Schnelles Set-up

Auf jeden Fall! Schicken Sie uns eine E-Mail an hello@spendesk.com, um mit einem unserer Teammitglieder zu telefonieren. Wir helfen Ihnen gerne – auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch.

Nicht manuell, nein. Letztlich ist es unser Ziel, die Spesenabrechnung ganz abzuschaffen, aber wir sind uns bewusst, dass nach wie vor alle Situationen abgedeckt werden müssen. Deshalb bieten wir für den Fall, dass Händler:innen nur Bargeld akzeptieren und Ausgaben Beschäftigte vorstrecken müssen, digitale Spesenabrechnungen an.

Die Beschäftigten machen dafür einfach ein Foto von ihrem Beleg, laden es über die Spendesk-App hoch und erstellen sofort eine digitale Spesenabrechnung. Dies macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und spart Zeit, sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das Finanzteam.

Ja, Beschäftigte können auf Geschäftsreisen und für Einkäufe unterwegs Debit Mastercards verwenden.

Das Finanzteam und ausgewählte Führungskräfte haben in einem einfachen Dashboard Zugriff auf folgende Funktionalitäten:

• Budgets für alle Karteninhaber:innen festlegen

• Die Bargeldabhebung freischalten / sperren

• Mehr Mittel hinzuzufügen

• Budgets reduzieren

• Die Karte sperren
  
  Alle Zahlungen werden innerhalb der Spendesk-Plattform aufgeschlüsselt. Die Nutzer:innen fotografieren die Quittungen zum Zeitpunkt der Ausgabe, so dass der Abgleich automatisiert werden kann.

Spendesk bietet modernen Unternehmen die passenden Zahlungsmethoden und eine leistungsstarke Plattform zur Verwaltung von Ausgaben. Dazu gehören Debitkarten als Ersatz für altmodische Firmenkreditkarten, virtuelle Karten für Online-Zahlungen und automatisierte Spesenabrechnungen.

Für Beschäftigte
Die Beschäftigten müssen Ausgaben nicht mehr aus eigener Tasche vorstrecken. Stattdessen fragen Sie einen Betrag für einen bestimmten Kauf an und können die Zahlung mit ihrer (physischen) Spendesk-Karte oder einer virtuellen Karte durchführen.

Wenn die Beschäftigten aus irgendeinem Grund ihre Spendesk-Karte nicht verwenden können, machen sie über die mobile Spendesk-App ein Foto der Quittung und erstellen direkt unterwegs eine digitale Spesenabrechnung. Diese wird zur Validierung direkt an die Führungskraft, und dann weiter an das Finanzteam geschickt.

Für Finanzteams
Alle Beschäftigten haben ihr eigenes Spendesk-Profil und eine eigene Spesenkarte, die mit einem bestimmten Betrag aufgeladen wird. Im Gegensatz zur Firmenkreditkarte wissen Sie also immer, wer gerade wo Firmengelder ausgibt.

Über die Plattform können Controller:innen Ausgabenlimits und Vorab-Freigaben für die Beschäftigten festlegen. C-Level-Führungskräfte oder Manager:innen können dabei ein anderes Niveau an vorab genehmigten Ausgaben haben als die restlichen Teammitglieder. Wenn ein Teammitglied das vorab freigegebene Budget überschreiten möchte, kann über die mobile App oder die Plattform online eine Anfrage an die Führungskraft gestellt werden.

Wenn eine Ausgabe mit einer Spendesk-Karte getätigt wird, macht der/die Mitarbeitende beim Kauf einfach ein Foto von der Quittung. So gehen keine Belege mehr verloren.

Finanzteams können die Ausgaben des Unternehmens in Echtzeit einsehen und fehlende Quittungen oder Rechnungen nachverfolgen, indem sie über die Plattform Erinnerungen an die Beschäftigten senden.

Auch die Überprüfung von Ausgaben ist einfacher, da Ausgaben gruppiert werden können. Das Finanzteam kann vor dem Export in die Buchhaltungssoftware außerdem direkt in Spendesk die richtigen Mehrwertsteuersätze und Sachkonten zuweisen. Spendesk macht das Ausgabenmanagement intuitiv einfach und effizient.