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Payfit
Lancée en 2016, PayFit est une entreprise française qui propose une solution de gestion de la paie et des ressources humaines. En offrant une gestion automatisée de la paie en temps réel, PayFit réduit les erreurs, libère du temps et favorise l'autonomie des créateurs d'entreprise, des employeurs et de leurs salariés. Implantée dans 3 pays (France, Espagne et Royaume-Uni), PayFit emploie actuellement plus de 700 personnes en Europe qui accompagnent 16 000 entrepreneurs, TPE et PME dans la gestion de leurs paies et de leurs ressources humaines.
Les challenges
PayFit a instauré une politique d'achats structurée pour suivre et contrôler les demandes, et les faire approuver par les départements appropriés.
Toutefois, pour mettre en place ces processus et centraliser les documents, Aurore, responsable des achats, devait jongler entre divers outils: fichiers Excel, outil de gestion de tickets, des dossiers partagés et des échanges par messagerie.
Des processus étaient en place, mais très manuels et l’entreprise perdait énormément de temps, sans pour autant avoir une vision centralisée et temps réel de l’ensemble des demandes, des contrats et informations relatives aux achats.
Nous cherchions à mettre en place un outil qui serait facilement adopté, non seulement côté équipes Finance et Achats mais également dans les différents départements impliqués dans le processus et notamment les équipes juridiques et IT/sécurité.
Aurore TeboulLa solution
Pour faciliter le processus d'achats, PayFit utilise désormais le module de procurement de Spendesk qui vient compléter les fonctionnalités de base de gestion des factures fournisseurs et des cartes d’entreprise déjà en place chez PayFit. Cette solution leur permet de gagner en efficacité et d’assurer un contrôle total sur les engagements de dépenses.
Les principales fonctionnalités utilisées par PayFit sont :
- Formulaires de demandes d'achats personnalisées,
- Process de validation,
- Centralisation des contrats, des fournisseurs,
- Gestion des renouvellements,
- Suivi des dépenses engagées pour le service finance,
- Gestion des factures fournisseurs pour le service comptabilité,
- Paiements de factures et cartes à usage unique ou carte d’abonnement
De plus, PayFit bénéficie d’un accompagnement en continu et partage ses feedbacks pour alimenter l’évolution du produit.
Les Résultats
Depuis la mise en place complète de l’outil, la responsable achats peut observer les résultats suivants:
0% de renouvellement manqué et 100% des contrats les plus importants sont renégociés au bon moment entraînant des économies non négligeables pour l’entreprise
100% d’adoption du processus en interne
100% des contrats centralisés
Une réduction significative du temps passé pour la gestion et des aller-retour en moins
Une équipe achats plus performante et sereine, capable de se concentrer sur des missions stratégiques à forte valeur ajoutée : optimisation des processus d'achats, élaboration d'une vision stratégique renforcée, et sensibilisation des collaborateurs aux meilleures pratiques d’achats.
La solution de Spendesk répond à nos enjeux : la solution est facile à prendre en main par tous, les différents départements gagnent en autonomie et obtiennent la visibilité nécessaire sur les contrats et fournisseurs. Les collaborateurs sont plus autonomes et nous prenons de meilleures décisions tout en gagnant du temps à toutes les étapes.
Aurore Teboul
Les enjeux pour 2025 pour l’équipe achats de PayFit ?
Optimiser toujours plus le processus et prendre des décisions encore plus éclairées notamment grâce à l’intelligence artificielle et à des dashboards plus évolués.
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