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Rechnungsabgrenzungsposten sorgen dafür, dass Aufwendungen und Erträge in der richtigen Abrechnungsperiode erscheinen. Entscheidend ist deshalb nicht, wann eine Zahlung erfolgt, sondern für welchen Zeitraum die zugrunde liegende Leistung wirtschaftlich bestimmt ist.
Zahlt ein Unternehmen beispielsweise im Dezember eine Versicherung für die kommenden zwölf Monate, gehört nur der Dezemberanteil in das alte Geschäftsjahr. Der Rest wird als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten, kurz ARAP, in das Folgejahr übertragen.
Das Wichtigste zu Rechnungsabgrenzungsposten
- ARAP steht für Ausgaben vor dem Bilanzstichtag, deren Aufwand erst in einer späteren Periode entsteht.
- PRAP (Passiver Rechnungsabgrenzungsposten) steht für Einnahmen vor dem Bilanzstichtag, deren Ertrag erst in einer späteren Periode entsteht.
- Beide Posten gehören zu den transitorischen Rechnungsabgrenzungen.
- Aufwendungen oder Erträge, die wirtschaftlich bereits im alten Jahr entstanden sind, aber erst später bezahlt oder abgerechnet werden, sind antizipative Posten und keine RAP.
- In der Handelsbilanz gibt es keine allgemeine 800-Euro-Grenze. Erfüllt ein Vorgang die Voraussetzungen für einen ARAP oder PRAP, ist der Posten grundsätzlich auszuweisen. Die Möglichkeit, auf die Abgrenzung kleiner Beträge zu verzichten, betrifft nur die Steuerbilanz.
- Für die Steuerbilanz kann ein Unternehmen auf den Ansatz eines ARAP oder PRAP verzichten, wenn der jeweilige Betrag 800 € nicht übersteigt. Es handelt sich um ein Wahlrecht, nicht um eine Pflicht. Die gewählte Methode muss einheitlich für alle entsprechenden Ausgaben und Einnahmen angewendet werden. In der Handelsbilanz gilt diese steuerliche Vereinfachung nicht automatisch.
Was sind Rechnungsabgrenzungsposten?
Ein Rechnungsabgrenzungsposten ist ein Bilanzposten. Er korrigiert den Unterschied zwischen dem Zeitpunkt der Zahlung oder Einnahme und dem Zeitraum, zu dem eine Leistung wirtschaftlich gehört.
Die Grundlage bildet das Prinzip der periodengerechten Gewinnermittlung. Nach § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB müssen Aufwendungen und Erträge unabhängig vom Zahlungszeitpunkt in dem Geschäftsjahr berücksichtigt werden, dem sie wirtschaftlich zuzurechnen sind.
§ 250 HGB konkretisiert dieses Prinzip für zwei Fälle:
Eine Ausgabe erfolgt vor dem Abschlussstichtag, der Aufwand gehört aber ganz oder teilweise in eine spätere Periode.
Eine Einnahme erfolgt vor dem Abschlussstichtag, der Ertrag gehört aber ganz oder teilweise in eine spätere Periode.
Nicht jede Rechnung mit einem längeren Leistungszeitraum führt automatisch zu einem RAP. Entscheidend ist, dass die Zahlung oder Einnahme bereits vor dem Bilanzstichtag erfolgt ist und sich die Leistung auf eine bestimmte Zeit danach bezieht.
Der Unterschied zwischen ARAP und PRAP
ARAP und PRAP folgen derselben Logik, stehen aber auf unterschiedlichen Seiten der Bilanz.
Posten | Sachverhalt | Bilanzseite | Beispiel |
ARAP | Ausgabe jetzt, Aufwand später | Aktivseite | Vorausgezahlte Versicherung |
PRAP | Einnahme jetzt, Ertrag später | Passivseite | Im Voraus bezahlte Jahreslizenz |
Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten
Ein ARAP entsteht, wenn das Unternehmen vor dem Bilanzstichtag bezahlt, die zugehörige Leistung aber erst in einer späteren Periode erhält.
Beispiel: Ein Unternehmen zahlt am 1. Dezember 1.200 € für eine Versicherung mit einer Laufzeit vom 1. Dezember bis zum 30. November des Folgejahres. Auf den Dezember entfallen 100 Euro. Die übrigen 1.100 Euro gehören wirtschaftlich in das Folgejahr und werden zum 31. Dezember als ARAP ausgewiesen.
Der ARAP steht auf der Aktivseite, weil er einen zukünftigen wirtschaftlichen Vorteil abbildet, nämlich den noch ausstehenden Versicherungsschutz.
Passiver Rechnungsabgrenzungsposten
Ein PRAP entsteht, wenn das Unternehmen vor dem Bilanzstichtag Geld erhält, den zugehörigen Ertrag aber erst in einer späteren Periode erwirtschaftet.
Ein Softwareanbieter erhält zu Beispiel im Dezember 4.800 Euro netto für eine Jahreslizenz, die vom 1. Januar bis zum 31. Dezember des Folgejahres läuft. Der Betrag wird im alten Jahr als PRAP ausgewiesen und im Folgejahr zeitanteilig als Umsatz erfasst.
Der PRAP steht auf der Passivseite, weil das Unternehmen die vereinbarte Leistung noch erbringen muss.
Transitorische und antizipative Posten unterscheiden
Die Begriffe werden häufig verwechselt. Für die richtige Bilanzierung ist die zeitliche Reihenfolge entscheidend.
Transitorische Posten sind echte RAP
Bei einem transitorischen Posten erfolgt die Zahlung oder Einnahme vor dem Bilanzstichtag. Der Aufwand oder Ertrag gehört jedoch ganz oder teilweise in eine spätere Periode.
Ausgabe vor dem Stichtag, Aufwand danach: ARAP
Einnahme vor dem Stichtag, Ertrag danach: PRAP
Antizipative Posten sind keine RAP
Bei einem antizipativen Posten entsteht der Aufwand oder Ertrag wirtschaftlich vor dem Bilanzstichtag. Die Zahlung oder Einnahme erfolgt aber erst danach.
Die Dezembermiete gehört beispielsweise wirtschaftlich in das alte Geschäftsjahr, wird aber erst im Januar bezahlt. Der Aufwand wird bereits im Dezember erfasst. Weil die Zahlung noch aussteht, entsteht eine sonstige Verbindlichkeit, aber kein PRAP.
Umgekehrt wird ein bereits entstandener, aber noch nicht bezahlter Ertrag über eine sonstige Forderung erfasst. Je nach Sachverhalt können auch Rückstellungen erforderlich sein.
Sachverhalt | Richtiger Bilanzposten |
Ausgabe vor dem Stichtag, Aufwand danach | ARAP |
Einnahme vor dem Stichtag, Ertrag danach | PRAP |
Aufwand vorher, Zahlung später | Sonstige Verbindlichkeit oder Rückstellung |
Ertrag vorher, Einnahme später | Sonstige Forderung |
ARAP buchen
Die folgenden Buchungssätze zeigen Nettobeträge und dienen als vereinfachte Darstellung. Die Umsatzsteuer wird nach den jeweils geltenden umsatzsteuerlichen Regeln separat erfasst.
Im Beispiel zahlt das Unternehmen am 1. Dezember 1.200 Euro für eine Versicherung vom 1. Dezember bis zum 30. November des Folgejahres:
1. Zahlung im Dezember
Versicherungsaufwand 1.200 €
an Bank 1.200 €
2. Bildung des ARAP zum 31. Dezember
Nur 100 Euro gehören in das alte Jahr. 1.100 Euro entfallen auf das Folgejahr:
ARAP 1.100 €
an Versicherungsaufwand 1.100 €
3. Auflösung im Folgejahr
Der ARAP wird im Folgejahr zeitanteilig aufgelöst. Bei monatlicher Buchung ergibt sich für die Monate Januar bis November jeweils:
Versicherungsaufwand 100 €
an ARAP 100 €
Typische DATEV-Konten für den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten sind 0980 im SKR03 und 1900 im SKR04. Die Kontonummern sind jedoch kontenrahmen- und unternehmensabhängig. Sie sollten daher als Beispielkonten und nicht als gesetzlich vorgeschriebene Konten verstanden werden.
PRAP buchen
Ein Softwareanbieter erhält im Dezember 4.800 Euro netto für eine Jahreslizenz im Folgejahr:
1. Zahlungseingang im Dezember
Bank 4.800 €
an Umsatzerlöse 4.800 €
2. Bildung des PRAP zum 31. Dezember
Da der gesamte Umsatz zum Folgejahr gehört:
Umsatzerlöse 4.800 €
an PRAP 4.800 €
3. Auflösung im Folgejahr
Bei monatlicher Auflösung werden jeweils 400 Euro als Umsatz erfasst:
PRAP 400 €
an Umsatzerlöse 400 €
Typische DATEV-Konten für den passiven Rechnungsabgrenzungsposten sind 0990 im SKR03 und 3900 im SKR04. Auch hier können individuelle Kontenpläne abweichende Kontonummern verwenden.
Monatlich oder jährlich auflösen?
Die sachlich richtige Grundregel lautet: Ein RAP wird zeitanteilig für den Zeitraum aufgelöst, zu dem der Aufwand oder Ertrag gehört.
Bei einem Jahresabschluss reicht es aus, wenn der Bestand zum Bilanzstichtag korrekt ausgewiesen ist. Unternehmen mit Monatsabschlüssen lösen ARAP und PRAP dagegen in der Regel monatlich auf, damit auch die unterjährigen Auswertungen periodengerecht bleiben.
Bei mehrjährigen Verträgen wird der RAP über die einzelnen Wirtschaftsjahre verteilt. Eine mehrjährige Vorauszahlung wird also nicht automatisch vollständig im ersten Folgejahr aufgelöst.
Was gilt für die 800-Euro-Grenze?
Die häufig genannte 800-Euro-Grenze ist keine allgemeine handelsrechtliche Wesentlichkeitsgrenze.
In der Steuerbilanz kann der Ansatz eines RAP unterbleiben, wenn die jeweilige Ausgabe oder Einnahme den Betrag aus § 6 Abs. 2 Satz 1 EStG nicht übersteigt. Dieser Betrag liegt derzeit bei 800 Euro. Die Regelung steht in § 5 Abs. 5 Satz 2 EStG und gilt grundsätzlich für Ausgaben und Einnahmen, also für ARAP und PRAP.
Wichtig sind dabei drei Einschränkungen:
Das Wahlrecht gilt für die Steuerbilanz, nicht automatisch für die Handelsbilanz.
Es handelt sich um ein Wahlrecht zur Nichtbildung, nicht um eine generelle Pflicht zur sofortigen Aufwandserfassung.
Das Wahlrecht muss einheitlich für alle einschlägigen Ausgaben und Einnahmen ausgeübt werden.
Für die Handelsbilanz enthält § 250 HGB keine allgemeine 800-Euro-Grenze. Unternehmen sollten deshalb mit ihrer steuerlichen Beratung klären, wie Handels- und Steuerbilanz in ihrem konkreten Fall zu behandeln sind.
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Welche Rolle spielen Umsatzsteuer und Vorsteuer?
Die Rechnungsabgrenzung betrifft grundsätzlich den Nettoaufwand oder Nettoertrag. Die Umsatzsteuer wird separat nach dem Umsatzsteuergesetz behandelt.
Bei einer vorausgezahlten Eingangsrechnung kann der Vorsteuerabzug grundsätzlich bereits im Zahlungsjahr möglich sein, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und die weiteren Voraussetzungen nach § 15 UStG erfüllt sind. Bei erhaltenen steuerpflichtigen Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich im Zeitraum der Vereinnahmung.
Deshalb sollte ein RAP nicht einfach inklusive Umsatzsteuer gebildet werden. Sonderfälle wie steuerfreie Leistungen, Reverse Charge oder fehlende Rechnungen müssen separat geprüft werden.
Welche Belege braucht die Buchhaltung für die Abgrenzung?
Für eine nachvollziehbare Periodenabgrenzung sollte die Buchhaltung mindestens folgende Informationen prüfen:
Rechnung oder Zahlungsnachweis
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
Betrag und Kostenart
Beginn und Ende der Leistung
Kostenstelle oder verantwortlicher Bereich
gebuchter RAP und Auflösungszeitraum
Die GoBD regeln vor allem die ordnungsmäßige elektronische Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen. Sie sind nicht die Rechtsgrundlage für die Bildung von ARAP oder PRAP. Diese ergibt sich vor allem aus HGB § 250 und § 252.
Für die GoBD sind insbesondere Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Unveränderbarkeit und die Verfügbarkeit steuerlich relevanter Unterlagen wichtig. Ein bestimmter Freigabeworkflow oder eine bestimmte Ordnerstruktur ist jedoch nicht generell vorgeschrieben.
Bei strukturierten E-Rechnungen muss außerdem der strukturierte Originaldatensatz erhalten bleiben. Ein zusätzlich erzeugtes PDF allein reicht je nach Rechnungsformat möglicherweise nicht aus.
Rechnungsabgrenzung im Jahresabschluss sicher dokumentieren
Rechnungsabgrenzungsposten helfen dabei, Aufwendungen und Erträge der richtigen Periode zuzuordnen. Entscheidend ist, Zahlung, Leistungszeitraum, Bilanzstichtag und wirtschaftliche Zugehörigkeit sauber voneinander zu unterscheiden.
Eine zentrale digitale Ablage von Rechnungen, Belegen und Freigaben erleichtert diese Prüfung. So kann die Buchhaltung Leistungszeiträume schneller nachvollziehen, ARAP und PRAP korrekt bilden und die Auflösung für die Folgeperioden dokumentieren.
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