Spendesk Preise 2026 im Vergleich mit Pleo und Payhawk

Spendesk veröffentlicht 2026 keinen festen Listenpreis. Die tatsächlichen Kosten hängen von der Plattformgebühr, dem Transaktionsvolumen und den gebuchten Modulen ab.

Wer ein Tool für Ausgabenmanagement vergleicht, findet oft keine einfache Antwort auf die Frage nach den tatsächlichen Kosten. Viele Anbieter arbeiten mit individuellen Angeboten. Außerdem entstehen neben der monatlichen Plattformgebühr weitere Kosten, etwa für Transaktionen, Fremdwährungen, Erstattungen, Karten oder zusätzliche Module.

Für einen belastbaren Vergleich reicht der Einstiegspreis deshalb nicht aus. Entscheidend sind das Preismodell, der Funktionsumfang, die Gebühren im laufenden Betrieb und die Frage, wie gut sich das System in die bestehende Buchhaltung, etwa über DATEV, integrieren lässt.

Dieser Artikel zeigt, wie sich die Kosten von Spendesk zusammensetzen, welche Preise Pleo und Payhawk aktuell veröffentlichen und warum DATEV keine direkte Alternative zu einer Spend-Management-Plattform ist.

Spendesk-Kosten

Spendesk veröffentlicht keinen allgemein gültigen Listenpreis. Die offizielle Preisseite beschreibt ein individuelles Modell mit einer festen monatlichen Plattformgebühr und variablen Gebühren für die Nutzung. Der konkrete Preis hängt unter anderem von Unternehmensgröße, Transaktionsvolumen und gebuchten Modulen ab.

Laut der aktuellen Preisgestaltung sind im Basispaket unbegrenzt viele Nutzer und Karten vorgesehen. Spendesk berechnet keine monatliche Gebühr für einzelne Nutzer oder Karten. Kosten entstehen jedoch durch die Nutzung der Plattform: Im Tarif sind 100 Transaktionen enthalten, weitere Transaktionen werden zusätzlich berechnet oder über ein weiteres Transaktionspaket abgedeckt. 

Zur Orientierung: In einem aktuellen Spendesk-Beispiel kostet die Plattform 299 Euro pro Monat und umfasst 100 Transaktionen. Wenn Ihr Unternehmen mehr Transaktionen durchführt, können zusätzliche Pakete oder Einzeltransaktionen hinzukommen. Die tatsächlichen Kosten hängen deshalb nicht nur von der Teamgröße ab, sondern auch vom Transaktionsvolumen und den gebuchten Modulen. 

Bei der Auswahl einer Ausgabenmanagement-Plattform sollten Unternehmen Karten, Gebühren, Funktionen und laufende Kosten gemeinsam betrachten.

Funktionen, die den Preis beeinflussen

Die Kosten hängen wesentlich davon ab, welche Module ein Unternehmen benötigt. Typische Bestandteile sind:

• Firmenkarten und virtuelle Karten

• Belegerfassung und Auslagen

• Genehmigungsworkflows

• Rechnungsmanagement

• Bestellanforderungen und Procurement

• Multi-Entity-Funktionen

• DATEV-Anbindung und Buchhaltungsfunktionen

Spendesk lässt sich um Procurement-Funktionen erweitern. Mitarbeitende reichen ihre Bestellanforderung ein, die nach der Freigabe in eine Bestellung oder virtuelle Karte übergeht. Mit „No PO, No Pay“ stellen Sie sicher, dass Ausgaben erst nach einer genehmigten Bestellung bezahlt werden. Die Regel lässt sich je nach Prozess individuell konfigurieren. 

Die Karten selbst sind in der EEA als Visa-Debitkarten verfügbar. Spendesk Financial Services tritt dabei als Kartenherausgeber auf. Je nach Markt und Produkt stehen physische Karten sowie Einmal-, wiederkehrende und mehrfach nutzbare virtuelle Karten zur Verfügung.

Auch bei den Zahlungsgebühren muss zwischen verschiedenen Vorgängen unterschieden werden. Bei Kartenzahlungen in einer anderen Währung berechnet Spendesk in der Regel 2,99 Prozent Fremdwährungsgebühr. Für internationale Lieferantenrechnungen gilt eine separate Gebührenstruktur. Beides sollte bei der Kostenplanung getrennt betrachtet werden, denn eine Zahlung mit der Firmenkarte wird anders abgerechnet als eine internationale Überweisung. 

Pleo-Kosten

Pleo veröffentlicht für Deutschland eine öffentliche Preisliste. Die folgenden Beträge gelten laut der deutschen Pleo-Preisseite zuzüglich Mehrwertsteuer. Die Preise können sich je nach monatlicher oder jährlicher Abrechnung unterscheiden.

Der Starter-Tarif ist aktuell nicht dauerhaft kostenlos. Pleo bietet einen kostenlosen Testzeitraum an, ältere Artikel oder Bestandskunden können jedoch noch auf frühere Tarifmodelle mit einem kostenlosen Starter-Angebot verweisen.

Zusätzlichen Pleo-Gebühren

Pleo berechnet je nach Tarif weitere Gebühren, unter anderem für:

• zusätzliche Nutzer

• Fremdwährungszahlungen

• Bargeldabhebungen im Starter-Tarif

• Erstattungen und Auslagen

• bestimmte Ersatzkarten

Die Fremdwährungsgebühr liegt laut der aktuellen Gebührenübersicht je nach Tarif zwischen 1,49 Prozent und 2,49 Prozent. Erstattungen kosten in den kostenpflichtigen Tarifen oberhalb von Starter 0,9 Prozent pro Vorgang.

Ein Beispiel zeigt den Einfluss der Nutzergebühren: Bei 40 Nutzern im Essential-Tarif wären 39 Nutzer zusätzlich zum Basispaket zu bezahlen. Bei jährlicher Abrechnung ergibt sich dadurch eine monatliche Grundgebühr von 18 Euro plus 429 Euro für zusätzliche Nutzer. Karten, Fremdwährungen und weitere Gebühren sind dabei noch nicht berücksichtigt.

Pleo stellt physische und virtuelle Mastercard-Karten bereit. Die erste physische Karte ist laut der aktuellen Gebührenübersicht kostenlos. Für virtuelle Karten fällt keine separate Kartengebühr an.

Payhawk-Kosten

Payhawk arbeitet bei den regulären Plänen mit individuellen Angeboten. Die deutsche Preisseite beschreibt ein modulares Modell, bei dem die Kosten unter anderem von Modulen, Nutzung und Unternehmensstruktur abhängen.

Für kleinere Unternehmen bewirbt Payhawk zusätzlich ein Growth Program. Auf der deutschen Programmseite wird ein Einstiegspreis von 149 Euro pro Monat genannt. Das Angebot richtet sich an neue Kunden im EWR oder im Vereinigten Königreich mit weniger als 20 Mitarbeitenden und ist an bestimmte Leistungsgrenzen gebunden.

Zum Growth Program gehören unter anderem:

• eine begrenzte Zahl an Sitzen und Debitkarten

• Ausgabenmanagement und Erstattungen

• Rechnungsmanagement

• Lieferantenverwaltung

• Freigabeworkflows

• ein begrenztes monatliches Rechnungs- und Erstattungsvolumen

Wichtige Funktionen wie Procurement, Multi-Entity-Management, Budgetkontrolle, Kreditkarten und bestimmte ERP-Integrationen sind laut Programmseite nicht im Growth Program enthalten. Procurement und umfassendere Beschaffungsfunktionen gehören zur regulären Payhawk-Plattform.

Payhawk bietet im allgemeinen Produktportfolio Visa-Debit- und Kreditkarten an. Für das Growth Program sind jedoch ausschließlich Debitkarten vorgesehen. Die Aussage „Payhawk bietet Visa-Kredit- und Debitkarten“ ist deshalb für das Gesamtprodukt korrekt, nicht aber als Beschreibung des Growth-Tarifs.

Bei den Fremdwährungsgebühren finden sich auf den offiziellen Payhawk-Seiten unterschiedliche Angaben. Eine Produktseite nennt gebührenfreie Transaktionen in bestimmten Ländern und 1,99 Prozent in anderen Märkten. Eine separate Gebührentabelle weist ebenfalls 1,99 Prozent aus, trägt jedoch ein älteres Aktualisierungsdatum. Die konkrete Gebühr sollte deshalb vor Vertragsabschluss für das gewünschte Karten- und Kontomodell bestätigt werden.

Spendesk, Pleo und Payhawk im Vergleich

DATEV ist keine direkte Spendesk Alternative

DATEV und Spendesk erfüllen unterschiedliche Aufgaben. DATEV ist eine Lösung für Buchhaltung, Rechnungswesen und steuerliche Prozesse. Spendesk, Pleo und Payhawk setzen früher im Prozess an, etwa bei Ausgaben, Karten, Freigaben, Belegen und Bestellungen.

DATEV kann deshalb nicht direkt als Alternative zu Spendesk, Pleo oder Payhawk bewertet werden. Die sinnvollere Frage lautet: Wie gut überträgt die Ausgabenmanagement-Plattform ihre Daten und Belege an DATEV?

DATEV unterscheidet zwischen verschiedenen Übertragungswegen, darunter dem DATEV Rechnungsdatenservice und dateibasierten Schnittstellen. Die DATEV-Marktplatz-Einträge dokumentieren entsprechende Anbindungen für Spendesk, Pleo und Payhawk.

Die direkten DATEV-Integration für die Plattformen nutzen also nur, wenn klar ist, welcher DATEV-Datenservice verwendet wird und ob Daten nach DATEV Unternehmen online, DATEV Rechnungswesen oder in einen anderen Zielbereich übertragen werden.

GoBD und digitale Belegarchivierung

Eine digitale Schnittstelle allein macht einen Prozess nicht automatisch GoBD-konform. Die GoBD stellen unter anderem Anforderungen an Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Unveränderbarkeit und den Zugriff auf steuerlich relevante Aufzeichnungen. Auch die korrekte Einrichtung und Nutzung des Systems sowie die Verfahrensdokumentation spielen eine Rolle.

Sicherer ist deshalb die Formulierung, dass eine Plattform GoBD-relevante Prozesse und die strukturierte Belegaufbewahrung unterstützen kann. Aussagen wie „automatisch GoBD-konform“, „garantiert revisionssicher“ oder „erfüllt alle Aufbewahrungspflichten“ gehen in der Regel zu weit.

Auch bei Aufbewahrungsfristen sollte der Artikel nicht pauschal von „acht Jahren für alle Belege“ sprechen. Die Frist hängt von der Dokumentart ab. Für Buchungsbelege gelten grundsätzlich acht Jahre, für andere Unterlagen können sechs oder zehn Jahre gelten. Maßgeblich sind unter anderem die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch.

Welche Lösung passt zu welchem Unternehmen?

Spendesk passt besonders zu Unternehmen, die Firmenkarten, Freigaben, Belege, Bestellungen und DATEV in einem verbundenen Prozess abbilden möchten. Der Preis ist nicht öffentlich als einfacher Tarif pro Nutzer:in ausgewiesen. Für die Kalkulation müssen daher Plattformgebühr, Transaktionen, Module und Zahlungsgebühren gemeinsam betrachtet werden.

Pleo eignet sich für Teams, die eine öffentlich nachvollziehbare Tarifstruktur bevorzugen und vor allem Karten, Auslagen und Ausgaben verwalten möchten. Mit wachsender Nutzer:innenzahl werden die zusätzlichen Sitzgebühren zu einem wichtigen Kostenfaktor. Fremdwährungen und Erstattungen sollten ebenfalls in die Kalkulation einfließen.

Payhawk ist interessant für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen an Procurement, Rechnungsmanagement, Multi-Entity-Strukturen und internationale Ausgaben. Das Growth Program kann für kleine Unternehmen attraktiv sein, ist aber deutlich eingeschränkter als die reguläre Plattform.

DATEV bleibt die zentrale Buchhaltungs- und Rechnungswesenlösung, nicht das eigentliche Tool für die Steuerung von Mitarbeiterausgaben und Bestellungen. Entscheidend ist daher die Qualität der Schnittstelle zur gewählten Ausgabenmanagement-Plattform.

Die tatsächlichen Gesamtkosten vergleichen

Für einen fairen Vergleich sollten Unternehmen nicht nur die monatliche Grundgebühr betrachten. Relevant sind mindestens:

• Plattform- und Modulgebühren

• Nutzer:innen- und Kartengebühren

• enthaltene und zusätzliche Transaktionen

• Fremdwährungs- und Zahlungsgebühren

• Kosten für Erstattungen und Bargeld

• DATEV- oder andere Integrationen

• manueller Aufwand für Belege, Freigaben und Monatsabschluss

Die günstigste Lösung auf dem Papier ist nicht automatisch die günstigste im Betrieb. Entscheidend ist, welche Gebühren anfallen und wie viel manuellen Aufwand das System im täglichen Prozess tatsächlich reduziert.

Erleben Sie, wie Spendesk Ausgaben, Freigaben, Karten und DATEV in einem durchgängigen Prozess verbindet.