Tipps & Tricks für Buchhalter im Home Office

Das Jahr 2020 war für die Mehrheit aller Unternehmen eine echte Herausforderung. Um sich an die neue Situation anzupassen, mussten interne Prozesse umgestellt und vieles neu überdacht werden. Daran führte auch für Finanzteams kein Weg vorbei. Wer bereits vorher Prozesse digitalisiert hatte, war klar im Vorteil.

Für diesen Artikel erzählt uns Eva Tourki, Senior Accountant bei Spendesk, wie sie es schafft, die Ausgaben der 250 Spendesk-Mitarbeiter im Home Office zu verwalten.

Alltägliche Herausforderungen für Finanzteams:

„Für viele Finanzteams geht es im Alltag chaotisch zu, denn trotz Motivation und gutem Willen kommen zu den eigentlichen Aufgaben zusätzliche Belastungen, die Zeit kosten”, sagt Eva. Dazu gehören:

• Jagd auf Belege machen: „Wir ermahnen die Mitarbeiter regelmäßig, ihre Spesenabrechnungen, Belege und Rechnungen pünktlich einzureichen.”

• Manager um Freigaben bitten: „Wir laufen den Managern hinterher, damit sie die Ausgaben ihres Teams genehmigen, bevor wir z.B. Rechnungen überweisen können.”

• Fehlende Informationen suchen: „Wir machen nicht nur Jagd auf Belege, sondern auch auf fehlende Informationen und Daten, damit wir den richtigen Kontext für alle Ausgaben haben und die verschiedenen Budgets korrekt sind.”

• Fehler und Betrug vermeiden: „Wir überprüfen alle Dokumente, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Steuerbehörden in jedem Land eingehalten werden. Daher ist die Freigabe von Ausgaben und ein System zur Digitalisierung von Belegen so wichtig.”

Diese Herausforderungen können das Finanzteam teilweise in eine negativ behaftete Rolle drängen, (Kollegen ermahnen kommt nicht immer gut an), doch sie resultieren aus den eigentlichen Prioritäten von Buchhaltern:

Die fünf Prioritäten von Finanzteams

1. Risikobegrenzung z.B. durch die Einführung eines klaren Systems zur Genehmigung von Ausgaben und dem Einsatz von automatisierten Lösungen zur Erkennung von doppelt eingereichten Belegen.

2. Einführung einer Ausgabenrichtlinie für alle Mitarbeiter und automatisierte Kontrolle der Daten.

3. Einhaltung der Budgets überprüfen, z.B. mit Hilfe von Projektcodes für die verschiedenen Teams.

4. Echtzeit-Reportings erstellen, die ihnen regelmäßig einen Gesamtüberblick über alle Ausgaben und Einnahmen geben.

5. Dematerialisierung des Einkaufs durch Anpassung der Tools and die neue Situation: An der Digitalisierung interner Abläufe führt gerade in Zeiten von Remote Work kein Weg mehr vorbei.

Aus Gesprächen mit unzähligen Finanzteams wissen wir, dass diese fünf Prioritäten eher der Idealfall sind. Zu viele Finanzteams ertrinken nach wie vor in Papierkram und verbringen regelmäßig ihre wertvolle Zeit mit repetitiven, manuellen Aufgaben. Moderne Lösungen können es gerade Buchhaltern leichter machen, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie wie.

So behalten Buchhalter die Kontrolle über die Ausgaben ihrer Mitarbeiter

Egal ob im Büro oder im Home Office, es ist nicht einfach, die Übersicht über alle Ausgaben zu behalten und konsequent nachzuverfolgen, wofür die Mitarbeiter gerade Geld ausgeben. Doch es gibt Lösungen, die die richtige Balance zwischen Kontrolle und Autonomie erleichtern.

Geeignete Tools und Prozesse finden

Es ist wichtig, auch im Home Office die richtigen Instrumente zu finden, um jeden Schritt der Ausgabenverwaltung zu managen – und das geht so:

• Für mehr Kontrolle benötigen Sie eine klare Ausgabenpolitik: Stellen Sie sicher, dass alle Teams ihre Budgets im Vorfeld festlegen. So kann das Finanzteam einfacher sehen, welche Ausgaben gerechtfertigt sind und welche nicht.

• Damit die Mitarbeiter von überall autonom bezahlen können, benötigen Sie Zugang zu modernen und sicheren Zahlungsmethoden, wie virtuellen Karten für Online-Zahlungen und Debitkarten für Ausgaben unterwegs. Die Manager können die Ausgaben mit einem Klick freigeben, egal von wo aus sie arbeiten.

• Für Zahlungen auf Rechnung benötigen die verschieden Teams ebenfalls eine schnelle und einfache Möglichkeit, um Rechnungen digital einzureichen. Für das Finanzteam ist es wichtig, von überall aus Zugriff auf alle Rechnungen zu haben und diese mit wenigen Klicks bezahlen zu können.

• Digitalisieren Sie Ihre Spesenabrechnungen: Falls Ihre Mitarbeiter Ausgaben ab und zu vorstrecken müssen, sollten sie die Belege mit einer App scannen oder fotografieren, und die Spesenabrechnung digitalisiert einreichen können. Gerade wenn die Buchhaltung nicht im gleichen Gebäude, sondern von daheim aus arbeitet, macht das Aufbewahren von Papierbelegen wenig Sinn.

Die Implementierung solcher Prozesse spart Ihrem Finanzteam und dem gesamten Unternehmen viel Zeit (und damit Geld). Die Automatisierung dieser Prozesse führt außerdem zu einer besseren Datenqualität und weniger Fehlern, die bei der manuellen Eingabe von Daten entstehen können.

So funktioniert Spendesk in der Praxis

Eva Tourki, Senior Accountant bei Spendesk

Laut Eva ist Spendesk das einzige Tool, das sie zur Ausgabenverwaltung verwendet. „Ich habe meine Genehmigungs-Workflows in Spendesk, kann Buchungscodes hinzufügen und aktualisieren, verwende digitale Belege und Rechnungen und kann den Monat so mit wenigen Klicks abschließen."

„Seit ich Spendesk verwende:

• Habe ich keine Papierbelege oder ausgedruckten Spesenabrechnungen mehr auf meinen Schreibtisch.

• Habe ich weniger Probleme mit Lieferanten, denn ich bezahle Rechnungen jetzt doppelt so schnell.

• Kann ich alle unsere Kartenzahlungen schnell und in Echtzeit überprüfen, anstatt auf die lange Kreditkartenabrechnung zu warten - die leider oft voller Überraschungen steckt.

• Schließe ich den Monat doppelt so schnell ab und kann mich auf andere Aufgaben konzentrieren.

• Bearbeite ich Spesenabrechnungen und Rechnungen in Echtzeit. Vorher hatte ich am Monatsende einen ganzen Berg zu bearbeiten, das kann einem schnell über den Kopf wachsen.

• Macht es für meine Arbeit keinen Unterschied mehr, ob ich im Büro bin oder die Buchhaltung von zu Hause aus führe. Alles, was ich brauche, ist auf meinem Computer - ich verwende kein Papier mehr.”