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SO FUNKTIONIERT’S

Schnelles Set-up

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Anmelden & aufladen

Verifizieren Sie Ihr Unternehmen und laden Sie Geld in Ihr Spendesk-Wallet.

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Budgets & Regeln festlegen

Legen Sie Freigabe-Workflows, Ausgaberichtlinien & Kartenlimits fest.

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Team einladen

Ihr Team kann Ausgaben anfragen, sicher bezahlen und Belege einreichen.

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Integrierte Prozesse für mehr Sicherheit

KONTROLLE

Volle Kontrolle für das Finanzteam

Legen Sie Teams, Kostenstellen, Ausgaberegeln & Freigabe-Workflows in einer zentralen Lösung fest.

BEZAHLEN

Autonome Beschäftigte

Ihr Team hat Zugriff auf sichere Zahlungsmittel wie virtuelle Karten & physische Debitkarten, und kann Rechnungen mit einem Klick einreichen.

NACHVERFOLGEN

Echtzeit-Übersicht

Verfolgen Sie jede Zahlung von der Freigabe bis hin zum Export der Daten in Ihre Buchhaltungssoftware.

SAMMELN

Automatisierte Belegerfassung

Beschäftigte werden nach jeder Zahlung automatisch daran erinnert, den Beleg einzureichen. Bei zu vielen fehlenden Belegen können sie vorübergehend geblockt werden.

BUCHHALTUNG

Alles digital

Mit Regeln für Ihre Lieferfirmen können die Zahlungen automatisch den richtigen Ausgabenkonten zugeordnet und am Monatsende im Handumdrehen validiert werden.

EXPORTIEREN

Native Integrationen

Exportieren Sie Ihre Spendesk-Transaktionen und Belege in Ihre Buchhaltungssoftware, z.B. DATEV.

Warum Finanzteams Spendesk lieben

  • Echzeit-Übersicht

    Sie sehen in Echtzeit, wer wofür bezahlt und wo Belege fehlen.

  • Intuitive Freigabe-Workflows

    Alle Anfragen sind für das Finanzteam zentral einsehbar.

  • Autonomie im Home Office

    Mitarbeitende bezahlen online mit virtuellen Karten und reichen Rechnungen mit einem Klick ein.

  • Abos zentral verwalten

    Alle Abos in einem zentralen Dashboard: So können Sie überflüssige Ausgaben schnell erkennen und Geld sparen.

  • Verbesserte Zusammenarbeit

    98% der Beschäftigten sind der Meinung, dass Spendesk die Zusammenarbeit im Team verbessert.

  • Zeitersparnis für alle

    Sie sparen Zeit bei administrativen Aufgaben und können Ihre Daten mit einem Klick zu DATEV senden.

Spendesk hilft uns dabei, unser Unternehmen zu skalieren. Wir können neue Beschäftigte und Ausgaben hinzufügen, ohne das Back-Office zu erweitern und behalten trotzdem die Kontrolle und Übersicht.

Mandana Latifi, CFO @Talent.io

Warum Führungskräfte Spendesk lieben

" Ich bekomme sofort eine Benachrichtigung, um die Ausgaben meines Teams freizugeben. So behalte ich das Budget im Auge, bevor es zu spät ist, und kann fundierte Entscheidungen für mein Team und das Unternehmen treffen. "

Gabrièle de Lamaze

Head of Customer Success @Plezi

  • Intuitive Freigabe-Workflows

    Alle Anfrage für neue Ausgaben laufen über Spendesk: Sie können Sie in Sekundenschnelle genehmigen oder ablehnen.

  • Budgets in Echtzeit verfolgen

    Sie sehen, wie viel Budget Ihnen noch zur Verfügung steht und können Anfragen entsprechend genehmigen oder ablehnen.

  • Verbesserte Zusammenarbeit

    Die Ausgabenverwaltung wird dezentralisiert und Führungskräfte können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Warum Beschäftigte Spendesk lieben

" Dank Spendesk muss ich unterwegs keine Ausgaben mehr vorstrecken. Stattdessen habe ich ein festes Budget auf meiner Karte, damit fallen auch die Spesenabrechnungen weg. "

Lola Oguntokun

Talent Acquisition Manager @Silverfin

  • Flexible Karten – überall

    Dank Spendesk bezahlen Mitarbeitende online mit sicheren virtuellen Karten und unterwegs mit ihrer Debitkarte.

  • Smarte Spesenabrechnungen

    Sie waren ohne Ihre Karte unterwegs? Machen Sie einfach ein Foto von ihrem Beleg und reichen Sie ihn über die mobile App ein.

  • Rechnungen einreichen

    Reichen Sie Ihre Rechnung mit einem Klick ein, Ihre Führungskraft validiert sie und das Finanzteam kümmert sich um die Zahlung.

Spendesk integriert sich nahtlos
mit Ihren anderen Lösungen

  • Bank

  • Spendesk

  • Buchhaltungssoftware

Möchten Sie mehr erfahren?

Die Entscheidung für eine neue Software ist nicht immer einfach. Wir sind hier, um Sie dabei zu unterstützen.

Kann ich mit einer echten Person sprechen?

Auf jeden Fall! Schicken Sie uns eine E-Mail an hello@spendesk.com, um mit einem unserer Teammitglieder zu telefonieren. Wir helfen Ihnen gerne – auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch.

Müssen Beschäftigte weiterhin Spesenabrechnungen machen?

Nicht manuell, nein. Letztlich ist es unser Ziel, die Spesenabrechnung ganz abzuschaffen, aber wir sind uns bewusst, dass nach wie vor alle Situationen abgedeckt werden müssen. Deshalb bieten wir für den Fall, dass Händler:innen nur Bargeld akzeptieren und Ausgaben Beschäftigte vorstrecken müssen, digitale Spesenabrechnungen an.

Die Beschäftigten machen dafür einfach ein Foto von ihrem Beleg, laden es über die Spendesk-App hoch und erstellen sofort eine digitale Spesenabrechnung. Dies macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und spart Zeit, sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das Finanzteam.

Gibt es auch physische Karten?

Ja, Beschäftigte können auf Geschäftsreisen und für Einkäufe unterwegs Debit Mastercards verwenden.

Das Finanzteam und ausgewählte Führungskräfte haben in einem einfachen Dashboard Zugriff auf folgende Funktionalitäten:

  • Budgets für alle Karteninhaber:innen festlegen

  • Die Bargeldabhebung freischalten / sperren

  • Mehr Mittel hinzuzufügen

  • Budgets reduzieren

  • Die Karte sperren

    Alle Zahlungen werden innerhalb der Spendesk-Plattform aufgeschlüsselt. Die Nutzer:innen fotografieren die Quittungen zum Zeitpunkt der Ausgabe, so dass der Abgleich automatisiert werden kann.

Wie funktioniert Spendesk?

Spendesk bietet modernen Unternehmen die passenden Zahlungsmethoden und eine leistungsstarke Plattform zur Verwaltung von Ausgaben. Dazu gehören Debitkarten als Ersatz für altmodische Firmenkreditkarten, virtuelle Karten für Online-Zahlungen und automatisierte Spesenabrechnungen.

Für Beschäftigte
Die Beschäftigten müssen Ausgaben nicht mehr aus eigener Tasche vorstrecken. Stattdessen fragen Sie einen Betrag für einen bestimmten Kauf an und können die Zahlung mit ihrer (physischen) Spendesk-Karte oder einer virtuellen Karte durchführen.

Wenn die Beschäftigten aus irgendeinem Grund ihre Spendesk-Karte nicht verwenden können, machen sie über die mobile Spendesk-App ein Foto der Quittung und erstellen direkt unterwegs eine digitale Spesenabrechnung. Diese wird zur Validierung direkt an die Führungskraft, und dann weiter an das Finanzteam geschickt.

Für Finanzteams
Alle Beschäftigten haben ihr eigenes Spendesk-Profil und eine eigene Spesenkarte, die mit einem bestimmten Betrag aufgeladen wird. Im Gegensatz zur Firmenkreditkarte wissen Sie also immer, wer gerade wo Firmengelder ausgibt.

Über die Plattform können Controller:innen Ausgabenlimits und Vorab-Freigaben für die Beschäftigten festlegen. C-Level-Führungskräfte oder Manager:innen können dabei ein anderes Niveau an vorab genehmigten Ausgaben haben als die restlichen Teammitglieder. Wenn ein Teammitglied das vorab freigegebene Budget überschreiten möchte, kann über die mobile App oder die Plattform online eine Anfrage an die Führungskraft gestellt werden.

Wenn eine Ausgabe mit einer Spendesk-Karte getätigt wird, macht der/die Mitarbeitende beim Kauf einfach ein Foto von der Quittung. So gehen keine Belege mehr verloren.

Finanzteams können die Ausgaben des Unternehmens in Echtzeit einsehen und fehlende Quittungen oder Rechnungen nachverfolgen, indem sie über die Plattform Erinnerungen an die Beschäftigten senden.

Auch die Überprüfung von Ausgaben ist einfacher, da Ausgaben gruppiert werden können. Das Finanzteam kann vor dem Export in die Buchhaltungssoftware außerdem direkt in Spendesk die richtigen Mehrwertsteuersätze und Sachkonten zuweisen. Spendesk macht das Ausgabenmanagement intuitiv einfach und effizient.

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