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Das Berliner Software Start-Up Solvemate hilft Firmen seit 2015 dabei, ihren Kundenservice mit der Hilfe von Chatbots zu automatisieren. Die Bots können Antworten auf oft gestellte Fragen geben, Prozesse triggern und dem Kundenservice repetitive Aufgaben abnehmen, und das mit Erfolg.
Mitarbeiterzahl verdoppelt
Zwischen 2019 und 2020 ist die Anzahl der Solvemate Mitarbeiter von 15 auf 39 gestiegen. Ein Wachstum, dass das Finanzteam vor große Herausforderungen gestellt hat, sollte man meinen. Doch wider Erwarten war das nicht der Fall.
Trotz der steigenden Mitarbeiterzahl arbeitet der Junior Controller bei Solvemate nach wie vor auf Minijob-Basis zwischen 40 und 60 Stunden pro Monat, genau wie im April 2019, als Solvemate noch 15 Mitarbeiter hatte.
Das Ziel für 2020 ist es, jetzt auch den Umsatz zu verdoppeln und mit dem Team zwei neue Märkte (Großbritannien & Irland sowie die Nordics) zu erschließen.
Zuordnung von Zahlungen und Belegen
Vor der Einführung von Spendesk im Februar 2019 war die Finanzbuchhaltung bei Solvemate laut Erik Pfannmöller ein „riesengroßes Problem”, vor allem die Zuordnung von Zahlungen und Belegen. „Wir hatten eine Firmenkreditkarte, die von allen Mitarbeitern benutzt wurde, und am Ende gab es unendlich viele Zahlungen, bei denen man zwar die Zahlung hatte, aber keinen Beleg.
Und das ist ein exponentiell wachsendes Problem, denn je mehr Zahlungen getätigt werden, desto schwieriger ist es, die Zahlung den Belegen zuzuordnen. Das bedeutet viel Aufwand für die Buchhaltung, die den Belegen hinterherrennen muss.”
Also hat Pfannmöller das selbst in die Hand genommen, einfach „Google angeschmissen” und aktiv nach einer Lösung gesucht. Dabei hat er Spendesk gefunden, einen Termin gemacht und sich die Software zeigen lassen. Spendesk hat mit den virtuellen und physischen Karten für die Mitarbeiter das Hauptproblem des Controllers gelöst.
Vorteile für das Finanzamt
Insgesamt ist das Ausgabenmanagement für das Finanzteam jetzt weniger Aufwand, es muss nicht mehr den Belegen hinterherrennen und die internen Prozesse sind viel strukturierter.
„Wir haben Spendesk mit unserem Datev verknüpft. So entstehen uns auch weniger Kosten für unseren externen Steuerberater und das Team hat einen besseren Überblick über alle Ausgaben. Faktisch haben wir es geschafft, mit sehr wenig Aufwand eine bessere Erfahrung für die Mitarbeiter zu schaffen und im Controlling weniger Aufwand zu haben”, sagt der Gründer von Solvemate.
Controlling ist nicht mehr negativ besetzt
„Der Controlling-Mitarbeiter ist nicht mehr der Buhmann, denn jetzt fragt Spendesk die Mitarbeiter jede Woche automatisch nach den Belegen.” Laut Pfannmöller kehrt die Spendesk-Plattform bisherige negative Emotionen um und der Mitarbeiter aus dem Controlling wird von den Kollegen positiver wahrgenommen. Und er ist effizienter.
Mit zehn Stunden pro Woche erledigt der Controlling-Kollege die gesamte vorbereitende Buchhaltung, die Spesenverwaltung und die Kommunikation mit dem externen Steuerberater für eine Firma mit fast 40 Mitarbeitern.
Und das, obwohl die Anzahl der monatlichen Belege von 155 im April 2019 auf 233 im Februar 2020 gestiegen ist. Dafür ist Erik Pfannmöller gerne bereit, ein monatliches Abo zu zahlen.
„Ich bin bereit für die Software Geld zu bezahlen, weil ich am Ende des Tages mehr spare und die Mitarbeiter zufriedener sind.”
Glückliche Mitarbeiter
„Unsere Mitarbeiter sind unglaublich zufrieden, es war noch nie so einfach Expense Management zu machen. Für die Rückerstattung von Spesen kannst du über die App Belege direkt einscannen und hochladen, du kannst mit Company Cards online zahlen und auch die physischen Karten ergeben Sinn.”
Diese Funktionen haben auch Lucille Guder, Customer Success Team Lead, überzeugt: „Mit Spendesk kann ich die Firmenausgaben mit einer Kreditkarte (virtuell oder physisch) bezahlen, ohne dass ich das Geld vorstrecken muss! Außerdem kann ich in der gleichen Plattform die Ausgaben meines Teams verwalten und genehmigen.”
Bei Solvemate wurden nach der Einführung von Spedesk interne Prozesse zur Verwendung festgelegt, vor allem die virtuellen Karten für wiederkehrende Zahlungen wie Abos finden Gefallen. Insgesamt verwendet das Team derzeit 90 Spendesk-Karten für wiederkehrende Zahlungen.
Top drei Spendesk Features
Auch wenn es ihm schwer gefallen ist, hat Erik Pfannmöller seine Top drei Spendesk Features mit uns geteilt. Als Beta Tester hatte er das Vergnügen, die Spesenerstattung in der Spendesk-Plattform schon vor dem offiziellen Launch zu testen, und dieses Feature hat es direkt auf den ersten Platz geschafft:
Top 3 Features
Spesenrückerstattung in Spendesk: „Die Mitarbeiter bekommen das Geld schnell erstattet und das Finanzteam hat alle Abläufe an einem Ort, wir sind sehr glücklich damit.”
Die Zuordnung von Person zu Beleg: „Die Zuordnung ist super einfach, es kann einfach nach ‘Beleg fehlt’ gefiltert werden.”
Einfache Benutzeroberfläche: „Für die Mitarbeiter überzeugt die Einfachheit, die Belege via Drag & Drop hochzuladen, sie erhalten wöchentliche Erinnerungen und können z.B. im Restaurant einfach ein Foto von ihrem Beleg machen.”
Auf die Frage, ob er einen Wunsch für ein neues Spendesk Feature hat, meint Erik Pfannmöller: „Das klingt jetzt doof, aber ich bin wunschlos glücklich. Auch wenn ich nicht immer so positiv sein will, aber die Software funktioniert halt einfach gut.”
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