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Seit 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Ab 2027 folgt die Sendepflicht für Unternehmen über 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 dann für alle.
Das Wachstumschancengesetz bildet die gesetzliche Grundlage dafür. Trotzdem fehlt vielen Finanzteams ein konkreter Plan. Dieser Artikel liefert die notwendigen Schritte, mit denen Sie Ihr Unternehmen systematisch auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten.
Fristen und Betroffene
Eine elektronische Rechnung ist seit 2025 ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat nach europäischer Norm. In der Praxis bedeutet das: XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.
Ein einfaches PDF, ein eingescanntes Dokument oder eine Word-Datei per E-Mail erfüllen diese Anforderung nicht und gelten als „sonstige Rechnung".
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Ausgenommen sind reine B2C-Umsätze, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und steuerfreie Leistungen. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, sind aber bis 2028 von der Sendepflicht befreit. Eine vollständige Übersicht bietet die BMF-FAQ zur E-Rechnung.
XRechnung, ZUGFeRD und EDI: die zulässigen Formate
Drei Formate erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht:
XRechnung: Reines XML ohne visuelles Layout, vollständig maschinenlesbar, Standard im öffentlichen Sektor (B2G). Weitere Details: e-rechnung-bund.de.
ZUGFeRD ab Version 2.0: Kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML-Datensatz; normkonform und für den Mittelstand oft die pragmatischste Wahl, weil Buchhalter das PDF visuell prüfen können, während die strukturierten Daten automatisch in die Buchhaltungssoftware fließen.
EDI (Electronic Data Interchange): Bleibt zulässig, erfordert aber bilaterale Absprachen und oft kostspielige Middleware. Sinnvoll nur bei bestehenden EDI-Partnerschaften.
Fünf Schritte zur Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht
Die Umstellung ist kein reines IT-Projekt, sondern ein Prozessthema.
Bestandsaufnahme der aktuellen Rechnungsprozesse. Erfasse, wie viele Eingangsrechnungen monatlich eintreffen und in welchen Formaten. Nur mit einer belastbaren Datenbasis lässt sich der Handlungsbedarf beziffern.
Buchhaltungssoftware auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen. Kann dein System XRechnung und ZUGFeRD importieren, validieren und XML-Daten automatisch in Buchungssätze übersetzen? Einen Überblick bietet unser E-Rechnung-Software-Vergleich.
Empfangsprozess einrichten. Definiere einen zentralen Eingangskanal, ob dediziertes E-Mail-Postfach, Webportal oder Lieferantenschnittstelle. Eingehende XML-Dateien müssen automatisiert geparst und Kostenstellen zugeordnet werden.
Archivierung GoBD-konform sicherstellen. Jede E-Rechnung muss im originalen elektronischen Format archiviert werden. Ausdrucken und Abheften ist nicht zulässig. Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit, Zeitstempel und eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Wer Rechnungen digitalisieren möchte, sollte diesen Schritt von Anfang an mitdenken.
Team schulen und Lieferanten informieren. Buchhalter, Controller und Freigabeverantwortliche müssen verstehen, was sich ändert. Je früher die Kommunikation startet, desto weniger Reibungsverluste entstehen ab dem Stichtag. Eine detaillierte steuerrechtliche Analyse hat Ebner Stolz veröffentlicht.
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GoBD-konforme Archivierung: das unterschätzte Risiko
Die GoBD-Anforderungen gelten unabhängig von der E-Rechnungspflicht, werden durch sie aber deutlich relevanter. Wer E-Rechnungen ausdruckt und abheftet, verstößt gegen die GoBD. Das Finanzamt akzeptiert bei einer Betriebsprüfung nur das originale elektronische Format. Fehlt es, kann der Prüfer den Vorsteuerabzug beanstanden. Bei einem mittelständischen Unternehmen mit fünf Millionen Euro jährlichem Einkaufsvolumen und 19 Prozent Mehrwertsteuer stehen im Extremfall sechsstellige Beträge auf dem Spiel. Haufe erläutert die Risiken im Detail.
Hier ein Praxisbeispiel: Ein Prüfer fordert maschinenlesbare Eingangsrechnungen der letzten drei Jahre an. Das Unternehmen hatte die Rechnungen zwar digital empfangen, aber nur als PDF ausgedruckt und abgeheftet. Die Originaldateien existieren nicht mehr. Der Vorsteuerabzug wird für den gesamten Zeitraum beanstandet.
Spendesk speichert Rechnungen und Belege GoBD-konform mit automatischem Zeitstempel und revisionssicherer Archivierung; 99 Prozent der Belege werden direkt erfasst.
DATEV-Integration: manuellen Aufwand eliminieren
DATEV ist bei rund 80 Prozent der deutschen Steuerberater im Einsatz. Mit der E-Rechnungspflicht steigen die Schnittstellenanforderungen: XRechnung- und ZUGFeRD-Daten müssen ohne manuelle Nacharbeit in DATEV Unternehmen Online fließen, inklusive Sachkonten nach SKR03/SKR04, MwSt-Sätze und Kostenstellen.
Ohne Automatisierung bedeutet das bei 90 Eingangsrechnungen pro Monat schnell zwei bis drei volle Arbeitstage für manuelle Dateneingabe. Mit automatisiertem Rechnungsmanagement werden strukturierte Rechnungsdaten automatisch ausgelesen, zugeordnet und synchronisiert. Spendesk integriert sich nativ mit DATEV Unternehmen Online, ohne manuelles Nacherfassen oder Formatkonvertierung.
Die E-Rechnungspflicht ist geltendes Recht. Je früher du Empfangsprozesse, GoBD-konforme Archivierung und DATEV-Anbindung einrichtest, desto reibungsloser wird der Übergang zur Sendepflicht ab 2027.
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