Gestion des frais professionnels : remboursements ou abattement ?

Ah, la gestion des frais professionnels... Probablement aussi appelés “galère” ou “histoire sans fin” par certains DAF.

En effet, il n’est pas toujours évident d’adopter une gestion centralisée des frais professionnels : on peut vite se perdre parmi toutes ces dépenses et leurs remboursements engagées par les collaborateurs.

Résultat : ce processus est souvent énergivore, chronophage et coûteux pour les entreprises.

La preuve ; puisqu’en moyenne, la gestion d’une note de frais s’élève environ à 53€. Cela sans compter qu’en réalité, on estime à près de 700 euros par salarié et par an la fraude aux notes de frais. Rien que ça !

Si bien que la tâche peut s’avérer être une vrai corvée pour certaines équipes financières.

Et du côté des collaborateurs, l’herbe n’est pas vraiment plus verte. Ce processus peut être tellement contraignant que certains d’entre eux renoncent même à se faire rembourser certains de leurs frais professionnels, pourtant engagés dans le cadre professionnel. Ces notes de frais non remboursées représentent plus de 600 millions d’euros au total en France. Aberrant n’est-ce pas ?

Pourtant, certaines s’en sortent très bien, et même avec le sourire. Mais quel est donc leur secret ?

Justement, traitons dans cet article l’intégralité du sujet pour donner enfin un peu d'oxygène aux équipes financières. Être capable de bien gérer les frais des collaborateurs : ce n’est pas si sorcier, non ?

Dépenses professionnelles prises en comptes, différentes manières de se faire rembourser ; chez Spendesk, nous pensons qu’il est grand temps d’adopter des outils pour aider employeurs et collaborateurs à retrouver une confiance mutuelle, pour le bien de l’entreprise entière.

la gestion des frais professionnels : qu’est-ce que c’est ?

Pour comprendre, rien de plus simple. Les frais professionnels regroupent l’ensemble des dépenses engagées par les salariés pour les besoins de leur activité professionnelle. Comme celles-ci sont déboursées pour l’entreprise, elles doivent être ensuite remboursées par l’employeur.

Ces frais professionnels ne sont ni pris en compte dans le calcul des cotisations de Sécurité sociale, ni de la CSG-CRDS.

Quelles dépenses professionnelles sont remboursables par l'entreprise en 2023 ?

Selon l’activité professionnelle du(de la) collaborateur(trice), il(elle) peut générer divers types de frais pour le compte de son entreprise :

• Les frais liés à l’utilisation de nouvelles technologies : c’est de plus en plus le cas avec la démocratisation du télétravail

• Les frais de bouche (préparations alimentaires directement consommables, fruits et légumes, etc.) font partie des frais qui peuvent être remboursés par l’entreprise, même en cas de télétravail

• Les frais de transport (utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles, frais de carburant, de stationnement, utilisation des transports en commun ou de services publics de location de vélos pour se rendre au travail, etc.)

• Les frais de déplacements professionnels, comme la modification de lieu de résidence liée à un changement de poste de travail du(de la) salarié(e) sur un autre lieu de travail. Pour que ce motif soit pris en compte, la distance séparant l’ancien logement du nouveau lieu de travail doit être au moins égale à 50 km et doit entraîner un temps de trajet aller ou retour au moins égal à 1h30.

Voilà les 4 types de dépenses professionnelles répertoriés en France en 2023, éligibles aux remboursements de la part de l’employeur.

Les frais d’entreprise : des frais professionnels à part entière

En plus de cela, il existe un autre type de frais : les frais d’entreprise.

Il est extrêmement fréquent que l’employeur mette à disposition des biens et des services à ses collaborateurs. Pour autant, il ne s’agit ni d’un élément de rémunération, d’un avantage en nature, ni d’une indemnisation de frais professionnels.

De ce fait, ces sommes, ces biens ou services attribués correspondent à la prise en charge de frais relevant de l’activité de l’entreprise, non de frais liés à l’exercice normal de la profession du salarié.

À ce titre, les frais pris en charge par l’employeur seront exclus de la base de calcul des cotisations. Ces frais conviennent de charges d’exploitation de l’entreprise et doivent remplir trois critères en même temps :

• Avoir un caractère exceptionnel

• Couvrir l’intérêt de l’entreprise

• Concerner des frais exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du(de la) salarié(e)

Les différentes formes de remboursement des frais professionnels

Il existe divers types de frais professionnels. Par conséquent, leur remboursement s’opère aussi de différentes manières. Leur dédommagement peut donc prendre la forme :

• D’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs.

• Ou d’un versement d’allocations forfaitaires.

Zoom sur ces deux types de remboursements de frais professionnels.

1. Le remboursement des dépenses réelles sur justificatifs

Pour être réellement qualifiées de frais professionnels, certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des dépenses réellement engagées.

Les situations concernées sont celles liées au frais :

• Supportés par le(la) salarié(e) ou assimilé(e) en télétravail.

• Engagés par le(la) salarié(e) ou assimilé(e) pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC).

• De déménagement suite à mobilité professionnelle.

• Exposés par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger.

• Engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements et collectivités d’Outre-mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.

Dans cette situation de remboursement de frais professionnels, il n’y a pas de plafond d’exonération puisqu’il s’agit de remboursement au réel, c’est-à-dire selon les sommes réellement déboursées.

2. Le versement d’allocations forfaitaires

Le remboursement des frais professionnels par versement d’allocations forfaitaires est choisi lorsque les salariés réalisent des dépenses supplémentaires de restauration ou de logement non habituelles, toujours dans le cadre de l’activité professionnelle bien-sûr.

Ces indemnités sont prévues pour :

• Les frais de repas au restaurant, lorsque le(la) salarié(e) est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence.

• Les frais de restauration sur le lieu de travail.

• Les frais kilométriques, lorsque le(la) salarié(e) est contraint(e) d’utiliser son propre véhicule.

• Les dépenses de grand déplacement en métropole, dans les territoires situés en Outre-mer et à l’étranger.

• Les frais d’hébergement provisoire.

Pour ce cas de figure en revanche, la réglementation en matière de remboursement de frais professionnels diffère : les entreprises et les salariés sont soumis à des plafonds à ne pas dépasser.

Avant d’opter pour le versement d’une indemnité forfaitaire, l’employeur doit donc préalablement vérifier le montant des limites d’exonération, qui sont revalorisées chaque année. Chaque bien ou service donnant droit à un remboursement est soumis à un barème spécifique, qui dépend également de la durée du déplacement effectué.

L’employeur n’a pas à justifier ces dépenses. Il doit simplement pouvoir démontrer que l’application des allocations correspond aux situations de fait. Dans les cas où le remboursement sur la base d’allocations forfaitaires est admis, l’employeur peut décider de rembourser le salarié de ses frais sur justificatifs.

La déduction forfaitaire spécifique

Rembourser des frais engagés par les salariés sans nécessairement avoir de notes de frais en guise de justification ? C’est possible ! C’est d’ailleurs le principe de la déduction forfaitaire spécifique. Sachez cependant que ce mode de remboursement de frais professionnels ne peut s’appliquer qu’en fonction de certaines activités bien définies.

Pour les ouvriers du bâtiment, les artistes, les journalistes, et encore pour les mannequins, les employeurs sont en effet autorisés à appliquer une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Mais cette fois, selon la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale et des contributions d’assurance chômage et d’AGS.

Si l’employeur décide d’opter pour la déduction forfaitaire spécifique, la base de calcul des cotisations est constituée par le montant global des rémunérations, des indemnités, des primes, et le cas échéant des indemnités versées à titre de remboursement de frais professionnels. On y applique ensuite la déduction pour frais professionnels correspondante à la catégorie professionnelle des collaborateurs concernés.

C’est bel et bien la nature de l’activité du(de la) professionnel(le) qui spécifie le bénéfice de la déduction forfaitaire, non l’activité sous laquelle l’entreprise est enregistrée.

Par exemple, dans une entreprise relevant du bâtiment et des travaux publics, la pratique de la déduction pour frais ne sera autorisée que pour les ouvriers travaillant sur les chantiers. Le personnel administratif ne pourra pas en profiter.

Plusieurs critères sont à respecter par l’employeur pour mettre en oeuvre la déduction forfaitaire spécifique :

• Les professions doivent concerner les champs indiqués.

• Le montant de la déduction est limité à 7 600 € par année civile et par salarié.

• L’acceptation du salarié ou de ses représentants doit être justifiée.

• L’application de la règle du non-cumul de cette déduction avec l’exclusion de l’assiette des cotisations des sommes versées à titre de remboursement de frais professionnels sauf cas particuliers doit être assurée.

Pour les allocations frais de repas, les allocations forfaitaires grand déplacement et les allocations forfaitaires mobilité professionnelle, des plafonds de limites d’exonération sont indiqués pour 2023 en fonction de la nature de l’indemnité.

Vous l’avez maintenant compris, l’employeur peut choisir différents types de remboursements de frais professionnels, selon l’activité des collaborateurs et également en fonction des souhaits des collaborateurs.

Comment bien gérer le remboursement des frais professionnels ?

Pour bien gérer le remboursement des frais professionnels, établir une procédure est indispensable. Mine de rien, il est facile de se mélanger les pinceaux parmi les différents types de remboursements, et même entre les salariés. Alors exit les 47 feuilles excel à trier et les montagnes de notes de frais, et place à une solution bien ficelée.

La première bonne pratique à propos des notes de frais, est celle de définir une politique claire de remboursement de ces frais.

Comme toutes les dépenses déboursées par les salariés ne donnent pas obligatoirement lieu à un remboursement, l’entreprise doit mettre tout cela au clair. L’objectif ? Mieux gérer les finances et s’accorder avec les salariés pour déterminer ce qui leur convient le mieux.

Une fois ce fonctionnement bien rodé, il est temps de transmettre ces notes de frais à l’équipe finance. C’est une étape clef dans le process de remboursement des frais professionnels. Puis viennent celles de la vérification, de la validation et enfin celle du remboursement.

Une fois ces étapes passées, le tour est joué ; il n’y a plus qu’à !

Déclarer et se faire rembourser ses frais professionnels en 2023

Saviez-vous qu’il existe des solutions pour déclarer et rembourser facilement les frais professionnels en 2023 ? Grâce à des cartes de paiements virtuelles pour les paiements en ligne, et à des cartes prépayées et plafonnées pour les collaborateurs en déplacement, ces moyens de paiements pour les salariés deviennent de véritables outils d’aide à l’équipe finance.

En plus connectées à un outil de gestion de dépenses en mode Saas, ces solutions de paiements pour les salariés permettent au DAF et son équipe de suivre les dépenses en temps réel, de valider les budgets et même les dépenses de chacun.

Par ailleurs, celles-ci sont immédiatement transmises au logiciel de comptabilité et sont ventilées de manière à obtenir un reporting instantané de leur évolution sur un poste donné.

Pourquoi Spendesk est-il le meilleur allié des équipes finances ?

Dorénavant, gérer les frais professionnels des collaborateurs n’est plus une corvée pour les équipes concernées.

Grâce aux outils dédiés de Spendesk, vous pouvez jeter régulièrement un œil sur les dépenses des salariés, garder la main sur les budgets et les remboursements de leurs frais engagés, et surtout, supprimer définitivement les notes de frais.

Ainsi, le quotidien des équipes finances est facilité et les erreurs évitées. Tout cela pour consacrer davantage de temps aux sujets qui génèrent vraiment du business !