Notes de frais

Selon l’article L123-22 du Code de commerce, les entreprises doivent conserver leurs justificatifs de notes de frais sur une durée de 10 ans. Ainsi, une bonne gestion des notes de frais se caractérise par un archivage rigoureux.
En cas de contrôle de l’administration fiscale ou de l’URSSAF, vous n’aurez donc plus à douter des dépenses engagées ou du montant de la TVA déductible indiquée. Tout cela est automatiquement pris en charge par la plateforme.

Pour justifier le remboursement des notes de frais et pouvoir fournir tous les éléments nécessaires à l’administration fiscale, il faut conserver :

• Les notes de frais kilométriques

• Les frais de déplacement professionnels

• Les notes de frais de repas

• Les frais de transports en commun (pour des déplacements occasionnels)

• Les justificatifs de repas d’affaires

Comptabiliser sa gestion des notes de frais revient à faire le total des dépenses professionnelles des salariés au moment de la clôture des comptes. Le service comptable a pour mission de répertorier tous les montants des et mentions présentes sur les justificatifs, incluant le total TTC, la TVA déductible.

Dans certains cas, les employeurs peuvent couvrir la moitié de certaines dépenses professionnelles, lorsqu’il s’agit de frais engagés hors du lieu de travail (comme les transports en commun ou les frais de repas). Lorsque le salarié est en télétravail, l'employeur peut, par exemple, rembourser les frais de matériel, de restauration ou les frais de déplacement.
Tout cela correspond aux frais de télétravail, qui répondent aux besoins de l’activité. Un pourcentage spécifique s'applique au remboursement des frais kilométriques.

À retenir, les dépenses professionnelles ne sont pas sujettes aux cotisations sociales, avec des limites d’exonération indiquées sur le site de l’URSSAF. Le remboursement des frais professionnels peut donc se faire sans prendre en compte ces dépenses supplémentaires.

Enregistrer, classer et catégoriser les différentes notes de frais envoyées par les employés constitue l’une des missions fondamentales pour l’équipe comptable. Assigner une dépense avec le compte de charge et le fournisseur correspondant peut néanmoins s’avérer chronophage et prompt aux erreurs humaines, lorsque la saisie manuelle des données s’en mêle.

Pour cela, la fonctionnalité Autocat de Spendesk fait gagner aux équipes finance un temps conséquent. Grâce à un système de catégorisation disponible uniquement chez Spendesk, il est possible de :

• Catégoriser automatiquement les notes de frais et justificatifs émis par les employés ;

• Associer automatiquement les comptes de charges aux justificatifs ;

• Lier automatiquement toutes les dépenses avec les fournisseurs associés ;

• Extraire instantanément toutes les données comptables indiquées dans le justificatif ;

Autocat est disponible pour tous les utilisateurs de Spendesk. Si vous êtes déjà utilisateurs, n’hésitez pas à contacter nos équipes afin de vous guider vers l’activation et l’usage d’Autocat !

Spendesk n’est pas à proprement parler un outil comptable. La plupart des entreprises utilisent également un logiciel de comptabilité cloud comme Xero, QuickBooks ou Netsuite.

Mais Spendesk aide énormément dans le processus de pré-comptabilité, mais en collectant et en catégorisant tous les paiements, reçus et factures. Premièrement, en gérant tous ces systèmes sur une seule plateforme, vous disposez d’une source centralisée de vérité pour toutes les dettes. Deuxièmement, Spendesk rappelle aux membres de l’équipe de soumettre des reçus et bloque même les récidivistes qui ne respectent pas les règles.

À la fin du mois, il vous suffit d'effectuer une vérification rapide pour vous assurer que tous les paiements semblent normaux, puis d'exporter toutes les données vers votre système comptable en un clic.

Cela fait gagner aux utilisateurs en moyenne 8 heures par mois, rien que sur le rapprochement des paiements.