This website requires JavaScript.
Skip to content

So funktioniert’s

Schnelles Set-up

Product hero 1

Anmelden & aufladen

Verifizieren Sie Ihr Unternehmen und laden Sie Geld in Ihr Spendesk-Wallet.

Product hero 2

Budgets & Regeln festlegen

Legen Sie Freigabe-Workflows, Ausgaberichtlinien & Kartenlimits fest.

Product hero 3

Team einladen

Ihr Team kann Ausgaben anfragen, sicher bezahlen und Belege einreichen.

Integrierte Prozesse für mehr Sicherheit

Warum Finanzteams Spendesk lieben

  • Echzeit-Übersicht

    Sie sehen in Echtzeit, wer wofür bezahlt und wo Belege fehlen.

  • Intuitive Freigabe-Workflows

    Alle Anfragen sind für das Finanzteam zentral einsehbar.

  • Autonomie im Home Office

    Mitarbeiter bezahlen online mit virtuellen Karten und reichen Rechnungen mit einem Klick ein.

  • Abos zentral verwalten

    Alle Abos in einem zentralen Dashboard: So können Sie überflüssige Ausgaben schnell erkennen und Geld sparen.

  • Verbesserte Zusammenarbeit

    98% der Mitarbeiter sind der Meinung, dass Spendesk die Zusammenarbeit im Team verbessert.

  • Zeitersparnis für alle

    Sie sparen Zeit bei administrativen Aufgaben und können Ihre Daten mit einem Klick zu DATEV senden.

Spendesk hilft uns dabei, unser Unternehmen zu skalieren. Wir können neue Mitarbeiter und Ausgaben hinzufügen, ohne das Back-Office zu erweitern und behalten trotzdem die Kontrolle und Übersicht.

Mandana Riche, CFO @Talent.io

Mandana Latifi Mandana Latifi

Warum Manager Spendesk lieben

1560172804374

Gabrièle de Lamaze

Head of Customer Success @Plezi

„Ich bekomme sofort eine Benachrichtigung, um die Ausgaben meines Teams freizugeben. So behalte ich das Budget im Auge, bevor es zu spät ist, und kann fundierte Entscheidungen für mein Team und das Unternehmen treffen."

  • Intuitive Freigabe-Workflows

    Alle Anfrage für neue Ausgaben laufen über Spendesk: Sie können Sie in Sekundenschnelle genehmigen oder ablehnen.

  • Budgets in Echtzeit verfolgen

    Sie sehen, wie viel Budget Ihnen noch zur Verfügung steht und können Anfragen entsprechend genehmigen oder ablehnen.

  • Verbesserte Zusammenarbeit

    Die Ausgabenverwaltung wird dezentralisiert und Manager können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Warum Mitarbeiter Spendesk lieben

1611014819530

Lola Oguntokun

Talent Acquisition Manager @Silverfin

„Dank Spendesk muss ich unterwegs keine Ausgaben mehr vorstrecken. Stattdessen habe ich ein festes Budget auf meiner Karte, damit fallen auch die Spesenabrechnungen weg.”

  • Flexible Karten – überall

    Dank Spendesk bezahlen Mitarbeiter online mit sicheren virtuellen Karten und unterwegs mit ihrer Debitkarte.

  • Smarte Spesenabrechnungen

    Sie waren ohne Ihre Karte unterwegs? Machen Sie einfach ein Foto von ihrem Beleg und reichen Sie ihn über die mobile App ein.

  • Rechnungen einreichen

    Reichen Sie Ihre Rechnung mit einem Klick ein, Ihr Manager validiert sie und das Finanzteam kümmert sich um die Zahlung.

Spendesk integriert sich nahtlos mit Ihren anderen Lösungen

  • Bank

  • Spendesk

  • Buchhaltungssoftware

Möchten Sie mehr erfahren?

Die Entscheidung für eine neue Software ist nicht immer einfach. Wir sind hier, um Sie dabei zu unterstützen.

Kann ich mit einer echten Person sprechen?

Auf jeden Fall! Schicken Sie uns eine E-Mail an hello@spendesk.com, um mit einem unserer Teammitglieder zu telefonieren. Wir helfen Ihnen gerne – auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch.

Müssen Mitarbeiter weiterhin Spesenabrechnungen machen?

Nicht manuell, nein. Letztlich ist es unser Ziel, die Spesenabrechnung ganz abzuschaffen, aber wir sind uns bewusst, dass nach wie vor alle Situationen abgedeckt werden müssen. Deshalb bieten wir für den Fall, dass Händler nur Bargeld akzeptieren und Mitarbeiter Ausgaben vorstrecken müssen, digitale Spesenabrechnungen an.

Die Mitarbeiter machen dafür einfach ein Foto von ihrem Beleg, laden es über die Spendesk-App hoch und erstellen sofort eine digitale Spesenabrechnung. Dies macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und spart Zeit, sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Finanzteam.

Gibt es auch physische Karten?

Ja, Mitarbeiter können auf Geschäftsreisen und für Einkäufe unterwegs Debit Mastercards verwenden.

Das Finanzteam und ausgewählte Manager haben in einem einfachen Dashboard Zugriff auf folgende Funktionalitäten:

  • Budgets für jeden Karteninhaber festlegen
  • Die Bargeldabhebung freischalten / sperren
  • Mehr Mittel hinzuzufügen
  • Budgets reduzieren
  • Die Karte sperren

    Alle Zahlungen werden innerhalb der Spendesk-Plattform aufgeschlüsselt. Die Nutzer fotografieren die Quittungen zum Zeitpunkt der Ausgabe, so dass der Abgleich automatisiert werden kann.

Wie funktioniert Spendesk?

Spendesk bietet modernen Unternehmen die passenden Zahlungsmethoden und eine leistungsstarke Plattform zur Verwaltung von Ausgaben. Dazu gehören Debitkarten als Ersatz für altmodische Firmenkreditkarten, virtuelle Karten für Online-Zahlungen und automatisierte Spesenabrechnungen.

Für Mitarbeiter
Die Mitarbeiter müssen Ausgaben nicht mehr aus eigener Tasche vorstrecken. Stattdessen fragen Sie einen Betrag für einen bestimmten Kauf an und können die Zahlung mit ihrer (physischen) Spendesk-Karte oder einer virtuellen Karte durchführen.

Wenn der Mitarbeiter aus irgendeinem Grund seine Spendesk-Karte nicht verwenden kann, macht er über die mobile Spendesk-App ein Foto der Quittung und erstellt direkt unterwegs eine digitale Spesenabrechnung. Diese wird zur Validierung direkt an seinen Vorgesetzten, und dann weiter an das Finanzteam geschickt.

Für Finanzteams
Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Spendesk-Profil und seine eigene Spesenkarte, die mit einem bestimmten Betrag aufgeladen wird. Im Gegensatz zur Firmenkreditkarte wissen Sie also immer, wer gerade wo Firmengelder ausgibt.

Über die Plattform können Controller Ausgabenlimits und Vorab-Freigaben für die Mitarbeiter festlegen. C-Level-Führungskräfte oder Manager können dabei ein anderes Niveau an vorab genehmigten Ausgaben haben als die restlichen Mitarbeiter. Wenn ein Teammitglied sein vorab freigegebenes Budget überschreiten möchte, kann über die mobile App oder die Plattform online eine Anfrage an seinen Vorgesetzten gestellt werden.

Wenn eine Ausgabe mit einer Spendesk-Karte getätigt wird, macht der Mitarbeiter beim Kauf einfach ein Foto von der Quittung. So gehen keine Belege mehr verloren.

Finanzteams können die Ausgaben des Unternehmens in Echtzeit einsehen und fehlende Quittungen oder Rechnungen nachverfolgen, indem sie über die Plattform Erinnerungen an die Mitarbeiter senden.

Auch die Überprüfung von Ausgaben ist einfacher, da Ausgaben gruppiert werden können. Das Finanzteam kann vor dem Export in die Buchhaltungssoftware außerdem direkt in Spendesk die richtigen Mehrwertsteuersätze und Sachkonten zuweisen. Spendesk macht das Ausgabenmanagement intuitiv einfach und effizient.

Jetzt zu smartem Ausgabenmanagement wechseln