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Notes de frais

Digitalisez et automatisez la gestion des notes de frais, puis remboursez vos employés au fil de l’eau en quelques clics. Dites adieu à aux justificatifs manquants.

DES MILLIERS D’ENTREPRISES ET ÉQUIPES FINANCE NOUS FONT CONFIANCE

  • Justificatifs digitalisés

    Donnez à vos équipes un outil qui automatise la gestion des notes de frais.

  • Archivage et stockage

    Digitalisez les notes de frais avec la certification et l’archivage à valeur probante.

  • Visibilité en temps réel

    Accédez en temps réel à l'ensemble des notes de frais soumises, validées et traitées.

  • Remboursement instantané

    Vérifiez et remboursez les frais engagés en quelques clics, depuis une interface unique.

Notes de frais dématérialisées

Donnez à vos employés accès à l'application mobile ou web de Spendesk pour soumettre leurs notes de frais lorsqu'ils ont des dépenses à faire. L'équipe finance peut les traiter et les rembourser de tous types de dépenses en quelques clics, directement depuis Spendesk.

Calcul des indemnités kilométriques

Profitez d'un outil de frais kilométriques qui permet à vos employés de déclarer leurs frais de déplacement et qui calcule automatiquement le montant de la note de frais en fonction des kilomètres parcourus. Qu’il s’agisse d’un véhicule personnel ou de déplacements professionnels, Spendesk peut répondre à tous les besoins de l’activité.

Mettre en place une politique gestion des notes de frais limpide

Créez une politique de remboursement des notes de frais que le personnel ne pourra s'empêcher de suivre. Vous définissez les règles et les limites de dépenses. La plateforme accompagne les employés dans le processus de remboursement des frais.

Plus de justificatifs perdus et plus d’erreurs. Le service comptable bénéficie ainsi d’une politique de dépenses professionnelles fluide. La clôture des comptes devient un plaisir chaque mois.

Remboursement des notes de frais

Déclenchez le remboursement des notes de frais directement depuis le compte Spendesk pour réduire les entrées manuelles et potentielles erreurs associées. Automatisez la réconciliation bancaire des notes de frais. Tous les justificatifs et indemnisations sont organisés en un tour de main.

Centralisation des dépenses professionnelles

Retrouvez l'ensemble de vos frais réels dans une seule et même interface. Vous y trouverez également l'ensemble des dépenses des employés, quelle que soit la méthode de paiement utilisée.

Des Frais de repas, déplacements professionnels, frais d’hébergement en passant par les dépenses de télétravail, ou même de péages, toutes les dépenses de l’activité professionnelle sont accessibles sur une plateforme unique.

Une gestion plus simple des notes de frais pour toute l'entreprise

Olivier Dorison Accounting Manager @Onepark

Martin Pannier Product @Iziwork

Mandana Latifi CFO @Talent.io

Comptabilité

Vérifiez et remboursez les notes de frais au fil de l'eau, à votre rythme. Plus besoin d'attendre d'avoir une montagne de notes de frais pour vous y mettre. Lancez les virements instantanément et en quelques clics depuis Spendesk.

Employés

Faites vos demandes de remboursement sur votre application mobile avec l'aide de notre IA, Marvin. Ne perdez plus des heures à "faire vos notes de frais" et gardez plutôt votre temps pour des tâches vraiment importantes.

Finance

Profitez d'une piste de vérification détaillée pour chaque remboursement de notes de frais. Gérez facilement et en toute sécurité les remboursements, sans saisie manuelle de données et sans jongler entre différentes interfaces.

La gestion des notes de frais en 3 questions

Combien de temps garder les notes de frais et justificatifs ?

Selon l’article L123-22 du Code de commerce, les entreprises doivent conserver leurs justificatifs de notes de frais sur une durée de 10 ans. Ainsi, une bonne gestion des notes de frais se caractérise par un archivage rigoureux.
En cas de contrôle de l’administration fiscale ou de l’URSSAF, vous n’aurez donc plus à douter des dépenses engagées ou du montant de la TVA déductible indiquée. Tout cela est automatiquement pris en charge par la plateforme.

Pour justifier le remboursement des notes de frais et pouvoir fournir tous les éléments nécessaires à l’administration fiscale, il faut conserver :

  • Les notes de frais kilométriques

  • Les frais de déplacement professionnels

  • Les notes de frais de repas

  • Les frais de transports en commun (pour des déplacements occasionnels)

  • Les justificatifs de repas d’affaires

Comment comptabiliser les justificatifs de frais professionnels ?

Comptabiliser sa gestion des notes de frais revient à faire le total des dépenses professionnelles des salariés au moment de la clôture des comptes. Le service comptable a pour mission de répertorier tous les montants des et mentions présentes sur les justificatifs, incluant le total TTC, la TVA déductible.

Dans certains cas, les employeurs peuvent couvrir la moitié de certaines dépenses professionnelles, lorsqu’il s’agit de frais engagés hors du lieu de travail (comme les transports en commun ou les frais de repas). Lorsque le salarié est en télétravail, l'employeur peut, par exemple, rembourser les frais de matériel, de restauration ou les frais de déplacement.
Tout cela correspond aux frais de télétravail, qui répondent aux besoins de l’activité. Un pourcentage spécifique s'applique au remboursement des frais kilométriques.

À retenir, les dépenses professionnelles ne sont pas sujettes aux cotisations sociales, avec des limites d’exonération indiquées sur le site de l’URSSAF. Le remboursement des frais professionnels peut donc se faire sans prendre en compte ces dépenses supplémentaires.

Comment enregistrer les notes de frais en comptabilité ?

Enregistrer, classer et catégoriser les différentes notes de frais envoyées par les employés constitue l’une des missions fondamentales pour l’équipe comptable. Assigner une dépense avec le compte de charge et le fournisseur correspondant peut néanmoins s’avérer chronophage et prompt aux erreurs humaines, lorsque la saisie manuelle des données s’en mêle.

Pour cela, la fonctionnalité Autocat de Spendesk fait gagner aux équipes finance un temps conséquent. Grâce à un système de catégorisation disponible uniquement chez Spendesk, il est possible de :

  • Catégoriser automatiquement les notes de frais et justificatifs émis par les employés ;

  • Associer automatiquement les comptes de charges aux justificatifs ;

  • Lier automatiquement toutes les dépenses avec les fournisseurs associés ;

  • Extraire instantanément toutes les données comptables indiquées dans le justificatif ;

Autocat est disponible pour tous les utilisateurs de Spendesk. Si vous êtes déjà utilisateurs, n’hésitez pas à contacter nos équipes afin de vous guider vers l’activation et l’usage d’Autocat !

Spendesk, pour une gestion plus moderne
et plus simple des notes de frais.