)
Wie haben Sie vor Spendesk die Firmenausgaben verwaltet?
Vor der Verwendung von Spendesk hatten wir eine Kreditkarte für das gesamte Unternehmen und eine Person, die für die Einkäufe des Unternehmens verantwortlich war. Als unser Team größer wurde, wurde das ganz klar ineffizient. Es gab viele Engpässe in unserem System, es erforderte Zeit für die Mitarbeiter, ihre Ausgaben geltend zu machen, und es dauerte eine Weile, bis sie die Kosten erstattet bekamen und das Finanzteam sie abwickelte. Wenn beispielsweise jemand in der technischen Abteilung Hardware kaufen wollte, musste er den Beschaffungsbeauftragten fragen, der dann die Genehmigung des Vorgesetzten einholte. Dieser Genehmigungsablauf konnte sich ewig ziehen und es dauerte oft bis zu zwei Tage, bis der Kauf tatsächlich getätigt werden konnte.
Früher haben wir auch alles mit (mehreren) Tabellen und Rechnungen auf einer anderen Plattform verwaltet. Nichts war zentralisiert, daher war es sehr schwierig, die Zahlungen am Ende des Monats abzustimmen.
Warum haben Sie sich für Spendesk entschieden?
Unser selbst aufgebautes System hat es uns unmöglich gemacht, die Kontrolle über die Ausgaben unseres Unternehmens zu behalten, und unser Einkaufsprozess war überhaupt nicht effizient. Ich wollte zunächst nur ein Tool anschaffen, mit dem wir die Kartendetails einfacher teilen können, wie etwa Amazon for Business, aber dann erkannte ich das Potenzial von Spendesk und dass es uns viel mehr bieten könnte.
Vor Spendesk hatten wir wirklich keinen Überblick über die Ausgaben der verschiedenen Unternehmen, da sie ihre eigenen Prozesse hatten. Sie zu begleiten war für uns schwierig und zeitaufwendig, da sie ständig Berichte und Dashboards erstellen mussten. Spendesk hat das wirklich geändert, indem es uns ermöglicht, auf der Plattform in Echtzeit auf diese Informationen zuzugreifen. Es wurde von den Unternehmungen sehr gut angenommen. Es macht ihnen nichts aus, dass wir ihre Zahlungen sehen, und vor allem finden sie es effizienter, wodurch am Ende alle glücklicher sind. Wir haben die gleichen Kostenstellen in der gesamten Organisation, so dass es mit Spendesk sehr einfach ist, Informationen zu konsolidieren und umfassende Analysen zu erstellen. Durch Spendesk können wir besser verstehen, wer was ausgibt, und wir können aufhören, Belegen nachzujagen.
Es hat die Engpässe in unserem Genehmigungs- und Einkaufs-Workflow beseitigt. Der Aufbau dieser Art von Prozessen in einem Unternehmen und die Tatsache, dafür zu sorgen, dass alle dabei sind, kann Monate dauern, aber mit Spendesk ging es sehr schnell. Ich genieße die gesamte Flexibilität des Systems sehr: Sie können die Dinge im Konto sehr schnell ändern, festlegen, welches Team welches Konto benutzt, die Richtlinien aktualisieren und vieles mehr.
Wie verlief die Einrichtung?
Spendesk hat von Anfang an sehr gut funktioniert, es bietet einige sehr fortgeschrittene Funktionen, doch sie sind leicht zu verstehen. Wir konnten die Plattform schnell und vollständig bereitstellen. Aus Sicht der Mitarbeiter ist es ein sehr intuitives Werkzeug. Ich stand nie vor dem Problem, dass ein Mitarbeiter mich gefragt hätte, wie man Spendesk bedient. Sie nutzen es intuitiv.
Was ist der Hauptvorteil für Sie und Ihr Team?
Die größten Vorteile für mich sind Sichtbarkeit und Kontrolle und für die Mitarbeiter ist es die Effizienz.
Was würden Sie anderen Unternehmen empfehlen, die Spendesk in Betracht ziehen?
Ich würde sagen „probieren Sie es aus“: Es lohnt sich auf jeden Fall, es auszuprobieren, da es auf sehr einfache Weise einen großen Nutzen im Finanzwesen und bei Einkaufsprozessen bringt.
)
251+
)
)