Gestion de chantier : Comment simplifier vos dépenses terrain ?

Pour chaque projet de construction, il faut respecter non seulement les délais annoncés mais aussi le budget alloué, c’est pourquoi, la gestion de chantier est un élément clé !

L’organisation d’un projet de construction et la gestion de chantier

La gestion de chantier n’est pas toujours aisée, particulièrement pour les grands chantiers qui font appel à de nombreux acteurs.

Ces derniers interviennent à différentes étapes du projet de construction.

Sans suivi rigoureux du planning et des dépenses, la gestion va se complexifier et les abus peuvent se multiplier. On vous explique comment lutter contre ces derniers dans notre article dédié.

Le compte prorata est la partie la plus chronophage de la gestion de chantier. Il existe deux modes de gestion des dépenses du compte prorata :

• La gestion des dépenses au réel

• La gestion des dépenses au forfait

Quelque soit le mode de gestion choisi, opter pour un suivi et un mode de remboursement digitalisé permet de gagner du temps et également d’optimiser vos coûts.

Les principes et les acteurs d’un projet de construction

La gestion d’un chantier implique d’évaluer avec le plus de précision possible, les moyens humains et matériels nécessaires pour mener à bien le projet de construction.

Pour évaluer ceux-ci au mieux, il faut prendre en compte tous les intervenants impliqués ainsi que les différentes étapes du projet.

Ce que nous allons détailler dans les paragraphes suivants.

Plusieurs acteurs sont amenés à intervenir sur un chantier pour assurer la qualité des travaux, mais aussi la sécurité sur site.

Les principaux intervenants d’un projet de construction sont en général :

• Le maître d’ouvrage, qui est à l’origine du projet de construction, c’est celui ou celle pour qui l’ouvrage est construit, le commanditaire. Le maître d’ouvrage peut être une collectivité territoriale, un promoteur, l’État ou un particulier.

• Le maître d'œuvre est le chef d’orchestre du projet. Le plus souvent, il s’agit de l’architecte qui a dessiné et conçu les bâtiments, mais cette fonction peut tout aussi bien être incarnée par un technicien, un bureau d’étude, ou même, le maître d’ouvrage.

• L’architecte est en général la porte d’entrée du maître d’ouvrage, il conçoit et dessine les bâtiments en respectant le cahier des charges. Il a un rôle de conseil et doit également faire valider chaque étape avec le maître d’ouvrage et l’accompagner jusqu’à la fin du chantier.

• Les entrepreneurs sont choisis par le maître d’ouvrage et ont pour objectif de construire l’ouvrage.

• Le contrôleur technique, lui, a pour mission de prévenir les incidents techniques mais aussi de s’assurer que les travaux soient réalisés conformément aux réglementations en vigueur.

• Les techniciens, ce sont, par exemple, les géomètres, coordinateurs ou bien économistes de la construction qui vont venir apporter leur compétence technique spécifique afin de participer à la bonne exécution du projet.

• Le coordinateur SPS (Sécurité et Protection de la Santé) intervient sous la responsabilité du maître d’ouvrage, il a pour objectif de prévenir les risques liés aux actions simultanées ou successives des entrepreneurs. Il veille à assurer une coordination pour la partie Sécurité et Protection de la Santé.

Le nombre de ces acteurs impliqués dans le projet de construction va bien évidemment dépendre de l’ampleur de ce dernier.

Les différentes étapes concernées par la gestion de chantier

L’idée du projet vient du maître d’ouvrage, celui-ci se doit de réaliser un cahier des charges, de définir une enveloppe financière prévisionnelle et de veiller à la faisabilité du projet ainsi qu’au respect de la législation.

La conception du projet de construction

Cette étape fait appel à l’architecte ou bien à un ingénieur, qui doit :

• Programmer le projet : en définir les objectifs et les priorités. Puis, en partenariat avec des bureaux d’études si besoin : vérifier la faisabilité du projet.

• Élaborer la conception : plans et schémas à l’appui.

• Gérer les documents contractuels : le chantier doit être prêt du point de vue administratif (devis et documents nécessaires).

L’exécution des travaux (le chantier en lui-même)

Précédant la phase de construction, l’étape d’aménagement et l’étape d’approvisionnement interviennent dès que les entreprises ont été sélectionnées.

Ces deux étapes peuvent s’avérer plus ou moins complexes en fonction de la taille du projet, des délais et des ressources disponibles. Mais elles sont nécessaires car elles permettent d’assurer que le chantier est préparé d’un point de vue matériel.

Une réunion préalable

Ce point a lieu avant que ne commencent les travaux en eux-mêmes afin de s’assurer que tous les intervenants sur le chantier sont bien d’accord sur :

• L’accès au chantier.

• Le contrôle qualité du projet de construction.

• Comment et quand stocker les matériaux.

• Les horaires de travail des équipes.

Le lancement des travaux

Ensuite suivent les travaux en eux-mêmes dont les étapes principales sont généralement:

• Le terrassement.

• L’enlèvement et le stockage, si nécessaire, de la terre.

• Les fondations.

• L’ouvrage en lui-même.

• Les équipements.

Pendant toutes les étapes, la communication entre les différents acteurs du projet de construction est essentielle.

Il est nécessaire de prévenir les autres professionnels s'il y a le moindre changement qui pourrait impacter les délais ou le budget.

Pour la gestion de chantier, le compte rendu est très utile en cas de modifications ou d’imprévus, pour que toutes les informations soient centralisées.

La livraison des travaux

Pour finir, la livraison des travaux intervient lorsque ceux-ci sont terminés et que rien ne manque contractuellement.

Au vu de la complexité de toutes ces phases, le projet de construction fait donc l’objet d’un contrôle permanent à travers la gestion de chantier.

Il faut vérifier la cohérence des dépenses par rapport aux prévisionnels, mais aussi faire en sorte que les délais soient respectés afin de ne pas mettre à mal le planning et respecter le cahier des charges.

Enfin, il faut également gérer les imprévus qui peuvent apparaître au cours de l’exécution. Tout cela implique une gestion très rigoureuse des dépenses et du prorata.

Gestion des dépenses et du prorata

Comme cité plus haut, plusieurs acteurs interviennent dans les différentes étapes d’un projet de construction.

Cela pose souvent des questions sur la gestion des dépenses communes, d’où l’existence d’un compte dit du prorata.

Quelles sont les dépenses concernées par le compte prorata ?

Pour nous éclairer, appuyons nous sur l’article 14.1 de la norme NF P03-001 :

“Les dépenses d’intérêt commun qui ne correspondent pas à des travaux ou prestations prévus dans les clauses techniques générales et particulières et qui ne sont pas affectées par l’Annexe A ou B du présent document sont inscrites à un compte spécial dit compte prorata géré et réglé comme il est dit en 14.2. Ne constituent en aucun cas des dépenses d’intérêt commun les fournitures ou ouvrages destinés à être reçus par le maître de l’ouvrage et qui auraient été omis dans les documents du marché.”

Et l’Annexe A de la norme NF P03-001 indique : “Dans le cas où une dépense d’intérêt commun ne peut être imputée à un entrepreneur déterminé, elle est portée au débit du compte prorata. L’affectation ou la répartition des dépenses d’intérêt commun est différente selon qu’il s’agit de dépenses d’équipement, d’entretien ou de fonctionnement.”

Les dépenses d’équipement, d’entretien ou de fonctionnement font donc l’objet d’un traitement différent et de même pour les dépenses imprévues.

Bien entendu, cette norme est aussi complétée par les exigences particulières du marché.

Les deux modes de gestion du compte prorata

Il existe également deux modes de gestion qui permettent de gérer ces dépenses imputables au compte prorata : la gestion des dépenses au réel ou bien le fonctionnement au forfait.

La gestion des dépenses au réel

Dans le cas de la gestion des dépenses au réel, le gestionnaire en charge établit un tableau de suivi du prorata dans lequel il établit les coûts et les répartit entre les acteurs du chantier.

Cette répartition entre les entreprises peut se faire au prorata du montant de leur marché, c’est la répartition par défaut, ou bien elle peut se faire selon la clef de répartition décidée par le comité de contrôle, c’est le cas des dépenses imprévues.

Lorsque les dépenses sont arrêtées à la fin du projet de construction, on connaît le montant attribué à chaque acteur du chantier.

Alors le gestionnaire restitue d’une part les trop perçus aux entreprises créditrices et demande aux entreprises dans le cas inverse de verser le complément de leur quote part.

De cette façon, le total des recettes est égal au total des dépenses.

La gestion des dépenses au forfait

Le gestionnaire peut aussi opter pour le fonctionnement au forfait.

Dans ce cas là, il doit en début de chantier proposer un budget détaillé, avec le montant total des frais imputé au compte prorata. Une quote-part est prévue pour chaque entreprise.

Par la suite, les dépenses attribuées au compte prorata n’ont plus besoin d’être justifiées par le gestionnaire.

De même, celui-ci n’a pas à demander un complément de quote part ni même à restituer un éventuel trop perçu, en fin de chantier.

Si cette solution permet une simplicité de gestion pour le gestionnaire en charge du projet de construction, elle peut mener à des tensions lors de dépenses imprévues.

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