Lieferant:innenmanagement-Software: Funktionen, Auswahl und Einführung

Ihre Lieferant:innenstammdaten liegen in mehreren Tabellen, verteilt über Laufwerke und Postfächer. Freigaben laufen per E-Mail, Verträge werden in unterschiedlichen Ordnern gespeichert und kurz vor dem Monatsabschluss fehlen wichtige Rechnungen oder Zahlungsinformationen.

Mit wachsender Lieferant:innenzahl wird dieser manuelle Prozess unübersichtlich. Doppelte Datensätze, veraltete Bankverbindungen, fehlende Dokumente und nicht nachvollziehbare Freigaben erschweren die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Finanzteam und Fachabteilungen.

Eine Lieferant:innenmanagement-Software zentralisiert diese Informationen und automatisiert wiederkehrende Abläufe. Dieser Leitfaden zeigt, welche Funktionen eine solche Lösung abdecken kann, wie sie sich von einem ERP-System oder einer Procurement-Plattform unterscheidet, nach welchen Kriterien Sie auswählen und wie eine erfolgreiche Einführung gelingt.

Was ist Lieferant:innenmanagement-Software?

Lieferant:innenmanagement-Software unterstützt Unternehmen dabei, Lieferant:innen über den gesamten Lebenszyklus hinweg strukturiert zu verwalten. Dazu gehören die Erfassung und Pflege von Lieferant:innendaten, das Onboarding, die Dokumentenprüfung, Freigaben, Vertragsinformationen, Risikoangaben und die laufende Zusammenarbeit.

Im Mittelpunkt steht eine zentrale digitale Lieferant:innenakte. Sie enthält beispielsweise:

• Stammdaten und Kontaktdaten

• Bankverbindungen und Zahlungsinformationen

• Verträge und Nachweise

• Ansprechpartner:innen und Verantwortlichkeiten

• Bestellungen und Rechnungen

• Freigaben und Änderungen

• Leistungs- und Ausgabendaten

Damit entsteht eine verlässliche Datenbasis für Einkauf, Finanzteam und Fachabteilungen. Änderungen an Lieferant:innendaten lassen sich nachvollziehen, Dokumente bleiben auffindbar und Verantwortlichkeiten werden transparent.

Lieferant:innenmanagement, Procurement und ERP: Wo liegt der Unterschied?

Die Begriffe werden häufig vermischt, beschreiben aber unterschiedliche Schwerpunkte.

Ein ERP-System bildet vor allem zentrale Geschäftsprozesse und Buchungen ab. Dazu gehören beispielsweise Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft oder Auftragsabwicklung.

Eine Procurement-Software konzentriert sich auf die Beschaffung. Sie unterstützt unter anderem bei Bestellanforderungen, Bestellungen, Freigaben und der Einhaltung von Einkaufsrichtlinien.

Eine Lieferant:innenmanagement-Software fokussiert dagegen auf die Verwaltung und Zusammenarbeit mit Lieferant:innen. Sie schafft Transparenz über Stammdaten, Dokumente, Verträge, Risiken und die Lieferant:innenbeziehung.

In der Praxis überschneiden sich die Systeme. Entscheidend ist deshalb, welche Prozesse Ihre Lösung tatsächlich abdecken soll. Für eine einfache Lieferant:innenverwaltung reicht möglicherweise ein Modul in Ihrem ERP-System. Wenn zusätzlich Onboarding, Freigaben, Rechnungen und Ausgabensteuerung digitalisiert werden sollen, kann eine integrierte Plattform sinnvoller sein.

Wann lohnt sich eine Lieferant:innenmanagement-Software?

Tabellen und Postfächer funktionieren, solange nur wenige Personen und Lieferant:innen beteiligt sind. Mit steigender Komplexität entstehen jedoch typische Schwachstellen:

• Lieferant:innen werden mehrfach angelegt

• Unterschiedliche Abteilungen pflegen eigene Datenbestände

• Bankverbindungen werden per E-Mail geändert

• Verträge und Nachweise laufen ab, ohne dass jemand daran erinnert wird

• Freigaben sind nur über E-Mail-Verläufe nachvollziehbar

• Rechnungen lassen sich keiner Bestellung oder keinem Lieferanten eindeutig zuordnen

• Niemand hat einen vollständigen Überblick über Ausgaben und Verpflichtungen

Ein häufiger Einwand lautet, dass diese Aufgaben bereits im ERP-System abgebildet werden. Das kann zutreffen, wenn das ERP über entsprechende Module verfügt und von allen Beteiligten konsequent genutzt wird. In vielen Unternehmen liegen vorgelagerte Prozesse jedoch weiterhin außerhalb des ERP-Systems.

Eine dedizierte Lösung lohnt sich besonders, wenn:

• mehrere Abteilungen mit denselben Lieferant:innen arbeiten

• neue Lieferant:innen regelmäßig angelegt und geprüft werden

• Rechnungen und Bestellungen über verschiedene Kanäle eingehen

• Freigaben nach Betrag, Kostenstelle oder Gesellschaft variieren

• Compliance- und Vertragsdokumente überwacht werden müssen

• Einkauf und Finance auf dieselben aktuellen Daten zugreifen sollen

Eine zentrale Lieferant:innenakte schafft Transparenz für Einkauf, Finanzteam und Fachabteilungen.

Die wichtigsten Funktionen einer Lieferant:innenmanagement-Software

Nicht jede Lösung deckt denselben Funktionsumfang ab. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob Sie ausschließlich Lieferant:innen verwalten oder zusätzlich Beschaffung, Rechnungsprüfung und Zahlungen integrieren möchten.

Zentrale Lieferant:innendaten

Die Software sollte eine zentrale Lieferant:innenakte bereitstellen, auf die berechtigte Personen zugreifen können. Wichtige Funktionen sind:

• einheitliche Stammdaten

• Dublettenprüfung

• strukturierte Bank- und Zahlungsdaten

• Änderungsprotokolle

• Rollen und Berechtigungen

• Suche und Filter

• Verwaltung mehrerer Gesellschaften

Eine zentrale Datenbasis reduziert die Gefahr, dass unterschiedliche Abteilungen mit verschiedenen Lieferant:inneninformationen arbeiten.

Digitales Lieferant:innen-Onboarding

Ein digitales Onboarding führt neue Lieferant:innen durch einen standardisierten Prozess. Lieferant:innen können ihre Daten und Dokumente selbst über ein Formular oder ein Portal übermitteln. Das reduziert Rückfragen und verhindert, dass Informationen manuell aus E-Mails oder Tabellen übertragen werden.

Ein sinnvoller Onboarding-Prozess umfasst:

1. Erfassung der Lieferant:innendaten

2. Prüfung der Pflichtangaben

3. Upload relevanter Dokumente

4. interne Prüfung und Freigabe

5. Anlage oder Aktivierung des Lieferant:innenprofils

6. regelmäßige Aktualisierung der Informationen

Wichtig ist, dass die Software fehlende Angaben erkennt und nur berechtigte Personen Änderungen freigeben können.

Dokumenten- und Vertragsverwaltung

Neben Stammdaten gehören häufig Verträge, Zertifikate, Versicherungsnachweise oder steuerliche Dokumente zur Lieferant:innenakte. Eine geeignete Software sollte daher:

• Dokumente zentral speichern

• Gültigkeits- und Ablaufdaten überwachen

• Verantwortliche benachrichtigen

• Versionen nachvollziehbar verwalten

• Zugriffsrechte steuern

Gerade bei wiederkehrenden Verträgen und Software-Abonnements helfen Erinnerungen, automatische Verlängerungen und unnötige Ausgaben zu vermeiden.

Risiko- und Compliance-Management

Je nach Branche und Lieferant:innenstruktur kann es erforderlich sein, zusätzliche Informationen zu prüfen. Dazu gehören beispielsweise Zertifizierungen, Versicherungsnachweise, Datenschutzvereinbarungen oder Nachhaltigkeitsdokumente.

Nicht jede Lieferant:innenmanagement-Software bietet ein umfassendes Risikomanagement. Wenn Sie externe Risikodaten, Lieferkettenrisiken oder komplexe Compliance-Prüfungen benötigen, sollten Sie gezielt nach diesen Funktionen suchen.

Bestellanforderungen und Freigaben

Wenn die Lösung auch den Beschaffungsprozess abbildet, können Mitarbeitende Bestellanforderungen digital einreichen. Die Anfrage wird anschließend anhand von Betrag, Kostenstelle, Abteilung oder Gesellschaft an die zuständigen Personen weitergeleitet.

Konfigurierbare Workflows sollten beispielsweise ermöglichen:

• einstufige und mehrstufige Freigaben

• unterschiedliche Betragsgrenzen

• Stellvertretungen

• mobile Genehmigungen

• Eskalationen bei Verzögerungen

• einen vollständigen Prüfpfad

Vorgaben wie „keine Bestellung ohne Freigabe“ können Unternehmen als interne Richtlinie festlegen. Sie sind jedoch nicht für jede Ausgabe gleichermaßen sinnvoll. Kleine oder wiederkehrende Ausgaben benötigen häufig einen vereinfachten Prozess.

Rechnungsprüfung und Drei-Wege-Abgleich

Eine Lieferant:innenmanagement-Software kann je nach Funktionsumfang auch Rechnungen und Bestellungen miteinander abgleichen. Beim Drei-Wege-Abgleich werden in der Regel Bestellung, Wareneingang oder Lieferschein und Eingangsrechnung verglichen.

So lassen sich beispielsweise folgende Abweichungen erkennen:

• Rechnung ohne zugehörige Bestellung

• abweichende Mengen

• abweichende Preise

• doppelte Rechnungen

• fehlende Lieferbestätigung

Der Drei-Wege-Abgleich gehört nicht zwingend zum Kern jeder Lieferant:innenmanagement-Software. Er ist häufig Bestandteil einer umfassenderen Procure-to-Pay- oder Accounts-Payable-Lösung.

Reporting und Auswertungen

Reporting macht sichtbar, welche Lieferant:innen, Prozesse und Ausgaben besondere Aufmerksamkeit benötigen. Sinnvolle Kennzahlen sind beispielsweise:

• Ausgaben je Lieferant:in

• Anzahl aktiver und inaktiver Lieferant:innen

• Zeit für das Lieferant:innen-Onboarding

• Bearbeitungszeit von Rechnungen

• offene oder abgelaufene Dokumente

• Anzahl von Rechnungen ohne Bestellung

• Freigaben außerhalb definierter Fristen

Achten Sie darauf, ob die Software eigene Dashboards bietet und ob Daten nach Gesellschaft, Kostenstelle, Kategorie oder Zeitraum gefiltert werden können.

Freigabeprozesse sinnvoll gestalten

Digitale Freigaben sind nur dann hilfreich, wenn sie die tatsächlichen Verantwortlichkeiten des Unternehmens abbilden. Ein zu einfacher Workflow bietet zu wenig Kontrolle. Ein zu komplizierter Workflow verlangsamt die Beschaffung und führt zu Umgehungslösungen.

Diese Fragen sollten Sie vorab klären

• Wer darf neue Lieferant:innen anlegen?

• Wer prüft Bankdaten und steuerliche Informationen?

• Welche Beträge benötigen eine zusätzliche Freigabe?

• Welche Abteilung trägt das Budget?

• Wann muss das Finanzteam eingebunden werden?

• Wer darf Lieferant:innendaten ändern?

• Wie werden Vertretungen geregelt?

• Was passiert bei fehlenden Dokumenten?

Legen Sie die Regeln zunächst schriftlich fest und übertragen Sie sie erst danach in die Software. So vermeiden Sie, dass ein bestehender, unklarer Prozess lediglich digital abgebildet wird.

Ein nachvollziehbarer Prüfpfad sollte zeigen, wer eine Anfrage erstellt, welche Informationen geändert wurden, wer freigegeben hat und wann die jeweilige Entscheidung getroffen wurde. Für die elektronische Buchführung sind dabei die GoBD-Grundsätze und die eigene Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen. Eine Software ist jedoch nicht allein deshalb automatisch GoBD-konform. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus System, Konfiguration und gelebtem Prozess.

Integrationen: DATEV, ERP und E-Rechnung

Eine Lieferant:innenmanagement-Software sollte nicht als isolierte Datenbank neben Ihren übrigen Systemen stehen. Prüfen Sie deshalb frühzeitig, welche Daten ausgetauscht werden und in welche Richtung die Integration funktioniert.

DATEV und Buchhaltung

Für deutsche Unternehmen ist eine DATEV-Schnittstelle häufig besonders relevant. Je nach Lösung können Belege, Buchungssätze, Lieferant:innendaten und Zahlungsinformationen an DATEV Unternehmen online oder ein anderes Buchhaltungssystem übergeben werden.

Prüfen Sie konkret:

• Welche Daten werden exportiert?

• Werden Belegbilder mit den Buchungssätzen verknüpft?

• Unterstützt die Lösung den benötigten Kontenrahmen?

• Sind Kostenstellen und weitere analytische Felder übertragbar?

• Gibt es einen automatisierten Datenservice oder nur einen manuellen Datei-Export?

• Wie werden Fehler beim Export behandelt?

DATEV unterscheidet unter anderem zwischen Datei-Schnittstellen und Datenservices für Buchungs-, Zahlungs- und Rechnungsdaten. Die konkrete Funktionsweise sollte deshalb vor der Auswahl mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung abgestimmt werden.

ERP und weitere Business-Systeme

Zusätzlich zur Buchhaltung können Schnittstellen zu folgenden Systemen relevant sein:

• ERP-System

• Warenwirtschaft

• Vertragsmanagement

• Reisekosten- und Spesenlösung

• Zahlungsverkehr

• HR-System

• Katalog- oder Bestellsystem

• Identitäts- und Berechtigungsmanagement

Entscheidend ist nicht die Anzahl der angebotenen Integrationen, sondern die Qualität des Datenaustauschs. Fragen Sie im Auswahlprozess nach konkreten Beispielen für Datenfelder, Synchronisationsintervalle und Fehlerbehandlung.

E-Rechnung in Deutschland

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung wird stufenweise eingeführt. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro gelten strengere Anforderungen ab dem 1. Januar 2027. Für alle inländischen Unternehmen greift die Ausstellungspflicht grundsätzlich ab dem 1. Januar 2028.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei. Sie enthält strukturierte Daten nach dem europäischen Standard EN 16931. In Deutschland sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD relevante Formate.

Ihre Lieferant:innenmanagement- oder Rechnungssoftware sollte deshalb prüfen können:

• ob strukturierte E-Rechnungen empfangen werden

• ob XRechnung und ZUGFeRD unterstützt werden

• ob die ursprünglichen Rechnungsdaten erhalten bleiben

• ob E-Rechnungen an die Buchhaltung übergeben werden können

• wie PDF- und XML-Bestandteile archiviert werden

Auswahlkriterien für die passende Software

Erstellen Sie vor der ersten Produktdemo eine gewichtete Anforderungsliste. So vergleichen Sie Lösungen anhand Ihrer tatsächlichen Anforderungen und nicht anhand einzelner Präsentationsfolien.

Testen Sie die Lösung nicht nur mit einem Standardfall. Bitten Sie den Anbieter, mindestens diese Szenarien zu zeigen:

• neuer Lieferant mit unvollständigen Angaben

• Änderung einer Bankverbindung

• Rechnung ohne Bestellung

• Rechnung mit Preisabweichung

• Freigabe durch eine Vertretung

• E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format

• Export an DATEV oder Ihr ERP-System

Lieferant:innenmanagement-Software erfolgreich einführen

Die Einführung gelingt am zuverlässigsten, wenn Sie mit einem klar abgegrenzten Prozess starten. Versuchen Sie nicht, sämtliche Einkaufs-, Rechnungs- und Lieferant:innenprozesse gleichzeitig zu verändern.

1. Ziele und Umfang festlegen

Definieren Sie, welches Problem die Software zuerst lösen soll. Mögliche Ziele sind:

• zentrale Lieferant:innenstammdaten

• schnelleres Onboarding

• weniger E-Mail-Freigaben

• bessere Vertragsübersicht

• strukturierter Rechnungseingang

• weniger manuelle Buchhaltung

• bessere Ausgabentransparenz

Trennen Sie Pflichtfunktionen von späteren Erweiterungen. So bleibt der erste Rollout überschaubar.

2. Stammdaten bereinigen

Übertragen Sie nicht ungeprüft alle bestehenden Tabellen in das neue System. Entfernen Sie Dubletten, prüfen Sie Bankverbindungen und legen Sie verbindliche Pflichtfelder fest.

Definieren Sie außerdem, wer künftig:

• neue Lieferant:innen anlegen darf

• Stammdaten ändern darf

• Änderungen genehmigt

• Dokumente aktualisiert

• abgelaufene Lieferant:innen deaktiviert

3. Prozesse und Rollen konfigurieren

Bilden Sie die tatsächlichen Verantwortlichkeiten des Unternehmens ab. Dazu gehören Freigabestufen, Stellvertretungen, Eskalationen und Berechtigungen.

Vermeiden Sie möglichst viele Sonderregeln. Ein verständlicher Standardprozess wird eher angenommen und lässt sich leichter kontrollieren.

4. Mit einem Pilotbereich starten

Testen Sie die Lösung zunächst mit einer ausgewählten Abteilung, Gesellschaft oder Lieferant:innengruppe. Prüfen Sie dabei nicht nur die technische Funktion, sondern auch:

• Verständlichkeit der Formulare

• Vollständigkeit der Daten

• Geschwindigkeit der Freigaben

• Qualität der Benachrichtigungen

• Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Lieferant:innen

• Übergabe an Buchhaltung und ERP

Erst wenn der Pilot stabil läuft, sollte die Lösung schrittweise ausgerollt werden.

5. Nutzung und Ergebnisse messen

Nach dem Rollout sollten Sie prüfen, ob sich die gewünschten Verbesserungen tatsächlich einstellen. Geeignete Kennzahlen sind beispielsweise die Dauer des Onboardings, die Zahl unvollständiger Lieferant:innensätze, die Bearbeitungszeit von Rechnungen und die Anzahl manueller Rückfragen.

Die Implementierungsdauer lässt sich nicht pauschal festlegen. Sie hängt unter anderem von Datenqualität, Integrationen, Anzahl der Gesellschaften und gewünschtem Funktionsumfang ab.

Lieferant:innenmanagement mit Spendesk

Spendesk verbindet operative Lieferant:innenverwaltung mit Beschaffung, Rechnungsmanagement und Ausgabensteuerung. Je nach gebuchtem Funktionsumfang können Unternehmen Lieferant:innen zentral verwalten, Informationen und Dokumente in einer Lieferant:innenansicht bündeln, Bestellanforderungen erfassen sowie Freigaben und Rechnungsprozesse abbilden.

Für die Kreditorenprozesse unterstützt Spendesk unter anderem die Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen, automatisierte Freigaben und den Drei-Wege-Abgleich. Für die Buchhaltung stehen eine DATEV-Integration sowie weitere Exportmöglichkeiten zur Verfügung.

Auch strukturierte E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD können über die vorgesehenen Upload- und Rechnungseingangskanäle verarbeitet werden. Die ursprünglichen Rechnungsdaten bleiben dabei für die weitere Prüfung und den Export erhalten.

Spendesk ist damit besonders für Unternehmen interessant, die Lieferant:innenmanagement eng mit Ausgaben, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen verbinden möchten. Für komplexe strategische Aufgaben wie globale Lieferkettenrisiken, tiefgehendes Sourcing oder umfangreiche Supplier-Scorecards kann dagegen eine spezialisierte Source-to-Pay- oder Supplier-Relationship-Management-Suite besser geeignet sein.

Fazit: Die richtige Lieferant:innenmanagement-Software auswählen

Die beste Lieferant:innenmanagement-Software ist nicht automatisch die Lösung mit den meisten Funktionen. Entscheidend ist, ob sie Ihre Lieferant:inneninformationen zentralisiert, Verantwortlichkeiten transparent macht und sich in Ihre bestehenden Finanz- und Beschaffungsprozesse integrieren lässt.

Beginnen Sie mit einer klaren Prozessanalyse und bereinigten Stammdaten. Prüfen Sie anschließend Onboarding, Freigaben, Dokumentenverwaltung, Rechnungsprozesse, Integrationen und E-Rechnungsfähigkeit. Ein Pilot mit realistischen Anwendungsfällen zeigt, ob die Lösung im Alltag funktioniert.

Wenn Lieferant:innenverwaltung, Beschaffung, Rechnungsprüfung und Ausgabensteuerung in einem durchgängigen Prozess zusammenlaufen sollen, kann eine integrierte Plattform den manuellen Abstimmungsaufwand deutlich reduzieren.

Hinweis: Die Anforderungen an Buchhaltung, E-Rechnung, Datenschutz und Compliance hängen vom jeweiligen Unternehmen und Anwendungsfall ab. Die konkrete Systemauswahl sollte gemeinsam mit Einkauf, Finance, IT und gegebenenfalls der Steuerberatung erfolgen.