Der Beschaffungsprozess erklärt: Schritte & Optimierung

Der Beschaffungsprozess ist ein wesentlicher Bestandteil des Einkaufsmanagements und umfasst alle Aktivitäten rund um den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen für ein Unternehmen.

Hier erfahren Sie, welche einzelnen Phasen des Beschaffungsprozesses es gibt und wie Sie ihn optimieren können, um Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.

Was ist Beschaffung?

Beschaffung (oft auch als Procurement bezeichnet) bezieht sich auf alle Aktivitäten, die notwendig sind, um die Produkte und Dienstleistungen zu erhalten, die ein Unternehmen für seinen täglichen Betrieb benötigt. 

Die Grundlage von Beschaffungsprozessen ist nichts anderes als die Frage: „Wie kommen wir bestmöglich an alle benötigten Güter?” Damit Unternehmen im Einkaufsprozess nichts vergessen, nichts doppelt kaufen und keine unvorteilhaften Verträge abschließen, implementieren sie strukturierte Abläufe – den Beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozess dient dazu… 

• die richtige Ware

• in der richtigen Menge 

• und Qualität

• zum richtigen Zeitpunkt zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort

• und zu den bestmöglichen Konditionen zu beschaffen. 

Im schnelllebigen Geschäftsalltag müssen Beschaffungsprozesse ein schwieriges Gleichgewicht halten: Einkaufsentscheidungen müssen ohne bürokratische Hürden möglich sein, damit Abteilungen kurzfristig reagieren und produktiv arbeiten können. 

Gleichzeitig führen zu kurze Prozesse zu mangelnder Kontrolle und fördern Fehlentscheidungen, die oft erst dann auffallen, wenn fragwürdige Rechnungen bei der Finanzabteilung eingehen und Budgets sprengen. Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie mit diesem Spannungsfeld umgehen können.

In einigen Fällen gehört auch eine Make-or-Buy-Entscheidung dazu, bei der Unternehmen abwägen, ob sie ein Produkt selbst herstellen oder es extern beschaffen. Die Wahl hängt von Faktoren wie Kosten, Qualität und den Bedürfnissen des Unternehmens ab.

Beschaffungsprozess & Einkauf

Einkauf und Beschaffung sind zwei Begriffe, die oft verwechselt werden, obwohl sie sich in Umfang, Ziel und Dauer deutlich unterscheiden.

Beschaffung umfasst:

• Umfang: Die Aufgaben der Beschaffung umfassen die Einholung von Waren und Dienstleistungen, einschließlich der Beschaffung selbst, der Verhandlung, des Kaufs, der Entgegennahme und der Erfassung.

• Ziel: Konzentriert sich darauf, den besten Wert aus den Produkten oder Dienstleistungen für die Geschäftsrentabilität zu erzielen.

• Dauer: Langfristig ausgerichtet, mit dem Ziel, eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung zu den Lieferanten aufzubauen.

Einkauf umfasst:

• Umfang: Bezieht sich lediglich auf den Kauf von Waren und Dienstleistungen, ist also ein Teil des umfassenderen Beschaffungsprozesses.

• Ziel: Fokussiert sich auf die Erzielung des besten Preises.

• Dauer: Kurzfristig und transaktional, ohne langfristige Perspektive auf die Lieferantenbeziehung.

Die 5 Phasen eines Beschaffungsprozesses

Nicht jeder Einkauf läuft nach demselben Prozess ab. Es ist etwas anderes, ob Bürobedarf bestellt, eine Maschine für die Produktion ausgetauscht oder eine Beraterin engagiert werden soll. Auch das Geschäftsmodell an sich und ob in der Produktion mit oder ohne Lagerhaltung geplant wird, spielt eine Rolle. 

Trotzdem lässt sich der Beschaffungsprozess grob in fünf Phasen unterteilen, die je nach Unternehmen, Art der Beschaffung und anderen Faktoren mehr oder weniger umfangreich ausfallen.

1. Bedarfsermittlung

In dieser Phase identifiziert das Unternehmen oder, wenn vorhanden, die Einkaufsabteilung den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen. Welche Ressourcen werden benötigt, in welcher Menge und Qualität sie benötigt werden und bis wann? Die Bedarfsermittlung zeigt, was wirklich gebraucht wird und sollte unnötige Ausgaben und Engpässe vermeiden.

2. Lieferantenauswahl

Die Auswahl geeigneter Lieferanten erfolgt anhand festgelegter Kriterien wie Preis-Leistungs-Verhältnis, Qualität, Zuverlässigkeit und Lieferzeit. Potenzielle Lieferanten werden bewertet, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen.

3. Bestellprozess

Nach der Lieferantenauswahl folgt der operative Teil: Das Einholen von Angeboten, das Bearbeiten der Bestellanforderung (BANF), die Preisverhandlung und die Bestellung. Moderne Unternehmen setzen hier auf Procure-to-Pay-Prozesse, um Effizienz und Transparenz zu erhöhen.

4. Wareneingang und Qualitätskontrolle

Sobald die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, erfolgt der Wareneingang und eine Qualitätskontrolle. Dabei wird überprüft, ob die gelieferten Produkte den vereinbarten Spezifikationen und Qualitätsstandards entsprechen. Zudem wird darauf geachtet, ob die Lieferfristen eingehalten wurden. Bei Abweichungen können entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, wie z.B. die Rücksendung von defekten Produkten oder die Durchführung von Nachbesserungen.

5. Rechnungs- und Zahlungsabwicklung

Schließlich werden die erhaltenen Rechnungen auf ihre Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den Bestellungen und Verträgen geprüft, bevor sie zur Zahlung freigegeben werden. Dies umfasst die Abstimmung der Rechnungsinformationen, wie Preise und Mengen, mit den entsprechenden Bestelldaten und die Bearbeitung der Rechnungen gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen.

Faktoren zur Optimierung von Beschaffungsprozessen

Selbst einfache Beschaffungsprozesse involvieren oft verschiedene Abteilungen im Unternehmen: Angestellte als Bedarfsermittler:innen, deren Vorgesetzte, die Einkaufs- und Finanzabteilung sowie das Qualitätsmanagement und letztendlich die Rechnungsprüfung. 

Dementsprechend umfangreich sind die negativen Auswirkungen stockender Prozesse: Sie schränken Produktivität durch Verzögerungen ein, verursachen hohe Kosten und können zu einer geringeren Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens führen. Wenn die Beschaffung zu langwierig oder komplex ist, kaufen Angestellte bisweilen sogar einfach abseits des vorgegebenen Prozesses ein (der sogenannte Maverick-Buying-Effekt).

Um Beschaffungsprozesse zu optimieren, können Sie die Beschaffung kontinuierlich entlang der folgenden Faktoren verbessern: 

1. Standardisierung und Automatisierung: Durch die Standardisierung von Beschaffungsprozessen können wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden - und das von Procure-to-Pay. Entwickeln Sie ein jeweils immer gleiches Vorgehen für den Abschluss von Einzelbestellungen, Rahmenverträgen, Ausschreibungsverfahren, Vertragsverhandlungen, etc. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler. Automatisierte Beschaffungssysteme ermöglichen eine schnellere Bestellabwicklung, Lieferantenkommunikation und Rechnungsverarbeitung.

2. Lieferantenmanagement: Wer einmal einen verlässlichen und qualitativ hochwertigen Lieferanten gefunden hat, kann durch regelmäßige Verhandlungen die Weichen für eine langfristige Zusammenarbeit und gute Lieferantenbeziehung stellen. Offene Kommunikation hilft dabei, Qualität, Preise und Lieferzeit kontinuierlich zu verbessern. 

3. Lieferantenkonsolidierung: Die Bündelung von Einkaufsvolumina bei wenigen Lieferanten kann zu besseren Konditionen führen. Deswegen lohnt sich eine sorgfältige Analyse der Lieferantenbasis und eine gezielte Konsolidierung.

4. Bestandsmanagement: Für produzierende Unternehmen minimiert eine effiziente Bestandsführung Lagerkosten und vermeidet Überbestände oder Engpässe. Durch die Nutzung von Bestandsmanagement-Tools und -Techniken, wie der Just-in-Time-Beschaffung (JIT) oder Vendor-Managed Inventory (VMI) kann der Bestand optimiert und das Supply Chain Management (Lieferkette) rationalisiert werden.

5. Leistungs- und Qualitätsprüfung: Nicht jeder Lieferant wird langfristig überzeugen können. Damit schlechte Anbieter identifiziert und aus der Lieferantenbasis herausgenommen werden können, braucht es eine systematische Messung der Beschaffungsleistung. Kennzahlen wie Lieferzeiten, Fehlerquoten und Kundenzufriedenheit können Schwachstellen sichtbar machen.

6. Technologieeinsatz: Die Implementierung von Tools zur Rechnungsverwaltung und dem Budgetmanagement kann den Bestellungsprozess bereits enorm entlasten und automatisiert Reports und Analysen rund um ihre Unternehmensausgaben ermöglichen. Je nach Komplexität Ihrer Geschäftsabläufe kann auch eine E-Procurement-Plattform sinnvoll sein, die eine effiziente elektronische Abwicklung von Bestellungen, Lieferantenkommunikation und der Rechnungsverarbeitung ermöglicht.

Damit Sie Ihren Beschaffungsprozess optimal gestalten können, bedarf es der kontinuierlichen Verbesserung. Das bedeutet: Prüfen Sie aktuelle Abläufe, holen Sie Feedback von den beteiligten Stakeholdern ein und bleiben Sie offen für neue technische Möglichkeiten.

Fazit

Durch eine sorgfältige Planung, eine effiziente Umsetzung und eine kontinuierliche Optimierung können Unternehmen ihre Beschaffungskosten senken, die Lieferantenzuverlässigkeit verbessern und die Effizienz des gesamten Unternehmens steigern. Die Nutzung von modernen Technologien, eine strategische Lieferantenauswahl und die regelmäßige Überwachung der Leistung sind dabei Schlüsselfaktoren für den Erfolg.

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