Remboursement des frais de déplacement: reprenez le contrôle

Les frais de déplacements représentent, avec les frais de bouche, la plus grande part des frais professionnels et indemnités de mission. La prise en charge des frais de déplacement peut aussi bien couvrir l’usage d’un véhicule personnel lors d’une mission professionnelle, ou les frais d’hébergement et petit déjeuner.

Découvrez dans cet article un guide complet pour bien maîtriser cette procédure particulièrement codifiée par la loi, en plein coeur de la gestion globale des notes de frais. À noter avant toute chose que les règles ci-dessous ne concernent pas la fonction publique, à qui s’applique d’autres réglementations.

À quoi correspondent les frais de transport ?

Les frais de déplacement représentent l'ensemble des dépenses engagées par un salarié lors de déplacements professionnels effectués hors du lieu de travail habituel.

Nul besoin de partir plusieurs jours en voyage d'affaires pour prétendre à un remboursement. Un simple déplacement à l'autre bout de la ville via les transports publics pour un rendez-vous professionnel suffit pour solliciter le remboursement des frais engagés.

Même le trajet effectué pour une réunion au siège de l'entreprise dans le cadre d'une journée de télétravail ouvre droit à une indemnisation.

Pour bien comprendre les modalités de remboursement, il convient de distinguer les frais de déplacement des indemnités kilométriques.

Quels frais sont remboursés lors des déplacements professionnels ?

Les frais de transport

Des indemnités kilométriques remboursées selon un barème

Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour se rendre à un rendez-vous professionnel, il se fait rembourser ses frais selon un barème forfaitaire établi chaque année par l’administration fiscale, qui prend en compte :

• Les frais de carburant ;

• L’assurance ;

• L’entretien ;

• Les frais de stationnement ;

• Lesfrais de péage ;

• La dépréciation du véhicule.

Un barème de remboursement des frais kilométriques qui a ses limites

Attention ! Pour être intégralement remboursé, le collaborateur devra en plus fournir les justificatifs de ses péages et de ses parkings.

Il faut également éviter de rouler pour son employeur avec un véhicule trop puissant, puisque le barème n’autorise plus les remboursements pour les véhicules de plus de 7 CV.

Notre article sur les indemnités kilométriquesdevrait vous satisfaire si vous souhaitez approfondir le sujet.

Nous avons également mis en ligne la liste des barèmes kilométriques applicables aux déplacements dans le cadre d’une activité professionnelle.

Le remboursement des trajets domicile-travail

Pour les salariés qui utilisent les transports en commun, l’employeur est tenu de prendre en charge la moitié du prix de l’abonnement ou du titre de transport, sur la base des tarifs de seconde classe.

Cela vaut également pour les services de location de vélo. D’ailleurs, les salariés qui décident de faire le trajet en vélo peuvent bénéficier de l’indemnité kilométrique vélo, à hauteur de 25 centimes par kilomètre. Comme on peut donc le constater, le nombre de kilomètres parcouru constitue l’élément central du calcul.

Cette indemnité est facultative, et l’employeur bénéficie d’une exonération de cotisations sociales dans la limite de 200 euros par an. Le moyen de transport choisi affecte donc directement le montant des indemnités. L’employeur peut également choisir un modèle d’indemnité forfaitaire, ce qui facilite parfois la tâche des services financiers.

Les frais liés aux déplacements

Les petits déplacements

Les petits déplacements temporaires n’empêchent pas, par définition, le salarié de regagner son domicile durant la journée. L’ordre de mission ou le contrat doit également justifier du déplacement, afin d’assurer le suivi des indemnisations et les déclarations auprès de la Sécurité sociale.

Ils peuvent toutefois occasionner des frais de repas. Dans le cas où l’employeur décide d’octroyer un montant forfaitaire plutôt que de rembourser aux frais réels, celui-ci sera de 6,40 € maximum.

Les grands déplacements

Ils sont définis par l’impossibilité du salarié à regagner son domicile. C’est-à-dire quand il est au moins à 50 kilomètres de son domicile ou à plus de 1 h 30 de trajet en transport en commun.

Cette situation peut donc occasionner des frais de repas et des frais d’hébergement. Là encore, si l’employeur préfère le barème de l’URSAFF aux frais réels, le montant forfaitaire est de 18,40 € pour les repas pour les trois premiers mois, puis de 15,60 € entre trois mois et deux ans et de 12,90 € entre deux et six ans.

Pour le logement il est de 48,90 €, 41,60 € et 34,20 € pour les mêmes périodes et de 65,80 €, 55,90 € et 46,10 € respectivement pour Paris et les départements 92, 93 et 94.

Les déplacements professionnels en outre-mer et à l’étranger

L’employeur peut également décider de verser une allocation forfaitaire pour les déplacements professionnels dans les DOM-TOM et à l’étranger.

Pour la Martinique, la Guadeloupe, la Guyane, la Réunion, Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon, elle est de 31,50 € pour un salarié logé gratuitement, de 74,30 € pour un salarié nourri (un repas) et de 58,30 € pour un salarié nourri (2 repas), avec une limite globale de 90 €.

Pour la Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna et la Polynésie française, les montants sont de respectivement 42 €, 99 €, 78 €, avec une limite globale de 120 €.

Enfin, l’allocation forfaitaire pour les autres pays se calcule en fonction de celle appliquée au personnel de l’État en mission temporaire et peut se calculer sur le site du gouvernement.

Attention aux repas d’affaires !

En déplacement, les repas d’affaires sont courants.

Aux yeux de l’administration fiscale, ils doivent être dument justifiés, avec les justificatifs du déplacement, le nom des invités et la facture au nom de l’entreprise pour que l’entreprise puisse récupérer la TVA.

Comment rembourser les frais de déplacement des collaborateurs ?

Les frais de déplacement font partie des frais professionnels qui, s’ils sont remboursés aux frais réels, sont d’abord avancés par le collaborateur.

Celui-ci devra ensuite fournir les justificatifs des dépenses engagées pour pouvoir être remboursées par son employeur.

Trier les reçus, les renseigner dans un tableau Excel, imprimer et agrafer l’ensemble pour le remettre à son manager ou à son comptable…

Un processus lourd, chronophage, pénalisant pour le collaborateur qui doit avancer les frais et qui risque de ne pas se faire rembourser en cas de perte de ses justificatifs (même s’il peut faire, ponctuellement, une déclaration sur l’honneur de perte de justificatif).

Pour l’entreprise, si le nombre de notes de frais est conséquent, cela occasionne un travail important pour le service comptable. Travail sans grande valeur ajoutée et souvent fastidieuse, pour récupérer les justificatifs auprès des collaborateurs, voire directement auprès des établissements si la facture a été égarée.

Ce temps passé revient environ à 27 € par traitement de note de frais pour l’entreprise, un véritable gouffre financier !

Il existe pourtant des solutions bien plus efficaces, telles les cartes bancaires prépayées proposées par Spendesk !

Le DAF crédite la carte en fonction des besoins du collaborateur pour son déplacement. Ce dernier n’a plus d’argent à avancer, et l’employeur évite ainsi les mauvaises surprises au retour de ce dernier et à la fin du mois.

En effet les dépassements de budget ne sont pas autorisés et les cartes sont paramétrables selon un certain nombre de critères. Ce qui limitera les excès.

Le salarié n’aura plus qu’à photographier les justificatifs avec son smartphone, qui seront ainsi directement intégrés dans l’ERP de l’entreprise. Il n’en sera que plus simple, par la suite, de fournir à l’URSSAF tous les justificatifs nécessaires.

Si vous sentez que la gestion de vos déplacements professionnels ne favorise pas la productivité de vos équipes, vous savez ce qu’il vous reste à faire :

Qui prend en charge le remboursement des frais de déplacement des intérimaires ?

L’employeur est tenu de rembourser à hauteur de 50 % les frais de déplacement des intérimaires (y compris les abonnements aux transports en commun). La responsabilité de l’employeur ne s’arrête pas aux remboursements des frais de transport, puisqu’il est également tenu de rembourser les frais de repas du salarié.