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Seit dem 2026 gilt auf alle Speisen im Restaurant dauerhaft ein Mehrwertsteuersatz von sieben Prozent. Getränke bleiben bei 19 Prozent. Was nach Vereinfachung klingt, hat für die Buchhaltung das Gegenteil bewirkt: Jede Restaurantquittung enthält jetzt zwei MwSt-Sätze. Verbucht Ihr Team Bewirtungsbelege weiterhin pauschal mit 19 Prozent, stimmt der Vorsteuerabzug auf keiner Restaurantrechnung mehr. Bei der nächsten Betriebsprüfung fällt das auf.
Dieser Artikel erklärt die aktuellen Regeln, zeigt den korrekten Buchungssatz und beschreibt, wie Sie Ihren Prozess umstellen.
Seit 2026 gelten zwei MwSt-Sätze auf jeder Restaurantrechnung
Mit dem Wachstumschancengesetz, das der Bundesrat im Dezember 2025 bestätigt hat, ist die reduzierte Mehrwertsteuer von sieben Prozent auf Speisen in der Gastronomie dauerhaft verankert. Die pandemiebedingte Sonderregelung von Juli 2020 ist damit ins reguläre Steuerrecht übergegangen.
Für das Finanzteam bedeutet das: Auf jeder Restaurantrechnung stehen zwei separate MwSt-Zeilen. Speisen werden mit sieben Prozent ausgewiesen, Getränke mit 19 Prozent. Das betrifft Kaffee, Softdrinks, Wasser aus der Flasche und Alkohol gleichermaßen. Ausnahmen auf der Getränkeseite sind Milchmischgetränke mit mindestens 75 Prozent Milchanteil (etwa Latte Macchiato) sowie Leitungswasser. Beide fallen unter sieben Prozent.
Vor 2026 war die pauschale Verbuchung mit 19 Prozent auf alles, was im Restaurant verzehrt wurde, korrekt. Jetzt führt sie zu systematisch überhöhten Vorsteuerbeträgen.
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Abzugsfähige und nicht abzugsfähige Bewirtungskosten unterscheiden sich beim Vorsteuerabzug nicht
Bewirtungskosten folgen einer doppelten Logik, die in der Praxis häufig vermischt wird.
Nach Paragraph 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG sind nur 70 Prozent der angemessenen Netto-Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die restlichen 30 Prozent mindern den steuerlichen Gewinn nicht. Das ist die ertragsteuerliche Ebene.
Die umsatzsteuerliche Ebene funktioniert anders: Der Vorsteuerabzug ist nicht auf 70 Prozent begrenzt. Nach Paragraph 15 Abs. 1a Satz 2 UStG steht Ihnen der volle Vorsteuerabzug zu, also 100 Prozent der ausgewiesenen MwSt – auch auf den 30-Prozent-Anteil der nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten.
Vorsteuer auf der Restaurantquittung korrekt aufteilen
Mit zwei MwSt-Sätzen auf der Rechnung muss die Vorsteuer getrennt berechnet werden. Ein Beispiel: Eine Bewirtung über 200 Euro netto unterteilt sich in 140 Euro Speisen und 60 Euro Getränke.
Speisen: 140 Euro × sieben Prozent = 9,80 Euro Vorsteuer
Getränke: 60 Euro × 19 Prozent = 11,40 Euro Vorsteuer
Gesamt: 21,20 Euro abzugsfähige Vorsteuer
Wer stattdessen die gesamten 200 Euro pauschal mit 19 Prozent ansetzt, kommt auf 38 Euro Vorsteuer – fast das Doppelte. Das Finanzamt korrigiert diesen überhöhten Vorsteuerabzug bei einer Prüfung.
Die ertragsteuerliche 70/30-Aufteilung (140 Euro abzugsfähig, 60 Euro nicht abzugsfähig) ändert am Vorsteuerabzug von 21,20 Euro nichts.
So buchen Sie Bewirtungskosten seit 2026 in SKR03 und SKR04
Der Buchungssatz erfordert vier Konten. In SKR03: 4650 (abzugsfähige Bewirtung, 70 Prozent), 4654 (nicht abzugsfähig, 30 Prozent), 1571 (Vorsteuer sieben Prozent) und 1576 (Vorsteuer 19 Prozent). In SKR04 lauten die entsprechenden Konten 6640, 6644, 1401 und 1406. Eine ausführliche Anleitung bietet Haufe in seinem Leitfaden zur manuellen Buchung von Bewirtungsaufwendungen.
Beispiel-Buchung für ein Teamessen über 238,20 Euro brutto (Speisen 140 Euro + 9,80 Euro MwSt; Getränke 60 Euro + 11,40 Euro MwSt; Trinkgeld 17 Euro, vom Kellner quittiert):Trinkgeld ist als Betriebsausgabe abzugsfähig, sofern der Kellner es
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handschriftlich auf dem Beleg quittiert hat. Es enthält keine Mehrwertsteuer, unterliegt aber der gleichen 70/30-Aufteilung. Für alle Bewirtungsbelege gilt die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren nach GoBD.
Drei typische Fehler bei der MwSt-Zuordnung
Pauschalverbuchung mit 19 Prozent. Der häufigste Fehler war vor 2026 korrekt und ist seit Januar systematisch falsch. Bei einer durchschnittlichen Bewirtung mit 65 Prozent Speisenanteil wird die Vorsteuer um zwölf Prozentpunkte zu hoch angesetzt. Laut DATEV-Branchenauswertungen führt das bei mittelständischen Unternehmen mit 80 bis 150 Mitarbeitenden zu Differenzen im niedrigen vierstelligen Bereich pro Jahr. Nach Paragraph 233a AO fallen bei Nachzahlungen zusätzlich 1,8 Prozent Zinsen jährlich an.
Falsche Codierung der Getränke-Ausnahmen. Milchmischgetränke mit mindestens 75 Prozent Milchanteil und Leitungswasser fallen unter sieben Prozent. Werden sie mit 19 Prozent verbucht, kumuliert sich die Differenz über viele Belege und wird in der Betriebsprüfung sichtbar.
Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro. Diese Belege dürfen vereinfacht ausgestellt werden und zeigen oft nur einen Steuersatz. Ohne Aufschlüsselung muss das Finanzteam eine detaillierte Rechnung anfordern – ein Schritt, der in der Praxis häufig übersprungen wird.
Wird der Fehler erst beim Jahresabschluss entdeckt, ist eine berichtigte Umsatzsteuervoranmeldung für die betroffenen Monate fällig. Nach § 164 AO kann das Finanzamt bei Vorbehaltsfestsetzung bis zu vier Jahre rückwirkend korrigieren.
So stellen Sie Ihren Prozess für Restaurantbelege richtig auf
Erstens: Kommunizieren. Informieren Sie Ihr Finanzteam und alle Mitarbeitenden, die Spesenabrechnungen einreichen, über die Aufteilung in sieben und 19 Prozent. Wer die zwei Steuersätze nicht kennt, reicht Belege ungeprüft durch.
Zweitens: Buchungsvorlagen aktualisieren. Beide Vorsteuerkonten (1571 und 1576 in SKR03) müssen in DATEV oder Ihrem Buchhaltungssystem für Bewirtungskosten hinterlegt sein. Eine Vorlage mit nur 1576 produziert automatisch falsche Buchungen.
Drittens: Detaillierte Rechnungen anfordern. Nur darauf ist die MwSt-Aufschlüsselung sichtbar. Schulen Sie Mitarbeitende, beim Bezahlen explizit eine aufgeschlüsselte Rechnung zu verlangen – keine Kleinbetragsrechnung.
Viertens: Spesen-Tool konfigurieren. Die Software muss zwei MwSt-Sätze auf einem Beleg automatisch erkennen können. Spendesk löst diesen Schritt: Die Firmenkarten von Spendesk und die integrierte Belegerfassung lesen per OCR beide MwSt-Zeilen aus, ordnen sie den korrekten Vorsteuerkonten zu und übergeben die Buchung an den DATEV-Export – ohne manuelle Aufteilung.
Fünftens: Stichproben durchführen. Vergleichen Sie vierteljährlich die codierten Vorsteuerbeträge mit den Originalbelegen. Wie die Grundlagen der digitalen Buchhaltung zeigen, lassen sich manuelle Fehlerquellen so systematisch eliminieren.
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