La facturation électronique, gérée automatiquement pour vous

Spendesk centralise la réception, la validation, et le traitement des factures électroniques fournisseurs. La plateforme s’appuie sur la capture automatisée des factures, le rapprochement, et des circuits d’approbation configurables pour limiter la saisie manuelle, accélérer le traitement, et conserver un historique complet de chaque opération pour les équipes finance.

Spendesk s’appuie sur une Plateforme Agréée (PA) et prend en charge les formats structurés attendus, l’archivage, et la conservation d’éléments prêts pour l’audit. Horodatage, historique des validations, et données d’archivage sont conservés pour aider les équipes finance à répondre aux obligations réglementaires et d’audit.

Dans certains cas, oui. Lorsqu’un fournisseur français émet une facture entrant dans le champ de la réforme à destination de votre entreprise, par exemple un hôtel qui facture un séjour payé par carte pour un collaborateur, cette facture peut relever des règles françaises de facturation électronique. Qu’elle entre ou non dans le champ, l’équipe finance doit ensuite la rapprocher avec la transaction carte ou la note de frais concernée. C’est là que Spendesk se démarque : la plateforme rapproche automatiquement les données de facture structurées avec les paiements par carte et les notes de frais, ce qui réduit le travail manuel de rapprochement tout en aidant la finance à conserver un historique complet en cas d’audit.

Spendesk s’intègre aux principaux logiciels comptables et ERP pour synchroniser automatiquement les factures, les codes comptables, et les statuts de paiement. Des connecteurs natifs et des exports sont disponibles pour des outils comme Xero, NetSuite, Sage, DATEV et d’autres, afin d’assurer un passage fluide du traitement des factures jusqu’au rapprochement comptable.

Spendesk automatise les validations en orientant les factures vers des circuits d’approbation configurables et en rapprochant les factures des bons de commande avant validation. La plateforme prend en charge les validations mobiles, les seuils d’approbation, et les paiements fournisseurs, pour que la finance puisse valider, planifier, et rapprocher depuis un seul et même outil.

Les ERP se limitent souvent au traitement des factures fournisseurs et offrent peu de visibilité sur les paiements par carte ou les notes de frais. Spendesk réunit factures fournisseurs, transactions carte et notes de frais dans un même processus, pour réduire les rapprochements manuels et fiabiliser à la fois les justificatifs de TVA et les informations utiles en cas de contrôle.

Les outils AP dédiés sont efficaces pour traiter les factures. Mais la finance doit aussi gérer les notes de frais, les cartes d’entreprise et les abonnements. Sans plateforme unifiée, les outils se multiplient, les données se fragmentent, et les rapprochements manuels s’accumulent en clôture. Spendesk réunit le traitement fournisseurs et la visibilité sur l’ensemble des dépenses dans un seul outil : factures fournisseurs, cartes et notes de frais. Résultat : des validations plus simples et une clôture plus rapide.

Oui ! C'est ce qu'on appelle une configuration "Multi-PA" et c'est une bonne pratique recommandée, si vous ne gérez pas toutes vos factures dans Spendesk. De nombreuses entreprises choisissent d'utiliser différentes PA pour différents types de factures afin d'optimiser leurs workflows, par exemple:

• Votre ERP (Odoo, Sage, NetSuite) comme PA principale pour les factures fournisseurs standard

• Spendesk comme PA secondaire pour les paiements par carte et notes de frais