Résultats clés avec Spendesk
Travail manuel dupliqué éliminé: l'équipe a arrêté de saisir les mêmes données sur plusieurs systèmes.
Processus d'approbation rationalisés: les flux de travail automatisés ont remplacé les tâches manuelles.
Tout prêt pour NetSuite: l'intégration est prévue pour janvier.
Les factures arrivent pré-remplies: les données sont automatiquement extraites des factures reçues par email.
Toute la gestion des dépenses en un seul endroit: dépenses, cartes et factures sur une seule plateforme.
Apple Pay a favorisé l'adoption par la direction: une fonction clé pour l'équipe de direction.
Visibilité des dépenses atteinte: avec un tableau de bord en temps réel et une vue d'ensemble beaucoup plus claire.
À propos de Front Row
Front Row est une agence de commerce électronique mondiale qui aide les marques à se développer sur Amazon, Walmart et d'autres grandes plateformes de commerce électronique. Avec des opérations en Europe et aux États-Unis, elle travaille avec des grandes entreprises et des entreprises de taille intermédiaire cherchant à optimiser leur présence numérique et à accélérer leur croissance en commerce électronique.
Le défi
Avant de mettre en œuvre Spendesk, Front Row faisait face à une situation de gestion des dépenses particulièrement complexe, aggravée par une fusion de trois entreprises en cours et des processus d'approbation fragmentés.
Défis clés
Les flux de travail d'approbation étaient manuels et généraient un travail en double.
L'équipe comptable devait ressaisir les données entre les systèmes d'approbation et les outils comptables.
Il n'y avait pas de vue unifiée des dépenses, factures et cartes.
Les processus comptables et de paiement nécessitaient beaucoup de travail manuel et consommaient beaucoup de temps.
Visibilité des dépenses en temps réel
Avant, les dépenses étaient gérées via un outil de gestion de projet avec un flux de travail d'approbation intégré au système. Nous n'avions pas une vue d'ensemble claire, et l'équipe comptable passait beaucoup de temps sur des tâches manuelles. C'était un processus très inefficace.
Nicoletta Hinrichs
Senior Finance Manager, Front Row
Avant Spendesk
- Flux de travail d'approbation manuel via un outil de gestion de projet
- Saisie de données dupliquées sur plusieurs systèmes
- Processus comptables et de paiement manuels
- Visibilité des dépenses limitée
- Pas de chemin clair vers l'intégration NetSuite
Après Spendesk
- Flux de travail d'approbation et de paiement automatisés
- Une plateforme unique pour toute la gestion des dépenses
- Intégration Apple Pay, clé pour l'adoption par la direction
- Exportation directe vers NetSuite, prévu pour janvier
- Visibilité des dépenses en temps réel
La solution
Front Row a mis en œuvre Spendesk de manière progressive et stratégique, en commençant par l'une des entreprises du groupe et en élargissant le déploiement une fois que les trois entités ont été consolidées.
Fonctionnalités mises en œuvre
Gestion des dépenses avec des flux de travail d'approbation automatisés.
Cartes physiques et virtuelles avec intégration Apple Pay.
Gestion des factures via le transfert d'emails.
Intégration NetSuite pour une exportation comptable transparente.
Capture et traitement automatisés des reçus.
Appels de suivi toutes les deux semaines pour s'assurer d'un support continu.
Des processus fragmentés à une gestion unifiée
Front Row a adopté une approche mesurée, en mettant d'abord en place Spendesk dans la plus petite entité pour éviter de refaire le travail. Cela leur a permis d'affiner les processus avant de déployer la solution dans l'ensemble de l'entreprise fusionnée.
L'intégration NetSuite a été un facteur décisif dans leur choix. Front Row avait besoin d'une solution de gestion des dépenses qui pourrait s'intégrer parfaitement lorsque le moment viendrait de franchir cette étape.
Apple Pay était également un facteur clé pour l'adoption interne. L'équipe de direction n'était pas prête à abandonner leur solution de carte précédente tant que Spendesk n'avait pas ajouté cette fonctionnalité, soulignant l'importance des outils mobiles agiles pour les profils seniors.
L'intégration Apple Pay a été essentielle pour obtenir l'adhésion de l'équipe de direction. Dès que Spendesk a lancé cette fonctionnalité, la direction a adhéré et a commencé à utiliser la plateforme.
Nicoletta Hinrichs
Senior Finance Manager, Front Row
Les résultats
Depuis l'implémentation de Spendesk il y a un an, Front Row a réussi à consolider la gestion des dépenses et à préparer le terrain pour l'intégration NetSuite :
Réception positive de l'équipe: la solution a été très bien accueillie en interne.
Intégration réussie après fusion: la gestion des dépenses a été unifiée dans les trois entreprises.
Approbations plus rapides: les flux de travail automatisés ont remplacé les processus manuels.
Réduction de la charge administrative: la saisie de données dupliquées a été éliminée pour l'équipe comptable.
Économies de temps significatives: les employés connaissent toujours le statut de chaque dépense.
Factures pré-remplies: le transfert d'emails extrait automatiquement les informations pertinentes.
Plus grande visibilité des dépenses: avec un tableau de bord clair et un suivi en temps réel.
Prêt pour NetSuite: l'exportation directe est prévue pour janvier.
Julian est très abordable et toujours de bonne humeur. Il est vraiment engagé dans nos appels bihebdomadaires et facile à travailler avec. Toute l'équipe le connaît — il est toujours prêt à aider et répond aux emails incroyablement vite. D'après ce que nous savons de l'intégration NetSuite, tout va être beaucoup plus facile pour nous.
Nicoletta Hinrichs
Senior Finance Manager, Front Row
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