Fin des tickets de caisse en 2023 : nos conseils pour l'anticiper

Chaque ticket de caisse raconte une histoire : un déjeuner pro qui aboutit à la signature d’un nouveau client ? Un voyage d'affaires ayant permis de découvrir un nouveau marché ? À partir du 1er janvier 2023 cependant, les commerçants français n’auront plus à systématiquement donner un ticket de caisse suite à une transaction.

Comment continuer à écrire ces histoires sans leurs manuscrits ?

Trop long ? En résumé :

• À partir du 1er janvier 2023, en France, les tickets de caisse ne seront plus donnés systématiquement à l’issue d’une transaction.

• Cette mesure a pour but de limiter la production de déchets papier et les dangers pour la santé due aux produits contenus dans le ticket de caisse.

• Pour continuer à récolter les reçus à des fins de comptabilité, les professionnels pourront compter sur les reçus dématérialisés ou faire une demande de reçu papier.

• La plupart des plateformes de dépenses (comme Spendesk) prennent d’ores et déjà en charge les reçus dématérialisés dans le cadre des déclarations et validations de dépenses.

À quand la fin des tickets de caisse ?

La fin des tickets de caisse systématiques pourrait compliquer les processus de traitement des factures fournisseurs. Toutefois, avec un peu de préparation, l’ajout d’un nouveau degré de complexité n’est pas une fatalité.

Comme précisé plus haut, les tickets de caisse ne seront plus obligatoires à l’issue d’une transaction à partir du 1er janvier 2023.

Cette décision participe à la digitalisation progressive de tous les documents relatifs aux transactions pour les particuliers et les professionnels. La dématérialisation de la facturation entrera ainsi progressivement en vigueur à partir de 2024.

Pourquoi le ticket de caisse ne sera plus obligatoire à partir de 2023

Les tickets de caisse laissés orphelins à même le pavé sont légion. Entre économie de papier et digitalisation accrue des rapports commerciaux, la disparition du ticket de caisse participe à un effort de réduction des déchets et du gaspillage pour les entreprises les produisant.

L’effort des pouvoirs publics pour limiter la production de tickets de caisse répond ainsi à deux principales préoccupations :

• Les données publiques font état de plus de 30 milliards de tickets de caisse distribués chaque année, ce qui représente une part considérable de la production de déchets dans l’hexagone.

• La présence de certaines substances chimiques sur les tickets de caisse, comme le bisphénol A, représente un risque pour la santé publique. Il est en effet reconnu que ce produit, présent dans 90% des tickets de caisse, est un perturbateur endocrinien.

Qu’est-ce que la fin du ticket de caisse signifie pour les finances en entreprise ?

Tout comme la généralisation de la numérisation des factures à partir de 2024, la fin progressive du ticket de caisse aura deux conséquences majeures pour les équipes financières:

• Elle donnera une raison supplémentaire aux professionnels de la comptabilité de s’équiper de logiciels et d’outils spécialisés dans le traitement des factures et reçus de tous types (physiques et dématérialisés).

• Elle donnera lieu à une vigilance accrue à l’égard des risques de fraudes. Le reçu papier émis lors de la transaction ne donne alors plus lieu de preuve de la somme précise déboursée. Il convient dès lors d’implémenter dans sa politique de dépenses le rappel d’une demande systématique de reçu papier, surtout pour les dépenses ponctuelles, lors de voyages d'affaires, par exemple.

Les technologies OCR (Optical Character Recognition, outil de reconnaissance de caractères) peuvent d’ailleurs faciliter cette tâche. Dans beaucoup de plateformes de gestion de factures (dont Spendesk), cette fonctionnalité est centrale pour lire et transformer automatiquement les factures papier en lignes de données comptables.

Comment continuer à collecter ses reçus sans ticket de caisse ?

Il est à noter que les tickets de caisse, bien qu’ils ne soient plus obligatoires, pourront toujours être imprimés à la demande du client. Si vos équipes financières ont besoin de temps pour s’adapter à cette nouvelle situation, vous pourrez donc inclure dans vos recommandations la demande systématique d’un ticket de caisse.

Une seconde option intéressante se trouve également dans les reçus dématérialisés. Ces reçus, envoyés le plus souvent par e-mail ou au travers d’applications dédiées (comme Lydia) permettent un gain de temps certain dans la récolte des diverses données de paiement.

Petit bémol cependant, beaucoup de commerçants ne proposent pas ces solutions pour effectuer une transaction. Il convient donc de rester vigilant et de demander un reçu papier lorsqu’un vendeur ne dispose pas d’un outil sécurisé pour traiter les données liées à la transaction ou au client.

La facture dématérialisée, une solution pour éviter la perte des reçus, même sans ticket de caisse

Avoir une stratégie de récolte de reçus entièrement digitalisée peut constituer un avantage important pour les entreprises désireuses d’anticiper ce changement.

On peut également considérer des usages plus mondains pouvant servir lors du partage de la note de frais de bouche, par exemple. Dans un tel cas de figure, le ticket de caisse pourra être séparément envoyé à chacun des convives sur une boîte mail professionnelle.

Il pourrait être intéressant de mentionner l’évidence : il est plus courant de perdre un bout de papier de la taille d’une paume qu’un email ou un SMS. La tâche d’archivage, de collecte et de référencement des dépenses pourra peut-être alors devenir de l’histoire ancienne.

La fin du ticket de caisse systématique pose-t-elle un problème de données personnelles ?

Comme nous avons pu le voir ci-dessus, la fin du ticket de caisse systématique signifie une récolte accrue de données personnelles pour l’envoi de reçus dématérialisés. Avec cette perspective, les commerçants devront récolter et potentiellement stocker de nombreuses données client.

Néanmoins, cette nouvelle donne diffère-t-elle fondamentalement de l’usage fait des données personnelles lors d’un usage en ligne ? Le cadre posé par le RGPD permet une meilleure traçabilité des données, réunissant ainsi les conditions nécessaires pour la mise en place de cette mesure.
Idem pour les différents types de facturations dématérialisées, les numéros de téléphone pourront faire l’objet d’une conservation à durée et à usage limités.

On peut finalement noter que l’opinion publique se fait de plus en plus à l’idée, comme le note un sondage Opinea réalisé en début d’année 2022. Dans le cadre de cette étude, plus de la majorité des personnes interrogées se déclarent favorables à la dématérialisation des reçus de paiement.

Qu’est-ce que la fin du ticket de caisse systématique révèle sur l’avenir des finances d’entreprise ?

Chez Spendesk, nous croyons profondément que l’une des composantes principales du futur du travail se trouve en une digitalisation accrue des processus de dépenses et de validation.

Dans cette idée, la disparition progressive des factures et autres reçus papier contribuent à créer un environnement où les données de dépenses pourront être centralisées dans un même outil.

Cet outil peut entrer dès aujourd’hui dans votre stack de comptabilité, vous permettant de prendre de l’avance sur l’avenir législatif des dépenses d’entreprise.