Lohn- und Gehaltsabrechnung: Aufbau, Pflichtangaben und Erstellung

Jeden Monat steht in Ihrem Unternehmen derselbe Termin an: Die Löhne und Gehälter müssen abgerechnet werden – korrekt, pünktlich und rechtssicher. Für die Buchhaltung und das Finanzteam bedeutet das, Arbeitszeiten, Steuerklassen, Sozialversicherungsbeiträge und variable Zuschläge in einem einzigen, nachvollziehbaren Dokument zusammenzuführen. Ein Fehler fällt sofort auf – bei den Mitarbeitenden, beim Finanzamt oder spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, was eine Lohn- und Gehaltsabrechnung enthalten muss, wie sie aufgebaut ist, wie Sie sie erstellen, wie lange Sie sie aufbewahren müssen – und wie Sie den gesamten Prozess effizienter gestalten.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung einfach erklärt 

Die Lohn- oder Gehaltsabrechnung ist ein Dokument, das Arbeitgeber ihren Arbeitnehmer:innen regelmäßig – in der Regel monatlich – ausstellen. Es schlüsselt auf, wie sich das Gesamtgehalt zusammensetzt: aus dem Grundgehalt, eventuellen Zuschlägen, Boni oder Überstunden. Gleichzeitig werden Abzüge wie Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und gegebenenfalls weitere Posten wie Vorschüsse oder Pfändungen aufgelistet.

Der Nettobetrag – also das, was die Mitarbeiter:innen nach allen Abzügen erhalten – wird ebenfalls ausgewiesen. Für Beschäftigte dient die Abrechnung als Einkommensnachweis und als Grundlage für die Steuererklärung. Für den Arbeitgeber ist sie ein gesetzlich vorgeschriebener Beleg.

Diese Pflichtangaben gehören auf jede Abrechnung

Der Inhalt einer Lohn- und Gehaltsabrechnung ist in Deutschland gesetzlich geregelt. Nach § 108 der Gewerbeordnung (GewO) muss die Abrechnung mindestens Angaben zum Abrechnungszeitraum und zur Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Im Gesetzestext heißt es:

„[…] Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.“

In der Praxis gehören dazu:

• Persönliche Daten: Name, Anschrift, Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer der beschäftigten Person sowie Name und Anschrift des Arbeitgebers

• Abrechnungszeitraum, üblicherweise ein Monat

• Bruttobezüge: Grundgehalt beziehungsweise Grundlohn, Überstunden, Boni, Zuschläge und Zulagen

• Abzüge nach Art und Höhe: Lohnsteuer, gegebenenfalls Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag sowie die Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung)

• Nettobetrag, der zur Auszahlung kommt

• Weitere Posten wie Abschlagszahlungen, Vorschüsse oder Pfändungen

Diese Struktur ist zugleich die Vorlage, an der sich jede korrekte Abrechnung messen lässt.

So erstellen Arbeitgeber eine Lohn- und Gehaltsabrechnung

Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden in der Regel mithilfe von speziellen Lohnabrechnungsprogrammen erstellt, die den Prozess automatisieren und vereinfachen.

Weil solche Programme für kleinere Unternehmen bereits ab wenigen Euro pro Monat und Mitarbeiter:in verfügbar sind, ist das händische Arbeiten mit Tabellenkalkulationen mittlerweile unüblich.

So sieht der typische Ablauf aus:

Schritt 1: Erfassung der Mitarbeiterdaten

Zunächst werden alle relevanten Daten der Mitarbeitenden im System hinterlegt. Dazu gehören persönliche Informationen, Steuerklasse, Sozialversicherungsbeiträge, Gehaltsdetails und andere relevante Faktoren wie Zulagen oder Abzüge.

Schritt 2: Eingabe der Arbeitsleistung

Für jede Abrechnungsperiode werden die geleisteten Arbeitsstunden, Überstunden, Krankheitstage, Urlaubstage usw. erfasst. Bei Gehaltsempfänger:innen, die ein festes Monatsgehalt erhalten, entfällt dieser Schritt teilweise.

Schritt 3: Berechnung

Das Programm berechnet auf Basis der eingegebenen Daten das Bruttogehalt. Anschließend werden gesetzliche Abzüge wie Lohnsteuer, Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) automatisch abgezogen.

Schritt 4: Erstellung der Abrechnung

Das System generiert eine detaillierte Aufstellung, die das Bruttogehalt, die einzelnen Abzüge und den Nettolohn zeigt. Diese Abrechnung wird dann den Mitarbeiter:innen zur Verfügung gestellt, oft als Papierdokument oder in elektronischer Form.

Schritt 5: Meldungen und Überweisungen

Das Programm hilft auch bei der Erstellung notwendiger Meldungen an Steuerbehörden und Sozialversicherungsträger. Außerdem kann es die Überweisung der Nettogehälter an die Mitarbeiter:innen und der Abzüge an die entsprechenden Behörden und Versicherungen unterstützen.

Lohn und Gehalt unterscheiden sich in der Vergütungsbasis

Der Unterschied zwischen einer Lohn- und einer Gehaltsabrechnung liegt hauptsächlich in der Art der Vergütung und den zugrunde liegenden Beschäftigungsverhältnissen:

In der Praxis sind diese Unterschiede jedoch nicht immer klar definiert. In einigen Fällen können auch Angestellte auf Stundenbasis bezahlt werden, und manche Arbeiter:innen erhalten ein festes Monatsgehalt.

Zudem sind die Abrechnungen in ihrer Struktur ähnlich – beide zeigen Bruttoverdienst, Abzüge und Nettobetrag. Der Hauptunterschied liegt in der Berechnung des Grundgehalts beziehungsweise Grundlohns.

Der Aufbau einer Abrechnung folgt einer festen Reihenfolge

Während der genaue Aufbau – etwa die Reihenfolge der Abzüge – variieren kann, ist der Inhalt in Deutschland durch die bereits genannten Vorgaben aus § 108 GewO gesetzlich geregelt.

Wenn Unternehmen für ihre Angestellten eine Abrechnung erstellen, folgen sie in der Regel dieser Struktur, die sich zugleich als Muster für die eigene Vorlage nutzen lässt:

Persönliche Informationen

• Name, Adresse, Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer

• Firmenname und Adresse des Arbeitgebers

Abrechnungszeitraum

• der Abrechnungszeitraum beträgt üblicherweise einen Monat

Bruttogehalt/-lohn vor Abzügen

• einschließlich Grundgehalt, Überstunden, Boni, Zulagen usw.

Abzüge

• Lohnsteuer

• Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung)

• gegebenenfalls Solidaritätszuschlag

• gegebenenfalls Kirchensteuer

Nettogehalt/-lohn

• der Betrag, der der beschäftigten Person nach allen Abzügen ausgezahlt wird

Eventuelle weitere Angaben

• weitere Abzüge wie Pfändungen oder Vorschüsse

• gegebenenfalls jahreskumulierte Werte wie das Gesamtbruttogehalt und die Gesamtabzüge

• gegebenenfalls zusätzliche Informationen wie Urlaubsanspruch, Krankheitstage oder betriebliche Altersvorsorge

Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen mindestens sechs Jahre archiviert werden

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Lohnunterlagen aufzubewahren. Das Lohnkonto und die dazugehörigen Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen nach § 41 Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG) sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am 1. Januar des Jahres, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt, und endet sechs Jahre später zum 31. Dezember.

Sind die Unterlagen zugleich als Buchungsbelege für die betriebliche Gewinnermittlung relevant, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Digital geführte Abrechnungen müssen dabei GoBD-konform archiviert werden – also unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit lesbar.

Beschäftigte selbst trifft keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Es empfiehlt sich für sie jedoch, Gehaltsabrechnungen dauerhaft – idealerweise bis zum Rentenbeginn – aufzubewahren, da sie als Einkommensnachweis und zur Klärung von Rentenansprüchen dienen.

So optimieren Finanzteams die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Damit eine Abrechnung erstellt werden kann, müssen Daten aus verschiedenen Quellen zusammenfließen. Genau hier können Finanzteams ansetzen, um den Prozess zu optimieren:

• Der erste Hebel ist die Integration von Systemen für Personalverwaltung und Zeitwirtschaft, um Datenflüsse zu vereinfachen – etwa über eine Anbindung an Ihre HR-Software.

• Als Nächstes sollten die Daten aus Programmen für Ausgabenmanagement wie Spendesk automatisiert übertragen werden. Denn Ausgaben wie Reisekosten oder berufliche Auslagen, die von Mitarbeitenden getätigt werden, müssen oft über die Gehaltsabrechnung erstattet werden. Zudem können bestimmte Ausgaben – etwa steuerfreie Zulagen – steuerliche Auswirkungen haben, die in der Abrechnung berücksichtigt werden müssen.

• Gleichzeitig ist eine Überwachung der Gesamtausgaben, einschließlich der Gehälter, wichtig für die Budgetplanung. Deswegen sollten die Daten aus der Gehaltsabrechnung in Tools zur Budget- und Geschäftsplanung zurückfließen.

All das setzt ein effizientes, integriertes digitales Buchhaltungs- und Datenmanagementsystem voraus. Ein solches System sichert die Genauigkeit und Konsistenz der Daten, reduziert manuelle Fehler und minimiert den Zeitaufwand für die Datenerfassung.

Mit den richtigen Tools sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern stellen auch sicher, dass sie gesetzliche Vorgaben einhalten und eine transparente Finanzübersicht behalten. Das erleichtert die strategische Planung, verbessert die Entscheidungsfindung und entlastet Finanz- und Personalabteilung gleichermaßen.

Fazit

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung verlangt Transparenz, Genauigkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – von den Pflichtangaben nach § 108 GewO bis zur sechsjährigen Aufbewahrung nach § 41 EStG. Wer Personalverwaltung, Zeitwirtschaft und Ausgabenmanagement automatisiert zusammenführt, reduziert manuelle Fehler und erfüllt zugleich die Dokumentationspflichten.

Ein zentralisiertes Ausgabenmanagement liefert dabei die freigegebenen Ausgaben- und Belegdaten, die für die Erstattung von Mitarbeiterausgaben über die Gehaltsabrechnung und die spätere Buchung benötigt werden – GoBD-konform aufbereitet und nach DATEV exportierbar.