Buchhaltung automatisieren: Software, Funktionen und Auswahlkriterien für Unternehmen

Die beste Software zur Automatisierung der Buchhaltung hängt nicht allein von der Unternehmensgröße ab. Entscheidend ist, welche Prozessschicht automatisiert werden soll: Belegerfassung, Kontierung, Freigabe, Zahlung, Bankabgleich oder Abschluss.

Eine Finanzbuchhaltungssoftware führt das Hauptbuch und bereitet den Abschluss vor. Ein ERP-System verbindet Finanzen mit Einkauf, Lager und Vertrieb. Eine Lösung für vorbereitende Buchhaltung und Ausgabenmanagement setzt früher an. Sie erfasst Belege, Rechnungen, Firmenkarten und Freigaben, bevor die Daten an die Buchhaltung oder die Steuerkanzlei übergeben werden.

Dieser Leitfaden zeigt, welche Softwarekategorien es gibt, worauf es bei der DATEV-Anbindung ankommt und wie Unternehmen die passende Lösung auswählen.

Was Buchhaltungsautomatisierung heute übernimmt

Buchhaltungsautomatisierung reduziert vor allem wiederkehrende Erfassungs- und Abgleichsarbeit. Die wichtigsten Prozessschritte sind:

1. Belegerfassung

2. Kontierung

3. Freigabe

4. Zahlung

5. Bankabgleich

6. Abschluss

Nicht jede Software deckt alle sechs Schritte ab. Prüfen Sie deshalb zuerst, an welcher Stelle in Ihrem Unternehmen der größte manuelle Aufwand entsteht.

Belege automatisch erfassen

OCR, also automatische Texterkennung, macht Inhalte aus Rechnungen, Kassenbons und anderen Belegen maschinenlesbar. Je nach Lösung werden anschließend regelbasierte Verfahren, statistische Modelle oder künstliche Intelligenz eingesetzt, um Lieferant:in, Betrag, Datum und Steuersatz zu erkennen.

Eine gute Erfassung allein reicht aber nicht aus. Die Daten müssen anschließend auch korrekt kontiert, freigegeben und an die Buchhaltung übergeben werden.

Kontierung vorbereiten

Bei der Kontierung ordnet das System einer Ausgabe unter anderem ein Sachkonto, einen Steuerschlüssel und eine Kostenstelle zu. Die Vorschläge können auf festen Regeln, historischen Buchungen oder Machine Learning basieren.

Eine feste Regel kann zum Beispiel lauten:

Lieferant:in X wird immer dem Sachkonto für Softwarekosten zugeordnet.

Solche Regeln sind zuverlässig, solange die Ausgaben eines Lieferant:innen gleichartig bleiben. Bei Sammelrechnungen oder wechselnden Produkten stoßen sie jedoch an Grenzen. Deshalb kombinieren viele Lösungen feste Regeln mit automatischen Vorschlägen.

Die endgültige Prüfung bleibt beim Finanzteam. Automatisierung soll die Vorkontierung beschleunigen, nicht die fachliche Verantwortung für die Buchhaltung ersetzen.

Bankabgleich automatisieren

Beim automatischen Bankabgleich ordnet die Software Kontobewegungen offenen Posten zu. Eindeutige Treffer werden automatisch erkannt, unklare Fälle markiert.

Dafür ruft die Software Kontoumsätze in der Regel über eine sichere Bankschnittstelle ab. Der Zugriff erfolgt nur mit Zustimmung des Unternehmens. Die europäische Zahlungsdiensterichtlinie PSD2 bildet dafür den rechtlichen Rahmen. Je nach Anbieter wird die Schnittstelle direkt von der Bank oder über einen spezialisierten Open-Banking-Dienst bereitgestellt.

Ausnahmen bleiben wichtig

Automatisierte Buchhaltung bedeutet nicht, dass niemand mehr prüft. Abgrenzungen, Rückstellungen, ungewöhnliche Rechnungen und steuerliche Sonderfälle brauchen weiterhin fachliche Entscheidungen.

KI und Automatisierung verschieben die Arbeit daher vom Abtippen zum Prüfen. Genau daran sollten Sie Herstellerversprechen messen.

Automatisierte Buchhaltungssoftware unterstützt Finanzteams bei der Prüfung von Rechnungen und Ausgaben.

Welche Software eignet sich für die Buchhaltungsautomatisierung?

Für viele mittelständische Unternehmen ist eine Kombination aus zwei Bausteinen sinnvoll:

• einer Finanzbuchhaltung oder einem ERP-System für Hauptbuch, Abschluss und steuerliche Verarbeitung

• einer vorgelagerten Lösung für Belege, Rechnungen, Firmenkarten und Freigaben

Die passende Kombination hängt von vier Faktoren ab:

• dem monatlichen Beleg- und Rechnungsvolumen

• der Zahl der Karteninhabenden und einreichenden Personen

• der Zahl der Gesellschaften und Kostenstellen

• dem Setup mit der Steuerkanzlei

Die wichtigsten Softwarekategorien im Vergleich

Finanzbuchhaltungssoftware

Finanzbuchhaltungssoftware ist das führende System für Buchungen, Umsatzsteuer, Kontenabstimmung und Abschluss. Sie eignet sich besonders für Unternehmen mit einer Gesellschaft und klar abgegrenzten Buchhaltungsprozessen.

Viele Systeme bieten außerdem OCR, Bankabgleich und Kontierungsvorschläge. Die vorgelagerten Prozesse bleiben jedoch häufig getrennt. Firmenkarten, Freigaben und Auslagen müssen zunächst über andere Kanäle erfasst werden.

ERP-Systeme

ERP-Systeme bilden operative Prozesse ab. Im Einkauf können Bestellanforderung, Bestellung, Wareneingang und Rechnung miteinander verknüpft werden.

Das ist besonders sinnvoll bei Warenwirtschaft, Produktion und bestellbasiertem Einkauf. Spontane Kartenzahlungen, Reisekosten, Software-Abos und andere Ad-hoc-Ausgaben passen dagegen oft nicht in den vorgesehenen Bestellprozess.

Lösungen für vorbereitende Buchhaltung und Ausgabenmanagement

Diese Lösungen setzen vor der eigentlichen Buchung an. Sie bündeln beispielsweise:

• Firmenkarten

• Auslagenerstattungen

• Eingangsrechnungen

• Belege

• Freigaben

• Budgets

• Kostenstellen

Die Daten werden vorkontiert und gemeinsam mit den Belegbildern an die Finanzbuchhaltung oder DATEV übergeben. Spendesk beschreibt diesen Ansatz als Verbindung von Ausgabenmanagement, Belegerfassung, Freigaben und Buchhaltungsautomatisierung .

Die DATEV-Anbindung entscheidet über den Automatisierungsgrad

„DATEV-kompatibel“ kann unterschiedliche Dinge bedeuten. Ein einfacher CSV- oder DATEV-Export überträgt möglicherweise nur Buchungszeilen. Die Belegbilder müssen dann über einen zweiten Weg bereitgestellt werden.

Eine umfassendere Integration kann strukturierte Buchungsdaten und Belegbilder gemeinsam an DATEV Unternehmen online übertragen. Dort entstehen je nach Datenservice Buchungsvorschläge, die von der Steuerkanzlei geprüft und weiterverarbeitet werden.

Der DATEV-Marktplatz weist bei Partnern aus, welchen Datenservice die jeweilige Lösung verwendet. Beim Rechnungsdatenservice 1.0 werden Belegdaten und Belegbilder an DATEV Unternehmen online übertragen, wo sie als Buchungsvorschläge verarbeitet werden können .

Diese Fragen sollten Sie Anbietern stellen

• Werden Belegbilder gemeinsam mit Buchungsdaten übertragen?

• Welche Daten werden übermittelt: Buchungszeilen, Belege, Stammdaten oder alles zusammen?

• Unterstützt die Lösung SKR03 und SKR04?

• Werden Kostenstellen und Steuerschlüssel übertragen?

• Wie werden neue Konten, Lieferant:innen und Kostenstellen synchronisiert?

• Was passiert mit Korrekturen nach dem Export?

• Kann die Lösung mehrere Gesellschaften und getrennte DATEV-Mandanten abbilden?

• Wie lange dauert die Übertragung?

• Welche Aufgaben bleiben bei der Steuerkanzlei?

Lassen Sie sich die Schnittstelle mit echten Belegen zeigen. DATEV prüft bei Marktplatz-Partnern vor allem die technische Einlesbarkeit. Ob Konten, Steuerschlüssel und Kostenstellen fachlich zu Ihrem Unternehmen passen, müssen Sie selbst testen.

GoBD und E-Rechnung als Auswahlkriterien

Rechtliche Anforderungen sollten bei der Softwareauswahl von Anfang an berücksichtigt werden. Dazu gehören insbesondere:

• Nachvollziehbarkeit

• Vollständigkeit

• Unveränderbarkeit

• zeitgerechte Erfassung

• dokumentierte Korrekturen

• Zugriffs- und Berechtigungskonzepte

• Verfahrensdokumentation

Die GoBD beziehen sich nicht nur auf die Finanzbuchhaltung, sondern auch auf vor- und nachgelagerte Systeme sowie auf die Schnittstellen zwischen diesen Systemen. Für jedes relevante DV-System und die darin abgebildeten Prozesse braucht es eine nachvollziehbare Dokumentation .

Eine Software kann die Anforderungen unterstützen, macht den konkreten Prozess aber nicht automatisch GoBD-konform. Entscheidend sind auch Einrichtung, Berechtigungen, Archivierung und die tatsächliche Nutzung.

Korrekturen und Änderungsprotokolle

Korrekturen müssen nachvollziehbar bleiben. Der ursprüngliche Inhalt darf nicht unbemerkt überschrieben werden. Prüfen Sie daher:

• Werden Änderungen protokolliert?

• Ist sichtbar, wer eine Änderung vorgenommen hat?

• Bleibt der ursprüngliche Wert nachvollziehbar?

• Können Regeln und Kontierungsvorschläge versioniert werden?

• Sind Freigaben und Korrekturen miteinander verknüpft?

Ein unabhängiger Prüfbericht nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 kann bei der Softwareauswahl helfen. Er bewertet bestimmte Funktionen und Kontrollen der Software bei sachgerechter Anwendung. Ihre konkrete Einrichtung, Prozessbeschreibung und Verfahrensdokumentation sind davon nicht automatisch abgedeckt. 

E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Für die Prüfung und Verarbeitung braucht es zusätzlich einen geeigneten Viewer oder ein System, das strukturierte Rechnungsdaten ausliest.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro grundsätzlich E-Rechnungen für bestimmte inländische B2B-Umsätze ausstellen. Für die übrigen Unternehmen beginnt die entsprechende Pflicht grundsätzlich ab dem 1. Januar 2028. Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen und bestimmte Umsätze, bleiben bestehen. Aktuelle Details finden Sie in den BMF-FAQ zur E-Rechnung.

Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Typische strukturierte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD in einem zulässigen Profil. Bei ZUGFeRD muss der strukturierte XML-Teil gemeinsam mit dem Originaldokument erhalten bleiben.

Aufbewahrung

Für Buchungsbelege gilt seit 2025 grundsätzlich eine verkürzte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bücher und Jahresabschlüsse sind weiterhin länger aufzubewahren. Prüfen Sie, wie Ihre Lösung Aufbewahrungsfristen, Belegarten und Löschsperren abbildet.

Vorbereitende Buchhaltung ist oft der größte Hebel

Der größte manuelle Aufwand entsteht in vielen Unternehmen vor der eigentlichen Buchung:

• Kartenzahlungen werden erst zum Monatsende geprüft.

• Belege fehlen oder liegen in privaten Postfächern.

• Auslagen werden verspätet eingereicht.

• Rechnungen warten in E-Mail-Verläufen auf eine Freigabe.

• Die Steuerkanzlei erhält mehrere getrennte Dateien.

• Kostenstellen und Steuerschlüssel müssen nachträglich ergänzt werden.

Eine Lösung für vorbereitende Buchhaltung setzt früher an. Mitarbeitende erfassen Belege direkt beim Kauf, Freigabeworkflows leiten Rechnungen an die richtige Person weiter und Kontierungsvorschläge stehen bereits vor dem Monatsabschluss zur Verfügung.

Das Finanzteam prüft dann vor allem Ausnahmen. Die Arbeit verschiebt sich vom Nachfassen und Abtippen hin zu Kontrolle, Analyse und Budgetsteuerung.

Bei mehreren Gesellschaften ist zusätzlich wichtig, dass Karten, Rechnungen und Auslagen automatisch der richtigen Gesellschaft, Kostenstelle und Buchhaltung zugeordnet werden.

In fünf Schritten zur passenden Lösung

1. Prozesse und Volumen erfassen

Dokumentieren Sie für einen typischen Monat:

• Eingangsrechnungen

• Kartenzahlungen

• Auslagen

• Reisekosten

• Gesellschaften

• Freigabestufen

• Rückfragen der Steuerkanzlei

• Tage bis zum Monatsabschluss

2. Den größten manuellen Engpass priorisieren

Automatisieren Sie zuerst die Prozessschicht mit dem größten Zeit- oder Fehlerrisiko. Das kann die Belegerfassung, die Freigabe, die Kontierung oder die DATEV-Übergabe sein.

3. Pflichtkriterien festlegen

Prüfen Sie mindestens:

• DATEV-Übergabe mit Belegbildern

• Unterstützung von SKR03 und SKR04

• Kostenstellen und Steuerschlüssel

• mehrere Gesellschaften

• E-Rechnungsverarbeitung

• Änderungsprotokoll

• Berechtigungen und Rollen

• Verfahrensdokumentation

• Datenschutz und Hosting

4. Einen Pilot mit echten Belegen durchführen

Testen Sie die Lösung mit einem vollständigen Monat echter Belege. Nehmen Sie bewusst schwierige Fälle auf:

• unleserliche Kassenbons

• Thermopapier

• fremdsprachige Rechnungen

• neue Lieferant:innen

• Rechnungen mit mehreren Steuersätzen

• Kartenzahlungen ohne Beleg

• mehrere Gesellschaften

Beziehen Sie die Steuerkanzlei ein und dokumentieren Sie jede Rückfrage.

5. Kennzahlen vergleichen

Erheben Sie vor der Einführung mindestens zwei bis drei Monate lang Ausgangswerte. Vergleichen Sie diese nach dem Pilot mit:

• Tagen bis zum Monatsabschluss

• Belegen ohne Rückfrage

• Rückfragen der Kanzlei

• offenen Belegen am Monatsende

• Korrekturen bei Sachkonten und Steuerschlüsseln

• Anteil automatisch verarbeiteter Belege

Ein solcher Vergleich sagt mehr aus als eine allgemeine Rangliste von Buchhaltungssoftware.