Buchführungssoftware oder Ausgabenmanagement? Wann vorgelagerte Kontrollen nötig sind

Buchführungssoftware dokumentiert, was bereits passiert ist. Ausgabenmanagement steuert, was vor der Zahlung passieren darf.

Diese Unterscheidung ist entscheidend, wenn Freigaben per E-Mail erfolgen, Ausgabenrichtlinien nur als PDF vorliegen oder Kartenumsätze erst zum Monatsabschluss sichtbar werden. Dann kann die Buchhaltung die Vorgänge zwar korrekt erfassen, aber nur noch nachträglich prüfen.

Dieser Artikel vergleicht Finanzbuchhaltungssoftware, ERP-Systeme und vorgelagertes Ausgabenmanagement. Eine Entscheidungsmatrix zeigt, wann welches System ausreicht und wann zusätzliche Kontrollen vor der Zahlung sinnvoll sind.

Welche Aufgaben übernimmt Buchführungssoftware?

Finanzbuchhaltungssoftware ist das führende System für Buchungen, Umsatzsteuer, Kontenabstimmung und Abschluss. Sie kann unter anderem:

• Buchungen und Belege erfassen

• Umsatzsteuer berechnen

• Konten abstimmen

• Bankbewegungen zuordnen

• Buchungsbelege archivieren

• Daten an DATEV oder andere Systeme übergeben

Viele Lösungen unterstützen außerdem OCR, wiederkehrende Buchungen und Kontierungsvorschläge.

Die Kontrolle beginnt jedoch häufig erst, wenn eine Ausgabe bereits erfolgt ist. Das Finanzteam sieht dann den Beleg, die Kontobewegung und die Buchung, muss aber möglicherweise nachträglich klären:

• Wer hat die Ausgabe veranlasst?

• Wurde sie freigegeben?

• Welchem Budget ist sie zuzuordnen?

• Warum wurde dieser Lieferant ausgewählt?

• Fehlt noch ein Beleg?

• Wurde die Ausgabenrichtlinie eingehalten?

Buchführungssoftware kann solche Kontrollen unterstützen, ersetzt aber nicht automatisch einen vorgelagerten Freigabe- und Ausgabenprozess.

Was verlangen die GoBD von den Ausgabenprozessen?

Die GoBD regeln die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Buchführung. Dazu gehören unter anderem:

• Nachvollziehbarkeit

• Vollständigkeit

• Unveränderbarkeit

• zeitgerechte Erfassung

• angemessene Kontrollen

• dokumentierte Korrekturen

• geregelte Zugriffsrechte

Die Anforderungen beziehen sich nicht nur auf die Finanzbuchhaltung. Auch vor- und nachgelagerte Systeme sowie Schnittstellen können Teil des relevanten Datenverarbeitungssystems sein.

Dazu gehören beispielsweise:

• Ausgabenmanagement

• Kartenprogramme

• Freigabesysteme

• Reisekosten-Software

• Rechnungsworkflows

• Schnittstellen zu DATEV oder ERP-Systemen

Die eingesetzten Systeme und Abläufe sollten deshalb in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Dazu gehören auch Freigaben, Rollen, Änderungen, Datenübertragungen und Archivierung.

Ein internes Kontrollsystem, kurz IKS, bündelt diese organisatorischen und technischen Kontrollen. Das Vier-Augen-Prinzip ist dabei eine häufig verwendete Maßnahme, aber nicht für jeden Vorgang und jedes Unternehmen zwingend vorgeschrieben.

Buchführungssoftware, ERP und Ausgabenmanagement im Vergleich

Die drei Systemtypen ergänzen sich, setzen aber an unterschiedlichen Stellen an.

Ein ERP-System ist besonders stark bei bestellbasierten Prozessen. Bestellanforderung, Bestellung, Wareneingang und Rechnung können miteinander verbunden werden.

Spontane Kartenzahlungen, Reisekosten und Software-Abos laufen jedoch häufig außerhalb dieses Prozesses. Genau dort kann ein Ausgabenmanagement-System ansetzen.

Wann reicht Buchführungssoftware allein aus?

Buchführungssoftware kann ausreichen, wenn:

• wenige Personen Ausgaben tätigen

• die Zahl der Firmenkarten überschaubar ist

• die Geschäftsführung Ausgaben direkt freigibt

• Belege zuverlässig und zeitnah eingereicht werden

• Budgets auch ohne Echtzeitübersicht kontrollierbar bleiben

• keine komplexen Freigabestufen erforderlich sind

• der Einkauf überwiegend über ein ERP-System läuft

Ein kleines Unternehmen mit drei Karteninhabenden und klaren Zuständigkeiten braucht möglicherweise kein zusätzliches Ausgabenmanagement.

Die Grenze verschiebt sich jedoch, sobald Ausgaben dezentral entstehen und das Finanzteam nicht mehr jede Zahlung überblicken kann.

Woran erkennen Sie, dass zusätzliche Kontrollen nötig sind?

Ein vorgelagertes Ausgabenmanagement wird besonders relevant, wenn:

• Freigaben über E-Mail oder Chat erfolgen

• die Ausgabenrichtlinie nur als PDF vorliegt

• mehrere Personen eine Firmenkarte teilen

• die Zahl der Karteninhabenden wächst

• Belege regelmäßig zum Monatsende nachgefordert werden

• Budgets erst nach Buchung sichtbar werden

• Software-Abos in verschiedenen Teams entstehen

• Reisekosten über mehrere Systeme laufen

• Kostenstellen nachträglich erfragt werden

• Prüfer:innen Fragen zum internen Kontrollsystem stellen

Diese Auslöser bedeuten nicht automatisch, dass ein bestimmtes Tool erforderlich ist. Sie zeigen aber, dass der bestehende Prozess möglicherweise zu spät kontrolliert oder zu stark von manueller Nacharbeit abhängt.

Ausgabenmanagement prüft Firmenkartenzahlungen und Belege, bevor sie in die Buchhaltung übergehen.

Freigaben vor der Zahlung statt nach der Buchung

Eine Freigabe verhindert eine Ausgabe nur dann, wenn sie vor der Zahlung erfolgt und eindeutig mit dem späteren Vorgang verbunden bleibt.

Eine sinnvolle Freigabematrix kann sich an folgenden Kriterien orientieren:

• Betrag

• Kostenstelle

• Team

• Gesellschaft

• Projekt

• Ausgabenart

• Budget

• Vertretungsregel

Zusätzlich sollten Unternehmen festlegen:

• wer eine Ausgabe beantragen darf

• wer sie freigibt

• wer die Zahlung ausführt

• wer Änderungen an Limits und Freigaben vornehmen darf

• wie Eskalationen bei ausbleibender Freigabe funktionieren

• wie Vertretungen im Urlaub geregelt sind

Eine Freigabe per E-Mail ist nicht automatisch unzulässig. Sie ist jedoch oft schwer mit der konkreten Zahlung zu verknüpfen. Wenn sich Betrag, Lieferant oder Zahlungszeitpunkt ändern, bleibt häufig unklar, worauf sich das ursprüngliche „Okay“ bezog.

Ein System mit einer protokollierten Freigabehistorie kann diese Verbindung besser abbilden.

Richtlinien und Kartenlimits beim Bezahlen durchsetzen

Eine Richtlinie wirkt erst dann als wirksame Kontrolle, wenn sie im Prozess berücksichtigt wird. Eine PDF-Datei beschreibt zwar die Regeln, verhindert aber keine Abweichung.

Kartenlimits und Händlerkategorien können die Richtlinie dagegen direkt beim Bezahlen unterstützen. Typische Kontrollen sind:

• persönliche Karten mit individuellen Limits

• Limits je Team oder Kostenstelle

• Beschränkungen auf bestimmte Händlerkategorien

• virtuelle Karten für einzelne Online-Käufe

• eigene virtuelle Karten für wiederkehrende Software-Abos

• Pflicht zum Belegupload nach der Zahlung

• Sperre oder Rückstellung bei fehlendem Beleg, sofern die Lösung dies unterstützt

Bei Spendesk können Firmenkarten, Limits, Freigaben und Belege in einem Prozess verbunden werden. Der konkrete Funktionsumfang hängt von Produkt, Konfiguration und Unternehmensprozess ab.

Echtzeittransparenz für Budgets

Buchführungssoftware zeigt Ist-Kosten häufig erst nach der Buchung und Abstimmung. Für den Abschluss ist das ausreichend. Für die laufende Budgetsteuerung kann es zu spät sein.

Zusätzlich gibt es Ausgaben, die bereits freigegeben oder vertraglich gebunden sind, aber noch nicht als Buchung vorliegen. Diese gebundenen Ausgaben sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden.

Ein Ausgabenmanagement-System kann unter anderem anzeigen:

• freigegebene Ausgaben

• noch offene Belege

• Ausgaben nach Team

• Ausgaben nach Kostenstelle

• verbleibendes Budget

• wiederkehrende Software-Abos

• noch nicht abgerechnete Reisekosten

So sehen Budgetverantwortliche mögliche Abweichungen, bevor der Monatsabschluss abgeschlossen ist.

Entscheidungsmatrix: Welche Lösung passt?

Die Optionen schließen sich nicht aus. Ein sinnvolles Zielbild kann so aussehen:

• ERP für Einkauf, Bestellung und Wareneingang

• Ausgabenmanagement für Firmenkarten, Reisen und spontane Ausgaben

• Finanzbuchhaltungssoftware für Hauptbuch, Umsatzsteuer und Abschluss

• DATEV-Schnittstelle für die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei

So führen Sie vorgelagertes Ausgabenmanagement ein

1. Prozesse und Auslöser erfassen

Dokumentieren Sie, wo Ausgaben entstehen und welche Informationen heute fehlen. Prüfen Sie insbesondere:

• Karten und Karteninhabende

• Freigaben

• Reisekosten

• Software-Abos

• Eingangsrechnungen

• Kostenstellen

• Belege

• Rückfragen der Steuerkanzlei

2. Regeln und Zuständigkeiten festlegen

Definieren Sie Freigabegrenzen, Vertretungen, Budgets und Verantwortlichkeiten. Eine Software kann unklare Regeln nicht automatisch lösen.

3. einen Pilotbereich auswählen

Starten Sie mit einem Team, das viele Ausgaben tätigt, zum Beispiel Vertrieb, Marketing oder Beratung. Verwenden Sie einen vollständigen Monatsabschluss mit echten Belegen.

4. Ergebnisse messen

Vergleichen Sie vor und nach der Einführung:

• Zeit bis zum Monatsabschluss

• Belege ohne Rückfrage

• offene Belege am Monatsende

• Rückfragen der Steuerkanzlei

• Ausgaben außerhalb der Richtlinie

• Zeit für Freigaben

• Budgetabweichungen