Gebundene und ausgegebene Ausgaben: So berechnen Sie Ihr verfügbares Budget

Mitte Mai steht die nächste Budgetrunde im Controlling an. Der Bericht für die Kostenstelle Vertrieb zeigt noch 18.000 Euro frei. Gleichzeitig fragt der Einkauf, ob eine neue Bestellung über 6.000 Euro freigegeben werden kann. Sie wissen jedoch, dass drei bereits genehmigte Bestellungen über insgesamt 14.500 Euro noch nicht bezahlt wurden.

Diese offenen Bestellungen sind gebundene Ausgaben. Das Geld ist bereits zugesagt, auch wenn noch kein Zahlungsausgang erfolgt ist. Für die neue Bestellung stehen deshalb nicht mehr 18.000 Euro, sondern nur noch 3.500 Euro zur Verfügung. Eine Freigabe über 6.000 Euro würde das Budget um 2.500 Euro überschreiten.

Das Beispiel zeigt, warum Finanzteams zwischen geplanten, gebundenen und bereits ausgegebenen Beträgen unterscheiden müssen. Dieser Beitrag erklärt die wichtigsten Begriffe, zeigt die passende Formel und rechnet sie an einem Quartalsbudget durch.

Warum die Begriffe wichtig sind

In der operativen Budgetsteuerung lassen sich Ausgaben vereinfacht in drei Zustände einteilen:

Die Spendesk-Budgetfunktion unterscheidet zwischen gebundenen und bereits ausgegebenen Beträgen. Genehmigte, aber noch nicht bezahlte Ausgaben werden als gebunden berücksichtigt. Kartenzahlungen und bereits erstattete Auslagen gelten als ausgegeben.

Gebundene Ausgaben

Gebundene Ausgaben sind Beträge, die bereits zugesagt oder genehmigt wurden, aber noch nicht bezahlt sind. Dazu können je nach Prozess gehören:

• genehmigte Bestellungen,

• freigegebene Ausgabenanfragen,

• noch nicht erstattete Auslagen,

• offene Eingangsrechnungen,

• genehmigte Kartenaufladungen,

• vertraglich zugesagte Leistungen.

Im Controlling wird für solche Beträge häufig der Begriff Obligo verwendet. Die genaue Definition ist jedoch vom Unternehmen, vom ERP-System und vom jeweiligen Rechnungslegungsprozess abhängig. Für die operative Budgetkontrolle ist deshalb eine eindeutige interne Definition entscheidend.

Ausgegebene beziehungsweise bezahlte Ausgaben

Ausgegebene Ausgaben haben das Zahlungskonto bereits verlassen. Das gilt beispielsweise für:

• eine Kartenzahlung,

• eine Überweisung an einen Lieferanten,

• eine erstattete Spesenabrechnung,

• eine bezahlte Eingangsrechnung.

Eine bezahlte Ausgabe sollte nicht zusätzlich zu den ausgegebenen Ausgaben vom Budget abgezogen werden. Sie ist bereits in dieser Kategorie enthalten.

Aufwand und Zahlung sind nicht dasselbe

Für das Rechnungswesen ist außerdem wichtig, wann eine Leistung wirtschaftlich erbracht wurde. Nach Paragraph 252 Absatz eins Nummer fünf des Handelsgesetzbuchs sind Aufwendungen und Erträge unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung dem Geschäftsjahr zuzuordnen, zu dem sie wirtschaftlich gehören.

Eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen kann deshalb bereits als Aufwand berücksichtigt werden, obwohl das Geld erst im folgenden Monat abfließt. Die operative Budgetansicht und die Finanzbuchhaltung beantworten somit unterschiedliche Fragen:

• Budgetsteuerung: Wie viel Geld ist bereits zugesagt oder ausgegeben?

• Liquiditätsplanung: Wann verlässt Geld das Konto?

• Rechnungswesen: In welcher Periode ist der Aufwand zu berücksichtigen?

Diese Perspektiven sollten nicht ohne weitere Erklärung unter demselben Begriff zusammengefasst werden.

Ein aktueller Überblick über gebundene und bereits ausgegebene Beträge hilft Finanzteams, den verfügbaren Budgetspielraum zuverlässig einzuschätzen.

So berechnen Sie das verfügbare Budget

Die Formel funktioniert, wenn gebundene und ausgegebene Ausgaben klar voneinander getrennt sind. Eine Ausgabe darf also nicht gleichzeitig als gebunden und als ausgegeben gezählt werden.

Bezahlte Ausgaben ziehen Sie nicht noch einmal separat ab. Sie sind bereits Teil der ausgegebenen Ausgaben. Würden Sie sie zusätzlich abziehen, würden Sie denselben Betrag doppelt berücksichtigen.

Beispiel für eine Kostenstelle

Eine Kostenstelle verfügt über ein Quartalsbudget von 45.000 Euro. Vom Konto sind bereits 22.000 Euro abgeflossen. Zusätzlich gibt es:

• offene, bereits gebuchte Rechnungen über 6.000 Euro,

• offene Bestellungen über 9.000 Euro.

Eine Betrachtung des Kontostands würde zunächst 23.000 Euro freien Spielraum ergeben. Das ist jedoch zu hoch.

Tatsächlich stehen also nur 8.000 Euro zur Verfügung. Wird zusätzlich eine Anfrage über 11.500 Euro genehmigt, überschreitet die Kostenstelle ihr Budget um 3.500 Euro.

Rechenbeispiel für ein Quartalsbudget von 60.000 Euro

Das folgende Beispiel zeigt, wie stark sich der verfügbare Betrag vom reinen Kontostand unterscheiden kann.

Ein mittelständisches Unternehmen plant für das zweite Quartal mit einem Budget von 60.000 Euro. Das Marketingteam nutzt das Budget für eine Agentur, eine Fachmesse, Software-Abonnements, Geschäftsreisen, Drucksachen und eine Videoproduktion.

Am 15. Mai ergibt sich folgende Situation:

Der Blick auf die Bankbewegungen würde dagegen nur die bereits bezahlten 12.650 Euro berücksichtigen. Dadurch würden scheinbar noch 47.350 Euro zur Verfügung stehen. Dieser Betrag ist für eine Budgetentscheidung irreführend, weil bereits 38.550 Euro zugesagt oder noch offen sind.

Wird die Videoproduktion über 7.200 Euro storniert und die Bindung korrekt aufgehoben, steigt das verfügbare Budget auf 16.000 Euro. Dafür muss kein zusätzlicher Zahlungseingang erfolgen. Es reicht, dass eine bestehende Bindung entfällt.

Warum der Kontostand kein verlässliches Budgetsignal ist

Der Kontostand zeigt, wie viel Geld aktuell verfügbar ist. Das Budget zeigt, welche Ausgaben noch möglich sind. Beide Werte können deutlich voneinander abweichen.

Das passiert insbesondere in den folgenden Situationen:

• Rechnungen werden mit Zahlungsziel beglichen.

• Bestellungen wurden genehmigt, aber noch nicht geliefert.

• Auslagen sind freigegeben, aber noch nicht erstattet.

• Kartenzahlungen werden erst später abgerechnet.

• Verträge oder Abonnements verursachen zukünftige Zahlungsverpflichtungen.

• Eine Leistung wurde bereits erbracht, aber noch nicht bezahlt.

Nehmen wir die Eventtechnik aus dem Eingangsbeispiel. Sie wird am 3. März für 4.800 Euro bestellt. Ab diesem Zeitpunkt ist der Betrag gebunden. Die Rechnung geht am 20. März ein und wird am 15. April bezahlt.

Für die Budgetsteuerung sollte der Betrag bereits im März berücksichtigt werden. Für die Liquiditätsplanung liegt der tatsächliche Geldabfluss dagegen im April. Im Rechnungswesen kann der Aufwand ebenfalls bereits dem März zugeordnet werden, sofern die Leistung in diesem Monat erbracht wurde.

Keine dieser Perspektiven ist grundsätzlich falsch. Sie beantwortet lediglich eine andere Frage.

Kartenzahlungen, Abonnements und Teillieferungen richtig einordnen

Kartenzahlungen

Kartenzahlungen werden meist in dem Moment als ausgegeben erfasst, in dem die Zahlung erfolgt. Wenn keine vorherige Anfrage oder Freigabe existiert, fehlt die Bindungsphase in der Budgetübersicht.

Eine Teamleitung bucht beispielsweise drei Hotelnächte zu je 140 Euro und Bahntickets für 189 Euro mit einer Firmenkarte. Insgesamt entstehen 609 Euro.

Ohne vorherige Anfrage werden die 609 Euro erst mit der Zahlung als ausgegeben sichtbar. Wird die Reise dagegen vorab mit einem Betrag von 650 Euro genehmigt, kann dieser Betrag bereits vorher als gebunden berücksichtigt werden. Nach der tatsächlichen Zahlung sollte die Differenz von 41 Euro wieder freigegeben werden, sofern der Prozess die abschließende Abstimmung der Anfrage vorsieht.

Mit Spendesk-Firmenkarten lassen sich individuelle Limits und Ausgabenregeln festlegen. Über Spendesk Ausgabensteuerung können Unternehmen außerdem Beträge, Zeiträume, Rollen und Ausgabenkategorien in Freigabe- und Kartenprozesse einbinden.

Abonnements

Abonnements sollten nicht nur anhand der letzten Kontobewegung betrachtet werden. Für die Budgetplanung kann ein Unternehmen den erwarteten Vertragswert als gebundenen Betrag berücksichtigen. Sobald die monatliche Zahlung erfolgt, wird der entsprechende Betrag als ausgegeben erfasst.

Bei einem Software-Abonnement über 49 Euro pro Monat ergeben sich bei einer zwölfmonatigen Vertragslaufzeit insgesamt 588 Euro. Für das laufende Quartal kann es sinnvoll sein, nur die erwarteten Quartalszahlungen zu berücksichtigen. Für die Jahresplanung kann dagegen die gesamte vertragliche Verpflichtung relevant sein.

Spendesk bietet eine zentrale Übersicht über aktive Abonnementkarten und ermöglicht die Kontrolle von Kartenbudgets und wiederkehrenden Zahlungen. Die konkrete Zuordnung zum Budget sollte an die internen Planungsregeln angepasst werden.

Teillieferungen

Bei einer Bestellung über 200 Messetaschen für insgesamt 3.000 Euro kann eine Teillieferung die offene Bindung reduzieren. Werden zunächst 120 Taschen geliefert, entsprechen diese 1.800 Euro dem bereits erfüllten Teil der Bestellung. Die verbleibenden 1.200 Euro bleiben gebunden, bis die restliche Lieferung erfolgt oder die Bestellung geschlossen wird.

Ob eine solche Aufteilung automatisch erfolgt, hängt vom eingesetzten Einkaufs- oder ERP-Prozess ab. Wenn das System keine Teillieferungen verarbeitet, müssen die offenen Beträge manuell überprüft werden.

Stornierte Bestellungen

Wird eine Bestellung storniert, sollte die zugehörige Bindung zeitnah aufgehoben werden. Andernfalls blockiert sie Budget, das nicht mehr benötigt wird.

Ein regelmäßiger Abgleich offener Bestellungen, Anfragen und Rechnungen verhindert, dass veraltete Bindungen die Budgetübersicht verfälschen. Das gilt besonders zum Monats-, Quartals- und Jahresende.

Verfügbares Budget vor der Freigabe prüfen

Die Budgetprüfung ist besonders wirkungsvoll, wenn sie vor der Bestellung oder Zahlung stattfindet.

Kehren wir zur Anfrage über 6.000 Euro aus dem ersten Beispiel zurück. Der Einkauf sieht bei der Prüfung nicht nur das ursprünglich angezeigte freie Budget von 18.000 Euro. Er berücksichtigt auch die bereits genehmigten Bestellungen über 14.500 Euro. Damit bleiben nur 3.500 Euro verfügbar.

Die Anfrage überschreitet das Budget also um 2.500 Euro. Der Einkauf kann nun gemeinsam mit der budgetverantwortlichen Person entscheiden, ob er:

• den Umfang der Bestellung reduziert,

• eine bestehende Bestellung storniert,

• Budget aus einem anderen Bereich umverteilt,

• eine zusätzliche Freigabe einholt,

• oder die Bestellung verschiebt.

Die Entscheidung fällt damit vor der Ausgabe und nicht erst beim Monatsabschluss.

Fünf Regeln für eine verlässliche Budgetkontrolle

Eine belastbare Budgetsteuerung braucht klare Definitionen und einen einheitlichen Prozess:

1. Definieren Sie gebundene und ausgegebene Ausgaben eindeutig.Legen Sie fest, welche Anfragen, Bestellungen, Rechnungen und Auslagen das verfügbare Budget reduzieren.

2. Berücksichtigen Sie freigegebene Ausgaben sofort.Eine Freigabe sollte nicht erst dann im Budget erscheinen, wenn die Zahlung erfolgt.

3. Ordnen Sie jede Ausgabe einem Budget zu.Kostenstelle, Projekt, Team oder Ausgabenkategorie sollten möglichst bereits bei der Anfrage erfasst werden.

4. Überprüfen Sie offene Bindungen regelmäßig.Stornierte, erledigte oder fehlerhafte Bestellungen müssen geschlossen werden.

5. Zeigen Sie das verfügbare Budget im Freigabeprozess.Freigebende sollten vor ihrer Entscheidung erkennen, wie sich eine Anfrage auf das Budget auswirkt.

Mit Spendesk Budgets können Finanzteams Budgets mit Freigaben und Zahlungen verbinden. Budgetverantwortliche sehen, was bereits ausgegeben, was genehmigt, aber noch nicht bezahlt und was noch verfügbar ist. Die Budgetauswirkung einer Anfrage ist damit bereits vor der Freigabe sichtbar.

Was Spendesk Budgets unterstützt

Mit Spendesk Budgets können Finanzteams Budgets zentral verwalten und mit dem Ausgabenprozess verbinden. Kartenzahlungen, Erstattungsanträge und Rechnungen lassen sich einem passenden Budget zuordnen. Freigebende erhalten dadurch mehr Kontext, bevor sie eine Ausgabe genehmigen.

Spendesk unterstützt außerdem Ausgabenregeln und Freigabeprozesse, mit denen Unternehmen Beträge, Rollen, Kategorien und weitere Kriterien berücksichtigen können. Firmenkarten können mit individuellen Limits und Einschränkungen versehen werden.

Der konkrete Funktionsumfang hängt vom Produktpaket, dem Land und der jeweiligen Konfiguration ab. Die Budgetlogik sollte deshalb vor dem Einsatz mit den internen Richtlinien für Controlling, Buchhaltung und Liquiditätsplanung abgestimmt werden.