Firmenkarte oder Auslagenerstattung? So finden Unternehmen das richtige Modell

Am Monatsende liegen 23 Spesenabrechnungen auf dem Schreibtisch. Eine davon stammt von einem Vertriebsmitarbeiter, der seit drei Wochen 1.400 Euro für Hotels und Bahntickets vorfinanziert. Die Belege sind teilweise zerknittert, eine Rechnung fehlt und die Auszahlung soll erst mit dem nächsten Gehaltslauf erfolgen.

Solche Situationen werfen eine grundsätzliche Frage auf: Sollen Mitarbeitende Unternehmensausgaben selbst bezahlen und anschließend eine Erstattung beantragen oder sollten sie eine Firmenkarte nutzen?

Die Antwort lautet in den meisten Unternehmen: nicht ausschließlich Firmenkarte oder ausschließlich Auslagenerstattung. Sinnvoller ist ein hybrides Modell. Regelmäßige, planbare und kontrollierbare Ausgaben gehören auf die Firmenkarte. Seltene, spontane oder nicht kartenfähige Ausgaben bleiben bei der Erstattung.

Firmenkarte oder Auslagenerstattung: Die kurze Antwort

Eine Firmenkarte eignet sich für Ausgaben, die regelmäßig anfallen, vorab geplant werden können oder durch Limits und Händlerkategorien kontrolliert werden sollen. Dazu gehören beispielsweise Hotels, Bahnreisen, Software-Abonnements, Werbebudgets und wiederkehrende Bestellungen.

Eine Auslagenerstattung ist sinnvoll, wenn eine Ausgabe selten vorkommt, kurzfristig entsteht oder sich nicht praktikabel mit einer Karte bezahlen lässt. Dazu gehören beispielsweise eine spontane Ersatzteilbeschaffung im Baumarkt, Kilometerpauschalen oder Verpflegungsmehraufwand.

Die Entscheidung sollte sich deshalb nicht an der Person orientieren, sondern an der Art der Ausgabe. Ein Vertriebsmitarbeiter kann für regelmäßige Hotelbuchungen eine Firmenkarte erhalten und gleichzeitig einzelne private Auslagen zur Erstattung einreichen.

Was unterscheidet beide Modelle?

Bei der Firmenkarte stellt das Unternehmen ein Zahlungsmittel zur Verfügung. Die Ausgabe wird direkt über das Unternehmen bezahlt, und der Beleg kann unmittelbar mit der Transaktion verknüpft werden.

Bei der Auslagenerstattung bezahlt die beschäftigte Person zunächst selbst. Anschließend reicht sie den Beleg ein, eine zuständige Person prüft die Ausgabe und das Unternehmen erstattet den Betrag.

Die Firmenkarte verlagert die Kontrolle zeitlich nach vorne. Das Unternehmen legt vor der Zahlung fest, welche Ausgaben zulässig sind. Während der Zahlung können Limits und Händlerkategorien greifen. Nach der Zahlung prüft das Finanzteam vor allem noch Ausnahmen.

Bei der Auslagenerstattung erfolgt die Kontrolle überwiegend nachträglich. Das Finanzteam sieht erst dann, wofür Geld ausgegeben wurde, wenn die Abrechnung eingereicht ist.

Welche Ausgaben gehören auf die Firmenkarte?

Planbare und wiederkehrende Ausgaben sind besonders gut für Firmenkarten geeignet. Eine Office-Managerin bestellt beispielsweise jeden Monat Druckertoner für rund 85 Euro beim selben Händler. Eine Firmenkarte mit einem passenden Limit ermöglicht die Bestellung ohne private Vorleistung und ohne separate Erstattung.

Auch Geschäftsreisen lassen sich häufig gut über Firmenkarten abbilden. Hotels, Bahnfahrten, Mietwagen und andere Reisekosten werden direkt über das Unternehmen bezahlt. Mitarbeitende müssen nicht auf die Erstattung warten und das Finanzteam sieht die Transaktionen zeitnah.

Für wiederkehrende Software-Abonnements bieten sich virtuelle Karten an. Das Unternehmen kann für ein Tool oder eine Kampagne ein eigenes Limit einrichten und die Zahlung eindeutig zuordnen. Wird das Abonnement beendet, kann die Karte deaktiviert werden, ohne dass eine private Karte betroffen ist.

Firmenkarten eignen sich außerdem für Ausgaben, bei denen das Unternehmen vorab klare Grenzen festlegen möchte. Dazu gehören beispielsweise Werbebudgets, Messeausgaben oder regelmäßiger Teambedarf.

Wann bleibt die Auslagenerstattung sinnvoll?

Nicht jede Ausgabe rechtfertigt eine eigene Karte. Ein Servicetechniker kauft beispielsweise einmal im Jahr ein Ersatzteil für 23,50 Euro in einem Baumarkt. Für diesen seltenen Einzelfall kann eine Erstattung der einfachere Weg sein.

Andere bestimmte Zahlungen lassen sich ebenso nicht sinnvoll über eine Karte abbilden. Die Kilometerpauschale für die Nutzung eines privaten Pkw und der Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen werden als Reisekosten erstattet.

Für Inlandsreisen gelten grundsätzlich 14 Euro bei eintägigen Auswärtstätigkeiten mit mehr als acht Stunden Abwesenheit und 28 Euro bei voller Abwesenheit. Die aktuellen Regeln finden Sie im Beitrag zum Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen.

Auch seltene Ausgaben von Personen, die nur gelegentlich etwas für das Unternehmen kaufen, können über die Erstattung abgewickelt werden. Eine eigene Karte wäre in diesen Fällen möglicherweise aufwendiger als die einzelne Abrechnung.

Entscheidend ist nicht die Zahl der Mitarbeitenden, sondern die Häufigkeit, Höhe und Art der Ausgaben.

Was bedeutet die Wahl für Mitarbeitende?

Bei der Auslagenerstattung finanzieren Mitarbeitende das Unternehmen zunächst privat. Das kann bei kleinen Beträgen unproblematisch sein, wird bei Hotels, Mietwagen, Bahnreisen oder Messegebühren aber schnell belastend.

Eine Marketingmanagerin bezahlt beispielsweise eine Standgebühr von 320 Euro für eine regionale Fachmesse mit ihrer privaten Karte. Sie reicht die Abrechnung am dritten Tag des Folgemonats ein und erhält die Erstattung erst mit dem nächsten Gehaltslauf. In diesem Zeitraum finanziert sie eine betriebliche Ausgabe aus privaten Mitteln.

Für Berufseinsteiger:innen oder Personen mit begrenztem Einkommen kann das besonders relevant sein. Auch private Kreditkartenlimits oder fehlende Akzeptanz bei Hotels und Mietwagenanbietern können zum Problem werden.

Bei einer Firmenkarte entfällt die private Vorfinanzierung. Mitarbeitende müssen allerdings die Kartenrichtlinie einhalten und Belege zeitnah einreichen. Die Zahlung ist nicht automatisch frei von Verantwortung. Auch bei einer Firmenkarte bleibt die Person dafür zuständig, die Ausgabe sachlich zu begründen und den Beleg bereitzustellen.

Wenn Mitarbeitende notwendige Ausgaben im Auftrag des Unternehmens selbst bezahlen, besteht grundsätzlich ein Anspruch auf Ersatz notwendiger Aufwendungen. Die rechtliche Grundlage bildet Paragraph 670 BGB, der im Arbeitsverhältnis entsprechend angewendet wird.

Die Firmenkarte ersetzt diesen Anspruch nicht. Sie verhindert lediglich, dass die Vorleistung überhaupt entsteht.

Firmenkarten vermeiden private Vorleistungen bei regelmäßigen und planbaren Unternehmensausgaben.

Wie verändern Firmenkarten den Aufwand im Finanzteam?

Eine Auslagenerstattung erzeugt für jede Ausgabe mehrere Arbeitsschritte. Die Abrechnung muss eingereicht, der Beleg geprüft, der Anlass bewertet, die Kostenstelle zugeordnet und die Zahlung freigegeben werden. Fehlt ein Beleg oder ist die Ausgabe nicht eindeutig, beginnt eine zusätzliche Rückfrage.

Bei einer kleinen Zahl von Abrechnungen ist das gut beherrschbar. Mit wachsendem Volumen bindet der Prozess jedoch zunehmend Zeit im Finanzteam.

Bei Firmenkarten entstehen die Transaktionen laufend im System. Belege können direkt an die Zahlung angehängt werden. Das Finanzteam prüft anschließend vor allem unübliche oder nicht regelkonforme Vorgänge.

Ein hypothetischer Vergleich zeigt den Unterschied: Im ersten Monat prüft ein Finanzteam 60 Spesenabrechnungen einzeln. Im folgenden Monat werden dieselben Reise- und Bürokosten überwiegend mit Firmenkarten bezahlt. Statt jede Ausgabe vollständig zu prüfen, konzentriert sich das Team auf vier Transaktionen außerhalb der festgelegten Regeln.

Die Karte reduziert damit nicht jede Prüfung. Sie verschiebt die Arbeit von der vollständigen Einzelkontrolle zur gezielten Prüfung von Ausnahmen.

Firmenkarten kontrollieren Ausgaben vor der Zahlung

Firmenkarten können Ausgabenlimits, Händlerkategorien, zeitliche Regeln und Freigaben miteinander verbinden. Eine Karte für ein Software-Abonnement kann beispielsweise auf den jeweiligen Anbieter beschränkt und mit einem monatlichen Limit versehen werden.

Für einzelne Onlinekäufe eignen sich virtuelle Einmalkarten. Für regelmäßige Ausgaben können physische oder virtuelle Karten mit einem wiederkehrenden Limit eingesetzt werden.

Diese Regeln reduzieren das Risiko unzulässiger Ausgaben, verhindern aber nicht jede Form von Betrug. Unternehmen sollten zusätzlich festlegen, wie private Fehlzahlungen, verlorene Karten und fehlende Belege behandelt werden.

Die Firmenkarten von Spendesk können mit Limits und Ausgabenregeln versehen werden. Je nach Konfiguration lassen sich Zahlungen nach Händlerkategorie, Zeitraum oder Ausgabenart steuern.

Belege und Auslagen digital verwalten

Der Kartenumsatz allein ersetzt keinen Beleg. Für die Buchhaltung und steuerliche Prüfung müssen Unternehmen nachvollziehen können, wofür die Zahlung erfolgt ist.

Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare, unveränderbare und maschinell auswertbare Verarbeitung digitaler Unterlagen. Der praktische Grundsatz lautet deshalb: Eine Buchung braucht einen geeigneten Beleg.

Das gilt für Kartenzahlungen und Auslagenerstattungen gleichermaßen. Bei einer Firmenkarte kann der Beleg direkt nach dem Kauf mit der Transaktion verbunden werden. Bei einer privaten Auslage kommt der Beleg häufig erst Tage oder Wochen später mit der Abrechnung.

Spendesk bietet mit Play by the Rules Regeln für die Belegerfassung. Unternehmen können damit festlegen, wann ein Beleg erforderlich ist und welche Folgen ein fehlender Beleg hat. Je nach Konfiguration kann eine Karte pausiert werden, bis der fehlende Beleg nachgereicht wurde.

Spendesk kommuniziert für Play by the Rules eine Belegerfassung von 98 Prozent. Dieser Wert sollte im Artikel als Anbieterangabe gekennzeichnet und regelmäßig aktualisiert werden.

Welche Rolle spielen DATEV und Buchhaltung?

Bei der Auslagenerstattung wird jede Abrechnung als eigener Vorgang verarbeitet. Das Finanzteam prüft Beträge, Umsatzsteuer, Kostenstelle und Konto. Bei vielen kleinen Belegen entsteht dadurch erheblicher manueller Aufwand.

Eine Hotelrechnung über 145 Euro mit Frühstück kann beispielsweise unterschiedliche Umsatzsteuersätze enthalten. Die Übernachtung wird grundsätzlich mit sieben Prozent besteuert, während das Frühstück regelmäßig dem allgemeinen Steuersatz von 19 Prozent unterliegt. Die Regelungen ergeben sich aus Paragraph zwölf UStG.

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten nach Paragraph 33 UStDV vereinfachte Anforderungen. Bei höheren Beträgen sollte die Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt sein und die erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Andernfalls kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.

Bei Firmenkarten können Transaktion, Beleg, Kategorie und Kontierung gemeinsam verarbeitet werden. Ob die Daten direkt an DATEV Unternehmen online übertragen werden, hängt von der konkreten Lösung und Konfiguration ab.

Spendesk Kreditorenbuchhaltung verbindet Rechnungen, Freigaben, Belege und Zahlungen. Die DATEV-Anbindung kann Buchungsdaten und Belege für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung bereitstellen.

Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach der Art des Dokuments. Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Für Bücher, Jahresabschlüsse und bestimmte weitere Unterlagen gelten längere Fristen. Die gesetzlichen Grundlagen finden sich in Paragraph 147 AO und Paragraph 257 HGB.

Ein hybrides Modell für Mitarbeiterausgaben

Die meisten Unternehmen fahren am besten mit einer Kombination aus Firmenkarten und Auslagenerstattung.

Das Finanzteam sollte diese Zuordnung in einer Richtlinie festhalten. Darin sollte stehen, welche Ausgaben grundsätzlich mit Firmenkarten bezahlt werden, wann eine private Vorleistung erlaubt ist und wie fehlende Belege behandelt werden.

Bei Regeln, die das Verhalten von Mitarbeitenden überwachen oder Ausgabenprofile erstellen, sollten Datenschutz und Betriebsrat frühzeitig einbezogen werden.

Einführung mit einer Pilotgruppe

Die Einführung sollte mit einer klar abgegrenzten Gruppe beginnen. Vertrieb oder Außendienst eignen sich häufig, weil dort regelmäßig Reise- und Bewirtungskosten anfallen.

Definieren Sie zunächst Kartenlimits, erlaubte Händlerkategorien, Belegpflichten und Freigaben. Prüfen Sie anschließend, ob die Karten im Alltag akzeptiert werden, ob Belege rechtzeitig eingehen und ob die Daten in der Buchhaltung korrekt ankommen.

Nach der Pilotphase können weitere Gruppen folgen. Personen mit regelmäßigen Ausgaben erhalten eine Firmenkarte, während seltene Ausgaben weiterhin über die Erstattung laufen.

Weitere Informationen finden Sie im Beitrag zur Firmenkreditkarte für Mitarbeitende und zur Auslagenerstattung.