Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro: Pflichtangaben und E-Rechnung-Ausnahme

Am Monatsende landet auf dem Schreibtisch des Finanzteams ein Stapel kleiner Belege: ein Taxibeleg von der Dienstreise, ein Kassenbon für Büromaterial oder eine Bewirtungsquittung vom Kundentermin. Dabei stellt sich immer wieder dieselbe Frage: Handelt es sich um eine ordnungsgemäße Rechnung, und muss sie bereits als E-Rechnung vorliegen?

Für Rechnungen bis einschließlich 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen. Dieser Beitrag erklärt, was eine Kleinbetragsrechnung ist, welche Pflichtangaben sie enthalten muss, wie sie sich von einer Quittung unterscheidet, wann eine vollständige Rechnung erforderlich ist und warum Kleinbetragsrechnungen von der E-Rechnungsausstellungspflicht ausgenommen sind.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht überschreitet. Die Rechtsgrundlage ist § 33 UStDV.

Die Grenze gilt einschließlich der Umsatzsteuer. Eine Rechnung über exakt 250,00 Euro kann daher noch als Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden. Bei einem Betrag von 250,01 Euro gelten dagegen grundsätzlich die Anforderungen an eine vollständige Rechnung.

Die Regelung gilt unabhängig davon, ob es sich um einen Kassenbon, einen Taxibeleg, eine Bewirtungsrechnung oder eine Rechnung für Büromaterial handelt. Entscheidend sind der Gesamtbetrag und der Inhalt des Dokuments, nicht die Überschrift.

Die vereinfachten Anforderungen sind eine Möglichkeit, aber keine Pflicht. Unternehmen können auch bei einem Betrag bis einschließlich 250 Euro eine vollständige Rechnung ausstellen.

Die Grenze gilt brutto

Für die Einordnung zählt der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer, nicht der Nettobetrag. Das ist besonders wichtig, wenn ein Unternehmen die Vorsteuer aus der Rechnung abziehen möchte.

Beispiel:

• Gesamtbetrag: 238,00 Euro

• Rechnung liegt unter der Grenze

• Kleinbetragsrechnung grundsätzlich möglich

Bei einer Rechnung über 268,00 Euro reicht die vereinfachte Form dagegen nicht mehr aus.

Die fünf Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung

Eine Kleinbetragsrechnung muss nach § 33 UStDV fünf zentrale Angaben enthalten.

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens

Die Rechnung muss erkennen lassen, wer die Leistung erbracht oder die Ware geliefert hat. Dafür sind der vollständige Name und die vollständige Anschrift des ausstellenden Unternehmens erforderlich.

Bei einem Kassenbon stehen diese Angaben normalerweise im Kopfbereich des Belegs.

2. Ausstellungsdatum

Das Datum der Ausstellung muss auf der Rechnung angegeben sein. Bei einem Kassenbon entspricht dieses Datum in vielen Fällen zugleich dem Tag der Lieferung oder Leistung.

Ein separates Leistungsdatum ist bei einer Kleinbetragsrechnung grundsätzlich nicht erforderlich. Wenn der Leistungszeitpunkt vom Ausstellungsdatum abweicht, sollte er aus Gründen der Nachvollziehbarkeit trotzdem dokumentiert werden.

3. Art und Umfang der Leistung

Die Rechnung muss beschreiben, was geliefert oder welche Leistung erbracht wurde. Bei Waren müssen Menge und Art der gelieferten Gegenstände erkennbar sein. Bei Dienstleistungen müssen Umfang und Art der Leistung nachvollziehbar sein.

Unzureichend sind beispielsweise Angaben wie:

• Ware

• Diverses

• Sonstiges

• Dienstleistung

Besser sind konkrete Bezeichnungen wie:

• drei Ordner, DIN A vier

• Taxifahrt vom Hauptbahnhof zum Flughafen

• Tageskarte Parkhaus

• Mittagessen, Menü eins

• Beratungsleistung, zwei Stunden

Die Beschreibung muss nicht so ausführlich sein wie bei einer komplexen Rechnung. Sie muss die Leistung jedoch eindeutig erkennen lassen.

4. Bruttobetrag

Der Gesamtbetrag muss einschließlich Umsatzsteuer angegeben werden. Der Steuerbetrag muss bei einer Kleinbetragsrechnung nicht separat ausgewiesen werden.

Der Bruttobetrag kann als Summe dargestellt werden. Ein gesonderter Ausweis von Nettoentgelt und Umsatzsteuer ist zulässig, aber nicht erforderlich.

5. Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Die Rechnung muss den anzuwendenden Umsatzsteuersatz enthalten. In Deutschland sind beispielsweise 19 Prozent oder 7 Prozent möglich. Je nach Leistung können weitere steuerliche Regelungen gelten.

Alternativ muss ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung enthalten sein, wenn keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Eine Rechnung, auf der ausschließlich der Endbetrag steht, erfüllt diese Voraussetzung nicht. Fehlt der Umsatzsteuersatz, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich gefährdet.

Welche Angaben sind nicht erforderlich?

Im Vergleich zu einer vollständigen Rechnung enthält eine Kleinbetragsrechnung weniger Pflichtangaben. Grundsätzlich nicht erforderlich sind:

• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

• fortlaufende Rechnungsnummer

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des ausstellenden Unternehmens

• gesonderter Ausweis des Nettoentgelts

• gesonderter Ausweis des Umsatzsteuerbetrags

• separates Leistungsdatum, sofern der Leistungszeitpunkt aus dem Beleg hervorgeht

Das erklärt, warum ein Kassenbon ohne Firmennamen grundsätzlich als Kleinbetragsrechnung verwendet werden kann. Für die interne Buchhaltung können zusätzliche Angaben trotzdem sinnvoll sein, beispielsweise Kostenstelle, Projekt, Geschäftsgrund oder Name der einreichenden Person.

Kleinbetragsrechnung, Quittung und Kassenbon unterscheiden

Eine Quittung bestätigt zunächst nur, dass eine Zahlung erfolgt ist. Rechtsgrundlage ist § 368 BGB. Eine Quittung ist deshalb nicht automatisch eine umsatzsteuerlich ausreichende Rechnung.

Ein Kassenbon oder eine Quittung kann jedoch gleichzeitig als Kleinbetragsrechnung gelten, wenn er die fünf Pflichtangaben nach § 33 UStDV enthält. Entscheidend ist also nicht die Überschrift des Dokuments, sondern sein Inhalt.

Beispiel: Quittung ohne Steuersatz

Eine handschriftliche Quittung über 40 Euro enthält lediglich:

• Datum

• Betrag

• Unterschrift der empfangenden Person

Der Umsatzsteuersatz und eine konkrete Leistungsbeschreibung fehlen. Damit liegen nicht alle Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung vor. Der Beleg kann als Zahlungsnachweis dienen, reicht für den Vorsteuerabzug aber grundsätzlich nicht aus.

Beispiel: Kassenbon mit Pflichtangaben

Ein Kassenbon enthält:

• Name und Anschrift des Geschäfts

• Ausstellungsdatum

• konkrete Warenbezeichnungen

• Bruttobetrag

• Umsatzsteuersatz

In diesem Fall kann der Bon als Kleinbetragsrechnung verwendet werden, sofern der Gesamtbetrag 250 Euro nicht überschreitet.

Wann ist eine vollständige Rechnung erforderlich?

Bei einem Gesamtbetrag über 250 Euro reicht eine Kleinbetragsrechnung nicht mehr aus. Dann gelten die Pflichtangaben für vollständige Rechnungen nach § 14 UStG.

Dazu gehören insbesondere:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des ausstellenden Unternehmens

• fortlaufende Rechnungsnummer

• Ausstellungsdatum

• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung

• Leistungsdatum

• Nettoentgelt

• Umsatzsteuersatz

• Umsatzsteuerbetrag

• Bruttobetrag

Bei Rechnungen über 250 Euro sollte das Finanzteam fehlende Angaben direkt beim ausstellenden Unternehmen anfordern. Eine eigene handschriftliche Ergänzung ersetzt keine berichtigte Rechnung.

Sonderfälle unabhängig vom Betrag

Die Kleinbetragsregelung gilt nicht in jedem Fall. Eine vollständige Rechnung kann unter anderem erforderlich sein bei:

• innergemeinschaftlichen Lieferungen nach § 14a UStG

• Leistungen mit Übergang der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG

• bestimmten steuerfreien Umsätzen

• weiteren gesetzlich geregelten Sonderfällen

Prüfen Sie deshalb zuerst, ob ein solcher Sonderfall vorliegt. Erst danach sollte der Betrag gegen die Grenze von 250 Euro geprüft werden.

Kleinbetragsrechnungen im Finanzprozess richtig behandeln

Kleinbetragsrechnungen benötigen weniger Angaben als vollständige Rechnungen. Sie sollten deshalb einen schlanken Prüfprozess durchlaufen, aber nicht ungeprüft verbucht werden.

Eine sinnvolle Reihenfolge ist:

1. Dokument und ausstellendes Unternehmen prüfen

2. Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer feststellen

3. Prüfen, ob ein Sonderfall vorliegt

4. Pflichtangaben kontrollieren

5. Steuersatz und Vorsteuer prüfen

6. Kostenstelle, Kategorie oder Projekt ergänzen

7. Freigabe und Erstattung dokumentieren

8. Beleg digital archivieren

Für kleine Belege kann ein vereinfachter Freigabeprozess ausreichen. Bei Bewirtungsbelegen, Reisekosten oder bestimmten Anschaffungen können jedoch zusätzliche interne Nachweise erforderlich sein.

Vorsteuer aus Kleinbetragsrechnungen

Der Vorsteuerabzug ist grundsätzlich möglich, wenn die Kleinbetragsrechnung alle erforderlichen Angaben enthält und das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Der Vorsteuerbetrag wird aus dem Bruttobetrag und dem ausgewiesenen Umsatzsteuersatz berechnet. Fehlt der Steuersatz oder ist die Leistungsbeschreibung nicht nachvollziehbar, sollte der Beleg vor der Buchung geklärt werden.

Für kleine geschäftliche Einkäufe reicht häufig eine Kleinbetragsrechnung aus, wenn sie die erforderlichen Pflichtangaben enthält.

E-Rechnung und Kleinbetragsrechnung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht betrifft insbesondere inländische B2B-Umsätze, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei. Sie enthält strukturierte Daten, die automatisiert verarbeitet werden können. In Deutschland sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD relevante Formate.

Kleinbetragsrechnungen bleiben von der Ausstellungspflicht ausgenommen

Rechnungen nach § 33 UStDV, also Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro, sind nach § 34a UStDV von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen.

Für diese Belege bleiben daher weiterhin möglich:

• Papierbelege

• Kassenbons

• einfache PDF-Rechnungen

• sonstige elektronische Rechnungen

Die Ausnahme betrifft die Ausstellungspflicht. Unternehmen müssen trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Geschäftspartner:innen zu empfangen, sofern für diese Geschäftsvorgänge eine E-Rechnung erforderlich ist.

Übergangsfristen für größere Rechnungen

Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung wird stufenweise eingeführt. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro gelten die strengeren Anforderungen grundsätzlich ab dem 1. Januar 2027. Für alle übrigen betroffenen inländischen B2B-Umsätze greift die Ausstellungspflicht grundsätzlich ab dem 1. Januar 2028.

Eine Lieferantenrechnung über 900 Euro kann deshalb je nach Zeitpunkt, Umsatz des ausstellenden Unternehmens und Art des Umsatzes als strukturierte E-Rechnung erforderlich sein. Eine Kleinbetragsrechnung bis einschließlich 250 Euro bleibt dagegen von der E-Rechnung-Ausstellungspflicht ausgenommen. 

Zwei parallele Eingangswege im Unternehmen

In der Praxis werden Finanzteams künftig mit unterschiedlichen Rechnungsformaten arbeiten:

Ein zentrales Rechnungseingangspostfach oder eine Ausgabenmanagement-Lösung kann diese Formate nach Betrag, Dateityp und Prozess routen. Wichtig ist, dass PDF-Dateien nicht mit strukturierten E-Rechnungen gleichgesetzt werden.

Kleinbetragsrechnungen digital erfassen und archivieren

Kleinbetragsrechnungen können digital verarbeitet werden. Ein Papierbeleg darf eingescannt oder fotografiert und anschließend digital archiviert werden, wenn der verwendete Prozess die Anforderungen der GoBD erfüllt.

Wichtig sind insbesondere:

• Lesbarkeit

• Vollständigkeit

• zeitnahe Erfassung

• Nachvollziehbarkeit

• Schutz vor unbemerkten Änderungen

• eindeutige Zuordnung zur Buchung

• Dokumentation des Digitalisierungsprozesses

Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht automatisch. Entscheidend ist, wie sie erstellt, geprüft, gespeichert und in den Buchhaltungsprozess eingebunden wird.

Bei strukturierten E-Rechnungen muss das empfangene Format erhalten bleiben. Das betrifft beispielsweise die XML-Daten einer XRechnung oder die eingebetteten Rechnungsdaten einer ZUGFeRD-Datei.

Wie lange müssen Kleinbetragsrechnungen aufbewahrt werden?

Kleinbetragsrechnungen gelten in der Regel als Buchungsbelege. Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Frist ergibt sich aus § 147 AO.

Eine längere Aufbewahrung kann erforderlich sein, wenn ein Dokument zusätzlich unter eine andere Aufbewahrungspflicht fällt. Bewahren Sie deshalb nicht nur den Beleg selbst, sondern auch die zugehörige Buchung und gegebenenfalls den Zahlungsnachweis nachvollziehbar auf.

Thermobelege sollten möglichst zeitnah digitalisiert werden, da die Schrift mit der Zeit verblassen kann.

Kleinbetragsrechnungen mit Spendesk erfassen

Mit Spendesk können Mitarbeitende Belege digital einreichen. Je nach Prozess lassen sich Belegdaten automatisch auslesen, prüfen, kategorisieren und einem Freigabeworkflow zuordnen. So kann das Finanzteam Kleinbetragsrechnungen schneller erfassen und mit Kostenstellen, Projekten oder Ausgabenarten verknüpfen.

Über eine DATEV-Integration können geprüfte Belege und Buchungsdaten anschließend an die Buchhaltung übergeben werden. Der digitale Prozess ersetzt jedoch nicht die Prüfung der fünf Pflichtangaben. Auch bei automatischer Belegerfassung müssen Steuersatz, Leistungsbeschreibung und Betrag korrekt sein.

Hinweis: Die steuerliche Behandlung hängt vom Einzelfall, der konkreten Rechnung und der Vorsteuerabzugsberechtigung des Unternehmens ab. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.