Kreditorenbuchhaltung automatisieren: Software, Kosten und Auswahlkriterien

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beginnt nicht mit einer neuen Software, sondern mit einer klaren Analyse des bestehenden Rechnungsworkflows. Wo gehen Rechnungen ein? Wer prüft die Leistung? Wie werden Kontierung und Freigabe organisiert? Und wie gelangen die geprüften Daten anschließend in DATEV oder das ERP-System?

Für Finanz-Manager, Controller und Accounting-Teams ist deshalb nicht nur entscheidend, ob eine Software Rechnungen per OCR auslesen kann. Wichtig ist, ob sie den gesamten Prozess von der Erfassung über die Prüfung und Freigabe bis zur Zahlung und Archivierung unterstützt.

Dieser Beitrag zeigt, wann sich die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung lohnt, welche Funktionen eine Software bieten sollte und wie Unternehmen die Einführung sinnvoll vorbereiten.

Wann lohnt sich die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Eine Automatisierung kann sinnvoll sein, wenn Rechnungen über mehrere Kanäle eingehen, Freigaben regelmäßig per E-Mail nachgefasst werden müssen oder die Buchhaltung viele Belege manuell erfasst. Auch fehlende Bestellbezüge, uneinheitliche Kontierungen und unklare Verantwortlichkeiten sind typische Anzeichen für einen Prozess, der sich digital verbessern lässt.

Der Handlungsdruck steigt häufig mit der Zahl der Lieferanten, Kostenstellen und Gesellschaften. Rechnungen werden dann nicht mehr nur von der Buchhaltung bearbeitet. Einkauf, Fachabteilungen, Budgetverantwortliche, Controlling und Geschäftsführung sind ebenfalls beteiligt. Ohne einen zentralen Workflow ist schwer nachvollziehbar, wo sich ein Beleg befindet und wer ihn als Nächstes prüfen muss.

Auch verspätete Zahlungen können ein Hinweis sein. Wenn Skontofristen regelmäßig verstreichen oder Mahnungen eingehen, liegt die Ursache nicht immer in fehlender Liquidität. Häufig werden Rechnungen zu spät erfasst, nicht rechtzeitig freigegeben oder nach einer Rückfrage nicht weiterbearbeitet.

Die Automatisierung sollte dabei nicht das Ziel verfolgen, jede Rechnung ohne Kontrolle durch das System zu schleusen. Ziel ist vielmehr, Standardfälle schneller zu verarbeiten und Ausnahmen gezielt an die zuständige Person weiterzuleiten.

Welche Aufgaben sollte eine Software übernehmen?

Eine geeignete Lösung sollte den Rechnungseingang zentralisieren. Rechnungen können per E-Mail, Upload, Lieferantenportal oder als strukturierte E-Rechnung eingehen. Das System sollte Dokumente automatisch erfassen, mit Eingangsdatum versehen und der passenden Organisationseinheit oder dem zuständigen Workflow zuordnen.

OCR und KI können Lieferant:innen, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag auslesen. Bei wiederkehrenden Rechnungen lassen sich häufig zusätzlich Kostenstellen, Projekte oder Kontierungsvorschläge hinterlegen.

Diese Vorschläge müssen jedoch kontrolliert werden. Eine Software kann Daten erkennen und aus historischen Buchungen ableiten, welches Sachkonto wahrscheinlich passt. Sie kann aber nicht in jedem Fall beurteilen, ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde, welcher Umsatzsteuersatz gilt oder ob eine Rechnung periodengerecht zugeordnet werden muss.

Deshalb sollte die Lösung automatische Prüfungen mit manuellen Kontrollen verbinden. Dazu gehören die formelle Prüfung der Pflichtangaben nach § 14 UStG, der Abgleich mit Bestellung oder Leistungsnachweis, die Duplikatprüfung und die Kontrolle von Rechnungsbetrag, Fälligkeit und Zahlungsbedingungen.

Freigaben und Verantwortlichkeiten digital abbilden

Ein automatisierter Rechnungsworkflow sollte klar regeln, wer eine Rechnung prüfen und freigeben muss. Die Zuständigkeit kann vom Betrag, der Kostenstelle, dem Projekt, dem Lieferanten oder der Abteilung abhängen.

Eine Rechnung für eine Marketingkampagne wird beispielsweise an die zuständige Budgetverantwortliche weitergeleitet. Eine Softwarelizenz kann beim IT-Verantwortlichen landen, während eine Rechnung für Waren zunächst mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen wird.

Mehrstufige Freigaben sind sinnvoll, wenn mehrere Personen beteiligt sein müssen. Eine zusätzliche Genehmigung durch die Finanzleitung kann bei hohen Beträgen erforderlich sein. Für kleinere Standardrechnungen kann dagegen ein kürzerer Workflow ausreichen.

Wichtig ist, dass ein System nicht nur die Freigabe selbst dokumentiert, sondern auch Rückfragen, Ablehnungen und Änderungen nachvollziehbar festhält. So entsteht ein klarer Prüfpfad, ohne dass die Buchhaltung den Status jeder Rechnung per E-Mail nachverfolgen muss.

Drei-Wege-Abgleich und Bestellbezug

Für Warenbestellungen sollte eine Software den Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Eingangsrechnung unterstützen. Dieser Drei-Wege-Abgleich zeigt, ob die bestellte Menge, der tatsächliche Wareneingang und die berechnete Menge übereinstimmen.

Bei Dienstleistungen kann an die Stelle des Wareneingangs ein Leistungsnachweis, Stundenbericht oder Abnahmeprotokoll treten. Nicht jede Dienstleistung benötigt zwingend einen Drei-Wege-Abgleich. Entscheidend ist, dass der Fachbereich die Leistung vor der Rechnungsfreigabe bestätigen kann.

Auch Teillieferungen sollten berücksichtigt werden. Wird zunächst nur ein Teil einer Bestellung geliefert und berechnet, sollte die Bestellung für die Restmenge offen bleiben. Eine Rechnung über nicht gelieferte Waren sollte dagegen einen Klärfall auslösen.

Die Software sollte außerdem definierte Toleranzen unterstützen. Unternehmen können beispielsweise festlegen, welche kleinen Preis- oder Mengenabweichungen ohne zusätzlichen Freigabeschritt akzeptiert werden. Allgemeingültige Standardwerte gibt es nicht. Die Toleranzen sollten zur Branche, zum Bestellvolumen und zum Risiko des jeweiligen Geschäftsvorfalls passen.

DATEV- und ERP-Integration prüfen

Eine Software ist nicht automatisch gut integriert, nur weil sie „DATEV-kompatibel“ ist. Vor der Auswahl sollten Unternehmen genau prüfen, welche Daten übertragen werden und in welchem DATEV-Produkt sie ankommen.

Relevant ist unter anderem, ob die Lösung Belegbilder, Rechnungsdaten, Kontierungen, Kostenstellen, Zahlungsinformationen oder Buchungsstapel übergibt. Ebenso wichtig ist die Übertragungsrichtung. Werden Stammdaten aus DATEV übernommen? Lassen sich geprüfte Rechnungen an DATEV Unternehmen online übertragen? Oder werden lediglich Dateien exportiert, die anschließend manuell importiert werden müssen?

Spendesk bietet eine direkte Integration mit DATEV Unternehmen online. Je nach Einrichtung können geprüfte Verbindlichkeiten, Belege und Zahlungsdaten übertragen werden. Bestimmte Zahlungsdaten werden über einen CSV-Export übergeben.

Für DATEV Kanzlei-Rechnungswesen gibt es ebenfalls eine direkte Integration. Die Daten werden als Buchungsstapel bereitgestellt und anschließend von der Buchhaltung oder Steuerkanzlei geprüft und verbucht. Weitere Informationen finden sich im Spendesk Help Center zur DATEV-Integration.

Ein DATEV-Export ersetzt deshalb nicht automatisch die fachliche Prüfung. Kontierung, Umsatzsteuer, Kostenstelle und Buchungsperiode müssen weiterhin zum jeweiligen Geschäftsvorfall passen.

Ein automatisierter Rechnungsworkflow verbindet Datenerfassung, Prüfung und Freigabe. So kann sich die Kreditorenbuchhaltung stärker auf Kontrolle, Liquiditätsplanung und den Monatsabschluss konzentrieren.

E-Rechnungen verarbeiten

Seit dem ersten Januar 2025 müssen Unternehmen im relevanten inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Strukturierte Formate wie XRechnung oder bestimmte ZUGFeRD-Profile können dagegen maschinell verarbeitet werden.

Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Bis zum einunddreißigsten Dezember 2026 können sonstige Rechnungen unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin ausgestellt werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt die verlängerte Übergangsregelung grundsätzlich bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich umfassend, sofern keine Ausnahme greift. Die Details erläutert das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur E-Rechnung.

Eine geeignete Software sollte deshalb nicht nur Papier- und PDF-Rechnungen per OCR erfassen. Sie sollte auch strukturierte E-Rechnungen importieren, den strukturierten Datenteil erhalten und die Informationen an das Buchhaltungssystem weitergeben können.

GoBD und digitale Archivierung

Die GoBD beschreiben Anforderungen an die elektronische Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Belegen. Eine Software kann die Umsetzung unterstützen, macht ein Unternehmen aber nicht automatisch vollständig GoBD-konform.

Digitale Belege sollten vollständig, lesbar, nachvollziehbar und verfügbar bleiben. Änderungen müssen gegen unbemerkte Veränderungen geschützt und im Prozess nachvollziehbar sein. Bei strukturierten E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Datenteil im ursprünglichen Format aufzubewahren.

Auch die Verfahrensdokumentation gehört zum Gesamtprozess. Sie sollte beschreiben, wie Rechnungen eingehen, geprüft, freigegeben, verarbeitet und archiviert werden. Eine Software kann dafür Informationen und Prozessdaten liefern, die Dokumentation entsteht aber nicht automatisch in jedem System.

Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Für Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse gilt weiterhin eine zehnjährige Frist. Rechtsgrundlagen sind unter anderem § 14b UStG, § 147 AO und § 257 HGB. Weitere Hinweise enthalten die aktuellen GoBD des Bundesfinanzministeriums.

Einzellösung oder integrierte Plattform?

Bei der Auswahl stellt sich häufig die Frage, ob eine spezialisierte Software für Kreditorenbuchhaltung genügt oder eine integrierte Plattform sinnvoller ist.

Eine Einzellösung kann die Erfassung, Prüfung und Archivierung von Eingangsrechnungen sehr gut abbilden. Firmenkarten, Mitarbeiterauslagen, Bestellungen und Zahlungen werden dann jedoch möglicherweise in anderen Systemen verwaltet. Dadurch entstehen zusätzliche Schnittstellen und Abstimmungen.

Eine integrierte Ausgabenmanagement-Plattform verbindet dagegen mehrere Ausgabenprozesse. Neben Eingangsrechnungen können auch Firmenkarten, Mitarbeiterauslagen, Budgets, Freigaben, Bestellungen und Zahlungen berücksichtigt werden. Das ist besonders interessant, wenn das Finanzteam nicht nur Rechnungen digitalisieren, sondern die gesamte Ausgabenkette kontrollieren möchte.

Spendesk unterstützt diesen Ansatz mit Accounts-Payable-Funktionen, Firmenkarten, Freigabeworkflows und Procure-to-Pay-Prozessen. Die verfügbaren Funktionen hängen vom Produktumfang, der juristischen Einheit und der jeweiligen Konfiguration ab.

Die wichtigsten Auswahlkriterien

Bei der Softwareauswahl sollten Unternehmen zuerst den eigenen Rechnungsprozess aufnehmen. Wie viele Rechnungen gehen monatlich ein? Über welche Kanäle kommen sie? Wie viele Belege haben keinen Bestellbezug? Wie häufig entstehen Rückfragen? Welche Systeme müssen angebunden werden?

Danach sollten Erkennung, Prüfung und Workflow bewertet werden. Die Software sollte Rechnungsdaten zuverlässig auslesen, Kontierungsvorschläge erstellen, Duplikate erkennen und Bestellungen oder Leistungsnachweise einbeziehen können. Freigaben sollten sich nach Betrag, Kostenstelle, Projekt oder Abteilung konfigurieren lassen.

Auch die Integration sollte konkret geprüft werden. Eine DATEV- oder ERP-Anbindung sollte nicht nur Belege als PDF übertragen, sondern möglichst auch strukturierte Rechnungs- und Buchungsdaten. Gleichzeitig muss klar sein, welche Arbeitsschritte weiterhin in DATEV, im ERP-System oder durch die Steuerkanzlei erfolgen.

Bei Zahlungen sollten Unternehmen prüfen, ob die Software Zahlungsläufe vorbereitet, Skontofristen berücksichtigt, offene Posten abgleicht und Zahlungsdaten an die Bank oder das Buchhaltungssystem übergibt. Eine automatische Zahlung sollte nur erfolgen, wenn Freigaben, Kontrollen und Rollen eindeutig definiert sind.

Schließlich sollten auch Skalierbarkeit und Kosten betrachtet werden. Die Kosten können sich nach Nutzern, Belegen, Transaktionen, Gesellschaften, Modulen oder Schnittstellen richten. Vergleichen Sie deshalb nicht nur den monatlichen Grundpreis, sondern die Gesamtkosten für das geplante Rechnungsvolumen und den gewünschten Funktionsumfang.

Die Einführung vorbereiten

Eine erfolgreiche Einführung beginnt mit einer Prozessaufnahme. Dokumentieren Sie, wie Rechnungen heute eingehen, geprüft, freigegeben, bezahlt und archiviert werden. Markieren Sie dabei Medienbrüche, häufige Rückfragen und unklare Zuständigkeiten.

Anschließend sollten Lieferantenstammdaten, Kostenstellen, Projekte und Kontierungsvorgaben bereinigt werden. Veraltete Stammdaten oder fehlende Kontenzuordnungen führen sonst dazu, dass sich bestehende Fehler in der neuen Software fortsetzen.

Definieren Sie außerdem Freigabegrenzen, Eskalationen und Regeln für Rechnungen ohne Bestellbezug. Beziehen Sie Buchhaltung, Controlling, Einkauf, IT und ausgewählte Fachbereiche frühzeitig ein. Ein Pilot mit einer begrenzten Zahl an Lieferanten oder Abteilungen kann zeigen, ob Erkennung, Workflow und Schnittstellen im Alltag funktionieren.

Nach dem Start sollten Unternehmen regelmäßig prüfen, ob sich die gewünschten Verbesserungen tatsächlich einstellen. Geeignete Kennzahlen sind beispielsweise die durchschnittliche Durchlaufzeit, der Anteil automatisch zugeordneter Rechnungen, die Zahl offener Klärfälle, verspätete Zahlungen, verpasste Skonti und der manuelle Aufwand pro Rechnung.