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Eine Proforma-Rechnung informiert über Waren, Preise oder einen Zollwert. Sie ist aber nicht automatisch eine steuerliche Rechnung. Für die Buchhaltung kommt es deshalb nicht allein auf die Überschrift an, sondern auf den Inhalt und den tatsächlichen Zweck des Dokuments.
Eine echte Proforma-Rechnung löst normalerweise weder eine Zahlungspflicht noch einen Vorsteuerabzug aus. Wird darauf jedoch eine Zahlung geleistet, muss dieser Geldfluss trotzdem buchhalterisch erfasst werden. Und ein Dokument, das zwar „Proforma-Rechnung“ heißt, tatsächlich aber wie eine Anzahlungs- oder Handelsrechnung funktioniert, kann umsatzsteuerlich als Rechnung gelten.
Das Wichtigste im Überblick
- Eine Proforma-Rechnung ist meist ein Informations- oder Zolldokument und keine reguläre Rechnung mit Zahlungsaufforderung.
- Entscheidend sind Inhalt und Zweck des Dokuments, nicht nur die Überschrift „Proforma-Rechnung“.
- Eine echte Proforma-Rechnung löst allein keine Buchung und keinen Vorsteuerabzug aus.
- Wird der Betrag tatsächlich bezahlt, erfasst die Buchhaltung den Geldfluss als geleistete oder erhaltene Anzahlung.
- Der Vorsteuerabzug kann bei einer Anzahlung möglich sein, wenn eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung vorliegt und die Zahlung geleistet wurde.
- Proforma-Rechnungen werden häufig für kostenlose Waren, Muster, Reparatur- und Ersatzteilsendungen sowie für Zollzwecke verwendet. Sie sind jedoch nicht bei jedem Export verpflichtend.
- Eine Proforma-Rechnung wird nicht einfach in eine Handelsrechnung umgewandelt. Für die tatsächliche Abrechnung stellt der Lieferant eine separate Anzahlungs-, Schluss- oder Handelsrechnung aus.
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiges Informations- oder Zolldokument. Sie kann beispielsweise Warenwerte, Mengen, Preise und Lieferinformationen enthalten, ohne eine reguläre Zahlungsaufforderung zu sein.
Typische Einsatzbereiche sind:
unentgeltliche Waren- und Mustersendungen
kostenlose Garantie- oder Ersatzteillieferungen
Reparatur- und Rücksendungen
Geschenksendungen unter den jeweiligen Zollvoraussetzungen
Exporte in Drittländer
Dokumentation eines Warenwerts für Zoll oder Transport
Vorabinformationen zu einer geplanten Lieferung
Der Begriff ist gesetzlich nicht eindeutig definiert. Entscheidend ist deshalb, ob das Dokument tatsächlich nur der Information oder Zollabwicklung dient oder ob es eine konkrete Lieferung oder Leistung abrechnet.
Nach § 14 Abs. 1 UStG kommt es auf den Inhalt an, nicht auf die Bezeichnung. Auch ein Dokument mit dem Titel „Proforma-Rechnung“ kann daher steuerlich als Rechnung eingeordnet werden, wenn es nach seiner Gestaltung und Funktion eine Leistung abrechnet.
Eine Proforma-Rechnung ist keine Rechnung
Eine echte Proforma-Rechnung erfüllt typischerweise folgende Merkmale:
dient nur als Informations-, Versand- oder Zolldokument
enthält keine Zahlungsaufforderung und kein Zahlungsziel
rechnet keine bereits ausgeführte Leistung ab
macht deutlich, dass keine Zahlung fällig ist
wird nicht wie eine reguläre Rechnung in das Mahn- oder Kreditorenverfahren übernommen.
Eine klare Kennzeichnung kann beispielsweise lauten:
PROFORMA-RECHNUNG
Keine Zahlungsaufforderung, keine Fälligkeit
Wertangabe ausschließlich für Zollzwecke
Eine solche Gestaltung hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Sie allein entscheidet jedoch nicht über die steuerliche Einordnung. Für die Einordnung zählt nicht nur die Überschrift, sondern vor allem der Inhalt und Zweck des Dokuments. Enthält eine „Proforma-Rechnung“ eine konkrete Zahlungsaufforderung und rechnet sie eine Leistung ab, kann sie umsatzsteuerlich als reguläre Rechnung behandelt werden. Der Bundesfinanzhof hat diese Auslegung 2025 bestätigt.
Auch die Aussage, eine Proforma-Rechnung sei grundsätzlich „nicht rechtsverbindlich“, ist zu pauschal. Eine echte Proforma-Rechnung ist normalerweise keine Zahlungsaufforderung. Ob aus einem Vertrag oder einer Bestellung trotzdem eine Verpflichtung entsteht, hängt jedoch vom jeweiligen Vertragsverhältnis ab.
Verwendungszweck einer Proforma-Rechnung
Zollabwicklung bei kostenlosen Sendungen
Bei einer kostenlosen Muster-, Reparatur- oder Ersatzteilsendung gibt es keinen Verkaufspreis, den der Zoll aus einer Handelsrechnung übernehmen kann. Trotzdem benötigt die Zollbehörde häufig Angaben zu Warenbeschreibung, Menge, Herkunft und Wert.
Eine Proforma-Rechnung kann diese Informationen bereitstellen. Der angegebene Wert muss plausibel sein. Kostenlos bedeutet für Zollzwecke nicht automatisch wertlos. Die Zollbehörde kann den Zollwert nach den geltenden Vorschriften selbst bestimmen.
Die deutsche Zollverwaltung nennt Proforma-Rechnungen unter anderem als mögliche Unterlage für Waren ohne Handelswert, Geschenke und vergleichbare Sendungen.
Muster, Reparaturen und Ersatzteile
Ein Hersteller verschickt ein Ersatzteil im Rahmen einer Garantie kostenlos in die Schweiz. Für die Lieferung besteht keine Zahlungspflicht, der Versand benötigt aber Angaben zum Warenwert und zum Grund der Sendung.
In diesem Fall kann eine Proforma-Rechnung mit folgendem Hinweis sinnvoll sein:
No charge – warranty replacement – value for customs purposes only
Ob eine Proforma-Rechnung erforderlich ist, hängt vom Zielland, dem Transportdienstleister und der konkreten Warenart ab. Sie ist nicht automatisch bei jedem Export vorgeschrieben.
Export in ein Drittland
Bei der Ausfuhr in einen Staat außerhalb der Europäischen Union müssen die Zoll- und Ausfuhrvorschriften beachtet werden. Die Proforma-Rechnung ersetzt dabei nicht die elektronische Ausfuhranmeldung und ist nicht mit einer Handelsrechnung gleichzusetzen.
Bei einem normalen Verkauf ist grundsätzlich die Handelsrechnung das passende Dokument. Eine Proforma-Rechnung kommt insbesondere dann zum Einsatz, wenn keine Zahlung erfolgt oder kein regulärer Verkaufspreis vorliegt. Weitere Informationen bietet die Europäische Kommission zu Zolldokumenten und Zollanmeldungen.
Warum erlaubt eine echte Proforma-Rechnung keinen Vorsteuerabzug?
Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung im Sinne der umsatzsteuerlichen Vorschriften voraus. Eine echte Proforma-Rechnung dient jedoch nur als Informations- oder Zolldokument und rechnet keine steuerpflichtige Leistung ab. Deshalb reicht sie allein nicht für den Vorsteuerabzug aus.
Das gilt auch dann, wenn das Dokument einen Umsatzsteuerbetrag ausweist. Der ausgewiesene Betrag kann nicht einfach als Vorsteuer gebucht werden.
Eine wichtige Ausnahme betrifft die Vorauszahlungsrechnung. Ein Dokument mit der Überschrift „Proforma-Rechnung“ kann trotz dieser Bezeichnung als Anzahlungsrechnung gelten, wenn es inhaltlich eine künftige Leistung abrechnet und die notwendigen Angaben enthält.
Für den Vorsteuerabzug bei einer Anzahlung müssen grundsätzlich zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
Es liegt eine ordnungsgemäße Rechnung oder Anzahlungsrechnung vor.
Die Zahlung wurde tatsächlich geleistet.
Diese Voraussetzungen ergeben sich aus § 15 UStG und dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass zum Vorsteuerabzug bei Anzahlungen.
Beispiel zur Abgrenzung
Ein Lieferant schickt zunächst eine echte Proforma-Rechnung über 10.000 Euro netto zuzüglich 1.900 Euro Umsatzsteuer. Das Dokument enthält den Hinweis „Keine Zahlungsaufforderung“.
Allein aufgrund dieses Dokuments darf der Käufer keine Vorsteuer von 1.900 Euro abziehen.
Leistet der Käufer später eine Vorauszahlung und erhält dafür eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung, kann der Vorsteuerabzug möglich sein. Entscheidend sind dann die Rechnung, die tatsächliche Zahlung und die weiteren Voraussetzungen des Umsatzsteuerrechts.
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Was muss auf einer Proforma-Rechnung stehen?
Eine Proforma-Rechnung muss nicht automatisch dieselben Pflichtangaben wie eine reguläre Rechnung enthalten. Für die Zollabwicklung sollten die Angaben jedoch so vollständig sein, dass die Sendung eindeutig bewertet und zugeordnet werden kann.
Typisch sind:
vollständiger Name und Anschrift von Absender und Empfänger
genaue Warenbeschreibung
Menge und Einzelwerte
Gesamtwert und Währung
Ursprungsland
Gewicht und gegebenenfalls Zolltarifnummer
Grund der unentgeltlichen Sendung
Liefer- und Versandinformationen
deutlicher Hinweis auf den Proforma-Zweck
Hinweis, dass keine Zahlung fällig ist
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Warenwert und zu zahlendem Betrag. Eine kostenlose Lieferung kann einen realistischen Warenwert für Zollzwecke haben, ohne dass der Empfänger diesen Betrag bezahlen muss.
Wie wird eine Proforma-Rechnung gebucht?
Die echte Proforma-Rechnung löst durch ihre Ausstellung grundsätzlich keine Buchung aus. Sie kann im Dokumentenmanagement abgelegt und als Merkposten mit dem geplanten Vorgang verknüpft werden.
Eine darauf geleistete Zahlung muss jedoch gebucht werden. Die folgenden Beispiele sind kontenrahmenneutral. Die konkreten Konten hängen unter anderem von SKR03, SKR04 und dem Kontenplan des Unternehmens ab.
Zahlung beim Käufer
Ein Unternehmen zahlt 25.000 Euro an einen Lieferanten, bevor die Ware geliefert wird. Es liegt nur eine echte Proforma-Rechnung vor.
Bank 25.000 Euro
an Erhaltene Anzahlungen 25.000 Euro
Ein Vorsteuerabzug ist zu diesem Zeitpunkt nicht möglich, wenn keine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung vorliegt.
Zahlung beim Verkäufer
Der Lieferant erhält dieselbe Zahlung. Wenn die Zahlung einer konkret bestimmten späteren Leistung zugeordnet werden kann, wird sie als erhaltene Anzahlung erfasst.
Bank 25.000 Euro
an Erhaltene Anzahlungen 25.000 Euro
Die Umsatzsteuer kann beim Verkäufer bereits mit dem Zahlungseingang entstehen, auch wenn die Ware oder Leistung noch nicht erbracht wurde. Maßgeblich sind die Voraussetzungen für Anzahlungen nach § 13 UStG.
Die Proforma-Rechnung selbst löst also keine Umsatzsteuer aus. Der tatsächliche Zahlungseingang kann jedoch eine steuerpflichtige Anzahlung darstellen.
Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung richtig behandeln
Wird später eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung ausgestellt, kann der Käufer die Anzahlung und die dazugehörige Vorsteuer nach Zahlung entsprechend erfassen.
Nach der Lieferung stellt der Lieferant die Schlussrechnung aus. Darin müssen die bereits erhaltene Anzahlung und die darauf entfallende Umsatzsteuer nachvollziehbar berücksichtigt werden.
Vereinfachtes Beispiel
Die Gesamtleistung beträgt:
20.000 Euro netto
3.800 Euro Umsatzsteuer
23.800 Euro brutto
Davon wurden bereits gezahlt:
10.000 Euro netto
1.900 Euro Umsatzsteuer
11.900 Euro brutto
Die Schlussrechnung weist deshalb nur noch den verbleibenden Betrag aus:
10.000 Euro netto
1.900 Euro Umsatzsteuer
11.900 Euro brutto
Die Umsatzsteuer darf nicht doppelt angesetzt werden. Der Käufer darf die Vorsteuer aus der Anzahlung und der Schlussrechnung zusammen nur in Höhe der Umsatzsteuer auf die tatsächlich erbrachte Gesamtleistung abziehen.
Eine Proforma-Rechnung wird daher nicht einfach in eine Schlussrechnung „umgewandelt“. Der Lieferant stellt eine separate Anzahlungs- oder Handelsrechnung aus und verrechnet die bereits geleisteten Beträge darin nachvollziehbar.
Umsatzsteuer und Proforma-Rechnung im Überblick
Situation | Buchung | Vorsteuerabzug beim Käufer |
Echte Proforma-Rechnung ohne Zahlung | Keine Buchung allein wegen des Dokuments | Nicht möglich |
Zahlung auf echte Proforma-Rechnung | Geleistete oder erhaltene Anzahlung | Noch nicht möglich, wenn keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt |
Zahlung mit gültiger Anzahlungsrechnung | Anzahlung und gegebenenfalls Umsatzsteuer | Möglich, wenn Rechnung und Zahlung vorliegen |
Schlussrechnung nach Lieferung | Anzahlung wird mit Forderung oder Verbindlichkeit verrechnet | Vorsteuer nur in der korrekten Gesamthöhe |
Welche Fehler sollten Unternehmen vermeiden?
Achten Sie besonders auf diese Punkte:
Eine echte Proforma-Rechnung nicht wie eine reguläre Eingangsrechnung buchen.
Umsatzsteuer auf einer Proforma-Rechnung nicht automatisch als Vorsteuer übernehmen.
Eine Zahlung nicht ignorieren, nur weil sie auf einer Proforma-Rechnung basiert.
Bei Anzahlungen zwischen Proforma-Rechnung und Anzahlungsrechnung unterscheiden.
In einer Schlussrechnung bereits gezahlte Beträge und Umsatzsteuer korrekt verrechnen.
„Kostenlos“ bei Zollsendungen nicht mit einem Warenwert von null gleichsetzen.
Nicht behaupten, dass jede Proforma-Rechnung bei jedem Export erforderlich ist.
Den Dokumenttyp nicht allein anhand der Überschrift beurteilen.
Digitale Rechnungsverwaltung unterstützt die Prüfung
Eine zentrale Rechnungsverwaltung hilft dabei, Proforma-Rechnungen, Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnungen getrennt zu erfassen und miteinander zu verknüpfen.
Spendesk unterstützt die digitale Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Rechnungsdaten können per OCR und KI ausgelesen, vorkategorisiert und anschließend geprüft werden. Die automatische Erfassung ersetzt jedoch nicht die fachliche und steuerliche Prüfung. Gerade bei Proforma- und Anzahlungsdokumenten sollte das Finanzteam kontrollieren, welchen Zweck das Dokument tatsächlich erfüllt.
Proforma-Rechnungen im Kreditorenprozess sicher behandeln
Eine Proforma-Rechnung ist nicht automatisch eine steuerliche Rechnung. Prüfen Sie deshalb immer den Zweck und den Inhalt des Dokuments, bevor Sie eine Verbindlichkeit, Umsatzsteuer oder Vorsteuer erfassen.
Mit einer zentralen digitalen Rechnungsverwaltung behalten Sie Proforma-Rechnungen, Anzahlungen und Schlussrechnungen im Zusammenhang und schaffen eine nachvollziehbare Grundlage für die Buchhaltung.
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