SaaS-Verträge im Monatsabschluss: Wiederkehrende Kosten korrekt abgrenzen und Budgets schützen

Kurz nach dem Monatsende zeigt die Kartenabrechnung zeigt 40 Software-Abbuchungen – zwei Rechnungen fehlen, und eine Jahreslizenz wurde vollständig im Aufwand des Monats erfasst. Gleichzeitig wundert sich die Marketingleitung, warum ihr Budget überschritten ist.

Wiederkehrende Softwarekosten werden per Karte, Lastschrift oder Eingangsrechnung bezahlt. Ihr Leistungszeitraum passt jedoch nicht immer zum Kalendermonat. Dadurch können eine betriebswirtschaftliche Auswertung, Budget-Ist-Werte und Prognosen ein falsches Bild vermitteln.

Dieser Artikel zeigt, wie Finanzteams Vertragsdaten, Leistungszeiträume, Rechnungsstatus und Kostenstellen zusammenführen. So lassen sich SaaS-Kosten im Monatsabschluss periodengerecht abgrenzen und Budgets frühzeitig schützen.

Die konkrete Buchung hängt vom Einzelfall, dem Kontenrahmen und der steuerlichen Beurteilung ab. Stimmen Sie steuerliche und handelsrechtliche Fragen mit Ihrer Steuerberatung ab.

Mit einem SaaS-Vertragsregister beginnt jede saubere Abgrenzung

Abgrenzen kann nur, wer pro SaaS-Vertrag Laufzeit, Leistungszeitraum und Abrechnungsrhythmus kennt. Rechnungsdatum und Leistungszeitraum sind unterschiedliche Informationen. Für die Zuordnung des Aufwands ist grundsätzlich der Zeitraum maßgeblich, in dem die Leistung genutzt wird. Rechnungsdatum und Zahlung beeinflussen zusätzlich die Erfassung der Verbindlichkeit, den Vorsteuerabzug und die Liquiditätsplanung.

Ein SaaS-Vertragsregister sollte deshalb mindestens folgende Angaben enthalten:

• Anbieter und Vertragspartei,

• Sitzland des Anbieters,

• Vertragslaufzeit und Leistungszeitraum,

• Abrechnungsrhythmus, zum Beispiel monatlich, jährlich im Voraus oder nutzungsbasiert,

• Nettobetrag und Währung,

• Zahlungsart,

• Kündigungsfrist und Verlängerungsdatum,

• Kostenstelle oder Projekt,

• fachlich verantwortliche Person,

• Anzahl der Lizenzen oder Seats,

• erwartete Buchungslogik, zum Beispiel laufender Aufwand oder aktiver Rechnungsabgrenzungsposten.

Für die Erstbefüllung gleichen Sie die Kreditorenliste, Kartenumsätze und Lastschriften der vergangenen zwölf Monate ab. Die verantwortliche Person sollte die Nutzung und Verlängerung prüfen, unabhängig davon, wer die Rechnung bezahlt.

Beispiel für ein unvollständiges Vertragsregister

Eine Softwaregesellschaft mit 280 Beschäftigten gleicht ihre Zahlungen ab. Dabei findet die Controllerin 64 bezahlte Softwaretools, während das Vertragsregister nur 41 Einträge enthält.

Unter den 23 fehlenden Tools befinden sich fünf Jahresverträge mit einem Gesamtwert von 38.000 Euro netto. Bisher wurden diese Verträge jeweils vollständig im Zahlungsmonat als Aufwand erfasst. Für einen monatlichen Abschluss kann das zu starken Ausschlägen in der BWA und zu verzerrten Budget-Ist-Werten führen.

Drei Abgrenzungsfälle bestimmen den SaaS-Aufwand im Monat

Wiederkehrende SaaS-Kosten ordnen Sie grundsätzlich dem Zeitraum zu, in dem die Leistung erbracht oder genutzt wird. Für die konkrete Buchung sind vor allem drei Fälle relevant:

1. Eine Leistung wurde im Voraus bezahlt.

2. Eine Leistung wurde bereits genutzt, aber noch nicht in Rechnung gestellt.

3. Eine nutzungsabhängige Leistung ist erbracht, die endgültige Höhe steht aber noch nicht fest.

Für Vorauszahlungen ist ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten relevant. Genutzte Leistungen ohne eingegangene Rechnung werden je nach Sicherheit und Höhe als Verbindlichkeit oder Rückstellung berücksichtigt.

Grundlage für die periodengerechte Zuordnung ist Paragraph 252 Absatz eins Nummer fünf des Handelsgesetzbuchs. Die Vorschrift verlangt, Aufwendungen und Erträge unabhängig vom Zahlungszeitpunkt der Periode zuzuordnen, zu der sie wirtschaftlich gehören.

Eine sinnvolle Reihenfolge für den Monatsabschluss

Für den Monatsabschluss hat sich folgende Reihenfolge bewährt:

1. Neue SaaS-Belege dem passenden Vertrag zuordnen.

2. Leistungszeitraum, Betrag und Kostenstelle prüfen.

3. Auflösungen bestehender Rechnungsabgrenzungsposten buchen.

4. Fehlende Rechnungen anhand des Vertragsregisters abgrenzen.

5. Nutzungsabhängige Mehrkosten schätzen und dokumentieren.

6. Abweichungen zwischen Vertrag, Rechnung und Zahlung prüfen.

7. Periodengerechte Budget-Ist-Werte an die Budgetverantwortlichen übergeben.

Jahreslizenzen im Voraus über den Leistungszeitraum verteilen

Nach Paragraph 250 Absatz eins des Handelsgesetzbuchs sind Ausgaben vor dem Abschlussstichtag aktiv abzugrenzen, wenn sie Aufwand für eine bestimmte Zeit danach darstellen.

Eine Jahreslizenz für ein Whiteboard-Tool kostet 14.400 Euro netto. Sie wird am 3. März bezahlt und gilt für den Zeitraum vom 1. März 2026 bis zum 28. Februar 2027.

Zum Monatsabschluss im März werden daher 1.200 Euro als Aufwand berücksichtigt. Die verbleibenden 13.200 Euro werden als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten erfasst und in den folgenden Monaten aufgelöst.

In vielen Kontenrahmen werden für solche Buchungen die Konten 0980 beziehungsweise 1900 für den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten und 4964 beziehungsweise 6837 für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten verwendet. Die konkrete Kontierung hängt jedoch vom verwendeten Kontenrahmen und den internen Buchungsrichtlinien ab. Ein entsprechendes Buchungsbeispiel für Softwareüberlassung sollte deshalb nicht ungeprüft auf jedes Unternehmen übertragen werden.

Vereinfachungsregel für kleinere Beträge

Das Handelsrecht enthält keine allgemeine gesetzliche 800-Euro-Grenze für Rechnungsabgrenzungsposten. Für steuerliche Zwecke erlaubt Paragraph 5 Absatz fünf Satz zwei des Einkommensteuergesetzes ein Wahlrecht für geringfügige Beträge bis 800 Euro. Dieses Wahlrecht muss einheitlich ausgeübt werden. Bei Unternehmen mit Vorsteuerabzug wird die Grenze in der Praxis regelmäßig auf den Nettobetrag bezogen.

Die Anwendung sollte in den internen Buchungsrichtlinien und der Verfahrensdokumentation festgehalten werden.

Genutzte Leistungen ohne Rechnung gehören trotzdem in den Abschlussmonat

Eine Leistung, die im Abschlussmonat bereits genutzt wurde, gehört grundsätzlich in diesen Zeitraum, auch wenn die Rechnung erst später eintrifft.

Ist der Betrag sicher oder anhand des Vertrags zuverlässig bestimmbar, kommt häufig eine sonstige Verbindlichkeit infrage. Ist die Höhe oder der genaue Grund noch unsicher, kann eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten relevant sein. Die Unterscheidung zwischen Verbindlichkeit und Rückstellung hängt unter anderem davon ab, ob Grund und Höhe der Verpflichtung bereits feststehen.

Beispiel für eine fehlende Oktober-Rechnung

Die Oktober-Rechnung für ein CRM-System kommt am 6. November. Das Unternehmen nutzt 85 Lizenzen zu einem festen Monatspreis von 2.150 Euro netto.

Wenn die Leistung im Oktober vollständig erbracht wurde und der Betrag aus dem Vertrag feststeht, berücksichtigt das Rechnungswesen zum 31. Oktober 2.150 Euro als Aufwand und als sonstige Verbindlichkeit. Sobald die Rechnung eingeht, wird die Abgrenzung gegen die tatsächliche Rechnung aufgelöst.

Der Vorsteuerabzug setzt grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Deshalb sollte der Nettobetrag im Abschlussmonat abgegrenzt werden, während die Vorsteuer erst mit der Rechnung erfasst wird. Das konkrete Vorgehen sollte mit der Steuerberatung abgestimmt werden.

Nutzungsbasierte Mehrkosten erfordern eine dokumentierte Schätzung

Viele SaaS-Verträge bestehen aus einem Grundpreis und variablen Bestandteilen. Dazu gehören zum Beispiel:

• zusätzliche Nutzerkonten,

• API-Aufrufe,

• Speicherplatz,

• KI-Verbrauch,

• Transaktionsvolumen,

• zusätzliche Datenverarbeitung.

Diese Mehrkosten werden häufig erst nach dem Monatsende abgerechnet. Für den Abschluss benötigen Sie deshalb eine nachvollziehbare Schätzung.

Dokumentieren Sie mindestens:

• Quelle des Nutzungsberichts,

• Auswertungsstichtag,

• Preis pro Einheit,

• erwartete Menge,

• Berechnung,

• verantwortliche Person,

• Abweichung zur später eingegangenen Rechnung.

Beispiel für nutzungsabhängige Mehrkosten

Das Vertriebsteam aktiviert am 16. September 30 zusätzliche Seats eines KI-Assistenten. Jeder Seat kostet 30 Euro netto pro Monat. Für den halben September ergeben sich anteilige Kosten von 450 Euro.

Zusätzlich überschreitet das Team sein API-Kontingent. Die Controllerin schätzt den Mehrverbrauch auf 1.400 Euro. Für September berücksichtigt sie somit insgesamt 1.850 Euro.

Je nach Sicherheit der Verpflichtung wird dieser Betrag als sonstige Verbindlichkeit oder Rückstellung erfasst. Die im Oktober eingehende Rechnung beläuft sich auf 1.912 Euro. Die Differenz von 62 Euro wird im Oktober erfasst und die Abgrenzung entsprechend aufgelöst.

Ein sorgfältiger Abgleich von Vertrag, Rechnung und Leistungszeitraum schafft die Grundlage für einen korrekten Monatsabschluss.

Ausländische SaaS-Anbieter und Wechselkurse

Bei SaaS-Verträgen mit ausländischen Anbietern müssen Sie zusätzlich den Leistungsort, die Umsatzsteuer und die Währung berücksichtigen.

Für eine typische B2B-Softwareleistung liegt der Leistungsort nach Paragraph 3a Absatz zwei des Umsatzsteuergesetzes am Sitz des Leistungsempfängers. Sitzt Ihr Unternehmen in Deutschland, kann die Leistung deshalb in Deutschland steuerpflichtig sein.

Bei Anbietern aus dem EU-Ausland greift für bestimmte sonstige Leistungen Paragraph 13b Absatz eins des Umsatzsteuergesetzes. Bei Anbietern aus einem Drittland, etwa den Vereinigten Staaten, kann Paragraph 13b Absatz zwei Nummer eins des Umsatzsteuergesetzes maßgeblich sein. Ob Reverse Charge tatsächlich anzuwenden ist, hängt vom Leistungsort, der Ansässigkeit des Anbieters und möglichen Sonderregeln ab.

Bei vollem Vorsteuerabzug können sich Umsatzsteuer und Vorsteuer im selben Voranmeldungszeitraum ausgleichen. Die Erklärung bleibt trotzdem erforderlich.

Was gilt bei ausländischer Umsatzsteuer?

Ausländische Umsatzsteuer ist grundsätzlich nicht als deutsche Vorsteuer abziehbar. Je nach Fall sollten Sie eine Rechnungskorrektur anfordern oder prüfen, ob ein Vorsteuervergütungsverfahren im jeweiligen Land möglich ist. Hinterlegen Sie deshalb Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Anbieter und prüfen Sie die Rechnung bereits beim Eingang.

Fremdwährungen korrekt umrechnen

Für die Umsatzsteuer gilt bei Fremdwährungsrechnungen grundsätzlich der gesetzlich vorgesehene Umrechnungskurs. Nach Paragraph 16 Absatz sechs des Umsatzsteuergesetzes kann der maßgebliche Durchschnittskurs des Monats relevant sein, in dem die Leistung ausgeführt oder das Entgelt vereinnahmt wurde.

Für die handelsrechtliche Buchung können sich dagegen Unterschiede zwischen dem Umrechnungskurs der Rechnung und dem tatsächlichen Eurobetrag der Zahlung ergeben. Diese Differenzen sollten nicht automatisch als Preisänderung interpretiert werden, sondern separat als Währungs- oder Zahlungsdifferenz geprüft werden.

Beispiel für eine Rechnung in US-Dollar

Ein US-Anbieter stellt im Januar 4.800 US-Dollar für eine zwölfmonatige Softwarelizenz in Rechnung. Für das Beispiel wird ein Umrechnungskurs von 1,08 US-Dollar je Euro angenommen.

Wenn tatsächlich 4.461,20 Euro vom Konto abgebucht werden, entsteht eine Differenz von 16,76 Euro zum verwendeten Plan- oder Steuerumrechnungskurs. Diese Differenz sollte separat geprüft und nicht ungeprüft dem monatlichen SaaS-Aufwand zugeschlagen werden.

Für die Budgetplanung empfiehlt es sich, Fremdwährungsverträge in Euro zu planen und eine angemessene Kursreserve vorzusehen.

Der Abgleich von Rechnungsstatus und Kostenstelle macht SaaS-Kosten steuerbar

Jede SaaS-Zahlung sollte im Monatsabschluss mindestens drei Prüfungen durchlaufen:

1. Passt der Betrag zum Vertrag?

2. Liegt die Rechnung vor oder wurde die Leistung korrekt abgegrenzt?

3. Ist die Ausgabe der richtigen Kostenstelle oder dem richtigen Projekt zugeordnet?

Ein Rechnungsstatus mit den Stufen erwartet, eingegangen, freigegeben und bezahlt schafft Transparenz. Die Abschlussliste sollte insbesondere folgende Abweichungen enthalten:

• Kartenabbuchung ohne Rechnung,

• Rechnung ohne Vertrag im Register,

• Rechnungsbetrag über dem Vertragspreis,

• abweichende Lizenzanzahl,

• geteiltes Tool, das vollständig auf einer Kostenstelle liegt,

• Buchung ohne Leistungszeitraum,

• fehlende Freigabe,

• nicht geklärte Fremdwährung oder Umsatzsteuer.

Beispiel für die Umlage auf Kostenstellen

Ein Kollaborationstool umfasst 120 Lizenzen zu je 12,50 Euro netto. Die monatlichen Kosten betragen 1.500 Euro.

Die tatsächliche Nutzung verteilt sich wie folgt:

• Marketing nutzt 35 Lizenzen, also 437,50 Euro.

• Vertrieb nutzt 50 Lizenzen, also 625 Euro.

• IT nutzt 35 Lizenzen, also 437,50 Euro.

Wenn die gesamte Rechnung zunächst auf der IT-Kostenstelle landet, wird IT um 1.062,50 Euro zu hoch belastet. Eine korrekte Umlage verbessert sowohl den Monatsabschluss als auch die Aussagekraft der Bereichsbudgets.

Mit Spendesk für Ausgabenmanagement können Unternehmen Ausgaben, Rechnungen und Belege zentral erfassen und Kostenstellen oder andere analytische Felder zuordnen. Je nach Einrichtung lassen sich strukturierte Belegdaten und digitale Belege über die DATEV-Integration an DATEV Unternehmen online übergeben. Das kann manuelle Nacharbeit reduzieren, ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung der Kontierung.

Budgets schützen Sie vor der Verlängerung, nicht danach

SaaS-Budgetüberschreitungen entstehen häufig Wochen vor dem Monatsabschluss, nämlich dann, wenn eine Kündigungsfrist verstreicht oder ungenutzte Lizenzen nicht reduziert werden.

Bewerten Sie SaaS-Budgets deshalb auf Basis periodengerechter Werte und nicht ausschließlich anhand der Zahlungen. Ein Verlängerungskalender sollte die verantwortlichen Personen rechtzeitig vor wichtigen Fristen informieren, zum Beispiel 90, 60 und 30 Tage vorher.

Vor einer Verlängerung sollten Sie mindestens prüfen:

• tatsächliche Nutzung,

• aktive und inaktive Lizenzen,

• alternative Tools,

• Vertragslaufzeit,

• Kündigungsfrist,

• erwartete Preisänderungen,

• Zuordnung zu Kostenstellen und Budgets.

Laut dem SaaS Management Index 2026 von Zylo bleiben im Durchschnitt 36 Prozent der SaaS-Lizenzen ungenutzt. Die Kennzahl ist ein internationaler Benchmark und kein allgemeingültiger Wert für jedes Unternehmen. Sie zeigt jedoch, warum eine regelmäßige Nutzungsprüfung wichtig ist.

Beispiel für eine automatische Verlängerung

Das Marketing plant für 2026 ein SaaS-Budget von 60.000 Euro. Im August liegt der Forecast bei 57.000 Euro, weil ein SEO-Tool gekündigt werden soll. Die Kündigungsfrist von 90 Tagen läuft jedoch am 3. Juni ab.

Am 1. September verlängert sich der Vertrag automatisch um zwölf Monate. Der Vertragswert beträgt 9.600 Euro netto, obwohl nur vier von zehn Seats aktiv genutzt werden.

Bei einer periodengerechten Abgrenzung entfallen auf September bis Dezember 3.200 Euro. Der Forecast steigt damit auf 60.200 Euro. Weitere 6.400 Euro gehören in das Budget des folgenden Jahres.

Ein zahlungsbasierter Bericht würde im September dagegen den gesamten Betrag von 9.600 Euro berücksichtigen und eine scheinbare Überschreitung von 6.600 Euro ausweisen. Das Beispiel zeigt, warum die Zahlungssicht und die periodengerechte Budgetsicht getrennt betrachtet werden müssen.

Spendesk bietet mit Abonnementkarten und Ausgabenübersichten Funktionen, mit denen Unternehmen wiederkehrende Kartenzahlungen zentral überwachen können. Inaktive oder doppelte Abonnements lassen sich dadurch leichter identifizieren. Die Prüfung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen sollte zusätzlich im Vertragsregister organisiert werden.

Dokumentierte Abgrenzungsregeln machen den Abschluss prüfbar

Eine Abgrenzung ist im Prüfungsfall nur so gut wie ihre Dokumentation. Regel, Beleg und Berechnung müssen für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein.

In die Verfahrensdokumentation gehören insbesondere:

• Definition der relevanten SaaS-Kosten,

• Kriterien für aktive Rechnungsabgrenzungsposten,

• Kriterien für Verbindlichkeiten und Rückstellungen,

• Umgang mit Beträgen bis 800 Euro,

• Schätzlogik für nutzungsabhängige Kosten,

• verwendete Wechselkursquelle,

• Umlageschlüssel für Kostenstellen,

• Freigabeprozess,

• Verantwortlichkeiten,

• Aufbewahrungs- und Archivierungsregeln.

Die Anforderungen an die digitale Buchführung und Aufbewahrung ergeben sich unter anderem aus den GoBD.

Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen

Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für viele Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre. Dazu können Eingangsrechnungen gehören. Die konkrete Frist hängt jedoch von der Dokumentart und ihrer weiteren Funktion ab. Einzelne Unterlagen können weiterhin länger aufzubewahren sein.

Prüfen Sie deshalb die jeweils geltenden Vorgaben, insbesondere Paragraph 147 Absatz drei der Abgabenordnung und Paragraph 14b des Umsatzsteuergesetzes.

E-Rechnungen ab dem Jahr 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen inländische B2B-E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem Jahr 2027 bestimmte E-Rechnungen ausstellen können. Ab dem Jahr 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle betroffenen inländischen B2B-Umsätze.

Das Bundesministerium der Finanzen erläutert die Regelungen zur E-Rechnung ausführlich. Zulässige Formate können beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD mit strukturierten Rechnungsdaten sein.

Rechnungen ausländischer SaaS-Anbieter fallen nicht automatisch unter die deutsche Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze. Die Anforderungen an Rechnung, Umsatzsteuer und Archivierung müssen trotzdem geprüft werden.