Unser Webinar zeigt: So verwalten Sie eingehende Rechnungen in Rekordzeit

Spendesk bietet eine 7-in-1-Komplettlösung für das Ausgabenmanagement der Zukunft. Dabei wollen wir uns heute vor allem auf eine der sieben Hauptfunktionen konzentrieren: den Eingangsrechnungsprozess. Mit den Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung von Spendesk wird das Verfolgen und Bezahlen all Ihrer Eingangsrechnungen nie wieder dasselbe sein.

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihre Rechnungsverwaltung von einer komplizierten und altmodischen in eine einfache, reibungslose und innovative Lösung verwandeln können.

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung ist ein Rechnungsdokument, das ein Unternehmen von einem Drittanbieter erhält.

Dabei kann es sich um Lieferfirmen oder sonstige Personen handeln, die eine Dienstleistung für das Unternehmen erbracht haben. Die Eingangsrechnung fordert die Rechnung empfangende Person auf, offene Posten aus Lieferungen und Leistungen (auch: Accounts Payable oder kurz AP) zu begleichen, und setzt in der Regel eine Frist für die Zahlung des angegebenen Betrags. Damit eine Eingangsrechnung von der Buchhaltung schnell und pünktlich bearbeitet werden kann, muss sie vollständig und formell korrekt sein. 

Spendesk hilft den Eingangsrechnungsprozess zu digitalisieren

Die pünktliche Begleichung von Lieferantenrechnungen ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung und schützt vor Mahnungen oder Verzugszinsen.

Je größer ein Unternehmen ist, desto zeitaufwändiger wird die Verwaltung der eingehenden Rechnungen. Das Rechnungsmanagement wird so zu einer immer umfangreicheren Aufgabe für das Finanzteam. Hier kommt Spendesk ins Spiel: Eine Ausgabenmanagement-Software wie Spendesk hilft Betrieben, Eingangsrechnungen einfach zu digitalisieren und zentralisieren – von der Bestellung bis zur Zahlung. Aber wie funktioniert das genau? 

In unserem neuesten Webinar erklärt unsere Expertin Kristina Kaufmann den detaillierten Eingangsrechnungsprozess inklusive aller Funktionen, die Spendesk im letzten Jahr eingeführt hat. Darüber hinaus berichtet Samantha Voigt von realworld one über ihre 2-jährige Erfahrung als überzeugte Spendesk-Nutzerin, gibt nützliche Tipps und informiert über Best Practices im Umgang mit einem Ausgabenmanagement-Tool.

Neugierig geworden? Hier geht's zum Webinar:

5 simple Schritte des Eingangsrechnungsprozesses 

Neben dem informativen Webinar haben wir den Eingangsrechnungsprozess inklusive aller Neuerungen nachfolgend für Sie übersichtlich zusammengefasst. In diesen 5 einfachen Schritten können Sie und Ihr Team Eingangsrechnungen ab sofort mühelos digital managen.

Schritt 1: Einfacher Rechnungseingang

Mitarbeitende haben fortan 3 Möglichkeiten Ihre Rechnungen einzureichen.

Sie können wie gehabt Ihre Rechnung über die Spendesk Desktop-App hochladen, aber neuerdings auch einfach per Mail weiterleiten oder mit dem Smartphone einscannen – vom Schreibtisch aus oder von unterwegs, ganz nach Belieben.

Unsere E-Mail-Weiterleitungsfunktion

Dank einer einmaligen zentralen E-Mail-Adresse werden alle Rechnungen per E-Mail an Spendesk weitergeleitet, sie können so in Sekundenschnelle bearbeitet werden.

Die personalisierte Mail-Adresse, die jedem Unternehmen zugewiesen wird, ist wie folgt aufgebaut: bills+entityID@spendesk.com. Diese Adresse bleibt immer gleich und alle Angestellten oder Lieferfirmen können ihre Eingangsrechnungen an diese E-Mail-Adresse versenden.

Der Upload über die mobile App

Um Rechnungen noch schneller und einfacher zu übermitteln, können Beschäftigte oder Lieferfirmen einfach ein Foto der Rechnung mit ihrem Smartphone machen, ähnlich wie Sie es bereits von der Spesenverwaltung mit Spendesk kennen.

So können Rechnungen jetzt auch bequem von überall aus eingereicht werden und das lästige Einscannen von Papierrechnungen im Büro gehört der Vergangenheit an. Damit sind Sie anderen Unternehmen immer einen Schritt voraus!

Schritt 2: Automatische Datenerfassung 

Aber gehen wir noch einen Schritt weiter auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung der Rechnungsverwaltung. Mit Hilfe der OCR-Technologie werden alle relevanten Informationen wie Name, Beträge, Rechnungsnummer usw. automatisch erfasst und extrahiert.

Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten entfällt, Flüchtigkeitsfehler werden vermieden, und der Monatsabschluss kann in Rekordzeit durchgeführt werden. 

Schritt 3: Freigabe und Budgetaktualisierung in Echtzeit

Danach erfolgt die Genehmigung durch die budgetverantwortliche Person. Nach Eingang der Rechnung wird das Budget für die jeweilige Kostenstelle in Echtzeit aktualisiert und gibt einen Überblick über die noch verfügbaren finanziellen Mittel.

Dies erleichtert der budgetverantwortlichen Person die Entscheidung, ob sie die Rechnung genehmigen kann oder nicht.

Schritt 4: Überprüfung und Buchführung leicht gemacht

Wenn alles bestätigt und entsprechend freigegeben ist, findet eine Prüfung durch die Buchhaltung statt. Anstatt alle Daten selbst manuell einzugeben, muss das zuständige Finanzteam nur noch die Eingangsrechnung auf folgende Dinge prüfen:

1. Handelt es sich wirklich um eine Eingangsrechnung?

2. Sind alle Daten korrekt übertragen worden?

...und das war’s!

Falls nötig, kann die Rechnung einfach korrigiert werden. Sobald alles validiert ist, kann die Rechnung automatisch zur Zahlung, sowie gleichzeitig an die vorbereitende Buchhaltung weitergeleitet werden. Auf Basis von Machine Learning trifft die Spendesk-Plattform anschließend eine automatische Vorauswahl von Sach- und Mehrwertsteuerkonten. Das spart eine Menge Zeit und Nerven. 

Schritt 5: Sichere Bezahlung via Spendesk-Wallet

Eine der wohl wichtigsten Funktionen für Eingangsrechnungen ist die Möglichkeit, alle Rechnungen direkt über die Spendesk-Plattform zu bezahlen.

Zuvor gab es die Möglichkeit, Zahlungen über eine SEPA-XML-Datei oder über eine CSV-Datei vorzunehmen. Seit 2023 können diese Zahlungen auch direkt über die Spendesk-Wallet erfolgen (sofern es sich um Zahlungen von Eingangsrechnungen in derselben Währung handelt).

Auch diesen Vorgang kennen Sie vielleicht bereits aus der Spesenverwaltung; die Zahlungsfunktion lässt sich einfach in den Einstellungen aktivieren. Und das Beste daran: Alle Eingangsrechnungen werden pünktlich bezahlt.

FAQ: Eingehende Rechnungen mit Spendesk – die am meisten gestellten Fragen 

Viele unserer aktuellen, aber auch potenziellen Kund:innen stellen sich immer wieder die gleichen Fragen, so auch zum Thema Eingangsrechnungen. Wir haben einige dieser Fragen gesammelt.

Erkennt die OCR-Software Duplikate?

In der Tat kann unsere OCR (Optical Character Recognition)-Technologie potenzielle Duplikate erkennen. Unser Tool macht Sie darauf aufmerksam, sollte dies der Fall sein.

Wie lange dauert die Zahlung via Spendesk-Wallet?

Zahlungen über die Spendesk-Wallet dauern in der Regel etwa 1-2 Werktage. Nur bei sehr hohen Beträgen kann es schon einmal 3-4 Werktage in Anspruch nehmen, bis ein Betrag ausgezahlt wird, da die Zahlung in einem solchen Fall zunächst von unserem Compliance-Team bestätigt werden muss. 

Können die Freigaben auch von mehreren Personen getätigt werden?

Wer eine Freigabe oder Genehmigung durchführt, kann von Ihnen bestimmt und definiert werden – dies können durchaus auch mehrere Personen sein.

Es ist auch möglich, Schwellenwerte festzulegen. Ein Beispiel: Person A darf alle Beträge zwischen 1-500 Euro freigeben, Person B darf alle Beiträge zwischen 1-500 Euro genehmigen, aber auch alles, was darüber hinausgeht. 

Können Rechnungen auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden?

Wie bereits erwähnt, können Sachkonten und Mehrwertsteuer künftig gesplittet werden. Dies kann über den Tab "Vorbereiten" vorgenommen werden. Unser Team arbeitet bereits intensiv an weiteren Optionen für die Aufteilung von Kostenstellen.

Noch Fragen? 

Finden Sie viele weitere Antworten auf brennende Fragen in unserem Help Centeroder buchen Sie einfach eine Demo mit unseren erfahrenen Expert:innen, wenn Sie Spendesk noch nicht nutzen. Ob es sich um den Eingangsrechnungsprozess oder andere Unternehmensausgaben handelt, unser Team ist immer für Sie da!

Noch mehr Fragen rund um die Verwaltung von Eingangsrechnungen werden in unserem Handbuch zur Ausgabenoptimierung beantwortet. Jetzt kostenlos herunterladen!