Verpflegungsmehraufwand 2025 & 2026: Gültige Spesensätze für Dienstreisen

Deutschland ist weltweit berühmt dafür, Dinge bis ins kleinste Detail zu regeln. Die Abrechnung von Dienstreisen ist da keine Ausnahme.

Mit dem Verpflegungsmehraufwand bzw. Verpflegungspauschalen können Arbeitnehmer:innen feste Spesensätze für ihre Reisekostenabrechnung nutzen. Nur: Wie funktioniert das genau?

In diesem Artikel wollen wir Ihnen eine Übersicht über geltendes Recht für Geschäftsreisen ins In- und Ausland geben.

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten 2026 unverändert 14 € bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden (auch An- und Abreisetag) und 28 € pro vollem Kalendertag ab 24 Stunden Abwesenheit. Für Auslandsdienstreisen gelten seit dem 1. Januar 2026 die im BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 neu festgelegten Länderpauschalen.

Die Verpflegungspauschalen für Inlandsreisen 2025 und 2026 im Überblick. Die Beträge gelten unverändert seit 2021. Quelle: § 9 Abs. 4a EStG; BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Der etwas sperrige Begriff „Verpflegungsmehraufwand” besagt im Grunde Folgendes: Wer wegen einer beruflichen Tätigkeit verreist und dadurch höhere Verpflegungskosten (für Essen und Getränke) hat, als dies an der regelmäßigen Arbeitsstätte der Fall wäre, bekommt diese zusätzlichen Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet oder kann sie steuerlich geltend machen. Geltendes Recht ist das Einkommensteuergesetz (EStG), genauer gesagt Paragraph 9 Absatz 4a. Statt Einzelbelegen gelten pauschale Spesensätze je nach Dauer und Reiseziel.

Warum Pauschalen statt tatsächlicher Kosten?

Da es sehr aufwendig wäre, diesen Betrag in jedem Einzelfall zu ermitteln, können Dienstreisende stattdessen pauschale Spesensätze abrechnen – unabhängig von den tatsächlichen Kosten. Die tatsächlichen Verpflegungskosten bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit können hingegen nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Für in- und ausländische Dienstreisen gibt es hingegen festgelegte Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Diese richten sich nach Reisedauer und Reiseland (siehe Tabelle weiter unten). Diese Regelung macht zwar vieles einfacher, bringt aber auch Nachteile mit sich.

Arbeitnehmende machen den Mehraufwendungen in der Regel in ihrer Reisekostenabrechnung geltend und bekommen die Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet. Alternativ können die Kosten in der Einkommensteuererklärung (Anlage N) berücksichtigt werden. Beides zugleich ist allerdings nicht möglich.

Zwei Spesensätze für alle Dienstreisen

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 25. November 2020 ein neues Schreiben zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmenden veröffentlicht. Es ersetzt das zuvor geltende Schreiben vom 24. Oktober 2014.

Wer zuletzt vor 2014 auf Dienstreise war, wird feststellen, dass sich mit der Reform des Reisekostenrechts ein paar Dinge geändert haben. Die wichtigste Neuerung seit 2014: Auswärtstätigkeiten mit einer Dauer von weniger als acht Stunden können nicht mehr abgerechnet werden.

Für den Verpflegungsmehraufwand gelten weiterhin zwei Verpflegungspauschalen, sowohl innerhalb Deutschlands als auch im Ausland — hierbei handelt es sich um die kleine Pauschale und die große Pauschale. Beide bemessen sich an der Reisedauer.

• Kleine Verpflegungspauschale: Diese Pauschale gilt für Geschäftsreisen mit einer Dauer von mehr als acht Stunden, jedoch weniger als 24 Stunden Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Auch gilt dieser Spesensatz für den Anreisetag und Abreisetag von mehrtägigen Reisen.

• Große Verpflegungspauschale: Diese Tagespauschale gilt bei mehrtägigen Dienstreisen, die eine Abwesenheitsdauer von mehr als 24 Stunden haben. Der Spesensatz wird dabei für jeden vollen Tag angewendet.

Dabei ist zu beachten, dass sich die Berechnung an Kalendertagen orientiert. Um einen ganzen Tag geltend zu machen, muss der/die Reisende also tatsächlich von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr unterwegs sein.

Übrigens: Zu den Reisekosten gehören neben den Verpflegungsmehraufwendungen natürlich auch Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Diese sind separat geregelt.

Welche Verpflegungspauschalen gelten 2025 & 2026 in Deutschland?

Die Spesen für Dienstreisen im Inland sind lange unverändert geblieben und wurden zuletzt im Jahr 2020 etwas angehoben. Zuvor war der Betrag das letzte Mal bei der Umstellung von D-Mark auf Euro angepasst worden.

Wie lauten die aktuellen Pauschalbeträge für Spesen in Deutschland?

Der Verpflegungsmehraufwand in den Jahren 2019 und davor lag bei 12 Euro für Abwesenheiten von 8 bis 24 Stunden und 24 Euro für mehr als 24 Stunden.

Seit 2021 wurden die Pauschbeträge jedoch nicht mehr verändert – sie gelten damit auch für 2025 und 2026. Zur besseren Übersicht haben wir alle relevanten Beträge der letzten vier Jahre für Sie zusammengestellt:

Für Dienstreisen mit einer Dauer von weniger als 24 aber mehr als 8 Stunden müssen 14 Euro in der Reisekostenabrechnung vermerkt werden. Bei einer Mindestdauer von 24 Stunden können für jeden ganzen Tag 28 Euro abgerechnet werden sowie für An- und Abreisetag jeweils 14 Euro. Eine Beispielrechnung finden Sie in unserer kostenlose Vorlage für die Reisekostenabrechnung.

Die Übernachtungspauschale liegt momentan bei 20 Euro. Allerdings wird die Hotelrechnung in der Regel auch bei höheren Beträgen vom Arbeitgeber übernommen. Übernachtungskosten, die nicht erstattet werden, können von Arbeitnehmer:in als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden.

Warum die Pauschale so niedrig ist? Eine Theorie besagt, dass dies Spesenbetrug vorbeugen soll, falls Geschäftsreisende bei Freund:innen oder Verwandten unterkommen können.

Verpflegungsmehraufwendungen: Gibt es Ausnahmen & Kürzungen?

Die Verpflegungspauschale wird in voller Höhe nur dann ausgezahlt, wenn die Dienstreisenden ihre Mahlzeiten selbst bezahlen. Falls der Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung stellt, wird der Pauschalbetrag entsprechend gekürzt.

• Wird das Frühstück nicht selbst bezahlt, werden 20 Prozent der Pauschale für den jeweiligen Tag abgezogen. (5,60 Euro bei Inlandsreise)

• Bei Mittag- oder Abendessen, die vom Arbeitgeber übernommen werden, entfällt sogar 40 Prozent der Pauschale. (11,20 Euro bei Inlandsreise)

Die Berechnung der Abzüge erfolgt stets auf Grundlage der Ganztagespauschale, und dies gilt auch für An- und Abreisetage. Die endgültigen Sachbezugswerte 2026 ergeben sich aus der Sozialversicherungsentgeltverordnung. Bitte prüfen Sie die aktuellen Werte vor der Abrechnung.

Für kürzere Dienstreisen ist zu beachten, dass vom Arbeitgeber bereitgestellte Mahlzeiten lohnsteuerpflichtig sind. In diesem Zusammenhang kommen die sogenannten Sachbezugswerte zum Tragen, die bei der Abrechnung berücksichtigt werden müssen:

• Der Sachbezugswert für ein Frühstück beträgt derzeit 2,00 Euro.

• Für ein Mittag- oder Abendessen liegt der Sachbezugswert bei 3,80 Euro.

Reisekosten vs. Betriebsausgaben – die wichtige Abgrenzung

Abgrenzung Reisekosten vs. Betriebsausgaben in Deutschland – Stand 2026. Rechtsgrundlagen: § 9 Abs. 4a EStG (Werbungskosten / Reisekosten) und § 4 Abs. 4 EStG (Betriebsausgaben). Quelle: Spendesk-Redaktion auf Basis EStG und BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025.

Arbeitnehmer:innen rechnen Reisekosten ab. Selbstständige/Unternehmen buchen die gleichen Aufwendungen als Betriebsausgaben. Die tatsächlichen Verpflegungskosten sind bei Auswärtstätigkeit nicht als Betriebsausgabe abziehbar – es gelten ausschließlich die Pauschalen.

Rechenbeispiel: So berechnen Sie den Verpflegungsmehraufwand

Ein praktisches Beispiel macht die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands greifbarer.

Wie hoch sind die Verpflegungspauschalen im Ausland?

Die Tagessätze für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland werden regelmäßig über BMF-Schreiben angepasst.

Für Auslandsdienstreisen ab dem 1. Januar 2026 gelten die im BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 veröffentlichten Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten.

Wie bereits erwähnt gelten die Kategorien für die Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen ins In- und Ausland gleichermaßen. Allerdings können sich die Spesensätze je nach Land deutlich unterscheiden.

Während eine Übernachtung in London zum Beispiel 163 Euro kostet, fallen in Rom nur 150 Euro an. Für einen Tag in Tokio beträgt die Pauschale 50 Euro, in Athen sind es hingegen 40 Euro.

In der Auflistung sind auch die Preise in unterschiedlichen Regionen im gleichen Land berücksichtigt. So werden Sie in der Tabelle am Ende dieses Artikels sehen, dass eine Übernachtung in den USA z.B. in New York City teurer ist als in Los Angeles.

Anders als die Pauschalen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands werden die Spesensätze für Ziele im Ausland häufig angepasst. Die Aktualisierung für 2026 enthielt abermals Änderungen für einige Länder, Landesteile und Städte.

Hier ist eine Tabelle mit den häufigsten Reisezielen und den jeweiligen Verpflegungspauschalen im Ausland.

Verpflegungsmehraufwand Tabelle (Ausland)

Sie benötigen weitere aktuelle Spesensätze für Dienstreisen ins Ausland?

Die vollständige Ländertabelle mit allen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten 2026 finden Sie hier.

Welche Spesensätze 2025 im Ausland gelten, finden Sie hier.

Häufige Fehler bei der Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands

Trotz klarer Regeln passieren in der Praxis immer wieder ähnliche Fehler:

1. Abrechnung bei Abwesenheit unter 8 Stunden
   Seit der Reform 2014 sind Auswärtstätigkeiten mit einer Dauer von weniger als acht Stunden nicht mehr pauschal abrechenbar. Viele ältere Vorlagen oder Gewohnheiten berücksichtigen das noch nicht.

2. Doppelte Geltendmachung
   Verpflegungspauschalen dürfen entweder über den Arbeitgeber erstattet oder in der Steuererklärung als Werbungskosten angesetzt werden – nicht beides. Hier kommt es häufig zu unbewusster Doppelverwendung.

3. Nicht berücksichtigte Mahlzeitenkürzungen
   Gestellte Mahlzeiten (z. B. Hotel-Frühstück, Konferenz-Catering) müssen zu Kürzungen der Pauschalen führen. In der Praxis werden diese Kürzungen in Reisekostenformularen oft vergessen oder nur pauschal geschätzt.

4. Falscher Umgang mit Auslandsreisen
   Für das Ausland gelten je nach Land und Stadt unterschiedliche Pauschbeträge. Häufig wird versehentlich mit den Inlandssätzen gerechnet oder es werden veraltete Auslandstabellen verwendet.

5. Unklare Abgrenzung bei doppelter Haushaltsführung
   Bei doppelter Haushaltsführung gelten Verpflegungspauschalen nur in den ersten drei Monaten. Danach können nur noch die Unterkunftskosten, nicht aber Verpflegungsmehraufwendungen abgesetzt werden – ein Detail, das leicht übersehen wird.

Mit einem professionellen Reisekosten-Tool lassen sich viele dieser Fehler automatisch vermeiden.

GoBD-konforme digitale Belege bei Reisekosten

Seit der Digitalisierung der Reisekostenabrechnung müssen Belege den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen.

Die wichtigsten GoBD-Anforderungen im Überblick

Die wichtigsten GoBD-Anforderungen für die digitale Reisekostenabrechnung. Rechtsgrundlage: § 147 AO. Wer Papierbelege nach dem Scan vernichten möchte, benötigt eine dokumentierte Verfahrensdokumentation.

Praxis-Tipps für die GoBD-konforme Reisekostenabrechnung:

1. Belege sofort per App fotografieren – Datum und Kontext sind so eindeutig zuordenbar.

2. OCR-gestützte Erfassung sichert Datenintegrität und maschinelle Auswertbarkeit.

3. Verfahrensdokumentation einmal aufsetzen – bei einer Betriebsprüfung ist sie Pflicht.

4. Automatische Verpflegungs- und Kürzungslogik vermeidet Fehler bei gestellten Mahlzeiten.

5. Belege im Original-Dateiformat archivieren – keine bloßen PDF-Ausdrucke von E-Mails.

Verpflegungspauschale berechnen - mit einem einfachen Tool

Unabhängig vom Ziel – am einfachsten ist es, Ihre Reisekostenabrechnung automatisch von einem intelligenten Tool regeln zu lassen.

Spendesk hat ein Modul zur Berechnung des Verpflegungsmehraufwands, das den Prozess vereinfacht, indem es automatisch den korrekten Betrag für Verpflegung basierend auf Reiseziel und -dauer berechnet. 

Klingt interessant? Buchen Sie noch heute eine Demo mit unseren Expert:innen.