Reisekostenabrechnung

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Unter Reisekostenabrechnung versteht man eine umfängliche Auflistung an Aufwendungen, die einem Unternehmen durch die Auswärtstätigkeit von Beschäftigten entstehen und spätestens nach der Reise erstattet werden, unabhängig vom Zielort. In der Regel werden Reisekosten entweder durch Reisekostenpauschalen oder auf Basis der tatsächlichen Kosten erstattet.

Was gilt als Geschäfts- bzw. Dienstreise? 

Eine Geschäfts- oder Dienstreise ist eine Reise, die im Interesse oder auf Anweisung des Arbeitgebers unternommen wird. Sie erfolgt in der Regel außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte und kann innerhalb des gleichen Landes oder international sein.

Die Reise kann zu verschiedenen Zwecken unternommen werden, z.B. um an Meetings oder Konferenzen teilzunehmen, Kund:innen zu besuchen, an Weiterbildungsmaßnahmen teilzunehmen oder Aufträge auszuführen.

Wer kann eine Reisekostenabrechnung erstellen? 

Eine Reisekostenabrechnung kann von jedem/jeder Arbeitnehmer:in erstellt werden, der/die im Auftrag seines Arbeitgebers gereist ist. Dies umfasst sowohl Angestellte als auch Führungskräfte und Geschäftsführer:innen. Auch Selbständige und Freiberufler:innen können eine Reisekostenabrechnung erstellen, wenn sie für berufliche Zwecke gereist sind.

Die Reisekostenabrechnung sollte alle während der Reise angefallenen Kosten enthalten, einschließlich Transportkosten (z.B. Flug, Bahn, Mietwagen), Unterkunftskosten, Verpflegungskosten und andere Ausgaben, die direkt mit der Reise zusammenhängen (z.B. Visagebühren, Parkgebühren, Tankquittungen).

Warum ist eine Reisekostenabrechnung wichtig?

Ziel ist es, die Gesamtkosten der Reise zu ermitteln und gegebenenfalls Beträge, die Mitarbeitende ausgelegt haben, rückerstatten zu können. Das Sammeln der Belege zu Aufwendungen, die im Zusammenhang mit beruflichen Auswärtstätigkeiten entstehen, ist für Firmen aber noch aus einem anderen Grund wichtig: Sie können ihr Recht auf Vorsteuerabzug nur dann geltend machen, wenn auf den Belegen der Reisekosten die Umsatzsteuer ausgewiesen ist.

Welche Ausgaben zählen zu den Reisekosten?

Unter Reisekosten werden alle Kosten verstanden, die im Unternehmen durch Reisen im Zusammenhang mit Auswärtstätigkeiten entstehen. Um die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen, wurden für einige Bereiche von Dienstreisen Pauschalbeträge angesetzt.

Gängig in Deutschland sind vor allem Kilometerpauschalen und Verpflegungspauschalen. Bekannt ist vor allem der sogenannte Verpflegungsmehraufwand. Dies ist ein Pauschalbetrag, den Mitarbeitende für Verpflegungskosten bei Geschäftsreisen im Inland und Ausland geltend machen können – unabhängig davon, ob tatsächlich Kosten für Verpflegung entstanden sind. Das Bundesministerium der Finanzen liefert jedes Jahr eine aktualisierte Liste der geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für Inlandsreisen und Auslandsreisen.

Folgende Kosten können als Reisekosten geltend gemacht werden:

• Fahrtkosten (für öffentliche Verkehrsmittel, Flugzeug oder auch Fahrten mit privatem PKW)

• Übernachtungskosten

• Verpflegungskosten

• Reisenebenkosten einschließlich entsprechenden Beleg bzw. Einzelnachweis

Wie werden die Fahrtkosten in Deutschland abgerechnet? 

Reisekosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung verschiedener Verkehrsmittel entstehen, können erstattet werden — vorausgesetzt, die Reise wurde nicht mit einem Firmenfahrzeug unternommen. Dazu gehören Kosten für Hin- und Rückfahrten, Ortsfahrten und Fahrten zwischen der Unterkunft und der Heimat, die mit den folgenden Transportmitteln durchgeführt werden:

• Eigenes Auto

• Vermietetes Fahrzeug

• Flugzeug

• Zug

• Taxi

Beim Einsatz öffentlicher Verkehrsmittel ist der Erhalt eines Tickets mit detaillierten Reiseinformationen üblich. Auch bei der Anmietung eines Fahrzeugs ist die genaue Bestimmung der Kosten durch die Vorlage einer Rechnung einfach. Die Berechnung der Reisekosten wird etwas komplexer, wenn ein Privatwagen verwendet wird. Hierzu finden Sie im nächsten Abschnitt weitere Informationen.

Wie erfolgt die Abrechnung der Fahrtkosten beim Privatwagen?

In Deutschland werden Fahrtkosten, die entstehen, wenn ein privater PkW genutzt wird, meistens anhand der Kilometerpauschale abgerechnet. Dies gilt sowohl für Angestellte, die für ihren Arbeitgeber reisen, als auch für Selbstständige und Freiberufler. Die aktuellen Sätze können variieren, es ist daher empfehlenswert, sich bei einem Steuerberater oder beim Finanzamt zu erkundigen.

Kilometerpauschale

Bei der Kilometerpauschale handelt es sich um einen festen Betrag pro gefahrenem Kilometer, der zur Berechnung der Fahrtkosten verwendet wird. Dieser Betrag soll alle Kosten abdecken, die mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbunden sind, einschließlich Kraftstoff, Versicherung, Wartung und Abschreibung. In Deutschland beträgt die Kilometerpauschale für Dienstfahrten mit dem eigenen Auto derzeit 0,30 Euro pro Kilometer (Stand 2023).

Kilometersatz

Um den Kilometersatz zu bestimmen, müssen Reisende sämtliche jährlich anfallenden Ausgaben für ihren privaten Pkw ermitteln, diese Gesamtkosten dann durch die insgesamt zurückgelegten Kilometer teilen und anschließend die resultierende Summe proportional auf die geschäftlich gefahrenen Kilometer anwenden. Die zu berücksichtigenden Kostenpunkte umfassen:

• Abschreibungen

• Kraftstoffkosten

• Miete oder Kosten für Garage/Stellplatz

• Reparaturen

• Kfz-Steuer

• Kfz-Versicherung

• Instandhaltung und Wartung

• Zinskosten

Kilometersatz bei hochwertigen Fahrzeugen

Insbesondere bei hochpreisigen Fahrzeugen kann die Anwendung des Kilometersatzes vorteilhaft sein. Daher wird diese Methode häufig von Unternehmern und Selbstständigen gewählt, deren Fahrzeug auch repräsentative Zwecke erfüllt.

Hinweis: Sowohl für die Kilometerpauschale als auch den Kilometersatz sollte ein Fahrtenbuch geführt werden.

Wie werden Übernachtungskosten abgerechnet?

Übernachtungskosten treten auf, wenn man für berufliche Zwecke reisen und dabei außerhalb der eigenen Wohnung oder des Firmensitzes übernachten muss. Beispiele für diese Ausgaben sind Hotelrechnungen oder Apartmentmieten. Um diese Kosten geltend zu machen, müssen Rechnungen oder Quittungen, die den Namen des Reisenden, das Datum des Aufenthalts und den genauen Preis enthalten, vorgelegt werden.

Unternehmer dürfen nur ihre tatsächlichen, nachweisbaren Kosten geltend machen, nicht jedoch eine Pauschale. Die Kosten für Übernachtungen können in voller Höhe abgesetzt werden und sind vorsteuerabzugsfähig.

Im Gegensatz zum Verpflegungsmehraufwand gibt es in Deutschland keine festgelegte Übernachtungspauschale. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer:innen oder Unternehmer:innen nur die tatsächlichen Kosten für ihre Übernachtung absetzen können, sofern sie diese durch eine entsprechende Rechnung oder einen Beleg nachweisen könne

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand abgerechnet?

Der Verpflegungsmehraufwand bezieht sich auf die zusätzlichen Kosten, die für Mahlzeiten während einer Geschäftsreise anfallen. In Deutschland beträgt die Pauschale für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 14 Euro und für eine 24-stündige Abwesenheit 28 Euro. Diese Pauschale muss entsprechend gekürzt werden, wenn der Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten erhält, beispielsweise vom Kunden oder vom Hotel. Der Betrag der Pauschale kann jedoch nicht unter 0 Euro sinken.

Wie werden Reisenebenkosten abgerechnet? 

Die sogenannten Reisenebenkosten sind vergleichsweise unbekannt. Sie umfassen alle zusätzlichen Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise anfallen. Dazu gehören Kosten wie:

• Gebühren für öffentliche Verkehrsmittel

• berufsbedingte Taxifahrten

• Parkgebühren

• Telefonkosten

• Mautgebühren

• Kosten für die Gepäckaufbewahrung / Reisegepäckversicherung

Um diese Kosten geltend zu machen, ist ein Nachweis in Form von Quittungen oder Belegen erforderlich. In bestimmten Fällen können Eigenbelege erstellt werden, wenn der ursprüngliche Beleg verloren gegangen ist oder nicht vorhanden ist. Bei Eigenbelegen ist jedoch kein Vorsteuerabzug möglich.

Im Gegensatz zu Fahrtkosten und Verpflegungsaufwendungen gibt es für Reisenebenkosten keine festgelegten Pauschalbeträge. Die Zahlung von Trinkgeldern kann übrigens mit Hilfe eines sogenannten Eigenbelegs nachgewiesen werden. Dies ist ein vom Mitarbeiter selbst erstellter Nachweis über die Höhe des Trinkgelds. Die Angaben darin müssen für das Finanzamt plausibel und nachvollziehbar sein.

Wozu dient eine Reiserichtlinie?

Für eine unkomplizierte Reisekostenabrechnung und einen reibungslosen Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen ist das Aufstellen von unternehmensinternen Reiserichtlinien sinnvoll. Sie können beispielsweise die Art der Verkehrsmittel für eine Dienstreise bestimmen, die Mitarbeitende nutzen dürfen, oder auch festlegen, welche Klasse bei der Buchung einer Dienstreise mit Zug oder Flugzeug gewählt werden kann (oft abhängig von der Distanz zwischen Unternehmenssitz und Reiseziel).

Automatisierte vs. manuelle Reisekostenabrechnung

Beleg-Chaos bei der Spesenabrechnung und ewiges Warten, bis die entstandenen Kosten in voller Höhe erstattet werden? Die manuelle Reisekostenabrechnung ist nicht ohne Grund von vielen gefürchtet. Sie ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.

Deshalb nutzen insbesondere Unternehmen, in denen viele Dienstreisen getätigt werden, in der Regel eine Software für die papierlose, automatisierte Abrechnung der Reisekosten.

Die Vorteile der automatisierten Reisekostenabrechnung:

1. Zeiteinsparung: Durch die Automatisierung der Reisekostenabrechnung können sowohl Mitarbeitende als auch das Finanzteam viel Zeit sparen, die sonst für das manuelle Erfassen und Überprüfen von Belegen aufgewendet würde.

2. Genauigkeit: Automatisierte Systeme verringern das Risiko von Flüchtigkeitsfehlern, die bei der manuellen Eingabe von Daten auftreten können. Sie können auch dazu beitragen, dass die Berechnungen den aktuellen gesetzlichen Vorgaben und Pauschalen entsprechen.

3. Compliance: Automatisierte Systeme können dazu beitragen, dass Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften einhalten, indem sie beispielsweise dafür sorgen, dass keine nicht zulässigen Ausgaben geltend gemacht werden.

4. Schnellere Rückerstattung: Durch die Automatisierung der Prozesse kann die Rückerstattung der Reisekosten beschleunigt werden, da die Abrechnung schneller bearbeitet werden kann. D.h. die Mitarbeitenden haben ihr Geld schneller wieder auf dem Konto.

5. Belegverwaltung: Viele automatisierte Systeme ermöglichen es, Belege digital zu erfassen und zu speichern, was die Verwaltung und Aufbewahrung von Belegen erleichtert.

6. Transparenz und Kontrolle: Mit automatisierten Systemen haben sowohl Arbeitnehmende als auch das Unternehmen einen klaren Überblick über die angefallenen Kosten und den Status der Rückerstattung.

7. Integration: Viele automatisierte Reisekostenabrechnungs-Systeme lassen sich in andere Buchhaltungs-Software (wie DATEV) integrieren, was einen reibungslosen Informationsfluss ermöglicht.

8. Kostenersparnis: Obwohl die Einführung eines automatisierten Systems zunächst Kosten verursacht, kann es langfristig zu Kosteneinsparungen führen, indem es den Aufwand für die Verwaltung von Reisekosten verringert und mögliche Fehler oder Betrugsversuche verhindert.

9. Umweltfreundlichkeit: Die Digitalisierung von Belegen und Abrechnungen reduziert den Bedarf an physischem Papier. Ein echter Vorteil für die Umwelt!

Unsere Software für Ausgabenmanagement bietet außerdem einen automatischen Rechner für Verpflegungsmehraufwand und Kilometergeld. Spendesk ermöglicht auch die Vergabe von Debit-Karten an Mitarbeitende, damit sie ihre Spesen ganz unkompliziert und für die Buchhaltung jederzeit in Echtzeit nachvollziehbar bezahlen können.