Lieferantenmanagement: Definition, Aufgaben und Best Practices

Lieferant:innenmanagement ist die gezielte und systematische Steuerung der Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Lieferanten – und genau daran scheitern viele KMU im Alltag. Wussten Sie, dass kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im Durchschnitt mehr Lieferanten als Mitarbeitende haben? Diese hohe Zahl an Lieferant:innen stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung: Wie behält man den Überblick und stellt sicher, dass keine Zahlungen an inaktive oder unnötige Lieferant:innen fließen?

Je komplexer die Lieferketten und je höher die Anforderungen an Qualität und Zuverlässigkeit, desto wichtiger wird die gezielte Steuerung der Lieferant:innenbeziehungen. Ein durchdachtes Lieferant:innenmanagement senkt Kosten, minimiert Risiken und treibt Innovationen voran.

Unsere Erkenntnisse, die auf Millionen von Daten bei Spendesk basieren, zeigen, wie Unternehmen von einem optimierten Lieferantenmanagement profitieren können. Nutzen Sie diese Einblicke, um Ihrer Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein.

Was ist Lieferantenmanagement? (Definition)

Lieferant:innenmanagement organisiert die Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten. Zwei Begriffe bilden dabei die Grundlage:

• Lieferant:innenmanagement: Dieses beschreibt die gezielte und systematische Steuerung der Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Lieferanten.

• Lieferant:in: Dies ist ein Unternehmen oder eine Person, die Waren oder Dienstleistungen für Kund:innen bereitstellt. Das Ziel des Lieferantenmanagements ist es, diese Beziehungen strategisch zu gestalten und weiterzuentwickeln, um Synergien zu nutzen, Risiken zu minimieren und Innovationen voranzutreiben.

Warum ist Lieferantenmanagement wichtig?

Ein effektives Lieferant:innenmanagement hat mehrere operative Ziele, die den gesamten Einkaufs- und Beschaffungsprozess optimieren und die Unternehmensleistung verbessern. Dies sind die wichtigsten Aufgaben im Lieferant:innenmanagement:

• Langfristige Beziehungen aufbauen: Der Aufbau und die Pflege langfristiger Beziehungen zu wichtigen Lieferant:innen können zu stabileren und zuverlässigeren Partnerschaften führen, was letztlich die gesamte Lieferkette stärkt.

• Risiken minimieren: Ein gutes Supplier Management hilft, potenzielle Risiken in der Lieferkette frühzeitig zu erkennen und zu managen. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit von Lieferengpässen und Produktionsausfällen.

• Innovative Partnerschaften: Durch eine enge Zusammenarbeit mit Lieferant:innen können Unternehmen innovative Lösungen und Produkte entwickeln, die ihren Wettbewerbsvorteil stärken. Der Austausch von Ideen und Technologien führt zu bahnbrechenden Innovationen.

Clevere Lieferant:innenmanager:innen können also nicht nur Kosten senken, sondern auch die Qualität und Zuverlässigkeit der Lieferkette steigern – und das ist ein echter Wettbewerbsvorteil.

Wichtige Aufgaben im Lieferantenmanagement

Wer sein Lieferant:innenmanagement wirklich im Griff haben will, sollte auf vier zentrale Bereiche achten – denn diese bilden das Fundament für eine starke und zukunftsfähige Zusammenarbeit:

• Projektmanagement: Hier geht es darum, konkrete Maßnahmen zu planen und umzusetzen, um die Beziehungen zu Ihren Lieferant:innen stetig zu verbessern. Ob neue Prozesse, Tools oder Partnerschaften – alles beginnt mit einem klaren Plan.

• Methodenentwicklung: Ohne einheitliche Standards wird’s schnell unübersichtlich. Deshalb ist es wichtig, klare Kriterien dafür zu definieren, wie Lieferant:innen ausgewählt, bewertet und gesteuert werden. So schaffen Sie Vergleichbarkeit und Transparenz.

• Qualitätssicherung: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – gerade wenn’s um gleichbleibende Qualität geht. Durch regelmäßige Checks und Leistungsüberprüfungen stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferant:innen zuverlässig abliefern, was vereinbart wurde.

• Informationsmanagement: Nur wer den Überblick über alle Lieferant:innendaten hat, kann auch fundierte Entscheidungen treffen. Eine zentrale Datenbasis ist daher unverzichtbar – sie bildet die Grundlage für effizientes Arbeiten und strategisches Denken.

Strategisches vs. operatives Lieferantenmanagement

Damit Lieferant:innenmanagement langfristig wirklich funktioniert, lohnt sich ein klarer Blick auf zwei Ebenen: die strategische und die operative. Beide greifen ineinander – erfüllen aber ganz unterschiedliche Aufgaben.

Während sich das strategische Lieferant:innenmanagement mit dem großen Ganzen beschäftigt, stellt das operative Lieferantenmanagement eher den täglichen Hands-on-Part dar. Kurz gesagt: Hier wird das umgesetzt, was strategisch geplant wurde.

Der Lieferantenmanagement-Prozess in 5 Schritten

Gutes Lieferant:innenmanagement ist wie erfolgreiches Beziehungsmanagement: Es sorgt dafür, dass die Partnerschaft mit den Lieferant:innen reibungslos funktioniert und alle Beteiligten zufrieden sind.

Schritt 1: Lieferanten auswählen

Der erste Schritt besteht darin, die richtigen Lieferant:innen auszuwählen. Dies kann herausfordernd sein, da viele Unternehmen unsicher sind, wie sie den Auswahlprozess optimal gestalten können. Nehmen Sie sich daher die Zeit, potenzielle Lieferant:innen gründlich zu prüfen und um sicherzustellen, dass sie gut zu Ihrem Unternehmen passen.

Am besten gelingt Ihnen dies, wenn Sie einheitliche Kriterien für alle Lieferant:innen anwenden. Berücksichtigen Sie deren Kompetenzen, mögliche Risiken und klären Sie alle vertraglichen Details.

Schritt 2: Risiken bewerten

Führen Sie eine Due-Diligence-Prüfung zur Risikobewertung durch, um mögliche Risiken frühzeitig zu identifizieren. Verhandeln Sie klare Vertragsbedingungen und Lieferant:innenmanagement-KPIs, um sicherzustellen, dass alle relevanten Faktoren abgedeckt sind.

Schritt 3: Lieferanten onboarden

Integrieren Sie neue Lieferant:innen basierend auf den Ergebnissen der Risikobewertung und dem Auditstatus in Ihr bestehendes System. Führen Sie regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft.

Schritt 4: Leistung überwachen

Überwachen Sie die Leistung der bestehenden Lieferant:innen durch Performance-Management und regelmäßige Bewertungen. Identifizieren Sie Schwachstellen und arbeiten Sie eng mit den einzelnen Lieferanten zusammen, um Prozesse zu optimieren und die Qualität zu steigern. Wenn möglich, erweitern Sie den Verantwortungsbereich der Lieferant:innen und sorgen Sie durch kontinuierliches Controlling dafür, dass alle operativen Ziele erreicht werden. Ein solider und zuverlässiger Lieferant:innenstamm erleichtert die Zusammenarbeit erheblich und kann signifikant zur Kostenersparnis beitragen.

Schritt 5: Lieferantenbeziehungen verbessern

Eine erfolgreiche Partnerschaft (auch Lieferant:innen-Beziehungsmanagement genannt) basiert auf Vertrauen und einer gemeinsamen langfristig ausgerichteten Strategie. Der Schlüssel zu einer nachhaltigen Zusammenarbeit liegt in einem klaren Win-Win-Modell, von dem beide Parteien profitieren. Um Partnerschaften zu verbessern, sollten Unternehmen regelmäßig Workshops und strategische Gespräche mit ihren Lieferanten durchführen, um innovative Lösungen zu entwickeln und Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

3 Tipps zur Optimierung des Lieferantenmanagements

Unsere Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen im Durchschnitt nur etwa 25 Prozent ihrer Lieferant:innen aktiv nutzen. Bei mehr als 800 Lieferant:innen pro Unternehmen und stetigem Wachstum wird es nämlich zunehmend schwierig, den Überblick zu behalten und inaktive Lieferanten rechtzeitig zu identifizieren.

Doch inaktive Lieferant:innen können teuer werden – pro inaktivem Lieferant:innen entstehen jährlich Verwaltungskosten von bis zu 1.000 Euro. Das summiert sich schnell und kann Unternehmen jährlich mehr als 1,1 Milliarden Euro kosten.

Aber keine Panik: Hier sind drei praktische Tipps, wie Sie Ihr Lieferant:innenmanagement optimieren und dabei bares Geld sparen können.

1) Digitale Tools sind das A&O

Wenn Sie Lieferant:innendaten noch auf einzelnen Festplatten oder in Tabellen verwalten, kann es schnell unübersichtlich werden. Der manuelle Aufwand kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Unser Tipp: Digitalisieren Sie Ihr Lieferant:innenmanagement.

Mit einer zentralen Lieferant:innenmanagement-Software haben Sie alle relevanten Daten an einem Ort und können nicht nur Rechnungen schneller verarbeiten, sondern auch eine Menge Aufwand und Stress sparen. Ein solches zentrales Lieferant:innenmanagement-System schafft die Grundlage für effiziente, transparente Abläufe. Klingt gut? Unsere Procurement-Expert:innen von Spendesk stehen Ihnen jederzeit zur Seite – buchen Sie noch heute eine unverbindliche Demo, um mehr zu erfahren.

2) Aktives statt passives Lieferantenmanagement

Ein passives Lieferant:innenmanagement führt zu Zeitverlust und unnötigen Kosten. Der Schlüssel liegt in einem aktiven Ansatz, vor allem bei der Lieferant:innen- und Zahlungsverwaltung.

Durch gezielte Maßnahmen, wie regelmäßige Bewertungen und eine enge Zusammenarbeit mit Ihren Lieferant:innen, können Sie nicht nur Ihre Kosten senken, sondern auch stabile, langfristige Beziehungen aufbauen. Sorgen Sie zudem dafür, dass Ihre Prozesse im Rechnungsmanagement klar, schnell und effizient sind – so machen Sie den Übergang problemlos.

3) Flexibilität bei Zahlungsarten

Für moderne KMU ist Flexibilität bei der Wahl der Zahlungsmethoden entscheidend. Die richtige Entscheidung kann sowohl Zeit als auch Geld sparen. Plattformen, die eine effiziente Rechnungsverwaltung und flexible Zahlungsmethoden wie Kartenzahlungen bieten, ermöglichen es Ihnen, Ihre Ausgabenverwaltung zu optimieren und gleichzeitig Ihre Beziehungen zu Lieferanten zu verbessern.

Fazit

Mit einem aktiven und digitalen Ansatz im Lieferant:innenmanagement steigern Sie nicht nur die Effizienz Ihres Unternehmens, sondern senken auch Kosten und verbessern die Beziehungen zu Ihren Lieferanten.

Nutzen Sie unsere praktischen Tipps und weiterführenden Ressourcen, um Ihr Lieferant:innenmanagement auf das nächste Level zu heben, z.B. unseren kostenlosen Leitfaden „Die versteckten Kosten des Lieferant:innenmanagements“.