Abschlagsrechnung buchen: Anzahlungen, Umsatzsteuer und Schlussrechnung

Bei langfristigen Projekten wird der Gesamtbetrag häufig nicht erst nach der vollständigen Leistung abgerechnet. Bauunternehmen, Maschinenbauer, Agenturen und IT-Dienstleister vereinbaren stattdessen Teilzahlungen nach Projektfortschritt, Meilensteinen oder vor Beginn der Leistung.

Für die Buchhaltung ist dabei entscheidend, um welche Art von Zahlung es sich handelt. Eine Anzahlung vor Leistungsbeginn wird steuerlich anders behandelt als eine echte Teilleistung. Auch eine Abschlagsrechnung führt nicht automatisch dazu, dass die Umsatzsteuer erst mit dem Zahlungseingang entsteht. Dieser Beitrag erklärt die wichtigsten Unterschiede und zeigt, wie Anzahlungen, Abschlagszahlungen und Schlussrechnungen korrekt erfasst werden.

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung fordert eine Teilzahlung innerhalb eines länger laufenden Projekts. Grundlage ist meist ein Vertrag, der Zahlungen nach bestimmten Meilensteinen oder nach dem erreichten Leistungsstand vorsieht.

Der Begriff wird in der Praxis nicht immer einheitlich verwendet. Eine Abschlagsrechnung kann eine Vorauszahlung auf eine noch nicht vollständig ausgeführte Gesamtleistung dokumentieren. Sie kann sich aber auch auf einen bereits erbrachten Teil der Leistung beziehen. Für die umsatzsteuerliche Behandlung ist deshalb nicht allein die Überschrift der Rechnung entscheidend, sondern der tatsächliche Leistungsstand und die vertragliche Vereinbarung.

Im Bauwesen können Abschlagszahlungen beispielsweise nach dem Wert der bereits ausgeführten Arbeiten verlangt werden. Das regelt unter anderem § 632a BGB. Ob dadurch bereits eine umsatzsteuerliche Teilleistung vorliegt, muss jedoch gesondert geprüft werden.

Der Unterschied zwischen Anzahlung, Abschlagsrechnung und Teilrechnung

Eine Anzahlung ist eine Zahlung, die vor der Ausführung der vereinbarten Lieferung oder Leistung geleistet wird. Die dazugehörige Rechnung wird meist als Anzahlungsrechnung oder Vorauszahlungsrechnung bezeichnet.

Eine Abschlagszahlung ist eine vertraglich vereinbarte Teilzahlung während eines laufenden Projekts. Sie kann sich am Projektfortschritt orientieren, stellt aber nicht automatisch eine umsatzsteuerliche Teilleistung dar.

Eine Teilrechnung ist ein Begriff aus der Praxis. Steuerlich relevant wird sie vor allem dann, wenn sie eine wirtschaftlich abgrenzbare und tatsächlich ausgeführte Teilleistung abrechnet. Ein bloßer prozentualer Projektfortschritt reicht dafür nicht immer aus.

Die Schlussrechnung, auch Endrechnung genannt, rechnet die Gesamtleistung oder den noch offenen Restbetrag ab. Wurden bereits Anzahlungen oder Abschlagszahlungen geleistet, müssen diese in der Schlussrechnung nachvollziehbar berücksichtigt werden.

Die Bezeichnung allein entscheidet nicht über die steuerliche Behandlung. Entscheidend sind der Vertrag, der tatsächliche Leistungsstand und der Zahlungsfluss.

Pflichtangaben in einer Abschlagsrechnung 

Auch eine Abschlags- oder Anzahlungsrechnung muss grundsätzlich die erforderlichen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Dazu gehören unter anderem die vollständigen Namen und Anschriften des leistenden Unternehmens und des Rechnungsempfängers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer sowie eine klare Beschreibung der Lieferung oder Leistung.

Außerdem müssen das Entgelt, der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag erkennbar sein. Bei einer Rechnung über eine Vorauszahlung sollte deutlich werden, dass die abgerechnete Leistung noch nicht vollständig ausgeführt wurde. Eine Angabe wie „Anzahlung auf Auftrag …“ oder „Abschlagszahlung für Projekt …“ schafft Klarheit.

Eine Vertrags-, Bestell- oder Projektnummer ist nicht in jedem Fall eine gesetzliche Pflichtangabe. Sie kann jedoch vertraglich vereinbart sein und erleichtert die Zuordnung in der Buchhaltung. Auch die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ ist nicht allein entscheidend. Wichtig ist, dass aus dem Dokument und den Umständen eindeutig hervorgeht, welcher Geschäftsvorfall abgerechnet wird.

Bei einer bereits vereinnahmten Vorauszahlung kann außerdem der Zeitpunkt der Vereinnahmung relevant sein. Ein voraussichtliches Zahlungsziel ersetzt nicht den tatsächlichen Zahlungseingang.

Wann entsteht die Umsatzsteuer?

Die Antwort hängt davon ab, ob eine Vorauszahlung, eine echte Teilleistung oder eine vollständig ausgeführte Leistung vorliegt. Auch die Besteuerungsart des leistenden Unternehmens kann eine Rolle spielen.

Wird eine Anzahlung vor Ausführung der Leistung vereinnahmt, entsteht die Umsatzsteuer auf diesen Betrag grundsätzlich im Voranmeldungszeitraum des Zahlungseingangs. Das gilt auch dann, wenn die Rechnung bereits früher ausgestellt wurde.

Bei einer echten Teilleistung entsteht die Umsatzsteuer dagegen grundsätzlich mit der Ausführung des jeweiligen Leistungsteils. Eine Teilleistung muss dafür wirtschaftlich abgrenzbar und tatsächlich ausgeführt sein. Ein bloß vereinbarter Prozentsatz des Gesamtauftrags oder eine interne Zwischenabrechnung reicht nicht automatisch aus.

Bei einer einmaligen, bereits vollständig ausgeführten Leistung führt eine Ratenzahlungsvereinbarung bei Soll-Versteuerung grundsätzlich nicht dazu, dass die Umsatzsteuer erst mit den einzelnen Raten entsteht. Eine Ratenzahlung ist nicht automatisch eine Reihe von Teilleistungen.

Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich mit der Vereinnahmung des Entgelts. Diese Besteuerungsart ist jedoch an Voraussetzungen gebunden und steht nicht jedem Unternehmen automatisch offen.

Wann darf der Leistungsempfänger die Vorsteuer abziehen?

Bei einer Vorauszahlung kann der Leistungsempfänger die Vorsteuer grundsätzlich erst abziehen, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind: Eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung muss vorliegen und die Zahlung muss geleistet worden sein.

Erhält ein Unternehmen im Februar eine Anzahlungsrechnung über 30.000 Euro netto zuzüglich 5.700 Euro Umsatzsteuer und bezahlt sie im März, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich erst im März möglich. Die Rechnung allein reicht bei einer Vorauszahlung nicht aus.

Bei einer bereits ausgeführten Lieferung oder Leistung ist die Zahlung dagegen grundsätzlich keine zusätzliche Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Maßgeblich sind dann insbesondere die Ausführung der Leistung, der Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung und die unternehmerische Verwendung.

Eine pauschale Aussage wie „Vorsteuer aus jeder Abschlagsrechnung gibt es erst nach der Zahlung“ wäre deshalb falsch. Zunächst muss geklärt werden, ob es sich um eine Vorauszahlung oder um eine bereits ausgeführte Teilleistung handelt.

Bei langfristigen Projekten sorgt die korrekte Verrechnung von Anzahlungen und Abschlagszahlungen dafür, dass Umsatzsteuer und Restbetrag in der Schlussrechnung stimmen.

Geleistete Anzahlungen buchen

Bei einer geleisteten Anzahlung wird aus Sicht des Käufers noch kein vollständiger Aufwand und bei einer Maschine noch kein fertiger Anlagenzugang gebucht. Die Zahlung wird zunächst als geleistete Anzahlung erfasst. Die abziehbare Vorsteuer wird separat berücksichtigt, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.

Ein Unternehmen bestellt eine Maschine für 120.000 Euro netto. Vor Beginn der Fertigung zahlt es eine Anzahlung von 30.000 Euro netto zuzüglich 5.700 Euro Vorsteuer. Der Bruttobetrag der Zahlung beträgt 35.700 Euro.

Die vereinfachte Buchungslogik lautet:

Im SKR03 werden für geleistete Anzahlungen häufig Konten wie 1518 verwendet, im SKR04 beispielsweise 1186. Für Anzahlungen auf technische Anlagen können andere Konten erforderlich sein, etwa 0299 im SKR03 oder 0780 im SKR04. Diese Konten sind Beispiele aus den DATEV-Standardkontenrahmen und müssen mit dem individuellen Kontenplan abgeglichen werden.

Nach Lieferung und Abnahme der Maschine wird die geleistete Anzahlung auf das Anlagenkonto übertragen. Die Schlussrechnung berücksichtigt die bereits geleistete Zahlung, sodass die Vorsteuer nicht doppelt abgezogen wird.

Erhaltene Anzahlungen buchen

Aus Sicht des leistenden Unternehmens ist die erhaltene Anzahlung zunächst keine Umsatzerlösung. Sie wird als erhaltene Anzahlung und damit grundsätzlich als Verbindlichkeit erfasst, bis die zugrunde liegende Leistung ausgeführt wird.

Erhält ein Unternehmen eine Anzahlung, wird der Bruttobetrag auf dem Bankkonto erfasst. Der Nettobetrag wird als erhaltene Anzahlung und die enthaltene Umsatzsteuer als Umsatzsteuerverbindlichkeit gebucht. Bei einer Zahlung von 35.700 Euro ergibt sich folgende Buchungslogik: Bank 35.700 Euro an erhaltene Anzahlungen 30.000 Euro und Umsatzsteuer 5.700 Euro. 

Im SKR03 werden für erhaltene Anzahlungen mit 19 Prozent Umsatzsteuer häufig Konten wie 1718 verwendet. Im SKR04 kommt beispielsweise 3272 zum Einsatz. Auch hier handelt es sich um DATEV-Beispiele. Der tatsächlich verwendete Steuerschlüssel und das konkrete Konto hängen vom Kontenrahmen und vom Buchungsverfahren ab.

Die Ausstellung einer Anzahlungsrechnung vor dem Zahlungseingang ist nicht dasselbe wie der Zahlungseingang selbst. Für die Umsatzsteuer und die Buchung der erhaltenen Anzahlung ist der tatsächliche Zahlungsfluss entscheidend.

Erstellung der Schlussrechnung

Die Schlussrechnung stellt die Gesamtleistung und die bereits berücksichtigten Anzahlungen oder Abschlagszahlungen gegenüber. Dadurch wird sichtbar, welcher Betrag noch offen ist und welche Umsatzsteuer bereits abgerechnet wurde.

Im Beispiel beträgt die Gesamtleistung 120.000 Euro netto. Darauf entfallen bei 19 Prozent Umsatzsteuer 22.800 Euro. Der Gesamtbruttobetrag beträgt 142.800 Euro.

Die bereits geleistete Anzahlung wird transparent abgezogen:

Die Schlussrechnung sollte die zugrunde liegenden Anzahlungs- oder Abschlagsrechnungen eindeutig referenzieren. Auch ein Anhang kann verwendet werden, wenn die Schlussrechnung darauf verweist und die Zuordnung eindeutig bleibt.

Wichtig ist, dass nur tatsächlich geleistete beziehungsweise vereinnahmte Zahlungen als bereits berücksichtigte Anzahlungen behandelt werden. Eine ausgestellte, aber noch nicht bezahlte Anzahlungsrechnung darf nicht ohne weitere Prüfung wie eine bereits geleistete Zahlung abgezogen werden.

Bei echten Teilleistungen ist die Darstellung anders zu beurteilen. Die bereits ausgeführten Leistungsteile wurden dann möglicherweise bereits als eigenständige Leistungen abgerechnet. Die Schlussrechnung sollte in diesem Fall den verbleibenden Leistungsumfang und die bereits abgerechneten Teilleistungen nachvollziehbar voneinander trennen.

Anzahlungen und Abschläge digital verwalten

Bei langfristigen Projekten entstehen schnell mehrere Rechnungen, Zahlungen und Nachweise. Ein durchgängiger Prozess sollte deshalb den Vertrag oder Auftrag, den jeweiligen Leistungsstand, die Rechnung, den Zahlungseingang und die spätere Schlussrechnung miteinander verknüpfen.

Für die Buchhaltung ist eine projektbezogene Übersicht hilfreich. Darin werden die Rechnungsnummer, der Rechnungsbetrag, der Umsatzsteuerbetrag, der Zahlungstermin, der tatsächliche Zahlungseingang und die spätere Verrechnung in der Schlussrechnung dokumentiert.

Digitale Rechnungsprozesse können die Erfassung, Prüfung und Freigabe erleichtern. Spendesk unterstützt die digitale Verarbeitung von Rechnungen beispielsweise durch die zentrale Erfassung, die Auslesung von Rechnungsdaten, konfigurierbare Freigaben und die Vorbereitung von Zahlungen. Je nach Anbindung können geprüfte und freigegebene Daten anschließend an ein Buchhaltungssystem wie DATEV übergeben werden.

Das System kann Daten auslesen, Pflichtfelder prüfen, Freigaben steuern und Abweichungen markieren. Die steuerliche Beurteilung, die korrekte Einordnung als Anzahlung oder Teilleistung und die finale Kontierung bleiben Aufgaben des zuständigen Finanzteams.

GoBD und Aufbewahrung

Für Abschlagsrechnungen, Anzahlungsrechnungen, Zahlungsnachweise und Schlussrechnungen gelten die allgemeinen Anforderungen an eine nachvollziehbare Buchführung. Die Dokumente sollten so aufbewahrt werden, dass der Zusammenhang zwischen Vertrag, Rechnung, Zahlung und Schlussabrechnung erkennbar bleibt.

Eingangsrechnungen und andere Buchungsbelege müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Für Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse gilt weiterhin eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Die Anforderungen ergeben sich unter anderem aus § 14b UStG, § 147 AO und § 257 HGB.

Die digitale Ablage muss vollständig, lesbar, nachvollziehbar und gegen unbemerkte Veränderungen geschützt sein. Eine eigene Sonderregel für Abschlagsrechnungen gibt es bei den GoBD nicht. Entscheidend ist vielmehr, dass der gesamte Geschäftsvorfall vom Vertrag über die Zahlung bis zur Schlussrechnung nachvollziehbar bleibt.