Top Ten Apps für digitale Reisekostenabrechnungen

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Nina Meyer

Veröffentlich am 10. November 2022

Der Blog Header zeigt einen zerknüllten Papierbeleg

Die Zeiten, in denen Mitarbeiter ihre Belege nach jeder Zahlung wochenlang aufbewahren mussten, um am Monatsende alle Beträge akribisch in eine Excel-Tabelle einzutragen, sind vorbei. Hoffentlich auch in Ihrem Unternehmen? Heutzutage sind die Mitarbeiter mobil und können von überall aus arbeiten, daher benötigen sie zur Verwaltung ihrer Ausgaben moderne Lösungen, die es ebenfalls sind.

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Welche App ist die richtige?

Angesichts der vielzähligen, auf dem Markt verfügbaren Lösungen, ist es schwierig, die richtige Wahl zu treffen. Wir haben in diesem Artikel zehn Apps zusammengetragen, die das Management von Spesen und Reisekosten zum Kinderspiel machen. Diese Apps ermöglichen es Ihnen zum Beispiel, bereits angefallene Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen, Belege im Handumdrehen digitalisiert einzureichen und Spesenabrechnungen in nur wenigen Minuten zu erstellen.

Von einfachen bis komplexen Tools für die Reisekostenabrechnung - in dieser Liste ist für jeden etwas dabei!

1. Onexpense

Onexpense ist eine App zur Verwaltung von Spesenabrechnungen. Sie machen einfach ein Foto von Ihrem Beleg oder Ihrer Rechnung und die App liest die Kosten aus. Sie können auch die Kilometergeldabrechnung über die App machen. Außerdem stellt Ihnen Onexpense Spesenvorlagen für Ihre Mitarbeiter zur Verfügung.

Jeder Spesenbericht wird dann in einer Datei (CSV, PDF oder Excel) zusammengestellt und zur schnellen Rückerstattung an die Buchhaltungsabteilung geschickt.

2. Expensya

Mit der französischen Software Expensya lässt sich die Erstattung von Reisekosten automatisieren und die Buchhaltung kann den Mitarbeitern die Auslagen für die Kilometerpauschale schneller erstatten. Automatisierte Genehmigungsprozesse und Richtlinien sorgen für mehr interne Transparenz und Ausgabenkontrolle.

Expensya verfügt über verschiedene Integrationen, u.a. mit Quadra, Loop oder Quickbooks, die es den Kunden ermöglichen, ihre Daten schnell zu exportieren. Für DATEV gibt es noch keine Schnittstelle, die Daten können jedoch in verschiedenen Formaten von Expensya exportiert und dann in DATEV importiert werden.

3. Lanes & Planes

Der Münchner Anbieter Lanes & Planes hat sich auf die Digitalisierung aller Etappen der Geschäftsreise spezialisiert. Dazu zählen unter anderem die Suche und Buchung eines Transportmittels und der passenden Unterkunft.

Wenn die Reise nicht angetreten werden kann, lässt sich die Stornierung und Erstattung über die Plattform regeln. Auch die Reisekostenabrechnung, das Belegmanagement und Reporting sind in der Plattform möglich.

Der Vorteil von Lanes & Planes für die Buchung einer Reise sind die Direktschnittstellen zu Lufthansa, Low-Cost Carriern, DB, Flixbus und mehr als 70 Hotelportalen. Außerdem beschäftigt die Firma im Service-Team nur ausgebildete Reiseverkehrskaufleute.

4. Spendesk

Mit Spendesk bearbeitet das Finanzteam die Spesenabrechnungen der Kollegen in Rekordzeit und ohne Papierkram, gemeinsam mit allen anderen Firmenausgaben. Die Mitarbeiter erstellen über die App 100% digitale Spesenabrechnungen (es genügt, ein Foto des Belegs hochzuladen), und das Finanzteam kann die Rückerstattung der Spesen direkt in der Spendesk-Plattform auslösen. Ohne Excel-Tabellen und die mühsame Suche nach verlorenen Belegen. Doch das ist nicht alles.

Die Software ist eine Komplettlösung zur smarten Ausgabenverwaltung. Um Spesenabrechnungen zu vermeiden, können die Mitarbeiter über eine zentralisierte Plattform virtuelle Debitkarten für sichere Online-Zahlungen erstellen. Bei Geschäftsessen oder auf Dienstreisen bietet es sich an, mit einer physischen Debitkarte zu bezahlen.

Damit gibt Spendesk den Mitarbeitern ihre Autonomie zurück, und das Finanzteam behält dank der zentralisierten Plattform, auf der alle Mitarbeiterausgaben zusammenlaufen, die Kontrolle und Übersicht über alle Ausgaben – und das in Echtzeit.

5. N2F

Die App N2F wurde für internationale Reisen entwickelt und bietet u.a. eine automatische Währungsumrechnung. Sie existiert in elf Sprachen und hat einen eingebauten Offline-Modus. Für zusätzliche Sicherheit synchronisiert N2F alle fotografierten Belege mit dem Konto des Nutzers.

N2F verfügt außerdem über eine Funktion zur Zeiterfassung, d.h. die Nutzer können ihre aufgewendete Zeit pro Projekt in der App tracken. Das kann z.B. für Freelancer, die gleichzeitig an verschiedenen Projekten arbeiten, nützlich sein. Außerdem können Sie unterwegs über Ihr Smartphone mit der N2F-App Dokumente elektronisch unterschreiben.

6. Jenji

Jenji ist eine Software für Unternehmen, die ihre Spesenabrechnungen in Echtzeit verwalten möchten. Die automatisierte Verwaltung von Spesen, Kilometerpauschalen und mehr ist mit dieser App möglich. Alle Rechnungen werden digitalisiert, ausgelesen und automatisch verarbeitet. Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit der manuellen Eingabe und bleiben Sie produktiv. Jenji ist in verschiedenen Ausführungen für Firmen und Buchhalter erhältlich.

7. Mobile Xpense

Die Lösung Mobile Xpense hat sich nach eigenen Angaben auf “zukunftssicheres, bewährtes Travel & Expense Management” spezialisiert. In der Plattform können Mitarbeiter ihren Reieseantrag ausfüllen, der über einen transparenten Reiseantrags-Workflow vom Vorgesetzten bestätigt oder abgelehnt werden kann. Kunden können Mobile Xpense für die Buchung von Geschäftsreisen mit einem Online-Buchungstool Ihrer Wahl integrieren, um die Ausgaben besser zu kontrollieren.

Belege für die Spesenabrechnung können unterwegs mit dem SpendCatcher™ fotografiert und ausgelesen werden. Für eine einfachere Erstattung der Kilometerpauschale bei Dienstreisen bietet die Software u.a. eine Google Maps©-Integration an.

Unter den Markennamen ‘Declaree’ und ‘Expense’ bietet MobileXpense spezielle Lösungen für den Mittelstand an.

8. Expensify

Expensify kombiniert die Verwaltung von Spesenabrechnungen mit zusätzlichen Funktionalitäten für Dienstreisen. Dazu zählen z.B. automatische Benachrichtigungen für Ihre Flüge, Verspätungen beim Boarding, oder das automatische Tracken der zurückgelegten Kilometer mittels GPS. Die Mitarbeiter müssen diese Funktion zum Schutz ihrer Privatsphäre selbst aktivieren.

Expensify bietet je nach Branche unterschiedliche Layouts der App an, sodass die Funktionen und Informationen, die von ihrem Unternehmen hauptsächlich verwendet werden, im Vordergrund stehen.

9. Rydoo

Xpenditure-Rydoo ist eine einfach zu bedienende App zur Verwaltung von Spesenabrechnungen. Die App kann, wenn Sie zwei Mal den gleichen Beleg hochladen, das Duplikat automatisch identifizieren. Die Software ermöglicht es Managern, die Ausgaben der Mitarbeiter in Echtzeit zu validieren, und dem Top-Management, Richtlinien für die Ausgabenverwaltung zu integrieren. Verschiedene Tochtergesellschaften und Niederlassungen können ebenfalls in der App hinzugefügt werden. Zudem können Daten und Reportings in verschiedenen Formaten exportiert und in die gängigen Buchhaltungssoftwares exportiert werden.

10. SAP Concur

Concur gehört seit 2014 zu SAP und wird hauptsächlich von Unternehmen mit mehr als 700 Mitarbeitern genutzt. Diese Software bietet eine vollständige Suite für die Ausgabenverwaltung an.

Die Mitarbeiter fotografieren ihre verschiedenen Belege über die mobile App und reichen ihre Spesen digital ein. Die Manager haben mehr Transparenz bei der Prüfung und Genehmigung der Spesenabrechnungen und das Finanzteam hat mehr Übersicht und kann die Rückerstattung der Reisekosten schneller veranlassen.

Fazit

Die Wahl der richtigen Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ist strategisch wichtig, denn das Tool sollte den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht werden. Nehmen Sie sich daher Zeit, verschiedene Anbieter zu vergleichen und zu prüfen, welche Funktionalitäten die verschiedenen Teams wirklich benötigen.

Für ein Unternehmen, in dem pro Monat nur eine Handvoll Spesenabrechnungen anfallen, kann z.B. eine Lösung zur automatischen Belegverarbeitung ausreichen. Wenn die Teams allerdings viel unterwegs sind, und für die Geschäftsreisen neben Spesen auch Kilometergeld oder Verpflegungsmehraufwand zurückerstattet werden müssen, ist eine Software mit zusätzlichen Funktionalitäten sicher die bessere Wahl.

Wie Spendesk sollte die Software Ihrer Wahl im Idealfall auch passende Zahlungsmethoden für die Mitarbeiter anbieten, sodass diese nur noch im Notfall Ausgaben vorstrecken müssen. Die App sollte es außerdem dem Finanzteam ermöglichen, in Echtzeit Zugriff auf alle Ausgaben zu haben.

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