sans multiplier les contrôles
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Des notes de frais plus simples pour tout le monde
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Chaque dépense reste facile à suivre
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Une gestion des notes de frais plus intelligente, grâce à l’IA
Lecture automatique des justificatifs par OCR
Quand un collaborateur photographie son justificatif, l’IA en extrait aussitôt les informations essentielles : commerçant, date, montant, devise et TVA. Tout est prérempli automatiquement, ce qui évite la saisie manuelle et limite les erreurs liées aux reçus illisibles ou abîmés.
Préremplissage intelligent des notes de frais
Le système s’appuie sur l’historique de chaque collaborateur pour préremplir automatiquement les informations attendues, comme le centre de coûts ou le code budgétaire. Il ne reste plus qu’à vérifier et envoyer la note de frais, avec moins d’erreurs, moins d’allers-retours et des données fiables dès le départ.
Application automatique des règles de dépenses
L’automatisation détecte les dépenses non conformes avant leur validation, transmet chaque note de frais à la bonne personne et peut bloquer l’utilisation de la carte lorsqu’un collaborateur dépasse les limites prévues.
Calcul automatique des indemnités kilométriques et journalières
L’IA prend en charge les règles de remboursement propres à chaque pays, notamment les indemnités journalières en Allemagne et les barèmes kilométriques en France et au Royaume-Uni, y compris pour les véhicules électriques. Votre équipe n’a plus à rechercher les bons barèmes dans Excel, ce qui limite les erreurs et les risques de non-conformité.
Pilotez vos dépenses professionnelles en temps réel
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Suivi des budgets en temps réel
Chaque note de frais est déduite du budget concerné dès son envoi. L’équipe Finance et les responsables de budget savent toujours exactement ce qu’il reste à dépenser.
Vue d’ensemble des dépenses de l’entreprise
Retrouvez toutes les notes de frais au même endroit et analysez-les par collaborateur, équipe ou centre de coûts. Vous bénéficiez ainsi d’une vision claire et fiable des dépenses de l’entreprise.
Historique complet des notes de frais
Suivez chaque note de frais du début à la fin : envoi, validation et remboursement. Tout l’historique est conservé au même endroit, sans avoir à rechercher les échanges ni à recouper les informations.
Archivage numérique des justificatifs
Tous les justificatifs sont conservés au format numérique et automatiquement rattachés au bon collaborateur, au bon projet et au bon centre de coûts. En cas de contrôle ou d’audit, toutes les informations sont déjà réunies et faciles à retrouver.
Rapports personnalisables
Exportez vos données de dépenses dans le format qui vous convient, puis analysez-les à l’échelle de l’entreprise ou d’une équipe en particulier.
Des budgets qui s’adaptent vraiment à votre façon de travailler
Remboursez les dépenses de vos collaborateurs en quelques clics
Avec l’application mobile Spendesk, les collaborateurs déclarent leurs dépenses dès qu’elles sont engagées, qu’elles aient été réglées en espèces ou par carte. La demande est ensuite envoyée immédiatement.
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Des validations simples, dans le respect de vos règles
Vous définissez les règles, Spendesk les applique automatiquement. Les plafonds sont visibles avant même l’envoi de la note de frais, pour que chacun sache ce qu’il peut dépenser.
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Des budgets actualisés dès l’envoi
Les notes de frais sont prises en compte dès qu’elles sont envoyées. Vous savez ainsi à tout moment où en sont vos budgets, sans attendre leur traitement.
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Des notes de frais adaptées aux règles de chaque pays
Pour les équipes présentes dans plusieurs pays, Spendesk gère automatiquement les spécificités locales. Les indemnités journalières allemandes sont calculées pour vous, avec les rapports de déplacement générés automatiquement.
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Remboursez vos équipes sans attendre
Chaque note de frais validée est immédiatement prête à être remboursée, avec tous les justificatifs et rapprochements nécessaires disponibles. Plus besoin de rechercher les informations dans les e-mails ni de recouper plusieurs fichiers Excel.
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97 à 98 %
des notes de frais sont accompagnées d’un justificatif, contre 60 à 70 % en moyenne sur le marché
2 heures
de délai moyen de validation
+ de 5 000
équipes Finance font confiance à Spendesk
Les équipes finance gagnent en rapidité, sans jamais perdre en maîtrise
100 % d'adoption, en moins de 30 jours
Lire le témoignage« Je ne sais pas comment notre entreprise fonctionnerait sans Spendesk. On ne pouvait pas rêver mieux comme solution de gestion des dépenses. »
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12x le volume de transactions
Lire le témoignage« Spendesk nous donne l'agilité dont nous avons besoin pour gérer les dépenses et la comptabilité à grande échelle. Aujourd'hui, je ne pourrais plus m'en passer »
Intégrations fluides
Lire le témoignage« Ce qui a fait la différence ? L'intégration avec NetSuite. »
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3 jours gagnés chaque mois
Lire le témoignage« Le rapprochement automatisé fait gagner 3 jours par mois à Evaneos. »
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Avec Spendesk, transformez la gestion de vos dépenses en 90 jours
Centralisez vos dépenses, sécurisez vos paiements et automatisez les tâches comptables qui ralentissent vos équipes au quotidien.
Dès l'onboarding terminé, Spendesk commence à analyser les documents et à structurer un historique de transactions sécurisé. Les budgets et les intégrations sont configurés à cette étape.
Les premières suggestions comptables apparaissent à mesure que les données se fiabilisent. Les workflows de validation sont configurés et prêts à l’emploi.
La détection des doublons et des anomalies est pleinement active. Vos équipes passent en mode contrôle, plutôt qu’en saisie manuelle.
La clôture mensuelle gagne en rapidité. Les données sont exportées, les comptes sont clôturés, et l’équipe récupère du temps.
Avec Spendesk, transformez la gestion de vos dépenses en 90 jours
Centralisez vos dépenses, sécurisez vos paiements et automatisez les tâches comptables qui ralentissent vos équipes au quotidien.
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Les premières suggestions comptables apparaissent à mesure que les données se fiabilisent. Les workflows de validation sont configurés et prêts à l’emploi.
La détection des doublons et des anomalies est pleinement active. Vos équipes passent en mode contrôle, plutôt qu’en saisie manuelle.
La clôture mensuelle gagne en rapidité. Les données sont exportées, les comptes sont clôturés, et l’équipe récupère du temps.
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