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F.A.Q

Découvrez tout à propos de Spendesk et les questions les plus fréquemment posées.

L'essentiel

Questions de base à propos de Spendesk.

Qu'est-ce que Spendesk ?

Spendesk est la plateforme de gestion des dépenses pour entreprise conçue à la fois pour les employés et la finance. Avec une visibilité sur tout le processus, l'équipe finance peut décentraliser la gestion des dépenses opérationnelles à travers toute l'entreprise, sans pour autant perdre le contrôle et la traçabilité.

Spendesk offre des moyens de paiements flexibles, un processus de validation des dépenses, des notes de frais automatisées, un traitement de facture optimisé —le tout pour la première fois, sur une seule et même plateforme.

Qu'est-ce que la gestion des dépenses ?

Les dépenses de l'entreprise peuvent être de plusieurs types :

  1. Les dépenses stratégiques sont généralement centralisées et gérées par des décideurs qui ont la responsabilité sur des dépenses spécifiques. Elles peuvent être gérées au moyen de factures, virements électroniques et bons de commande.

  2. Les dépenses opérationnelles sont également centralisées, mais les dépenses sont effectuées par les gestionnaires et les employés dans leur vie professionnelle de façon quotidienne. Elles comprennent les achats par carte, abonnements, campagnes digitales, événements, commandes diverses pour le bureau ou encore les voyages d'affaires.

  3. Les autres frais, contrairement aux dépenses stratégiques et opérationnelles, représentent un nombre important de petits achats qui peuvent être difficiles à suivre. Il s'agit notamment des paiements par carte, demandes de remboursement des dépenses terrains et des frais de déplacement.

    La gestion des dépenses est le processus par lequel les entreprises gèrent toutes ces dépenses professionnelles. Elle tient compte de l'ensemble du processus d'achat : approbations d'achat, méthodes de paiement, traitement des factures, note de frais, réconciliation des justificatifs, catégorisation des dépenses, taux de TVA, etc. pour une bonne tenue de la comptabilité.

    Les outils de gestion des dépenses deviennent nécessaires lorsque le nombre d'employés augmente et que l'équipe finance a besoin d'une meilleure visibilité et d'un meilleur contrôle de la trésorerie. Les employés ont besoin d'outils flexibles et intuitifs pour pouvoir dépenser facilement et être en mesure de faire leur travail.

    C'est à ce moment-là que Spendesk devient le bon choix.

Comment fonctionne Spendesk ?

Spendesk fournit des moyens de paiement connectés à une plateforme puissante de gestion des dépenses conçue pour les équipes financières.

Il s'agit notamment de cartes de débit pour remplacer les cartes bancaires traditionnelles, de cartes virtuelles pour les achats en ligne et de notes de frais automatisées pour les achats imprévus.

Pour les employés Les employés n'ont plus besoin d'avancer de l'argent. Ils demandent simplement des fonds pour un achat particulier et peuvent utiliser leur carte Spendesk physique ou virtuelle pour effectuer le paiement.

Si, pour quelque raison que ce soit, l'employé ne peut pas utiliser sa carte Spendesk, il prend une photo du justificatif via l'application mobile et crée une note de frais en temps réel.

Elle est envoyée directement à son responsable pour validation, puis à l'équipe financière.

Pour les équipes financières Chaque employé a son propre profil sur Spendesk et son propre budget. Contrairement aux CB classiques, vous savez en temps réel qui dépense quoi.

Spendesk permet aux contrôleurs de créer des limites de dépenses et des approbations préalables. Par exemple, les décideurs et responsables auront un niveau de dépenses préapprouvé, différent de celui des autres collaborateurs.

Si un employé a besoin de revoir son budget pré-approuvé, il peut en faire la demande à son responsable via l'application mobile ou web.

Les équipes financières peuvent suivre l'ensemble des dépenses et assurer ainsi le suivi des reçus ou factures manquantes, en envoyant des rappels aux employés.

Le suivi des dépenses est également plus facile car les équipes financières peuvent regrouper les dépenses et leur attribuer les bons taux de TVA et comptes de charges, avant de tout exporter en quelques clics vers leurs outils comptables.

Spendesk fluidifie l'ensemble du processus de gestion des dépenses de l'entreprise, la rendant complète, intuitive et efficace.

Est-ce que Spendesk s'adapte à mon entreprise ?

C'est la raison pour laquelle nous existons ! Notre plateforme centralise toutes les dépenses pour que l'équipe financière garde le contrôle sur l'ensemble de la trésorerie de l'entreprise. En même temps, plus l'entreprise grandit, plus il faut laisser de l'autonomie aux employés pour faire leurs achats.

Les contrôleurs financiers peuvent établir différents seuils de dépenses pour différentes équipes. De plus, les processus d'approbation des équipes permettent aux managers d'approuver ou de refuser les demandes des membres de leur équipe, ce qui simplifie les processus pour tout le monde.

Spendesk accompagne aussi les entreprises ayant plusieurs sites et filiales. Une fois les fonds chargés sur votre compte Spendesk, vous pouvez gérer les portefeuilles de différentes entités et passer de l'une à l'autre en un clic. Spendesk aide également les entreprises en croissance à mettre en place des politiques de dépenses multiples.

Cartes Spendesk

Toutes les questions sur les cartes bancaires Spendesk.

Comment fonctionnent les cartes virtuelles ?

Les employés qui ont besoin de dépenser en ligne peuvent accéder à des cartes virtuelles à usage unique pour des achats ponctuels, ou à des cartes virtuelles récurrentes pour des achats réguliers (ex: abonnements LinkedIn).

Pourquoi utiliser des cartes virtuelles ? Chaque carte virtuelle est composée d'une suite de chiffres uniques. C'est plus sûr que de partager la carte de crédit de l'entreprise sur des centaines de sites internet. Et ces cartes peuvent être bloquées ou supprimées à tout moment à partir de la plateforme Spendesk. Les administrateurs Spendesk de votre entreprise peuvent gérer le montant disponible sur une carte à tout moment, et peuvent toujours voir qui dépense quoi.

Spendesk fournit-il des cartes physiques ?

Oui, les employés peuvent utiliser les cartes de débit Mastercard pour leurs déplacements professionnels et leurs achats sur le terrain.

Les équipes financières, et certains managers, peuvent contrôler ces cartes depuis un tableau de bord pour :

  • Établir un budget par titulaire de carte.

  • Permettre les retraits d'argent liquide.

  • Ajouter plus de fonds ou en retirer.

  • Bloquer des cartes à tout moment.

Toutes les dépenses sont visibles en temps réel dans Spendesk.

De plus, les employés prennent en photo leurs reçus au moment de la dépense pour faciliter le rapprochement et gagner un maximum de temps.

Les cartes Spendesk sont-elles acceptées partout ?

Les cartes Spendesk Mastercard sont acceptées par des millions de commerçants, en ligne ou en magasin. Cela rend les dépenses des entreprises faciles et pratiques.

Il suffit de chercher le célèbre logo Mastercard sur les sites Web des commerçants, les distributeurs automatiques de billets et les vitrines des magasins.

Les cartes Spendesk sont-elles sécurisées ?

La "Responsabilité zéro franchise" de Mastercard protège les cartes Mastercard contre la fraude. Ayez l'esprit tranquille en sachant que la Responsabilité zéro franchise s'applique à tous vos achats effectués en magasin, par téléphone, en ligne ou au moyen d'un appareil mobile, ainsi qu'à toutes les opérations faites sur des distributeurs automatiques.

En savoir plus sur la Responsabilité zéro franchise.

Informations générales

Informations générales à propos de Spendesk.

Comment nos données sont-elles protégées ?

La sécurité est une priorité chez Spendesk. Nous attachons autant d'importance à l'intégrité de vos données personnelles qu'aux nôtres. Les bases de données de Spendesk sont cryptées et sauvegardées automatiquement tous les jours. Nous utilisons des pare-feu, l'authentification des payeurs, la déconnexion automatique des sessions utilisateurs, le salage et le hachage des mots de passe. Nos bases de données et nos serveurs sont hébergés et maintenus par AWS (Amazon Web Services).

Nos mesures de sécurité suivent des standards de pratique qui se sont avérés fiables et robustes. Ces mesures peuvent évoluer en prévision des risques futurs, et Spendesk évoluera toujours en fonction pour protéger vos données financières.

Consultez notre politique de confidentialité complète pour en savoir plus.

Où les fonds sont-ils hébergés ?

Lors du chargement de votre compte Spendesk, vos fonds seront déposés sur un compte de cantonnement auprès de la SFPMEI (Société Financière du Porte-Monnaie Electronique Interbancaire), un établissement de crédit européen, agréé et contrôlé par l'Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR).

Pour en savoir plus sur nos partenaires financiers, envoyez un mail à compliance@spendesk.com.

Dans quels pays Spendesk est-il disponible ?

Spendesk est disponible pour les sociétés situées dans la Zone Economique Européenne (France, Royaume-Uni, Allemagne, Espagne, Norvège, Suède, Danemark...) et aux Etats-Unis.

Les clients peuvent créer des portefeuilles dans différentes devises : Euro (€), Dollar Américain ($), Livre (£), Couronne Danoise (kr ; DKK), Couronne Norvégienne (kr ; NOK), Couronne Suédoise (kr ; SEK).

Doit-on encore faire des notes de frais ?

A la main ? Plus jamais !

Notre objectif est de supprimer complètement les notes de frais sur le long terme.

Cependant, nous sommes conscients que certains employés y ont toujours recours. Nous leurs permettons donc de se faire rembourser via Spendesk en quelques clics.

Il suffit de prendre son reçu en photo via l'application mobile Spendesk. Ce qui va instantanément créer une demande de remboursement.

Cela évite d'avoir à saisir manuellement les données et fait gagner du temps à l'employé, mais aussi à l'équipe financière.

Puis-je intégrer Spendesk à mes outils comptables et financiers ?

Oui, Spendesk peut s'intégrer à la majorité des outils disponibles sur le marché !

Nous avons une intégration directe avec Xero et DATEV. Et nous offrons également des exports personnalisés, en CSV ou XLS, qui fonctionnent pour Diamant, Sage, Quadratus, Datev, Netsuite+ et Cegid.

Découvrir notre intégration Xero.

Contact

Informations de contact.

Comment puis-je m'inscrire à Spendesk ?

Pour commencer à utiliser Spendesk, il n'y a rien de plus simple. Échangez avec notre équipe dès aujourd'hui.

Puis-je échanger avec une vraie personne ?

Absolument ! Envoyez-nous un mail à hello@spendesk.com pour discuter avec notre équipe. Nous serons ravis de répondre à toutes vos question en français, anglais, espagnol, italien ou allemand.

Quels sont les horaires d'ouverture de votre service client ?

Notre équipe est disponible du lundi au vendredi, de 9h30 à 19h (heure d'Europe centrale).

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Nos équipes sont disponibles pour répondre à toutes vos questions.