Transparenz, Schnelligkeit & Liquiditätsplanung: So nutzt Finiata Spendesk

Das Berliner Fintech Finiata unterstützt kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler dabei, ihre Liquidität in den Griff zu bekommen. Dafür prüft der Machine-Learning-Algorithmus „Copernicus“ digital und automatisch die Cash-Flows und die Bonität der Kunden. Ein entsprechendes Scoring vorausgesetzt gewährt Finiata den Kunden die flexibel nutzbare Kreditlinie „FlexKapital“. Das funktioniert vor allem auf dem Hauptmarkt Polen sehr gut.

„Zwischen dem Antrag, der Überprüfung und der Auszahlung auf das Bankkonto der Unternehmer vergehen nur drei Stunden”, erklärt Chief Financial Officer Christoph Nicola. Zudem gibt „Finiata Analityka“ durch automatisiertes Cash-Flow-Management Einblicke in zukünftige Liquiditäts-Entwicklungen.

Seit seiner Gründung im Jahr 2016 hat Finiata die Bonität von mehr als 130.000 Unternehmen überprüft. Finiata bietet die Technologie von „Copernicus" nun auch als White-Label-Lösung an. Somit können Banken oder auch E-Commerce-Plattformen sie per API in das eigene System integrieren, um die Bonitätsprüfung ihrer Kunden sowie eine anschließende Kreditvergabe zu automatisieren und zu skalieren.

Zahlen & Strategie verbinden

Christoph Nicola ist seit Anfang 2020 als CFO bei Finiata und leitet das Finanzteam mit sieben Mitarbeitern. Das Team ist in die Bereiche Buchhaltung & Steuern sowie Planung & Analyse und Cash Management aufgeteilt. Auch der Bereich Business Intelligence fällt in den Verantwortungsbereich von Nicola. „Mich hat schon immer interessiert, wie sich Zahlen & Strategie verbinden lassen. Als Fintech schauen wir nach vorne und das können wir nur, wenn wir unsere Daten richtig analysieren”, erläutert er.

„Meiner Meinung nach ist es die Aufgabe des Finanzteams, wertstiftende Tätigkeiten zu leisten, damit wir den anderen Teams dabei helfen können, in die richtige Richtung zu gehen. Spendesk hilft uns dabei, nicht wertschöpfende Tätigkeiten zu reduzieren”, sagt Nicola. Insgesamt schätzt er, dass das Finanzteam dank Spendesk heute nur noch 20 Prozent seiner Zeit mit wenig strategischen Tätigkeiten verbringt. Vorher waren es 80 Prozent.

Insellösung & fehlende Belege

Bevor Finiata Spendesk eingeführt hat, war die Aufgabenverwaltung im Unternehmen die eines klassischen, schnell wachsenden Start-ups. Finiata hatte eine Insellösung für Rechnungseingang & Rechnungsfreigabe sowie mehrere Firmenkreditarten, die von verschiedenen Mitarbeitern genutzt wurden. Am Monatsende wurden alle Belege via DATEV an den externen Steuerberater übergeben.

Das hat jedoch zu vielen fehlenden Belegen geführt. „Am Ende hatten wir zwei Mitarbeiter, die sich quasi fast ausschließlich darum gekümmert haben”, erinnert sich Nicola. Dank Spendesk spart das Team heute zwei bis drei Tage pro Monat im Abschlussprozess. „Vorher haben wir am zehnten Tag des Folgemonats die Bücher zugemacht, heute machen wir das am fünften”, berichtet Nicola.

Transparenz & Ausgabenübersicht

Besonders wichtig ist Nicola in seinem Alltag Transparenz, zum Beispiel bei der Lizenzverwaltung: „Das schöne mit Spendesk ist, dass wir jedem Abo und jeder Ausgabe eine Person und ein Team zuordnen können. So wissen wir immer, wer der Eigentümer oder Verwalter der Lizenz ist. Wenn die Person das Unternehmen verlässt, haben wir im Rahmen unseres Offboardings einen klaren Prozess und können das Abo auf einen neuen Eigentümer umschreiben. Heute haben wir eine bessere Übersicht über alle Zahlungen und konnten 5% der laufenden Abos einsparen”, erzählt Nicola.

Das Finanzteam von Finiata nutzt laut Nicola das „volle Programm” von Spendesk, d.h. virtuelle Kreditkarten für Online-Zahlungen, Rechnungseingang und -freigabe, Vorkontierung, Budgetverwaltung und mehr. Ziel ist es, den kompletten Prozess vor dem ERP-System digital abzubilden und eine Quelle für alle Ausgabedaten vorliegen zu haben, die dann z.B. für die Budgetplanung oder Kosten-Nutzen-Rechnungen genutzt werden kann. Aber Spendesk wird bei Finiata nicht nur im Finanzteam verwendet.

Schnelligkeit durch Mitarbeiterverantwortung

Für Nicola ist das nicht nur eine eine Frage von Transparenz, sondern auch von Prozessklarheit und Schnelligkeit: „Am Ende sind wir ein Start-up, das anderen Unternehmen hilft ihre Liquidität in den Griff zu bekommen und das gleiche müssen wir auch selbst tun. Uns hilft dabei Spendesk. Schnelligkeit kann nur erreicht werden, wenn man die Verantwortung an die Mitarbeiter weitergibt. Das erhöht nebenbei auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Am Ende nutzt bei uns jeder Spendesk, weil es unser zentrales Tool ist, um Ausgaben und Rechnungen zu verwalten”, fasst Nicola es zusammen.