Reisekosten-Software im Vergleich: Funktionen, Kosten und DATEV-Anbindung

Die passende Reisekosten-Software hängt nicht allein von der Zahl der Reisenden ab. Entscheidend sind drei Fragen:

1. Wie häufig und wie komplex sind die Geschäftsreisen?

2. Wer bezahlt unterwegs?

3. Wohin müssen die Daten übergeben werden?

Wer diese Fragen beantwortet, kann viele Lösungen bereits vor einer Produktvorführung ausschließen. Ein Unternehmen mit wenigen gelegentlichen Reisen braucht andere Funktionen als ein Vertriebsteam, das jede Woche Flüge, Hotels, Mietwagen und Bewirtungen organisiert.

Dieser Leitfaden vergleicht vier Softwaretypen und zeigt, worauf Unternehmen bei Reisekosten, Firmenkarten, DATEV, Datenschutz und der Einführung achten sollten.

Welche Reisekosten-Software passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Reisefrequenz bestimmt, wie viel Buchungslogik erforderlich ist. Der Zahlungsweg entscheidet, wie viele Belege nach einer Reise eingesammelt werden müssen. Das Datenziel legt fest, welche Schnittstellen unverzichtbar sind.

Typische Zuordnungen sehen so aus:

• Bei wenigen Reisen reicht häufig eine Spesen-App oder eine Ausgabenmanagement-Plattform.

• Bei vielen planbaren Reisen kann die Kombination aus Buchungstool, Firmenkarten und Reisekostenabrechnung sinnvoll sein.

• Unternehmen mit einer bestehenden HR-Suite können zunächst deren Reisekostenmodul prüfen.

• Bei vielen Kartenzahlungen, Auslagen und Lieferantenrechnungen bietet sich eine zentrale Ausgabenmanagement-Plattform an.

Ein HR-Modul stößt allerdings an Grenzen, sobald Firmenkarten, Lieferantenrechnungen oder mehrere Zahlungswege dazukommen. Es konzentriert sich meist auf die Erstattung über die Gehaltsabrechnung.

Vier Arten von Reisekosten-Software im Vergleich

Die vier Softwaretypen setzen an unterschiedlichen Stellen des Reiseprozesses an. Preise und Funktionsumfang unterscheiden sich je nach Anbieter:in deutlich.

Buchungstools und Travel-Management-Systeme

Buchungstools steuern den Prozess vor der Reise. Sie lenken Buchungen in die Reiserichtlinie und können Flug, Bahn, Hotel und Mietwagen zentral erfassen.

Ihre Stärke liegt in der Buchung und Genehmigung geplanter Reisen. Nebenkosten wie Taxi, Parkgebühren, Trinkgelder oder Bewirtungen werden jedoch nicht immer automatisch erfasst. Dafür braucht es häufig eine zusätzliche Reisekosten- oder Ausgabenmanagement-Lösung.

Reisekostenmodule in HR-Suiten

Ein Reisekostenmodul in einer HR-Suite kann sinnvoll sein, wenn bereits Stammdaten, Gehaltsabrechnung und Personalprozesse auf derselben Plattform laufen.

Die Lösung eignet sich vor allem für Unternehmen mit wenigen Reisenden und einfachen Erstattungsprozessen. Prüfen Sie jedoch, ob auch Firmenkarten, Lieferant:innenrechnungen, mehrstufige Freigaben und DATEV-Übergaben unterstützt werden.

Spesen-Apps

Spesen-Apps konzentrieren sich auf die Erfassung und Abrechnung nach einer Reise. Mitarbeitende fotografieren Belege, geben Reisedaten ein und reichen ihre Abrechnung zur Freigabe ein.

Das ist für gelegentliche Reisen oft ausreichend. Bei vielen Kartenzahlungen oder zentralen Lieferant:innenrechnungen entstehen jedoch schnell zusätzliche Prozesse und Datenquellen.

Ausgabenmanagement-Plattformen mit Firmenkarten

Ausgabenmanagement-Plattformen setzen früher an. Sie verbinden Firmenkarten, Auslagenerstattungen, Rechnungen, Belege, Freigaben und Budgets.

Der Beleg wird direkt beim Kauf erfasst. Firmenkarten können mit Limits und Händlerkategorien gesteuert werden. Auslagen und Rechnungen laufen durch denselben Freigabeprozess. Spendesk bündelt Firmenkarten, Reisekostenerstattungen und Rechnungen in einer Plattform und übergibt die Daten an DATEV: Reisekosten mit Spendesk verwalten.

Buchung und Abrechnung sind nicht dasselbe

Buchungstools steuern vor allem den Prozess vor der Reise. Sie sorgen dafür, dass Buchungen innerhalb der Reiserichtlinie erfolgen.

Eine Reisekosten-App kontrolliert dagegen den Prozess nach der Reise. Sie erfasst Belege, Pauschalen und Erstattungen.

Eine Ausgabenmanagement-Plattform kann Zahlung und Abrechnung verbinden, ersetzt aber nicht automatisch ein Buchungstool. Bei hohem Reiseaufkommen kann deshalb eine Kombination sinnvoll sein:

• Buchungstool für Flug, Bahn und Hotel

• Firmenkarten für geplante und spontane Ausgaben

• Ausgabenmanagement für Belege, Freigaben und Zahlungen

• DATEV-Schnittstelle für Buchungsdaten und Belegbilder

Prüfen Sie bei jeder Software für die Reisekostenabrechnung, welche Ausgaben einer Reise sie tatsächlich abbildet.

Wer unterwegs bezahlt, bestimmt den Aufwand

Reiseausgaben laufen in der Praxis meist über drei Zahlungswege.

Auslagenerstattung

Mitarbeitende zahlen privat und reichen die Belege später zur Erstattung ein. Das Unternehmen muss dann nachträglich prüfen:

• ob die Ausgabe zulässig war

• ob der Beleg vollständig ist

• welcher Kostenstelle sie zugeordnet wird

• ob eine Pauschale gekürzt werden muss

Je später die Belege eingereicht werden, desto stärker belastet der Prozess den Monatsabschluss.

Zentrale Rechnung

Das Unternehmen bezahlt Hotel oder Flug direkt. Die Rechnung geht anschließend an die Buchhaltung und muss der richtigen Reise, Kostenstelle oder Person zugeordnet werden.

Dieser Prozess reduziert private Auslagen, kann aber zu Verzögerungen führen, wenn die Rechnung ohne Projektbezug oder Kostenstelle eingeht.

Firmenkarte mit Limits

Eine Firmenkarte verlagert die Kontrolle vor die Zahlung. Limits, Händlerkategorien und Freigaben können bereits vor oder während des Kaufs greifen. Der Beleg wird direkt nach der Zahlung fotografiert oder weitergeleitet.

Damit lassen sich mehrere Probleme gleichzeitig reduzieren:

• private Vorfinanzierung

• fehlende Belege

• geteilte Karten

• unklare Zuständigkeiten

• verspätete Freigaben

Eine Plattform, die Firmenkarten, Reisekostenerstattungen und Rechnungen verbindet, führt diese Zahlungswege in einem Prozess zusammen.

Reisekosten lassen sich unterwegs direkt per Smartphone erfassen und prüfen.

Was deutsche Steuerregeln von der Software verlangen

Eine Reisekosten-Software für den deutschen Markt sollte aktuelle Pauschalen berechnen, Belege nachvollziehbar archivieren, E-Rechnungen verarbeiten und personenbezogene Daten schützen.

Diese Funktionen gehören auf Ihre Prüfliste.

Verpflegungsmehraufwand und Kilometerpauschale

Für den Verpflegungsmehraufwand im Inland gelten nach den aktuellen steuerlichen Pauschalen grundsätzlich:

• 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden

• 14 Euro für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen

• 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden

Für die Nutzung des eigenen Pkw gilt grundsätzlich eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer. Prüfen Sie vor der Veröffentlichung und regelmäßig im Betrieb, ob die Software die aktuell geltenden Werte verwendet. Die IHK-Übersicht zu steuerfreien Reisekostenerstattungen fasst die wichtigsten Inlandspauschalen zusammen.

Die Auslandspauschalen legt das Bundesministerium der Finanzen regelmäßig neu fest. Eine geeignete Software sollte diese Werte automatisch aktualisieren oder eine einfache Aktualisierung ermöglichen. Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht zu den Auslandspauschalen.

Prüfen Sie außerdem, ob die Software Verpflegungspauschalen automatisch kürzt, wenn Frühstück, Mittagessen oder Abendessen im Hotel- oder Veranstaltungspreis enthalten sind.

GoBD und Aufbewahrung

Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare und unveränderbare Verarbeitung elektronischer Buchungsbelege. Die Software sollte deshalb:

• Belege vollständig speichern

• Änderungen protokollieren

• Korrekturen nachvollziehbar machen

• Zugriffsrechte abbilden

• eine geordnete Archivierung unterstützen

Für viele Buchungsbelege gilt seit 2025 grundsätzlich eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die konkrete Frist hängt von der jeweiligen Belegart und den gesetzlichen Anforderungen ab. Die Aufbewahrungsfrist sollte deshalb nicht mit der GoBD gleichgesetzt werden.

Prüfen Sie, ob der Anbieter eine geeignete Verfahrensdokumentation unterstützt und welche Informationen Sie für Ihre eigene Dokumentation benötigen.

E-Rechnungen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Eine vollständige automatisierte Verarbeitung ist damit jedoch noch nicht gewährleistet.

Die Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro betrifft vor allem die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Sie bedeutet nicht, dass Unternehmen keine strukturierten Rechnungen empfangen können müssen.

Eine Reisekosten-Software sollte daher prüfen können, ob sie strukturierte Rechnungsdaten wie XRechnung oder ZUGFeRD verarbeitet. Entscheidend ist, dass der strukturierte Datensatz erhalten bleibt und gemeinsam mit dem Beleg archiviert wird. Weitere Informationen finden Sie in den BMF-FAQ zur E-Rechnung.

Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Reisekostenbelege enthalten personenbezogene Daten, zum Beispiel Namen, Reiseziele, Bankverbindungen und Angaben zu beruflichen Terminen.

Verarbeitet ein Cloud-Anbieter diese Daten im Auftrag Ihres Unternehmens, ist in der Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Prüfen Sie außerdem:

• Hosting-Standort

• Unterauftragnehmer

• Datenübermittlung in Drittländer

• Lösch- und Aufbewahrungskonzepte

• Rollen und Berechtigungen

• Verschlüsselung und Zugriffsschutz

Die DATEV-Anbindung entscheidet über die Akzeptanz

Eine DATEV-Schnittstelle ist erst dann hilfreich, wenn Belege und Buchungsdaten vollständig und korrekt ankommen. Ein Hinweis wie „DATEV-kompatibel“ reicht für die Auswahl nicht aus.

Fragen Sie konkret:

• Werden Belegbilder an DATEV Unternehmen online übertragen?

• Werden Konten aus SKR03 oder SKR04 unterstützt?

• Werden Kostenstellen und Steuerschlüssel übertragen?

• Kommen Buchungsdaten und Belege gemeinsam an?

• Wer pflegt die Kontierung und das Mapping?

• Können mehrere Gesellschaften getrennt abgebildet werden?

• Wie werden Korrekturen nach dem Export verarbeitet?

• Welche Aufgaben bleiben bei der Steuerkanzlei?

Ein einfacher CSV-Export ohne Belegbilder kann dazu führen, dass die Kanzlei Unterlagen nachträglich einzeln anfordern muss. Eine tiefere Schnittstelle überträgt strukturierte Daten und Belegbilder gemeinsam.

Lassen Sie sich die Übergabe mit echten Belegen aus einem abgeschlossenen Monat zeigen. So erkennen Sie, wie viel Nacharbeit beim Finanzteam und bei der Steuerkanzlei verbleibt.

DATEV ist außerdem nicht die einzige wichtige Schnittstelle. Prüfen Sie, ob die Software Stammdaten und Kostenstellen aus der HR-Software oder dem ERP übernehmen kann. Andernfalls müssen neue Mitarbeitende, Kostenstellen oder Projekte möglicherweise manuell angelegt werden.

Informationen zur DATEV-Integration von Spendesk finden Sie auf dem DATEV-Marktplatz und auf der Seite zur DATEV-Anbindung von Spendesk.

Kosten einer Reisekosten-Software realistisch kalkulieren

Der Listenpreis sagt wenig über die Gesamtkosten aus. Entscheidend ist das Preismodell und die Zahl der Personen, die tatsächlich Reisen buchen oder Ausgaben einreichen.

Prüfen Sie unter anderem:

• Preis pro aktivem Nutzer

• Preis pro Mitarbeitendem

• Gebühren pro Buchung

• Kartengebühren

• Kosten für Fremdwährungszahlungen

• Gebühren für zusätzliche Gesellschaften

• Kosten für DATEV oder andere Schnittstellen

• Implementierungs- und Schulungskosten

• Aufwand für Administration und Support

Ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten, aber nur 30 regelmäßigen Reisenden sollte verschiedene Modelle durchrechnen. Ein Preis pro Nutzer kann teuer sein, wenn viele Personen nur ein- oder zweimal im Jahr eine Ausgabe einreichen.

Reisekosten-Software in vier Schritten einführen

Reiserichtlinie aktualisieren

Bevor Sie Regeln in einer Software abbilden, sollte die Reiserichtlinie klar und aktuell sein. Definieren Sie unter anderem:

• zulässige Hotel- und Transportkosten

• Buchungskanäle

• Freigabegrenzen

• Umgang mit privaten Anteilen

• Beleganforderungen

• Erstattungsfristen

• Vertretungen und Eskalationen

Freigabeworkflows festlegen

Legen Sie fest, wer Reisen, Ausgaben und Erstattungen freigibt. Berücksichtigen Sie dabei Betrag, Kostenstelle, Projekt, Gesellschaft und Vertretungsregeln.

Pilotteam auswählen

Starten Sie mit einem Team, das regelmäßig reist, zum Beispiel dem Vertrieb oder der Beratung. Nehmen Sie einen vollständigen Monatsabschluss in den Pilot auf.

Ergebnisse messen und ausrollen

Vergleichen Sie nach dem Pilot:

• Zeit bis zur Abrechnung

• fehlende Belege

• Rückfragen der Steuerkanzlei

• Dauer bis zum Monatsabschluss

• Zahl der manuellen Korrekturen

• Anteil automatisch verarbeiteter Ausgaben

Erst wenn der Prozess mit echten Belegen funktioniert, sollte die Einführung auf weitere Teams ausgeweitet werden.