Gestion des dépenses : construire un business case et mesurer le ROI

Un business case de gestion des dépenses doit montrer, chiffres à l’appui, que le changement coûte moins cher que le statu quo et apporte suffisamment de valeur pour justifier l’investissement.

C’est souvent là que le dossier se complique. Le temps consacré aux dépenses est réparti entre les salariés qui saisissent, les managers qui valident et la comptabilité qui contrôle et rapproche. Le coût existe, mais personne ne le voit en entier.

Voici une méthode pour le reconstituer, mesurer les gains attendus, intégrer les coûts de mise en œuvre et calculer un ROI défendable devant une direction générale. Le modèle repose sur vos propres données et peut être réutilisé pour tester plusieurs scénarios.

Que doit prouver un business case de gestion des dépenses ?

Un business case doit démontrer qu’une option crée davantage de valeur que les alternatives, compte tenu de son coût et de ses risques.

Pour la gestion des dépenses, comparez au minimum trois scénarios :

• conserver le fonctionnement actuel ;

• utiliser un module de votre progiciel de gestion intégré (ERP) ;

• adopter une plateforme dédiée.

Le statu quo a lui aussi un coût. Le chiffrer en premier donne une base de comparaison plus honnête pour évaluer les autres options.

Il faut ensuite distinguer deux types de gains. Les économies encaissables ont un impact financier direct : TVA récupérée, outil résilié ou recrutement évité. La capacité libérée, elle, correspond au temps rendu disponible. Elle ne devient une économie que si ce temps est réellement réaffecté.

Prenons une responsable administrative et financière d’une entreprise de taille intermédiaire de 250 salariés. Annoncer 600 heures économisées par an ne suffit pas forcément à convaincre le comité de direction. En revanche, montrer que ces heures permettent d’absorber la croissance sans recruter un deuxième comptable transforme le gain de temps en impact financier mesurable.

Pour finir, présentez vos résultats selon trois scénarios : prudent, réaliste et optimiste. Ajoutez le délai de récupération et la VAN pour montrer non seulement ce que le projet peut rapporter, mais aussi le niveau de risque associé.

Quels coûts faut-il inclure dans un business case ?

Le coût actuel de la gestion des dépenses ne se limite pas au temps passé à saisir et valider des notes de frais. Cinq familles de coûts doivent être mesurées avant de calculer les gains.

• Traitement manuel : saisie, validation, contrôle et rapprochement.

• Erreurs et reprises : notes rejetées, informations manquantes ou corrections.

• Fraude : anomalies détectées tardivement ou dépenses injustifiées.

• Clôture : rapprochement des relevés, relances et recherche de justificatifs.

• Conformité : TVA non récupérée ou frais insuffisamment documentés.

Comment mesurer les coûts de traitement manuel ?

Le plus fiable est de mesurer directement le temps passé par les personnes impliquées.

Une étude mondiale de la Global Business Travel Association (GBTA) publiée en 2015 estimait à 58 $ le coût moyen de traitement d’une note liée à une nuit d’hôtel. Cette donnée constitue surtout un ordre de grandeur ancien : pour votre business case, remplacez-la par une mesure interne.

La même étude indiquait que 19 % des notes de frais comportaient une erreur ou une information manquante. Là encore, le meilleur indicateur reste votre propre taux de rejet ou de correction sur une période représentative.

Comment intégrer la fraude et les erreurs ?

Le coût d’une anomalie ne dépend pas uniquement du montant concerné. Le temps nécessaire pour la détecter compte également.

Le rapport 2024 de l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), basé sur 1 921 cas dans 138 pays, indique que les remboursements de frais apparaissent dans 13 % des cas étudiés, avec une perte médiane de 50 000 $ et un délai médian de détection de 18 mois.

Ces données concernent des cas de fraude effectivement investigués. Elles ne permettent donc pas d’estimer directement la probabilité qu’une entreprise soit victime de fraude.

Comment mesurer le coût de la clôture et de la conformité ?

Comptez les heures consacrées au rapprochement des relevés de carte et aux relances de justificatifs.

Une enquête Ledge de 2025 menée auprès de 100 professionnels de la Finance, principalement hors de France, indique que la moitié des équipes mettent six jours ouvrés ou plus à clôturer leurs comptes.

Les justificatifs ont aussi un impact fiscal. L’URSSAF conditionne notamment certaines exonérations de frais professionnels à la présence des documents nécessaires. Pour la TVA, le BOFiP prévoit que l’entreprise doit disposer d’une facture conforme pour exercer son droit à déduction.

Une comptable qui recherche 40 justificatifs de péage chaque mois à raison de six minutes par pièce y consacre quatre heures. À un coût chargé de 40 €/h, cela représente 160 € par mois, soit 1 920 € par an, uniquement pour cette catégorie de dépenses.

Tableau de collecte des coûts

Utilisez le tableau suivant pour réunir vos propres données avant de construire le modèle.

Comment estimer le temps gagné grâce à l’automatisation des notes de frais ?

Le temps gagné se calcule séparément pour chaque type d’utilisateur, car une heure de commercial, de manager ou de comptable n’a pas le même coût.

La formule est simple :

Volume de notes × temps économisé par note × coût horaire chargé

Mesurez d’abord les temps actuels sur un échantillon interne de deux semaines. Faites-le auprès de quelques salariés, managers et comptables plutôt que de vous appuyer uniquement sur les gains annoncés par les éditeurs.

Supposons qu’un commercial traite 15 tickets par mois. Il consacre aujourd’hui 45 minutes au tri, au scan, à la saisie et aux relances. Avec une capture du justificatif au moment du paiement, ce temps descend à 10 minutes.

À 45 €/h de coût chargé, les 35 minutes économisées représentent 26,25 € par mois. Pour une équipe de 40 commerciaux, le gain théorique atteint 12 600 € par an.

La capture immédiate du justificatif est souvent l’un des principaux leviers. Avec Spendesk, par exemple, l’application mobile permet de capturer les reçus au moment de la dépense, afin d’éviter une ressaisie ultérieure.

Mais ce gain doit être validé dans votre propre environnement avant d’être intégré au business case.

Quand le temps gagné devient-il une économie réelle ?

Ne convertissez pas automatiquement chaque heure économisée en euros.

Si les 35 minutes récupérées par un commercial servent effectivement à réaliser davantage de rendez-vous ou permettent d’éviter un recrutement, le gain peut être valorisé.

Dans le cas contraire, classez-le simplement comme capacité libérée dans votre scénario prudent. Cette distinction rend le business case beaucoup plus crédible.

Quels coûts de mise en œuvre inclure dans le TCO sur trois ans ?

Le coût total de possession (TCO) doit intégrer tout ce que le projet consomme pendant trois ans, et pas seulement le prix de l’abonnement.

Incluez notamment :

• l’abonnement ;

• l’intégration avec Pennylane, Cegid, Sage ou votre autre logiciel comptable ;

• le paramétrage des workflows d’approbation ;

• l’adaptation de la politique de dépenses ;

• la formation ;

• le temps passé par l’équipe projet ;

• la période de double fonctionnement entre l’ancien et le nouveau processus.

Comparez aussi les modèles tarifaires sur l’effectif projeté à trois ans, et non sur le nombre d’utilisateurs actuel. Un prix par utilisateur et un forfait peuvent produire des écarts très différents à mesure que l’entreprise grandit.

Sous-estimer ces éléments donne un ROI artificiellement attractif au départ, mais beaucoup plus difficile à défendre une fois le projet lancé.

Pourquoi faut-il budgéter la mise à jour de la politique de dépenses ?

Le déploiement d’un nouvel outil oblige souvent à formaliser des règles que les processus précédents laissaient implicites.

Plafonds, catégories autorisées, justificatifs ou niveaux d’approbation doivent être traduits en règles concrètes. Certaines décisions nécessitent donc l’intervention de la direction générale ou des responsables de budget.

Prenons un projet qui nécessite trois jours de paramétrage. À 50 €/h chargé, 21 heures représentent 1 050 €. Ajoutons une demi-journée de formation pour 25 managers à 60 €/h, soit 5 250 €.

Avant même l’intégration comptable, le temps interne consacré au projet atteint donc 6 300 €.

Ces coûts doivent apparaître en année 1 du modèle, tout comme la période de double fonctionnement. Le ROI final sera peut-être moins spectaculaire, mais il sera beaucoup plus défendable.

Comment chiffrer la valeur d’un meilleur contrôle des dépenses ?

Un meilleur contrôle crée de la valeur en évitant certaines pertes, en détectant plus tôt les anomalies et en réduisant le temps consacré aux vérifications.

Cette valeur est plus difficile à mesurer que le temps économisé, mais elle doit tout de même apparaître dans le business case.

Quelle différence entre contrôle préventif et contrôle détectif ?

Le contrôle détectif intervient après la dépense, lors d’une validation ou d’un audit. Le contrôle préventif agit avant qu’elle ne soit engagée, grâce à des budgets, des plafonds ou des validations en amont.

Selon le rapport ACFE 2024, toutes catégories de fraude confondues, les organisations utilisant une surveillance proactive des données présentent une perte médiane de 100 000 $, contre 200 000 $ lorsqu’elle n’est pas utilisée.

Le délai médian de détection est également de 9 mois contre 18 mois. Il s’agit d’une corrélation observée dans l’étude, et non d’une économie garantie par l’utilisation d’un logiciel.

Imaginez une équipe marketing disposant de 20 000 € de budget mensuel. Si un dépassement de 6 500 € n’est identifié que quinze jours après la fin du mois, il est trop tard pour l’éviter.

Le contrôle est plus utile lorsqu’il intervient avant l’achat. Avec Spendesk, les demandes peuvent passer par des workflows d’approbation configurables et être associées à des budgets définis. Les responsables peuvent ainsi arbitrer avant que l’argent ne soit dépensé, plutôt que d’expliquer l’écart après coup.

Quel est l’impact d’une meilleure piste d’audit ?

Une piste d’audit complète facilite les contrôles en reliant chaque dépense à son justificatif, son validateur et sa date.

Cette traçabilité prend également plus d’importance avec l’évolution de la réglementation. La réforme française de la facturation électronique est entrée en vigueur le 1er septembre 2026.

Toutes les entreprises doivent désormais pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI doivent également les émettre, tandis que les petites entreprises et micro-entreprises entreront dans cette obligation le 1er septembre 2027.

La réforme concerne les factures entre entreprises et non les notes de frais, mais elle constitue déjà une occasion de revoir l’ensemble du circuit fournisseurs.

Comment calculer le ROI d’un logiciel de gestion des dépenses ?

Le ROI compare les gains générés par le projet à son coût total.

ROI = (gains − coûts) / coûts

Dans ce business case, le calcul porte sur trois ans.

Complétez-le avec deux autres indicateurs :

• le délai de récupération, qui indique combien de temps il faut pour récupérer l’investissement initial ;

• la valeur actuelle nette (VAN), qui tient compte de la valeur temporelle de l’argent.

Selon le glossaire 2025 de la Banque de développement du Canada, la VAN permet d’intégrer cette dimension temporelle, contrairement au simple délai de récupération.

Sur un engagement de trois ans, présenter ces trois indicateurs ensemble permet donc de donner une vision plus complète du projet.

Exemple de calcul du ROI avec trois scénarios

L’exemple suivant est entièrement illustratif. Toutes les valeurs doivent être remplacées par vos données.

Une ETI traite 120 notes de frais par mois, soit 1 440 par an.

Pour chaque note, la nouvelle solution permettrait d’économiser :

• 12 minutes pour le salarié, à 45 €/h ;

• 2 minutes pour le manager, à 60 €/h ;

• 6 minutes pour le comptable, à 40 €/h.

Le gain représente 15 € par note, soit 21 600 € par an.

La clôture gagne également une journée de sept heures par mois, soit 3 360 € par an au coût comptable retenu. Enfin, l’amélioration de la collecte des justificatifs permettrait de récupérer 2 400 € de TVA supplémentaires.

Côté coûts, l’hypothèse retient :

• 800 € d’abonnement par mois ;

• 8 000 € de mise en œuvre en année 1 ;

• un taux d’actualisation de 8 % pour la VAN.

Le scénario prudent ne valorise que la moitié des heures économisées et 1 200 € de TVA. Le scénario optimiste retient deux jours de clôture économisés par mois et 3 600 € de TVA.

Ce tableau est un modèle de calcul, pas une promesse d’économies. Si votre scénario prudent reste positif avec vos propres données, le business case devient beaucoup plus solide. S’il devient négatif, commencez par vérifier les hypothèses de volume et de temps réellement économisé.

Quel modèle présenter à un DAF ou à une direction générale pour obtenir un budget ?

Une page peut suffire pour défendre le projet, à condition de présenter les informations dans l’ordre où la direction doit prendre sa décision.

1. La décision demandée, avec le montant et la date souhaitée.

2. La situation actuelle, chiffrée par famille de coûts.

3. Les options comparées, statu quo compris.

4. L’investissement, présenté sous forme de TCO sur trois ans.

5. Le ROI, le délai de récupération et la VAN, pour chaque scénario.

6. Les risques et les gains de contrôle attendus.

7. Le plan de déploiement et les KPI qui permettront de mesurer les résultats.

Limitez ensuite le suivi à trois ou quatre indicateurs réellement utiles, par exemple :

• durée de la clôture ;

• part des dépenses accompagnées d’un justificatif ;

• délai de remboursement ;

• dépenses hors politique.

Mesurez-les avant le lancement, puis à 3, 6 et 12 mois. Le business case devient alors un véritable outil de pilotage, plutôt qu’une estimation oubliée une fois le budget validé.

Comment répondre aux principales objections en CODIR ?

Préparez à l’avance les objections concernant l’adoption, la sécurité et la perturbation du fonctionnement quotidien.

Pour l’adoption, commencez par un pilote sur une équipe avant de généraliser. Pour la sécurité, documentez l’hébergement des données et les droits d’accès. Et pour limiter les perturbations, évitez de lancer le projet à proximité de la clôture annuelle.

Si vous disposez de dix minutes en CODIR, consacrez la première à la décision demandée, puis présentez rapidement le scénario prudent. Gardez l’essentiel du temps restant pour répondre aux questions, en commençant par l’objection la plus probable.

Construisez votre business case avec vos propres chiffres. Demandez une démo de Spendesk pour mesurer vos temps de traitement et tester les contrôles sur vos dépenses réelles. Les services de paiement sont fournis par Spendesk Financial Services, établissement de paiement agréé par l’ACPR.