Geschäftskarten im Vergleich: Gebühren, Zahlungsziele und Ausgabenkontrolle

Eine kaufmännische Leitung einer GmbH mit 120 Mitarbeitenden möchte 25 Personen mit Firmenkarten ausstatten. Auf dem Tisch liegen mehrere Angebote: eine Karte der Hausbank, eine American Express Business Card und eine Miles & More Kreditkarte.

Jedes Angebot nennt eine andere Jahresgebühr, ein anderes Abrechnungsmodell und unterschiedliche Vorteile bei Zahlungsziel, Cashback, Punkten oder Versicherungen.

Wer Geschäftskarten vergleicht, sollte deshalb nicht nur auf die Jahresgebühr achten. Entscheidend sind drei Fragen:

• Was kosten alle Karten zusammen?

• Wann wird das Geld vom Geschäftskonto abgebucht?

• Wie behält das Finanzteam die Kontrolle über Ausgaben, Belege und laufende Zahlungen?

Dieser Artikel vergleicht die wichtigsten Kosten und Funktionen von Geschäftskarten in Deutschland. Außerdem erfahren Sie, wann Cashback und Bonusprogramme einen echten Vorteil bieten und warum Ausgabenkontrolle für viele Unternehmen wichtiger ist als Rewards.

Kreditkarte, Debitkarte oder Prepaid-Karte: Das Kartenmodell bestimmt die Kosten

Das Kartenmodell legt fest, wann das Geld das Geschäftskonto verlässt und ob ein Zahlungsziel oder eine Kreditlinie besteht.

Bei einer Kreditkarte werden mehrere Ausgaben gesammelt und zu einem späteren Zeitpunkt abgerechnet. Das kann die Liquiditätsplanung erleichtern, verschiebt aber die Kontrolle über einzelne Ausgaben. Eine Debitkarte belastet das Geschäftskonto unmittelbar. Eine Prepaid-Karte begrenzt die Ausgaben auf das vorher bereitgestellte Guthaben.

Eine Person im Office-Management betreut beispielsweise 14 Software-Abos. Bei einer Debitkarte ist jede Abbuchung zeitnah auf dem Geschäftskonto sichtbar. Bei einer Kreditkarte erscheinen die Abos gesammelt auf der Monatsabrechnung, möglicherweise zusammen mit einer Verlängerung, die niemand mehr benötigt.

Das Kartenmodell beeinflusst damit nicht nur die Liquidität, sondern auch die Transparenz im Finanzteam.

Welche Kosten entstehen bei Geschäftskarten?

Für einen realistischen Vergleich sollten Sie mindestens fünf Kostenblöcke prüfen:

• Jahresgebühr pro Karte

• Gebühren für Zusatzkarten

• Auslandseinsatz- und Währungsumrechnungsentgelte

• Kosten für Bargeldabhebungen

• Kosten für ein zusätzlich erforderliches Geschäftskonto

Hinzu kommen mögliche Kosten für Versicherungen, Bonusprogramme, Kartensperren, Ersatzkarten und besondere Abrechnungsformen.

Ausgewählte Geschäftskarten im Vergleich

Stand der Angaben: Oktober 2026. Die Anbieterbedingungen und Preisverzeichnisse sind maßgeblich.

Die Jahrespreise und Leistungen sollten vor der Veröffentlichung erneut anhand der aktuellen Preis- und Leistungsverzeichnisse geprüft werden. Konditionen können sich ändern.

Die Jahresgebühr mit der Anzahl der Karten multiplizieren

Die Jahresgebühr pro Karte wirkt zunächst überschaubar. Bei mehreren Karten wird daraus jedoch schnell ein relevanter Kostenblock.

Erhalten 25 Mitarbeitende jeweils eine American Express Business Gold Card mit einer Jahresgebühr von 175 Euro, entstehen jährlich 4.375 Euro an Kartenentgelten.

Bei 25 Commerzbank Business Cards Classic mit einer Jahresgebühr von 34,90 Euro sind es 872,50 Euro pro Jahr.

Diese Rechnung berücksichtigt noch keine Auslandseinsatzentgelte, Zusatzkarten, Bargeldabhebungen oder Kosten für ein Geschäftskonto.

Bei Geschäftskarten zählt nicht nur der Cashback, sondern auch die Kontrolle über jede Ausgabe.

Zusatzkarten können den Vergleich deutlich verändern

Prüfen Sie immer, ob Zusatzkarten kostenlos sind oder einzeln berechnet werden. Bei der American Express Business Gold Card nennt der Anbieter bis zu 99 kostenfreie Zusatzkarten.

Bei anderen Karten wird jede zusätzliche Karte separat berechnet. Die DKB berechnet für neu ausgegebene Visa Geschäftskreditkarten seit dem 1. Juli 2026 eine Jahresgebühr von 30 Euro pro Karte. Karten, die bereits vorher bestanden, bleiben nach der aktuellen Anbieterangabe kostenfrei.

Bei Miles & More kostet eine Blue Credit Card Business 5,50 Euro pro Monat. Eine Gold Credit Card Business kostet 11,50 Euro pro Monat. Für 25 Blue Cards ergibt das 1.650 Euro pro Jahr, für 25 Gold Cards 3.450 Euro pro Jahr.

Vergleichen Sie deshalb nicht nur den Preis der Hauptkarte, sondern die Gesamtkosten für alle benötigten Karten.

Auslandseinsatz und Bargeld können die Gesamtkosten erhöhen

Für Teams mit internationalen Geschäftsreisen sind die Gebühren für Fremdwährungen besonders wichtig.

Ein Vertriebsteam bezahlt beispielsweise innerhalb eines Jahres 6.000 Euro in Schweizer Franken und britischen Pfund. Bei einem Auslandseinsatzentgelt von 1,5 Prozent entstehen 90 Euro zusätzliche Kosten. Bei einem Entgelt von zwei Prozent sind es 120 Euro.

Auch Bargeldabhebungen können teuer sein. Die Commerzbank nennt für die Business Card Premium ein Entgelt von 1,95 Prozent des Auszahlungsbetrags, mindestens jedoch 5,98 Euro. Für Miles & More Business Cards nennt das Preis- und Leistungsverzeichnis zwei Prozent, mindestens fünf Euro, für Bargeldabhebungen an Geldautomaten.

Prüfen Sie zusätzlich, ob außerhalb des Euroraums ein Entgelt für die Währungsumrechnung anfällt. Dieses kann bei Kartenzahlungen und bei Bargeldabhebungen unterschiedlich ausfallen.

Reiseversicherungen sind nur unter bestimmten Bedingungen ein Vorteil

Einige Geschäftskarten enthalten Reiseversicherungen. Dazu können beispielsweise eine Auslandskrankenversicherung, eine Reiseunfallversicherung oder eine Mietwagenversicherung gehören.

Der Versicherungsschutz ist jedoch häufig an Bedingungen geknüpft. Teilweise muss die Reise mit der jeweiligen Karte bezahlt worden sein. Außerdem können Selbstbeteiligungen, Höchstbeträge, Ausschlüsse und Vorgaben zur Reisedauer gelten.

Rechnen Sie den Versicherungsschutz deshalb nur dann als finanziellen Vorteil ein, wenn:

• Ihr Team regelmäßig geschäftlich reist

• die Versicherung die relevanten Risiken abdeckt

• noch keine Gruppenversicherung besteht

• die Bedingungen zum Reiseverhalten Ihres Unternehmens passen

Lesen Sie vor dem Vertragsabschluss die Versicherungsbedingungen und nicht nur die Produktübersicht.

Zahlungsziel und Abrechnung als Liquiditätshebel

Bei einer Kreditkarte kann das Zahlungsziel die Liquiditätsplanung erleichtern. Die Ausgaben werden zunächst gesammelt und später vom Geschäftskonto abgebucht.

Eine Leitung Finanzen mit monatlichen Kartenausgaben von 40.000 Euro sieht den Effekt deutlich: Ein längeres Zahlungsziel kann kurzfristig finanziellen Spielraum schaffen. Dieser Vorteil besteht aber nur, wenn das Geld bis zur Abbuchung nicht bereits für Gehälter, Mieten oder Lieferantenrechnungen eingeplant ist.

Außerdem wird die gesammelte Kartensumme an einem bestimmten Tag belastet. Dieser Termin muss in die Liquiditätsplanung aufgenommen werden.

Bei der Deutschen Bank beträgt das Zahlungsziel laut der aktuellen Übersicht null Tage bei der BusinessCard Direct, zehn Tage bei der BusinessCard und 20 Tage mit PlusPaket. Die DKB rechnet ihre Visa Geschäftskreditkarte am 22. eines Monats ab und belastet einen bestehenden Sollsaldo wenige Tage später in einer Summe.

Prüfen Sie vor dem Vertragsabschluss:

• Wann wird der Kartenumsatz abgerechnet?

• Wann wird der Betrag vom Geschäftskonto eingezogen?

• Ist eine Teilzahlung möglich?

• Welche Zinsen entstehen bei einer Teilzahlung oder bei Zahlungsverzug?

• Können Sie individuelle Kartenlimits festlegen?

• Wie werden Kartenumsätze im Online-Banking dargestellt?

Ein längeres Zahlungsziel ist damit kein kostenloser Kredit ohne Bedingungen. Es muss zur Liquiditätsplanung und zum Zahlungsprozess des Unternehmens passen.

Wann lohnt sich Cashback?

Cashback lohnt sich erst, wenn die Rückvergütung die Jahresgebühr und weitere Kosten übersteigt.

Die Commerzbank Business Card Premium erstattet laut Produktseite 0,55 Prozent auf Händlerumsätze des Vorjahres. Die Rückvergütung wird nicht auf Bargeldabhebungen angewendet.

Bei einer Jahresgebühr von 79,90 Euro liegt der rechnerische Break-even bei rund 14.528 Euro Händlerumsatz:

79,90 Euro geteilt durch 0,0055 ergeben rund 14.528 Euro.

Im Vergleich zur Business Card Classic beträgt der Preisunterschied 45 Euro. Die Premium-Karte muss daher rund 8.182 Euro Händlerumsatz erreichen, bevor die Rückvergütung diesen Mehrpreis ausgleicht.

Eine Gründer:in bezahlt beispielsweise 2.000 Euro monatlich für Software-Abos über die Premium-Karte. Bei 24.000 Euro Jahresumsatz entspricht eine Rückvergütung von 0,55 Prozent rund 132 Euro. Nach Abzug der Jahresgebühr bleiben rechnerisch 52,10 Euro.

Prüfen Sie dabei:

• Auf welche Umsätze gilt die Rückvergütung?

• Werden Bargeldabhebungen ausgeschlossen?

• Wann wird die Rückvergütung ausgezahlt?

• Gilt sie für jede Karte oder nur für ein bestimmtes Produkt?

• Gibt es Mindestumsätze oder zeitlich begrenzte Aktionen?

Punkte und Meilen sind kein fester Geldwert

American Express bietet Membership Rewards. Miles & More schreibt den Business Cards eine Meile je Euro Kartenumsatz gut. Der tatsächliche Wert hängt jedoch von der jeweiligen Einlösung ab. Eine Meile oder ein Punkt entspricht deshalb nicht automatisch einem bestimmten Eurobetrag.

Bewerten Sie Punkte und Meilen nur dann als finanziellen Vorteil, wenn Ihr Unternehmen sie regelmäßig und sinnvoll einlösen kann. Andernfalls bleiben eine niedrigere Kartengebühr oder bessere Kontrollfunktionen möglicherweise wertvoller.

Wann ist Ausgabenkontrolle wichtiger als Cashback?

Cashback steigt mit dem Umsatz. Kontrollprobleme steigen dagegen häufig mit der Anzahl der Karten, Personen und laufenden Zahlungen.

In einem Team mit 30 Karteninhabenden läuft ein Software-Abo beispielsweise weiter, obwohl die verantwortliche Person das Unternehmen vor drei Monaten verlassen hat. Auf der Kartenabrechnung fällt die Belastung erst nachträglich auf. Die Rückvergütung beträgt möglicherweise nur wenige Euro, während die Kündigung, Rückerstattung und interne Klärung mehrere Stunden kosten.

Eine wirksame Ausgabenkontrolle setzt deshalb vor der Zahlung an:

• Ausgabenlimits pro Karte

• Limits nach Kategorie oder Budget

• Freigabe vor dem Kauf

• klare Zuordnung zu Kostenstelle und verantwortlicher Person

• Echtzeitübersicht über Transaktionen

• automatische Erinnerungen für fehlende Belege

• Sperrung oder Einschränkung bei fehlenden Nachweisen

Bankkarten bieten je nach Produkt einzelne Kontrollfunktionen. Sie ersetzen aber nicht automatisch einen verbundenen Prozess aus Freigabe, Zahlung, Beleg und Buchhaltung.

Spendesk verbindet virtuelle Karten mit Budgets, Freigaben und Belegen. Virtuelle Karten können für einzelne Einkäufe, mehrere Transaktionen oder wiederkehrende Zahlungen eingerichtet werden. Laut Spendesk werden mehr als 95 Prozent der Belege innerhalb von zwei Tagen eingereicht.

Für die Auswahl einer Lösung ist deshalb entscheidend, ob die Karte nur bezahlt oder ob sie den gesamten Ausgabenprozess unterstützt.

Ein Kartenumsatz braucht einen passenden Beleg

Die Kartenabrechnung zeigt, dass ein Betrag belastet wurde. Sie ersetzt nicht automatisch die Rechnung oder den Kassenbeleg des jeweiligen Anbieters.

Nach den GoBD des Bundesfinanzministeriums muss jeder Geschäftsvorfall durch einen geeigneten Beleg nachgewiesen werden. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.

Für Kartenzahlungen sollte das Finanzteam deshalb prüfen:

• Ist der Beleg direkt der Transaktion zugeordnet?

• Sind Lieferant, Betrag und Umsatzsteuer erkennbar?

• Ist die Kostenstelle hinterlegt?

• Wurde die Ausgabe freigegeben?

• Ist der Beleg unverändert archiviert?

• Können die Daten an DATEV oder das ERP-System übergeben werden?

Eine zentrale Belegerfassung reduziert Rückfragen am Monatsende. Besonders bei Software-Abos, Online-Werbung und Geschäftsreisen sollte die Belegerfassung direkt nach der Zahlung erfolgen.

Aufbewahrung von Kartenbelegen

Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse sind weiterhin grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. Maßgeblich sind unter anderem Paragraph 147 AO und Paragraph 257 HGB.

Die konkrete Einordnung kann im Einzelfall davon abhängen, welche Funktion ein Dokument erfüllt. Bewahren Sie die Originaldaten einer digitalen Rechnung in der ursprünglichen Form auf und klären Sie Sonderfälle mit Ihrer steuerlichen Beratung.

Haftung bei Firmenkarten

Wer bei Verlust, Diebstahl oder missbräuchlicher Nutzung einer Firmenkarte haftet, ergibt sich aus dem Kartenvertrag und den gesetzlichen Regelungen.

Unternehmen sollten vor dem Rollout prüfen:

• Wer haftet für Umsätze mit Zusatzkarten?

• Welche Pflichten bestehen bei Verlust oder Diebstahl?

• Welche Frist gilt für die Meldung?

• Gibt es eine Haftungsbegrenzung?

• Können individuelle Kartenlimits festgelegt werden?

• Was passiert bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten?

Für geschäftlich genutzte Karten können vertragliche Regelungen von den Vorgaben für Verbraucherkarten abweichen. Die Haftungsregeln nach Paragraph 675v BGB und mögliche Abweichungen für Unternehmen nach Paragraph 675e BGB sollten deshalb zusammen mit den konkreten Kartenbedingungen geprüft werden.

Eine allgemeine Aussage wie „Die Haftung beträgt immer 50 Euro“ wäre zu kurz gegriffen. Lesen Sie die konkreten Kartenbedingungen vor der Ausgabe an Mitarbeitende.

Geschäftskarten in sechs Schritten vergleichen

Gehen Sie beim Vergleich systematisch vor.

1. Kartenbedarf ermitteln

Legen Sie fest, wie viele Personen eine Karte benötigen und welche Ausgaben darüber laufen sollen. Unterscheiden Sie zwischen Geschäftsreisen, Software-Abos, Werbeausgaben, Einkäufen und einmaligen Zahlungen.

2. Gesamtkosten berechnen

Multiplizieren Sie die Jahresgebühr mit der Zahl der Karten. Ergänzen Sie Zusatzkarten, Auslandseinsatz, Bargeld, Versicherungen und mögliche Kontogebühren.

3. Zahlungsmodell prüfen

Vergleichen Sie Debit, Kredit und Prepaid. Prüfen Sie Zahlungsziel, Abbuchungstermin, Teilzahlung und mögliche Zinsen.

4. Kontrollfunktionen bewerten

Fragen Sie, ob Sie Limits, Freigaben, Kategorien und Budgets vor der Zahlung festlegen können. Prüfen Sie außerdem, ob Karten bei Austritt einer Person sofort gesperrt werden können.

5. Beleg- und Buchhaltungsprozess testen

Lassen Sie sich zeigen, wie Belege erfasst, geprüft, Kostenstellen zugeordnet und an DATEV oder ein ERP-System übergeben werden. Die DATEV-Integration von Spendesk beschreibt beispielsweise die Übergabe von Zahlungsinformationen, Belegen und Kategorien.

6. Vertragsbedingungen lesen

Prüfen Sie Haftung, Kündigungsfristen, Ersatzkarten, Versicherungen, Zusatzkarten und Änderungen der Gebühren.

Wenn Sie Karten, Budgets, Freigaben und Belege in einem gemeinsamen Prozess steuern möchten, kann eine Lösung für Ausgabenmanagement die Kontrolle vor der Zahlung ergänzen. Prüfen Sie dabei, welche Kartenmodelle, Freigaberegeln und Buchhaltungsintegrationen zu Ihrem Unternehmen passen.