Ladestrom für E-Dienstwagen prüfungssicher erstatten

Die steuerfreie Erstattung von Ladestrom an Mitarbeitende mit Elektro-Dienstwagen ist seit Jahren ein Thema mit hoher operativer Bedeutung – und mit dem BMF-Schreiben vom 11.11.2025 gibt es eine neue Verwaltungsanweisung. Ihr offizieller Titel:

„Steuerbefreiung nach § 3 Nummer 46 EStG und Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 6 EStG – Steuerliche Behandlung der vom Arbeitnehmer selbst getragenen Stromkosten"

Bereits aus diesem Titel ergeben sich zwei zentrale Bezugsnormen, die Sie für die Auslegung Ihrer Prozesse kennen sollten – und ein klarer Handlungsauftrag für Finanzteams, ihre Erstattungspraxis prüfen zu lassen.

Die zwei steuerlichen Bezugsnormen

Paragraph 3 Nr. 46 EStG regelt die Steuerbefreiung für den vom Arbeitgeber gewährten Vorteil aus dem elektrischen Aufladen eines Elektro- oder Hybridfahrzeugs an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers sowie für die zeitweise Überlassung einer betrieblichen Ladevorrichtung an Mitarbeitende. Diese Steuerbefreiung gilt unverändert und ist befristet.

Paragraph 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG erlaubt dem Arbeitgeber, bestimmte geldwerte Vorteile rund um das elektrische Laden und Ladevorrichtungen pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer zu versteuern. 

Beide Normen wirken zusammen: Die eine schafft Steuerfreiheit dort, wo das Aufladen oder die Wallbox direkt vom Arbeitgeber bereitgestellt wird; die andere bietet eine vereinfachte Versteuerungsoption für Zuschüsse.

Ob kWh-Nachweis nach dem Heimladen oder Quittung von der Ladesäule unterwegs – mit einer mobilen Lösung erfassen Mitarbeitende ihre Belege direkt am Punkt der Ausgabe und nicht erst Wochen später per E-Mail.

Wo der Knackpunkt liegt: Vom Arbeitnehmer selbst getragene Stromkosten

Der Untertitel des BMF-Schreibens benennt den eigentlichen Streitpunkt: die vom Arbeitnehmer selbst getragenen Stromkosten. Gemeint sind Konstellationen, in denen Mitarbeitende ihren Dienstwagen zu Hause an der eigenen Steckdose oder Wallbox laden und der Arbeitgeber diese Kosten erstatten möchte.

Für solche Erstattungen gilt der Grundsatz des Auslagenersatzes: Steuerfrei ist nur, was nachweislich tatsächlich entstandene Kosten ausgleicht. Werden Beträge ohne ausreichenden Nachweis ausgezahlt, droht eine Einstufung als geldwerter Vorteil mit der Folge von Lohnsteuer- und Sozialabgabenpflicht.

Eine Kaufmännische Leitung mit zwölf Elektro-Dienstwagen erstattet beispielsweise monatlich pauschale Beträge, ohne dass kWh-Verbräuche dokumentiert werden. Stellt eine Lohnsteuer-Außenprüfung fest, dass die Erstattung nicht durch Einzelnachweise gedeckt ist, müssen die betroffenen Zahlungen rückwirkend als Sachbezug erfasst und nachversteuert werden – inklusive Sozialabgaben.

Konsequenz für Ihre Praxis: Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Ihre derzeitige Erstattungsmethode (Pauschale, Einzelnachweis, Mischform) den Anforderungen des aktuellen BMF-Schreibens entspricht.

Anforderungen an die Dokumentation

Unabhängig von der konkreten Erstattungsmethode gelten die GoBD für jede Belegerfassung in Ihrer Buchhaltung:

• Vollständigkeit – kein erstatteter Betrag ohne zugehörigen Nachweis.

• Unveränderbarkeit – einmal erfasste Belege dürfen nicht überschrieben werden.

• Zeitnähe – Belege sollten möglichst zügig erfasst werden, in der Praxis innerhalb weniger Tage.

• Maschinelle Auswertbarkeit – strukturierte digitale Dokumentation statt loser Fotos in E-Mail-Postfächern.

• Aufbewahrung – Buchungsbelege unterliegen seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (2025) einer achtjährigen Aufbewahrungsfrist.

Für die konkrete Messung der Heimladung kommen in der Praxis drei Lösungen in Betracht: eine Wallbox mit separatem Stromzähler, ein mobiler Zwischenzähler zwischen Steckdose und Fahrzeug oder die fahrzeuginterne Verbrauchserfassung, sofern sie kWh-genaue Werte liefert. Welche Lösung in Ihrem Unternehmen anerkannt wird, klären Sie am besten vorab mit dem zuständigen Lohnsteuerprüfer oder Ihrer Steuerberatung.

Was sich für die DATEV-Buchung ändert

Wo Erstattungen nicht mehr nach einem fixen Pauschalbetrag, sondern auf Basis individueller kWh-Verbräuche erfolgen, hat das unmittelbare Auswirkungen auf die Buchung:

• Jeder erstattete Betrag ist variabel und muss einem eigenen Einzelbeleg zuzuordnen sein.

• Die Erstattung wird als steuerfreier Auslagenersatz an Arbeitnehmer gebucht – im Kontenrahmen SKR03 auf Konto 4660, in SKR04 auf Konto 6660 – mit dem Bankkonto als Gegenbuchung. 

• Die Verknüpfung zwischen Beleg und Buchungssatz muss revisionssicher sein – manuelle Nacharbeit kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Beispiel: Bei zwölf Dienstwagen-Fahrer:innen entstehen jeden Monat zwölf individuelle Belege statt eines einzigen kopierbaren Pauschal-Eintrags. Manuelle Erfassung in DATEV Unternehmen Online skaliert mit jedem zusätzlichen E-Fahrzeug. Ein klassisches DATEV-Reisekosten-Modul allein deckt diesen Use Case nicht ab, weil Ladestrombelege keine klassischen Reisekostenbelege sind.

Hier setzt eine automatisierte Lösung an: Spendesk übergibt variable Ladestrom-Belege über die DATEV Unternehmen Online-Schnittstelle inklusive Einzelbeleg-Verknüpfung. Die GoBD-konforme Archivierung läuft automatisch im Hintergrund.

Was in Spesenrichtlinie und Fuhrparkordnung gehört

Aktualisieren Sie Ihre Spesenrichtlinie, wenn Sie Ladestrom an Mitarbeitende erstatten. Drei Punkte sollten klar geregelt sein:

1. Erstattungsmethode – wie und auf welcher Grundlage erstattet wird.

2. Einreichfrist und Verantwortlichkeit – wer reicht bis wann was ein, wer prüft, wer gibt frei.

3. Akzeptierte Nachweisformate – z. B. digitaler Wallbox-App-Export, Screenshot Fahrzeugdisplay, Foto eines separaten Zwischenzählers.

Die Fuhrparkordnung sollte zusätzlich klären, ob das Unternehmen die Installation eines separaten Stromzählers vorschreibt und wer dessen Anschaffung trägt. Ohne separaten Zähler ist der kWh-Nachweis bei Heimladung kaum revisionssicher erbringbar.

Kommunizieren Sie die Änderungen einheitlich an alle betroffenen Mitarbeitenden – einschließlich Plug-in-Hybrid-Fahrenden.

Ladestrom-Erstattung ist keine reine Buchhaltungsaufgabe: Finanzen, Lohnbuchhaltung, HR und Fuhrpark müssen Hand in Hand arbeiten – jede Rolle mit klaren Zuständigkeiten.

Was steuerfrei bleibt: Laden am Arbeitsplatz und Wallbox-Überlassung

Unabhängig von der Behandlung des Heimladestroms ist nach § 3 Nr. 46 EStG das Aufladen am Arbeitsplatz weiterhin steuerfrei – ebenso die leihweise Überlassung einer betrieblichen Ladevorrichtung an Mitarbeitende, solange diese im Eigentum des Arbeitgebers bleibt und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgeht.

Bezuschussen Sie als Arbeitgeber den Kauf einer privaten Wallbox durch die/den Mitarbeitenden, lässt Paragraph 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG eine pauschale Versteuerung mit 25 Pozent zu. Diese Regelung steht unabhängig neben der Behandlung des Heimladestroms.

In der Praxis kombinieren viele Unternehmen beide Elemente: steuerfreie Wallbox-Überlassung plus separate Ladestromerstattung auf kWh-Basis. Beide Elemente sind dokumentationsseitig sauber zu trennen. Vertiefend dazu: Auslagenerstattung, Fahrtkostenerstattung und Kilometerpauschale.

Steuerkonforme Ladestromerstattung, GoBD-gerechte Dokumentation und automatischer DATEV-Export in einer Plattform.

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