Alternativen zu Payhawk, Pliant und Moss: Ausgabenmanagement im Vergleich

Sie suchen eine Alternative zu Payhawk, Pliant oder Moss? Dann sollten Sie nicht nur die Anzahl der verfügbaren Firmenkarten vergleichen. Entscheidend ist, wie eine Lösung zu Ihrem Kartenmodell, Ihren Freigabeprozessen, Ihrer Buchhaltung und Ihrer Unternehmensstruktur passt.

Ein junges Unternehmen benötigt möglicherweise Karten ohne eingeräumte Kreditlinie. Ein internationaler Konzern braucht dagegen Multi-Entity-Funktionen, mehrere Währungen und konsolidierte Auswertungen. Für ein deutsches Finanzteam können außerdem die DATEV-Anbindung, die Belegerfassung und die Unterstützung bei der Rechnungsprüfung wichtiger sein als Cashback oder besonders hohe Kartenlimits.

Dieser Vergleich stellt Payhawk, Pliant, Moss, Expensify, Rydoo und Spendesk anhand relevanter Kriterien gegenüber. 

Die Angaben beziehen sich auf öffentlich verfügbare Informationen mit Stand 14. August 2026. Produktumfang, Preise, Länderabdeckung und Integrationen können sich ändern. Prüfen Sie deshalb vor einer Entscheidung immer die aktuellen Anbieterinformationen und Vertragsbedingungen.

Welche Kriterien sind bei einer Alternative wichtig?

Die erste Frage betrifft das Kartenmodell. Eine Kreditkarte stellt eine Kreditlinie bereit und wird in der Regel später abgerechnet. Eine Debitkarte belastet ein verfügbares Guthaben oder Konto zeitnah. Bei einer vorfinanzierten oder kontrollierten Karte wird der verfügbare Betrag im Voraus festgelegt. Diese Modelle sind jedoch nicht automatisch rechtlich identisch und unterliegen je nach Anbieter unterschiedlichen Prüfungen und Vertragsbedingungen.

Eine Kreditlinie kann für Unternehmen interessant sein, die ihre Liquidität flexibel steuern möchten. Sie setzt allerdings häufig eine Bonitätsprüfung des Unternehmens voraus. Ob zusätzlich eine persönliche Prüfung oder eine persönliche Bürgschaft erforderlich ist, hängt vom konkreten Anbieter und Vertrag ab. Aussagen wie „keine Schufa-Prüfung“ oder „keine persönliche Haftung“ sollten deshalb nur veröffentlicht werden, wenn sie für das jeweilige Produkt ausdrücklich bestätigt sind.

Ebenso wichtig sind Freigaben und Ausgabenkontrollen. Finanzteams sollten prüfen, ob sich Limits nach Mitarbeitenden, Kostenstellen, Kategorien, Projekten oder Zeiträumen konfigurieren lassen. Auch die Frage, ob Ausgaben vor der Zahlung genehmigt werden müssen oder erst nachträglich geprüft werden, kann für die interne Kontrolle entscheidend sein.

Für die Buchhaltung zählt vor allem, welche Daten aus einer Transaktion oder einem Beleg übertragen werden. Eine OCR-Funktion kann Betrag, Datum, Lieferant und Umsatzsteuer auslesen. Daraus entsteht aber nicht automatisch ein korrekter Buchungssatz. Kontierung, Steuerkennzeichen, Kostenstelle und Leistungszeitraum müssen weiterhin geprüft werden.

Wenn Ihr Unternehmen mit DATEV arbeitet, sollten Sie außerdem zwischen einer Beleg- oder Datenübergabe an DATEV Unternehmen online und einer tieferen Integration in DATEV Rechnungswesen unterscheiden. Eine DATEV-Schnittstelle ist kein einheitlich definierter Funktionsumfang.

Firmenkarten sind ein wichtiger Bestandteil moderner Ausgabenmanagement-Tools. Entscheidend ist, dass sich Zahlungen, Freigaben, Belege und Budgets in einem nachvollziehbaren Prozess verbinden lassen.

Firmenkarte, Debitkarte oder Kreditkarte?

Payhawk bietet in Deutschland und im Europäischen Wirtschaftsraum Visa-Debit- und Visa-Kreditkarten an. Die Debitkarten greifen auf bei Payhawk verfügbare Mittel zu, während Kreditkarten eine bewilligte Kreditlinie nutzen. Die Kreditkartenvergabe hängt von einer Prüfung des antragstellenden Unternehmens ab. Payhawk stellt außerdem virtuelle und physische Karten bereit. Weitere Informationen finden sich auf der Seite zu den Visa-Karten von Payhawk.

Pliant konzentriert sich auf Visa-Kreditkarten für Unternehmen. Die Karten werden physisch und virtuell angeboten und setzen eine ausreichende Bonität voraus. Pliant veröffentlicht derzeit keine einheitliche Cashback-Rate, die für jede Transaktion und jeden Tarif gilt. Auch die Gebühren für Fremdwährungstransaktionen sollten vor Vertragsabschluss anhand der aktuellen Pliant-Konditionen geprüft werden. Die Anbieterinformationen zu Cashback und Wechselkursen sind nicht vollständig einheitlich, weshalb pauschale Aussagen wie „ein Prozent Cashback auf alle Ausgaben“ oder „keine Fremdwährungsgebühren“ vermieden werden sollten.

Moss bietet in Deutschland sowohl Debit- als auch Kreditkarten über Mastercard an. Die Debitkarten greifen auf das Moss-Guthaben zu. Für eine Kreditlinie ist eine Kreditprüfung erforderlich. Moss wirbt mit vielen beziehungsweise unbegrenzten Karten, wobei die konkrete Verfügbarkeit vom Tarif, der Programmfreigabe und den Vertragsbedingungen abhängt. „Unbegrenzt“ bedeutet dabei nicht unbegrenztes Budget oder unbegrenzten Kredit. Die aktuellen Kartenmodelle beschreibt Moss auf der Seite zu den Firmenkreditkarten.

Spendesk fokussiert sich auf physische und virtuelle Debitkarten sowie konfigurierbare Ausgabenkontrollen. Welche Kartenprogramme, Zahlungswege und Funktionen verfügbar sind, hängt von der juristischen Einheit, dem Land und der Produktkonfiguration ab. Eine pauschale Bezeichnung aller Spendesk-Karten als Prepaid-Mastercard sollte deshalb vermieden werden. Einen Überblick geben die Informationen zu Spendesk-Debitkarten für Unternehmen.

Payhawk: sinnvoll für komplexe Strukturen

Payhawk eignet sich vor allem für Unternehmen, die Karten, Ausgaben, Eingangsrechnungen, Beschaffung und mehrere Gesellschaften in einer Plattform verbinden möchten. Die Lösung bietet eine DATEV-Integration, Funktionen für Multi-Entity-Management und einen Procure-to-Pay-Prozess.

Die Stärke von Payhawk liegt damit weniger in einer einzelnen Kartenfunktion als in der Verbindung verschiedener Finanzprozesse. Unternehmen sollten allerdings prüfen, welche Module und Funktionen im konkreten Tarif enthalten sind. 

Multi-Entity-Management, Procurement und internationale Zahlungen sind nicht automatisch Bestandteil jeder Basisversion.

Die Preise für den deutschen Markt werden individuell kalkuliert. Auf der Preisseite von Payhawk finden sich keine allgemeingültigen Beträge für alle Unternehmen. Die Kosten hängen unter anderem von Modulen, Karten, Integrationen, Gesellschaften und Nutzungsumfang ab.

Pliant: Kreditkarten und Kartenabrechnung

Pliant richtet sich an Unternehmen, die klassische Visa-Kreditkarten, virtuelle Karten und zentrale Kartenkontrollen benötigen. Die Lösung kann für Unternehmen mit hohem Kartenumsatz und Bedarf an einer Kreditlinie interessant sein.

Die Plattform unterstützt außerdem vorbereitende Buchhaltung und eine DATEV-Anbindung. Dabei werden Kartentransaktionen, Belege und Kontierungsinformationen für die Weitergabe an DATEV vorbereitet. Das ersetzt nicht automatisch die abschließende Prüfung und Buchung durch die Buchhaltung.

Pliant unterstützt Kartenausgaben und Online-Einkäufe mit virtuellen und physischen Karten. Der Artikel sollte Pliant jedoch nicht als vollständige Procurement- oder Kreditorenbuchhaltungsplattform darstellen. Für weitergehende Rechnungsprozesse sind je nach Setup zusätzliche Integrationen oder Partnerlösungen erforderlich.

Die aktuellen Preise werden über unterschiedliche Tarife und individuelle Konditionen abgebildet. Cashback, Versicherungen und Fremdwährungsgebühren sollten nicht mit pauschalen Beträgen beschrieben werden. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Pliant-Preise und Wechselkursinformationen.

Moss: starke DATEV- und Rechnungsfunktionen

Moss kombiniert Firmenkarten, Ausgabenmanagement und Rechnungsverarbeitung. Die Lösung bietet eine Standardanbindung an DATEV Unternehmen online sowie eine weitergehende DATEV-Direct-Integration für bestimmte DATEV-Rechnungswesen-Umgebungen.

Diese beiden Integrationswege sind nicht gleichzusetzen. Ein Export an DATEV Unternehmen online ist etwas anderes als eine bidirektionale Verbindung zu DATEV Rechnungswesen. Die konkrete Einrichtung hängt unter anderem vom verwendeten DATEV-System, dem Steuerberater und den technischen Voraussetzungen ab.

Moss bietet außerdem Funktionen für die automatisierte Kreditorenbuchhaltung. Rechnungen können erfasst, per OCR ausgelesen, geprüft, freigegeben und mit Bestellungen abgeglichen werden. Die KI unterstützt die Kategorisierung und vorbereitende Kontierung. Sie ersetzt jedoch nicht die menschliche Kontrolle. Besser als „automatische und fehlerfreie Buchhaltung“ ist deshalb die Formulierung „KI-gestützte Belegerfassung und vorbereitende Kontierung“.

Moss ist für Unternehmen mit deutschem Buchhaltungsfokus besonders interessant, weil DATEV, E-Rechnungen und deutsche Rechnungsprozesse stark berücksichtigt werden. Die Preise werden nach Tarif, Funktionsumfang und Transaktionsvolumen berechnet. Die aktuelle Struktur ist auf der Moss-Preisseite beschrieben, veröffentlicht aber nicht für jede Konfiguration einen festen Eurobetrag.

Expensify: internationale Belegerfassung und Spesen

Expensify ist vor allem auf Spesen, Belegerfassung und internationale Expense-Prozesse ausgerichtet. Unternehmen können über das Bring-Your-Own-Card-Modell bestehende Firmenkarten anbinden. Die Expensify Card ist deshalb nicht zwingend erforderlich.

Mit SmartScan lassen sich Belege per Foto, E-Mail oder App erfassen. Die Software erkennt beispielsweise Händler, Datum, Betrag und Währung und kann Belege mit Kartentransaktionen abgleichen. Die aktuelle Liste der Expensify-Integrationen enthält verschiedene internationale Buchhaltungs- und ERP-Systeme. DATEV ist dort derzeit nicht als direkte Integration aufgeführt. Es könnte allerdings sein, dass eine individuelle oder indirekte Anbindung möglich ist.

Expensify unterstützt außerdem Reisekosten, Erstattungen und eigene Richtlinien. Für deutsche Unternehmen sollte allerdings geprüft werden, ob die gewünschte Lösung deutsche Pauschalen, steuerliche Anforderungen und den vorhandenen Buchhaltungsprozess ausreichend abbildet. Die Funktionen sind nicht automatisch mit einer spezialisierten deutschen Reisekostenlösung gleichzusetzen.

Bei der Expensify Card muss zwischen der Software und der Kartenverfügbarkeit unterschieden werden. Das Programm kann in vielen Ländern genutzt werden, während die Ausgabe der eigenen Karte eigenen Länder- und Eligibility-Regeln unterliegt. Die aktuellen Modelle und Preise stehen auf der Expensify-Preisseite.

Rydoo: Reisekosten und Spesen im Mittelpunkt

Rydoo ist eine Expense-Management-Lösung mit Schwerpunkt auf Reisekosten, Spesen und Belegerfassung. Die Plattform unterstützt die Erfassung von Belegen per OCR, die Abrechnung von Ausgaben und die Abstimmung von Kartentransaktionen. Zusätzlich bietet Rydoo eigene virtuelle und physische Karten sowie Anbindungen an bestimmte Kartennetzwerke.

Für deutsche Unternehmen ist relevant, dass Rydoo eigene Informationen zu deutschen Reisekosten und Verpflegungspauschalen bereitstellt. Diese Informationen sollten trotzdem mit den aktuell geltenden gesetzlichen Vorgaben und den eigenen Reiserichtlinien abgeglichen werden.

Rydoo bietet außerdem eine DATEV-Integration und einen offiziellen SAP-S/4HANA-Connector. Diese Funktionen sind jedoch tarif- und konfigurationsabhängig. Unternehmen sollten prüfen, ob die benötigten Daten, Belege und Stammdaten in der gewünschten Richtung übertragen werden können.

Rydoo eignet sich daher vor allem für Unternehmen, bei denen Reisekosten und Spesen im Zentrum stehen. Wer primär Kartenkontrollen, Beschaffung oder Lieferantenrechnungen steuern möchte, sollte die Lösung anhand dieser zusätzlichen Anforderungen prüfen. Die aktuellen Tarife finden sich auf der Rydoo-Preisseite.

Spendesk: Karten, Ausgaben und Beschaffung verbinden

Spendesk verbindet Firmenkarten mit Ausgabenmanagement, Rechnungsverarbeitung, Freigaben und Beschaffung. Der Schwerpunkt liegt auf kontrollierten Unternehmensausgaben und einem durchgängigen Prozess von der Anforderung bis zur Buchhaltung.

Die Plattform unterstützt virtuelle und physische Karten, Budgets, Freigabeprozesse und die mobile Erfassung von Belegen. OCR kann relevante Rechnungs- und Belegdaten auslesen und Kontierungs- oder Kategorisierungsvorschläge erstellen. Diese Vorschläge sollten vor dem Export oder der Buchung geprüft werden.

Für fehlende Belege lassen sich Regeln, Erinnerungen und Eskalationen konfigurieren. Eine Kartensperre kann je nach Setup ausgelöst werden, wenn definierte Fristen überschritten werden. Sie sollte im Artikel nicht als automatische Reaktion auf jeden fehlenden Beleg dargestellt werden.

Spendesk bietet außerdem eine DATEV-Integration und einen Procure-to-Pay-Workflow. Je nach Konfiguration können Bestellanforderungen, Freigaben, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen miteinander verbunden werden. Auch ein Abgleich von Bestellung, Lieferung und Rechnung kann in passenden Workflows unterstützt werden.

Für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften gibt es Funktionen für Multi-Entity-Management. Internationale Rechnungszahlungen sind für berechtigte Einheiten und Zahlungswege möglich, unter anderem über die im Help Center beschriebenen internationalen Zahlungsfunktionen.

Wichtig ist die Abgrenzung zur GoBD: Eine Software kann Belege versiegeln, speichern und nachvollziehbar bereitstellen. Sie macht ein Unternehmen jedoch nicht automatisch vollständig GoBD-konform. Dazu gehören auch Verfahrensdokumentation, Rollen, Kontrollen, Datenflüsse und die korrekte Nutzung des Gesamtsystems. Die aktuellen GoBD-Hinweise des Bundesfinanzministeriums sollten bei einer verbindlichen Bewertung berücksichtigt werden.

Vergleich der Lösungen

Die Tabelle stellt keine Rangfolge dar. Welche Lösung passt, hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab. Ein Unternehmen mit mehreren europäischen Gesellschaften benötigt andere Funktionen als ein deutsches Unternehmen mit einem Schwerpunkt auf DATEV und Reisekosten. Ebenso ist eine Kreditlinie nicht automatisch besser als eine Debitkarte. Entscheidend ist, ob das Unternehmen Liquiditätsspielraum oder maximale Ausgabenkontrolle benötigt.

DATEV und GoBD richtig bewerten

Für deutsche Unternehmen ist eine DATEV-Anbindung häufig ein wichtiges Auswahlkriterium. Sie ist jedoch keine gesetzliche Pflicht und sagt allein noch nichts über die Qualität der Datenübertragung aus.

Prüfen Sie, ob die Lösung nur Belegbilder überträgt oder auch strukturierte Daten wie Lieferant:innen, Sachkonto, Umsatzsteuer, Kostenstelle und Belegdatum. Außerdem sollte klar sein, ob die Übertragung zu DATEV Unternehmen online, DATEV Rechnungswesen oder einem anderen DATEV-Produkt erfolgt.

Auch die GoBD sollte nicht als einfacher Anbieter-Score verwendet werden. Die GoBD beschreiben Anforderungen an elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Belege. Eine Software kann die revisionssichere Verarbeitung und Nachvollziehbarkeit unterstützen. Die Verantwortung für den vollständigen Prozess bleibt jedoch beim Unternehmen.

Für Buchungsbelege gelten grundsätzlich acht Jahre Aufbewahrungsfrist. Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse gelten weiterhin zehn Jahre. Die konkrete Frist hängt von der Dokumentart und der jeweils geltenden Regelung ab. Die gesetzlichen Grundlagen finden sich unter anderem in § 147 AO und § 257 HGB.

Was kosten die Alternativen?

Ein belastbarer Preisvergleich ist schwierig, weil die Anbieter unterschiedliche Modelle verwenden. Einige rechnen pro Nutzer oder aktivem Nutzer ab, andere nach Karten, Transaktionsvolumen, Modulen oder Gesellschaften. Bei Payhawk, Moss und Pliant sind deutsche Preise teilweise individuell. Rydoo und Expensify veröffentlichen stärker standardisierte Tarifinformationen.

Neben dem Grundpreis sollten Unternehmen zusätzliche Karten, Integrationen, Procurement-Funktionen, internationale Zahlungen, Versicherungen, Support, Implementierung und Mindestnutzerzahlen berücksichtigen. Auch die Kosten für die bestehende Buchhaltung oder zusätzliche Drittanbieter dürfen nicht außer Acht gelassen werden.

Für den Vergleich eignet sich deshalb die Total Cost of Ownership besser als ein einzelner Monatspreis. Prüfen Sie, wie viel die Lösung für die geplante Nutzerzahl, das Belegvolumen, die benötigten Schnittstellen und die gewünschte Anzahl an Gesellschaften tatsächlich kostet.

Welche Lösung passt zu welchem Unternehmen?

Payhawk ist vor allem interessant, wenn internationale Gesellschaften, Procurement und komplexe Ausgabenprozesse in einer Plattform verbunden werden sollen.

Pliant passt zu Unternehmen, die eine echte Visa-Kreditkarte, flexible Kartenlimits und eine vorbereitende Buchhaltungsanbindung suchen. Die Bonitäts- und Konditionsprüfung sollte vorab geklärt werden.

Moss eignet sich für Unternehmen, die Karten, Rechnungsverarbeitung und eine tiefe DATEV-Anbindung miteinander verbinden möchten. Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen dem DATEV-Export und DATEV Direct.

Expensify ist eine Option für internationale oder englischsprachige Teams, die bestehende Karten anbinden und Spesen digital verarbeiten möchten. Für deutsche Unternehmen sollten DATEV, Reisekosten und die Verfügbarkeit der eigenen Karte gesondert geprüft werden.

Rydoo ist besonders für Unternehmen interessant, bei denen Reisekosten, Spesen und Kartenabgleich im Vordergrund stehen. Die deutsche Unterstützung bei Verpflegungspauschalen und die DATEV- sowie SAP-Anbindung können dabei wichtige Kriterien sein.

Spendesk eignet sich für Finanzteams, die Karten, Ausgaben, Freigaben, Rechnungen und Beschaffung in einem gemeinsamen Prozess steuern möchten. Welche Funktionen zur Verfügung stehen, hängt vom gebuchten Produktumfang, der juristischen Einheit und der Konfiguration ab.