Die Wahl der richtigen Tankkarte hängt vor allem vom Einsatzgebiet ab: Markenübergreifende Karten wie DKV und UTA decken bis zu 98 Prozent der Tankstellen in Deutschland ab, während markengebundene Karten von Shell oder Aral oft höhere Rabatte pro Liter bieten.
Die monatlichen Kosten variieren zwischen 0 und 10 Euro pro Karte – die eigentlichen Kostentreiber sind jedoch versteckte Transaktionsgebühren. Für Kleinunternehmen ohne Flotte empfehlen sich Prepaid-Modelle, die ohne Bonitätsprüfung und Bürgschaft auskommen.
Steuerlich gilt: Ob die Tankkarte als Sachbezug oder Betriebsausgabe behandelt wird, entscheidet darüber, ob und in welchem Umfang die MwSt abzugsfähig ist. Und wer Tankbelege nicht GoBD-konform digital erfasst und in DATEV exportiert, riskiert Probleme bei der nächsten Betriebsprüfung.
Was ist eine Tankkarte – und was unterscheidet sie von einer Firmenkreditkarte?
Eine Tankkarte ist eine zweckgebundene Zahlungskarte für Kraftstoff und fahrzeugbezogene Ausgaben wie Autowäsche, Schmierstoffe oder Mautgebühren. Anders als eine Firmenkreditkarte ist sie ausschließlich für diese Verwendungszwecke freigeschaltet. Jede Transaktion wird einzeln dokumentiert – mit Datum, Uhrzeit, Tankstelle, Kraftstoffmenge und Preis pro Liter. Am Monatsende erhält das Unternehmen eine Sammelrechnung. Viele Anbieter gewähren zudem Mengenrabatte, die bei normaler Kartenzahlung nicht verfügbar sind.
Grundsätzlich existieren zwei Kartentypen: Markengebundene Karten gelten nur an Tankstellen einer bestimmten Marke. Markenübergreifende Karten werden an nahezu allen Tankstellen akzeptiert.
Markengebunden oder markenübergreifend?
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Drei Entscheidungskriterien:
Routenabdeckung: Feste Strecken mit verlässlichen Stammtankstellen → markengebunden. Variable Routen → markenübergreifend.
Tankverhalten: Tanken Ihre Mitarbeiter überwiegend bei einer Marke? Dann lohnt der höhere Rabatt.
Europäische Abdeckung: DKV und UTA bieten europaweite Akzeptanz an 68.000 bis 73.000 Stationen.
Sechs Anbieter im Vergleich
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Stand: April 2026. Preise können variieren.
DKV Card: Marktführer bei markenübergreifenden Karten. Stärke liegt in der Service-Integration: Maut, Elektroladen an über 700.000 Ladepunkten und Flottenmanagement-Tools. Erste Wahl für europaweiten Fuhrpark mit variablen Routen.
UTA Card: Ebenfalls 98 Prozent Abdeckung in Deutschland, zusätzlich Autowäsche, Parken und Fähren. Besonders geeignet für Speditionen und internationalen Fuhrpark mit detaillierter Auswertung nach Fahrzeug, Fahrer und Kostenstelle.
Shell Card: Kombination aus Shell-Netz und Partnernetz (rund 5.800 Stationen in DE). Über Shell Recharge Zugang zu mehr als 500.000 Ladepunkten in Europa. Ideal für Mischflotten mit Elektrifizierungsstrategie.
Aral CardPlus: Durch Westfalen-Partnerschaft rund 4.000 Stationen in Deutschland, europaweit 20.000 über das ROUTEX-Netz. Sechs konfigurierbare Leistungsstufen und ADAC-Kooperation – gut für regionale Flotten.
TotalEnergies / Esso: Für preisbewusste Kleinflotten ohne monatliche Grundgebühr. Beachten Sie: TotalEnergies hat 2023 sein deutsches Tankstellennetz an Circle K verkauft – lokale Verfügbarkeit vorab prüfen.
Die wahren Kosten einer Tankkarte
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Markengebundene Karten sind häufig kostenfrei – die eigentlichen Kosten verstecken sich in Transaktionsgebühren. Bei 500 Euro Tankvolumen pro Monat und ein Prozent Transaktionsgebühr summiert sich das auf 60 Euro pro Jahr – pro Karte.
Tankkarte für Kleinunternehmen und Einzelunternehmer
Klassische Tankkarten sind auf Flotten ab fünf Fahrzeugen ausgelegt. Kleinunternehmer mit ein bis drei Fahrzeugen scheitern oft an Mindestvolumen, Bonitätsprüfung und aufwendigen Antragsprozessen.
Prepaid-Firmenkarten schließen diese Lücke: keine Bonitätsprüfung, keine Bürgschaft, sofortige Ausgabe. Das Unternehmen lädt Guthaben auf, der Mitarbeiter bezahlt damit an der Tankstelle. Jede Transaktion wird in Echtzeit dokumentiert, Tankbelege lassen sich direkt per App erfassen und die MwSt ist bei korrekter Dokumentation vollständig absetzbar.
Spendesk bietet Prepaid-Firmenkarten mit individuellen Limits pro Karte und GoBD-konformer Belegerfassung – ohne Wartezeit oder Bonitätsprüfung.
Tankkarte und Steuer
Sachbezug (§ 8 Abs. 2 EStG): Bei privater Nutzung gilt die Tankkarte als Sachbezug. Bis 50 Euro pro Monat bleibt der Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei – vorausgesetzt, die Karte wird als Sachmittel und nicht als Bargeldersatz gewährt.
Betriebsausgabe: Bei rein dienstlicher Nutzung sind alle Kosten absetzbar. Der volle Vorsteuerabzug von 19 Prozent MwSt ist möglich, sofern ordnungsgemäße Rechnungen vorliegen.
Praxis-Tipp: Richten Sie eine separate Kostenstelle „Kraftstoff" ein. So trennen Sie Tankausgaben von anderen Fahrzeugkosten und vereinfachen die Zuordnung bei der Steuererklärung.
Tankbelege digital erfassen und in DATEV exportieren
Papierbelege sind das Nadelöhr der Tankkarten-Abrechnung. Hochgerechnet auf einen Fuhrpark mit 20 Fahrzeugen und 80 Tankvorgängen pro Monat summiert sich manueller Erfassungsaufwand auf sieben bis 13 Stunden monatlich.
GoBD-Anforderungen: Digitale Belege müssen unveränderbar gespeichert sein, einen Zeitstempel tragen, zeitnah erfasst werden (innerhalb von zehn Tagen) und zehn Jahre aufbewahrt werden.
Die Lösung: Der Mitarbeiter fotografiert den Beleg direkt an der Zapfsäule. Die App erfasst Datum, Betrag und MwSt automatisch per OCR. Der Export in DATEV Unternehmen Online erfolgt mit korrekter SKR 03/SKR 04-Kontierung – ohne manuelle Übertragung.
Spendesk blockiert die Karte automatisch, wenn Belege nicht eingereicht werden. Das Ergebnis: 97 bis 98 Prozent der Belege werden pünktlich erfasst – ohne manuelles Nachfassen.
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