Résultats clés avec Spendesk
100% des reçus récupérés: visibilité totale et contrôle complet sur toutes les dépenses.
Croissance du volume de transactions de 12x: passé de 20 à 250–300 transactions mensuelles sans agrandir l'équipe financière.
104 abonnements gérés: contrôle total des coûts récurrents, y compris 80+ licences IA.
Approbations mobiles instantanées: le DAF approuve les demandes en quelques secondes, de n'importe où.
Pré-comptabilité automatisée: l'exportation directe élimine la ressaisie manuelle de 250+ factures par mois.
Autonomie multi-sites: six bureaux en France et filiales internationales fonctionnent en toute transparence.
Zéro abonnements fantômes: contrôle total lorsqu'un employé quitte l'entreprise.
Une plus grande sécurité: séparation des tâches appropriée et workflows de validation structurés.
À propos de Niji
Niji est une entreprise de services numériques de 1500 employés spécialisée dans la transformation numérique. Elle accompagne ses clients de la consultation et l'intégration logicielle jusqu'au déploiement, notamment dans les projets de sites Web, d'applications mobiles, de design, de données et de cybersécurité. Elle opère à partir de six bureaux en France avec des filiales internationales au Maroc, à Singapour et en Espagne.
L'entreprise dessert des clients dans des secteurs diversifiés, y compris les télécoms, le luxe et les services. Avec une croissance annuelle de 10 à 12 %, Niji utilise un grand nombre de licences d'outils IA pour les projets clients. L'automatisation et l'intelligence artificielle sont des priorités stratégiques clés.
Le défi
Avant de mettre en place Spendesk, Niji faisait face à de sérieux problèmes de gestion des dépenses qui présentaient des risques opérationnels et financiers.
Problèmes clés
Une seule carte bancaire partagée pour toute l'entreprise, sans traçabilité.
L'équipe de recrutement saisissait les détails de la carte sur diverses plateformes, et lorsqu'une personne quittait l'entreprise, les frais restaient actifs.
La seule solution était de périodiquement annuler et remplacer la carte bancaire.
Un détenteur de carte unique traitait tous les achats, créant des goulots d'étranglement critiques et nécessitant sa présence physique.
L'authentification à deux facteurs nécessitait un accès immédiat au PDG pour récupérer les codes SMS qui expiraient en 30 secondes.
Lors des absences, des vacances ou des réunions du PDG, faire des achats était pratiquement impossible.
Seulement 10% des reçus étaient récupérés, rendant la clôture de fin de mois extrêmement difficile.
Chaque dépense nécessitait une ressaisie manuelle des données et une standardisation des documents PDF.
La carte était gérée par une personne sans droits de signature bancaire autorisés, empêchant une séparation appropriée des tâches.
Il n'y avait aucune visibilité sur les abonnements récurrents.
Les recruteurs saisissaient des détails de cartes sur différentes plateformes. Lorsqu'ils quittaient l'entreprise, les frais continuaient à s'accumuler et nous ne pouvions pas les arrêter. C'était un cauchemar.
Isabelle Decomble
Finance Manager
Avant Spendesk
- Carte bancaire partagée sans traçabilité
- Goulot d'étranglement d'une seule personne pour tous les achats
- Taux de récupération des reçus de 10%
- Re-saisie comptable manuelle pour chaque dépense
- Pas de visibilité ni de contrôle sur les abonnements
- Pas de séparation des tâches
- Achats impossibles pendant les absences
Après Spendesk
- Cartes virtuelles et physiques individuelles
- Approbations instantanées de n'importe où
- Récupération de 100% des reçus
- Pré-comptabilité automatisée et exportation directe
- Gestion complète de 104 abonnements
- Workflows de validation structurés
- Zéro goulots d'étranglement opérationnels
La solution
Niji a mis en place Spendesk pour reprendre le contrôle total des dépenses de l'entreprise sans sacrifier l'agilité opérationnelle, dans ses six bureaux français et ses filiales internationales.
Fonctionnalités mises en œuvre
Cartes virtuelles à la demande, avec approbation instantanée du DAF depuis le mobile.
Cartes physiques pour les responsables de bureau, leur permettant de gérer leurs budgets de manière autonome.
Gestion des abonnements, suivi de 104 coûts récurrents, y compris 80+ licences IA.
Pré-comptabilité automatisée, avec règles conditionnelles pour les codes comptables et la TVA.
Exportation directe vers la comptabilité, éliminant la ressaisie manuelle.
Workflows d'approbation mobile, pour approuver de n'importe où.
Rappels automatiques de reçus, avec blocage de cartes pour non-conformité.
Système de délégation, centralisant les achats avec des membres d'équipe désignés.
Cette fonctionnalité d'automatisation conditionnelle est brillante. Toutes les licences que nous achetons aux États-Unis ont leur propre code comptable, sont exemptées de TVA, et les reçus sont déjà pré-comptabilisés.
Isabelle Decomble
Finance Manager
Du chaos au contrôle
La transformation a été immédiate et profonde. Au lieu de s'appuyer sur une carte partagée unique qui créait des goulots d'étranglement et un risque de fraude accru, Niji pouvait désormais créer des cartes instantanément et approuver les dépenses via mobile. Les six bureaux ont gagné en autonomie sans perdre le contrôle financier.
Aujourd'hui, le CFO peut approuver les demandes en quelques secondes de n'importe où, éliminant la dépendance à la présence physique et à l'accès en temps réel aux codes SMS. Chaque responsable de bureau gère son budget local de manière autonome tandis que l'équipe financière conserve une visibilité et un contrôle centralisés.
Niji a également mis en place un système de délégation, en assignant deux personnes par équipe pour gérer les achats. Cela centralise l'approvisionnement et évite de multiplier les points de contact dans une entreprise de 1500 personnes sans perdre en réactivité.
La gestion des abonnements s'est avérée particulièrement précieuse. Avec 104 abonnements récurrents, dont 80 licences IA du même fournisseur au même prix, le système de visibilité automatique et de blocage de cartes de Spendesk a éliminé les abonnements fantômes et les frais qui restaient actifs après le départ des employés.
Notre CFO reçoit la demande sur son téléphone. Comme nous travaillons sur plusieurs sites et voyageons beaucoup, cela nous permet de réagir extrêmement rapidement. Il reçoit une alerte, nous vérifions que la demande est légitime, et nous l'approuvons. La carte est disponible instantanément.
Isabelle Decomble
Finance Manager
Les résultats
Depuis l'adoption de Spendesk en 2017, Niji a transformé ses opérations financières tout en se développant de manière significative :
100% des reçus récupérés: des rappels automatiques et un blocage de carte assurent une conformité totale.
Croissance du volume de transactions de 12x: passé de 20 à 250–300 transactions mensuelles avec la même équipe de cinq personnes.
Contrôle total des abonnements: visibilité complète sur 104 coûts récurrents, y compris 80+ licences IA.
Économies de temps significatives: le temps de gestion est resté stable voire a diminué malgré une forte croissance.
Pré-comptabilité automatisée: l'exportation directe élimine la ressaisie manuelle de 250+ factures.
Zéro goulots d'étranglement opérationnels: les situations de "Je ne peux pas faire mon achat" ont disparu.
Approbations mobiles instantanées: le DAF approuve de n'importe où en quelques secondes.
Autonomie multi-sites: six bureaux fonctionnant indépendamment avec un contrôle centralisé.
Une plus grande sécurité: séparation des tâches appropriée et validations structurées.
Honnêtement, je ne saurais pas comment travailler sans Spendesk aujourd'hui. Nous en sommes tellement satisfaits que nous n'avons jamais regardé une autre option. Je ne connais même pas qui sont ses concurrents, car c'est tout ce dont nous avons besoin.
Isabelle Decomble
Finance Manager
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