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Spesenabrechnung

Spesenrückerstattung im Handumdrehen und ohne Papierkram, gemeinsam mit allen anderen Firmenausgaben.

TAUSENDE FINANZTEAMS UND BESCHÄFTIGTE VERTRAUEN UNSERER LÖSUNG!

  • Digitale Spesenabrechnungen

    Beschäftigte erstellen 100% digitale Spesenabrechnungen. Führuungskräfte können Anfragen noch schneller freigeben.

  • Automatische Belegerfassung

    Die Beschäftigten fotografieren ihren Beleg und die OCR Technologie extrahiert alle wichtigen Informationen.

  • Buchhaltung & Reporting

    Alle Spesenabrechnungen können, wie andere Firmenausgaben, jederzeit von überall aus eingesehen werden.
  • Spesenrückerstattung

    Finanzteams können die Rückerstattung von Spesen direkt in der Spendesk-Plattform auslösen.

Mobile Spesenabrechnung per App

Wenn Ihr Team unterwegs Ausgaben vorstrecken muss, kann die Rückerstattung der Spesen direkt über die mobile App angefragt werden.

Egal, welche Kosten auf Auswärtsterminen oder Dienstreisen anstehen, die Erstattungsanträge könne in nur wenigen Sekunden eingereicht werden. Erstellen Sie jedes Mal lückenlose Spesenabrechnungen und suchen Sie nie wieder nach fehlenden Quittungen.

Automatisierter Rechner für Kilometergeld und Verpflegungsmehraufwand

Geschäftsreisen leicht gemacht!

Verwalten Sie Kilometerpauschale, Verpflegungspauschale und Pauschalen für Übernachtungskosten direkt über die Spendesk-App: Die Beschäftigten geben die Informationen ein und Spendesk berechnet, welcher Betrag ihnen zusteht.

Keine Angst vor Audits - Sie sind immer compliant

Sie haben sofort Zugriff auf alle Spesen und bleiben dank integrierten und laufend aktualisierten Spesensätzen im rechtlichem Rahmen.

Zeigen Sie alle arbeitsbezogenen Ausgaben in Echtzeit an, statt erst am Ende des Monats. Erkennen Sie Duplikate, Fehler und fehlende Belege und stellen Sie sicher, dass Ihre Finanzunterlagen auf dem neuesten Stand sind.

Spesen direkt in Spendesk zurückerstatten

Weisen Sie die Rückerstattung von Spesen direkt in Spendesk an. Das Risiko für Fehler ist geringer und Sie können Zahlungen noch schneller abgleichen.

Verringern Sie Risiken und gleichen Sie Zahlungen schneller ab, und sorgen Sie so für zufriedenere Teammitglieder.

Zahlungen verfolgen und abgleichen

Mit Spendesk können Sie Kreditkarten, Rechnungen und Spesenabrechnungen in ein und demselben System verwalten.

Die Rückerstattungen von Spesen werden für eine bessere Kostenstellenverfolgung und Budgetübersicht mit allen anderen Transaktionen abgeglichen. Belege werden digitalisiert und gespeichert.

Automatisierte Ausgaben machen das Leben leichter

Olivier Dorison Accounting Manager @Onepark

Martin Pannier Product @Iziwork

Mandana Latifi CFO @Talent.io

Buchhaltung

Warten Sie nicht bis zum Monatsende, um Spesenabrechnungen zu bearbeiten. Sie können Spesen im Laufe des Monats überprüfen, die Rückerstattung zwischendurch vorbereiten und dem Monatsabschluss zuvorkommen.

Beschäftigte

Reichen Sie Spesen mit der Hilfe unseres Bots Marvin in Sekundenschnelle ein. Dank automatisierter Spesenabrechnung sparen Sie sich tagelange Arbeit und können sich stattdessen auf Ihren eigentlichen Job konzentrieren.

Finanzteam

Sie können für jeden Beleg auf den Audit-Trail zugreifen und Zahlungen mit ein paar Klicks anweisen. Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen oder manuell Daten eingeben, das Fehlerrisiko ist geringer.

Spesenabrechnung FAQ

Fragen und Antworten zur Erstattung von Geschäftskosten.

Wie funktioniert die Spesenabrechnung mit Spendesk?

Spesenabrechnungen müssen nicht kompliziert sein. Sind Beschäftigte in Vorleistung getreten, können sie den entsprechenden Beleg einfach abfotografieren und über die mobile Spendesk-App einreichen — sofort, problemlos und von überall. Der Beleg wird mit OCR-Technologie erfasst und direkt an den Budgetverantwortlichen weitergeleitet. Sobald die Ausgabe bestätigt ist, kann das Finanzteam sie prüfen und eine Überweisung planen. Die Beschäftigten haben das Geld dann schnell wieder auf dem Konto, ohne lange Wartezeiten.

Darüber hinaus ist es mit Spendesk möglich, sowohl physische als auch digitale Firmenkreditkarten mit festen Budgets einzurichten und diese individuell für Geschäftsreisen (oder andere Ausgaben) freizugeben. Auf diese Weise können Beschäftigte ihre Ausgaben direkt mit Ihrer Firmenkarte zahlen, ohne Geld vorstrecken zu müssen.

Alle Ausgaben werden direkt digital erfasst und im Tool gespeichert werden. Das Beste daran: Das alles geschieht in Echzeit und die Finanzabteilung behält die volle Kontrolle über alle Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden.

Wie spare ich Zeit bei der Reisekostenabrechnung?

Geschäftsreisen sind in vielen Unternehmen ein wichtiger Wachstumsfaktor. Aber sie verschlingen auch wertvolle Zeit, denn meist enden sie in umständlichen Reisekostenabrechnungen und endlosen Excel-Tabellen.

Nach unseren Untersuchungen dauert die durchschnittliche Reisekostenabrechnung 20 Minuten:

- 5 Minuten für die Teammitglieder zum Einreichen

- 5 Minuten für die Überprüfung und Genehmigung durch die Führungskraft

- 10 Minuten für das Finanzteam zur Überprüfung, Erstattung und Abstimmung

Ein automatisierter Prozess zur Reisekostenerstattung verkürzt diese Zeit für alle Beteiligten. Mitarbeitende brauchen nur wenige Sekunden, um ein Foto des Belegs zu machen und zusätzliche Details in der mobilen App hinzuzufügen. Die Führungskraft erhält eine Benachrichtigung, kann den Antrag von überall aus einsehen und bei Gültigkeit sofort genehmigen. Und das Finanzteam erhält eine korrekte Spesenabrechnung mit allen erforderlichen Informationen und kann entstandenen Kosten so schnell wie möglich und in voller Höhe zurückerstatten.

Der gesamte Prozess bleibt in den meisten Fällen deutlich unter fünf Minuten. Und das kann einen entscheidenen Unterschied ausmachen. Vor allem für Finanzfachkräfte, die die Spesenabrechnungen überprüfen und die Buchhaltung so schnell wie möglich abschließen müssen.

Welche Arten von Geschäftsreisekosten sind gedeckt?

Wenn Dienstreisen anstehen, haben Unternehmen ein breites Spektrum an Reisekosten zu tragen. Unter Reisekosten versteht man alle Kosten, die für notwendige Reisen außerhalb der üblichen Tätigkeitsstätte anfallen, vorausgesetzt, die Reise hat einen echten geschäftlichen Nutzen oder Zweck.

Für die Reisekostenerstattung gibt es die folgenden zwei Möglichkeiten:

1. Erstattung von tatsächlichen Kosten

Tatsächliche Reisekostenerstattung bei Geschäftsreisen heißt, dass der Arbeitnehmende vom Unternehmen die genauen Kosten auf der Grundlage von Belegen erstattet bekommt. Hierfür muss der/die Beschäftigte alle Belege sammeln und sie am Ende der Dienstreise an das Finanzteam weiterleiten.

2. Erstattung pauschaler Kosten

Darüber hinaus gibt es gesetzliche Pauschalbeträge für Dienstreisen im In- und Ausland. Dazu gehören z.B. Pauschalsätze für Verpflegung, Übernachtungen oder gefahrene Kilometer, falls Mitarbeitende den eigenen Pkw nutzen. In Deutschland werden die aktuellen Obergrenzen für die Spesenpauschalen jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht.

Zu den erstattungsfähigen Reisekosten gehören, u.A.:

  • Flugtickets

  • Übernachtungskosten für Geschäftsreisen in Hotels, Ferienwohnungen, etc.

  • Fahrtkosten für Taxifahrten, öffentliche Verkehrsmittel

  • Fahrtnebenkosten: Benzinkosten, Parkgebühren, etc.

  • Verpflegungskosten und Kosten für Geschäftsessen

  • Sonstige Reisenebenkosten wie Internetgebühren, Trinkgelder, Eintrittskarten usw.

Alle Kosten müssen einen geschäftlichen Zweck haben, d. h. ein Wochenendausflug am Ende einer Geschäftsreise zählt nicht, auch wenn die Reise selbst beruflich bedingt ist. Und in den meisten Ländern müssen Sie einen Beleg aufbewahren, um zu beweisen, dass alle Ausgaben getätigt wurden.

Mit einem automatisierten Tool für die Kostenerstattung verfügen Führungskräfte und Finanzteams über alle Informationen, die sie zur Genehmigung eines Kaufs benötigen. Sie können gültige Zahlungen von nicht abzugsfähigen Ausgaben (z. B. Alkohol oder Geschenke) unterscheiden und diese aus einem Antrag entfernen.

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle geschäftsbezogenen Ausgaben innerhalb eines angemessenen Zeitraums erstattet werden und dass keine ungültigen Anträge durchrutschen.

Jetzt mehr Kontrolle über
Firmenausgaben erhalten.