Spesenabrechnung Vorlage: kostenloses Formular zum Download

Um nicht unnötig viel Zeit mit der Spesenabrechnung zu verbringen, sollten Sie auf eine passende Vorlage zurückgreifen. Ein entsprechendes Formular stellen wir Ihnen hier zum kostenlosen Download bereit.

Abgesehen davon kann es aber auch sinnvoll sein, den gesamten Spesenprozess innerhalb des Unternehmens zu betrachten und zu fragen: Ist das aktuelle Vorgehen effizient oder besteht Optimierungsbedarf?

Um Ihnen das Leben leichter zu machen, haben wir eine Vorlage zur Spesenabrechnung erstellt, mit der Sie Ihre Reisekosten oder sonstige arbeitsbedingte Ausgaben einfach und übersichtlich zusammenfassen können. Die Vorlage können Sie für Spesenabrechnungen in Excel und Google Sheets nutzen.

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Das Spesenformular enthält die wichtigsten Kategorien wie Hotel, Transport und Verpflegung sowie alle Felder, die der oder die Antragsteller:in ausfüllen muss. Den Taschenrechner können Sie beiseite legen - die nötigen Formeln sind in der Vorlage enthalten, so dass die entsprechenden Summen automatisch gebildet werden.

Laden Sie sich einfach das kostenlose Muster zur Reisekostenabrechnung herunter und passen Sie es entsprechend Ihren Wünschen an; zum Beispiel mit dem eigenen Firmenlogo oder weiteren Feldern.

Das sollte in Ihrer Vorlage für Spesenabrechnungen enthalten sein

Eine Spesenabrechnung oder Reisekostenabrechnung wird von Mitarbeitenden genutzt, um nach erfolgreich absolvierter Dienstreise die entstandenen Ausgaben geltend zu machen und etwaige Auslagen aus eigener Tasche zurückerstattet zu bekommen.

Klassische Spesenkategorien sind dabei:

• Transport: Flüge und Züge zählen zu den häufigsten Fortbewegungsmitteln für Geschäftsreisen, aber auch Fahrten mit dem eigenen PKW gehören in die Abrechnung.

• Übernachtung: Ausgaben für die Unterkunft in Hotel oder Apartment sind ebenso fester Bestandteil der Reisekostenabrechnung.

• Verpflegung: Bei Kosten für Essen und Trinken gilt es, die aktuell gültigen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand zu beachten. Je nach Dauer der Reise (z. B. mehr als 8 Stunden oder ein voller Tag) und Reiseziel (unterschiedliche Kosten je nach Land) kommen hier verschiedene Pauschalen zum Tragen.

• Sonstige Kosten: Auch kleinere Ausgaben sollten nicht von den Mitarbeitenden getragen werden. Nehmen Sie daher auch Kosten für Telefon oder Parkplatz in die Spesenabrechnung mit auf.

Die einzelnen Spesenkategorien sollten in der Vorlage zur Reisekostenabrechnung enthalten sein, ebenso wie die wichtigsten Informationen zu der Person, die den Antrag stellt, sowie das Datum und der Grund der Reise.

Und natürlich sollte man bei einer Spesenabrechnung das Wichtigste nicht vergessen: die Belege. Stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich alle Quittungen für Ausgaben auf Geschäftsreisen aufbewahren und diese später vollständig einreichen. Das macht nicht nur das Leben für die Buchhaltung leichter, sondern beschleunigt auch den Prozess der Auslagenerstattung.

Die Reisekostenabrechnung-Vorlage für 2025 und 2026 als Excel und PDF

Unsere Reisekostenabrechnungs-Vorlage gibt es als Excel-Datei und als PDF, jeweils in datierten Varianten für 2025 und 2026. So sind die aktuellen Pauschalen bereits hinterlegt und Sie müssen keine Sätze manuell nachschlagen oder anpassen. Sie tragen nur noch Ihre Fahrten, Verpflegungstage und Übernachtungen ein, den Rest übernimmt die Vorlage.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Für eine zweitägige Dienstreise mit dem PKW und einer Fahrtstrecke von 240 Kilometer rechnen Sie mit der Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer, also 240 Kilometer mal 30 Cent macht 72 Euro. Hinzu kommt die Verpflegungspauschale von 14 Euro für den Anreise- und noch einmal 14 Euro für den Abreisetag, zusammen 28 Euro. Für die eine Übernachtung setzen Sie die Übernachtungspauschale von 20 Euro an. Unter dem Strich ergibt das 120 Euro, die Sie erstattet bekommen.

Bei einer vollen Abwesenheit von 24 Stunden läge die Verpflegungspauschale übrigens bei 28 Euro statt 14 Euro, bei mehr als 8 Stunden an einem Tag bei 14 Euro.

Denken Sie bei digitalen Belegen an die GoBD: Sie müssen unveränderbar, nachvollziehbar und 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Reisekostenabrechnungs-Vorlage herunterladen und direkt loslegen.

Brauchen wir Reisekostenabrechnungen überhaupt noch?

Die simple wie eindeutige Antwort auf diese Frage lautet: nein. Reisekostenabrechnungen sind eine unnötige Belastung für Team und Buchhaltung. Sie kosten Zeit - und erhöhen zudem das Risiko von Spesenbetrug.

Warum setzen so viele Unternehmen dennoch auf diese altmodische Prozedur? Weil das Auslegen aus eigener Tasche häufig immer noch die einzige Möglichkeit für Angestellte ist, Ausgaben unterwegs zu tätigen. Die einzige Alternative - wie viele denken - wäre, mit der Firmenkarte zu verreisen, und das ist aus anderen Gründen nicht ideal. Traditionelle Firmenkarten sind meist nur wenigen Mitarbeitenden vorbehalten, schwer zu kontrollieren und bringen die gleichen Probleme bei Belegen und Buchhaltung mit sich.

So bleibt den Mitarbeitenden oft keine andere Möglichkeit, als das Geld unterwegs selbst auszulegen, Belege zu sammeln und nach ihrer Rückkehr eine Reisekostenabrechnung vorzunehmen. Um diese Belastung so gering wie möglich zu halten, ist eine einfache und übersichtliche Vorlage zur Spesenabrechnung wichtig. Sonst muss das Team jedes Mal bei der Buchhaltung nachfragen, die ohnehin schon genug mit dem Prüfen der Formulare beschäftigt ist.

Dennoch müssen Mitarbeitende oft lange auf die Rückerstattung von Spesen warten. Warum also nicht gleich einen ganz neuen Weg gehen?

Warum Reisekostenabrechnungen abgeschafft werden sollten

Im Grunde reicht schon ein Blick auf die Zahlen. Bis eine einzelne Spesenabrechnung den gesamten Prozess durchlaufen hat, kann es 30 Tage dauern. Und so lange müssen Mitarbeitende auch auf die Erstattung ihrer Auslagen warten.

Hinzu kommt: Im Schnitt gehen während dieses Prozesses 50 Minuten Arbeitszeit verloren. Und das ist noch nicht alles. Wenn sich nur ein kleiner Fehler einschleicht (falsches Datum, falsche Kategorie, fehlender Beleg), was etwa in einem Fünftel aller Fälle passiert, kommen noch einmal weitere 18 Minuten hinzu.

Dabei geht ziemlich viel Produktivität und damit Geld verloren für eine Aufgabe, auf die eigentlich ohnehin niemand Lust hat. Auch mit der richtigen Vorlage zur Spesenabrechnung bleibt der Prozess an sich eine Belastung für Team und Buchhaltung.

Mit unserem Spesenrechner erfahren Sie ganz konkret, wie viel Zeit aktuell in Ihrem Unternehmen verloren geht. Deshalb sollten Sie bei der Spesenverwaltung auf ein intelligentes Tool setzen, das allen Beteiligten Arbeit abnimmt und für mehr Sicherheit sorgt.

Die beste Alternative zum Formular für die Spesenabrechnung

Ein Tool wie Spendesk erleichtert das Bezahlen am Arbeitsplatz mit gleich mehreren Features. Eine der meist genutzten Funktionen sind die intelligenten Zahlungsmethoden.

Prepaid-Karten erlauben es Mitarbeitenden, unterwegs mit Firmengeld zu bezahlen und nicht mehr aus der eigenen Tasche. Und auch für die Finanzabteilung hat das Vorteile: Über eine sichere Plattform hat man jederzeit einen Echtzeit-Überblick über die Ausgaben.

Das Team auf Reisen kann die Belege direkt per App auf dem Handy hochladen, so dass auch die mühsame Jagd nach Quittungen wegfällt. Und Spesenabrechnungen sind fortan überflüssig.

Um sicher online zu bezahlen, können Mitarbeitende auf virtuelle Einmalkarten zurückgreifen. Die vorbestimmten individuellen Budgets machen die Zahlung deutlich sicherer als das Teilen von Firmenkarten und zugehörigen Daten.

Wir hoffen, dass Ihnen unsere Spesenabrechnung-Vorlage weiterhilft.