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100% des justificatifs d'achat en fin de mois

C’est une économie énorme pour nous à la fin !

Evaneos est le leader du voyage sur mesure en ligne, en France et en Europe. Son but ? Donner la liberté aux voyageurs de créer des voyages sur mesure. Depuis sa création en 2009, Evaneos compte 1300 partenaires, 160 destinations et 500 000 voyageurs.

Employés

201-250

Client depuis

2016

Gestion des dépenses

Dans 2 entités

Clôture

2x plus rapide

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Guillaume Lalau, Responsable Comptable & Financier

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Une solution qui répond aux attentes du voyagiste

Avant Spendesk, il y avait avait une dizaine de cartes bancaires classiques qui passaient de main en main chez Evaneos. Avec l'augmentation du nombre de transactions et d'employés, le contrôle et la régulation étaient devenus très difficiles. Heureusement, avec Spendesk, ils ont trouvé un processus de gestion des dépenses évolutif et simple à mettre en place.

Avant Spendesk

Gestion chronophage des justificatifs

Perte de temps lié à la gestion administrative

Processus peu adapté à la réalité du terrain

Manque de contrôle sur les achats des employés

Avec Spendesk

Dématérialisation du traitement des notes de frais

Automatisation du processus comptable

Solution adaptée aux besoins liés à la croissance

Circuits de validation adapté et bon niveau de contrôle

Découvrez le témoignage complet de Guillaume Lalau

"Chez Evaneos, depuis la mise en place en 2016, tout le monde a accès à Spendesk, que ce soit l'équipe en France ou celle aux États-Unis."

Guillaume Lalau, Responsable Comptable & Financier, nous explique ses défis quotidiens et partage son retour d'expérience en tant qu'administrateur et utilisateur de Spendesk.

La gestion des dépenses traditionnelle à ses limites

Avant d'utiliser Spendesk, après chaque paiement les employés étaient censés ajouter la facture dans Yooz (outil de centralisation des factures) en spécifiant que celle-ci avait été payée. Mais tous les mois plus de 50% des justificatifs manquaient à l’appel... Et il n'y avait aucun moyen de savoir qui avait dépensé quoi.

Guillaume passait donc deux à trois jours par mois à faire le rapprochement entre les relevés de cartes et les factures transmises. Ensuite il construisait un fichier récapitulatif des dépenses non justifiées et le partageait avec toute l’entreprise afin que les personnes concernées se manifestent. Il est arrivé que ce processus prenne des mois ...

"On avait vraiment besoin de plus de contrôle et de savoir si toutes les dépenses étaient bien légitimes."

Simplicité et visibilité pour plus de contrôle

Aujourd’hui, Guillaume et ses équipes ont mis en place des processus clairs et simples pour gérer les dépenses en ligne. Chaque employé a un compte Spendesk depuis lequel il peut faire ses demandes d’achat, que Guillaume valide. Ensuite le collaborateur accède à une carte virtuelle dédiée à cet achat. Puis il fait son paiement tout seul et Spendesk lui rappelle automatiquement de fournir la facture.

"Comme on est une ancienne startup, on avait pas vraiment de politique claire et établie."

Grâce à Spendesk c'est très simple de créer une vraie politique de dépenses. Donc avec Spendesk, Guillaume a pu fixer les seuils au-delà desquels une validation est nécessaire. Puis pour valider les dépenses le validateurs reçoit un mail ou une notification sur Slack, outil d'échange interne. En dessous de ces seuils, les demandes sont automatiquement validées et l'employé peut faire son achat directement.

Le flot de validation dépend vraiment de la fonction et de l'usage de chacun. Par exemple leur Office Manager a un plafond plus élevé que les autres salariés, car elle a beaucoup plus de grosses dépenses.

Les membres du CoDir, l’office management et le marketing qui traditionnellement font beaucoup de notes de frais ont désormais une carte prépayée Spendesk chacun, avec un budget propre. C’est beaucoup plus simple pour eux puisqu’ils n’avancent plus les frais. Et du côté de la finance c'est aussi plus simple, parce que Spendesk centralise les reçus.

"Du coup je traite beaucoup moins de notes de frais !"

Une automatisation comptable pour faire des économies

"Depuis que j'utilise Spendesk, je gagne du temps et de l'argent. En effet, je passe désormais seulement 2 à 3 jours par mois sur le rapprochement bancaire."

Et en même temps, le retraitement des dépenses prend à Guillaume 2 fois moins de temps au moment de la clôture. Il ne faut que quelques clics pour envoyer tous les éléments nécessaires au cabinet comptable. Et comme c’est beaucoup plus simple à traiter, ils y passent moins de temps donc leur frais n’ont pas évolué, alors que l’activité est en forte croissance. C’est donc une économie énorme pour Evaneos à la fin !

En conclusion, ce qui plaît à Evaneos dans la solution, c'est sa capacité à s'adapter à leur croissance. Lorsque Spendesk a été mis en place Evaneos ne comptait qu'environ 100 collaborateurs, avec une soixantaine d'utilisateurs actifs. Aujourd'hui l'agence de voyage compte plus de 200 collaborateurs et plus de 100 utilisateurs actifs chaque mois.

Grâce aux bénéfice de simplicité et d'économie qu'ils ont pu faire avec Spendesk, ils ont ouvert leur activité aux États-Unis et Spendesk accompagne donc deux comptes : l'un en Euros et l'autre en Dollars.

Sur la partie récupération des justificatifs, Spendesk me change la vie ! Dès que je vois une personne moins rigoureuse, je diminue son seuil de dépense à 5€ et ne valide aucune dépense tant qu’elle n’a pas ajouté tout ses reçus dans Spendesk... et ça marche !

Guillaume Lalau

Responsable Comptable & Financier

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